辽宁企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评价标准

辽宁省企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评估标准 编号评估项目评估内容 标准分 满分 100 分 计分标准自评分评估分备考 1管理体制12 1 1组织机构与管理7 1 1 1 档案管理 部门的设置 建立与工作需要相适应的综 合档案管理部门 1 有指定部门负责档案工作 设置综合 档案室的得分 1 分 机构级别不限 没有档案室的不予评估 1 1 2集中统一管理 各种门类 载体的档案实行 集中统一管理 2 归档范围涵盖本单位工作的各个方面 得 2 分 实地查看库房 可以分室保管 但要统一领导 统一制度 统一标准 统 一管理 没有实行集中统一管理的单位不予评 估 1 1 3纳入计划 档案工作纳入本单位各项工 作计划 2 档案工作列入本单位发展规划和年度 计划得 0 5 分 查看近三年的规划 计划 会议记录 档案工作制定出长期规划和年度计划 得 0 5 分 档案工作所需经费有保证得 1 分 1 1 4 建立档案 工作网络 档案工作有网络图 明确各 个层次 环节的职责 实行 岗位责任制 2 档案管理机构较好地发挥监督 指导 作用 领导分工明确 并能解决实际问题 得 1 分 无明确分管档案工作的领导扣 0 5 分 建立档案管理网络 有档案工作网络名 单得 0 5 分 建立档案人员岗位责任制 有岗位责任 制文件得 0 5 分 有网络但没有开展工作的扣 0 5 分 1 2档案人员5 1 2 1数 量 档案管理人员的数量与本单 位档案工作相适应 1 有指定人员负责档案工作 人员配备 与工作需要相适应的得 1 分 人员不适应 工作的不得分 档案管理人员数量和专 兼职不限 1 2 2素 质档案工作人员的综合素质 2 大学本科占 70 以上得 1 分 不足 扣 0 5 分 高中学历以下不得分 查看学 历证明 毕业证书 中级以上技术职务占 60 以上的得 1 分 不足扣 0 5 分 AAA 级档案部门负责人必须具有高 级技术职务 1 2 3技能要求 具有相应的档案专业知识和 工作能力 2 经过岗位培训 有证书的得 0 5 分 查看职称证书 岗位培训结业证书 对单位各部门能进行指导的得 1 分 能熟练操作计算机得 0 5 分 2制度建设14 2 1 宣传贯彻国家的 有关法律 法规 贯彻落实 中华人民共和国 档案法 和 辽宁省档案条例 3 积极宣传贯彻 档案法 和 辽宁省 档案条例 采取多种形式开展宣传工作 如 档案知识竞赛 展览 板报 利用各 种媒体介绍和宣传档案工作的得 2 分 查看各种载体记录 有记录的得 1 分 报纸 音像 照片 文件等载体记录不全 的扣 0 5 分 2 2 贯彻档案工作 业务标准规范 档案行政部门颁发的有关规 定落实情况 2 贯彻执行 企业档案管理规定 国 有企业文件材料归档办法 辽宁省企业 职工档案管理暂行规定 科学技术档案 案卷构成的一般要求 国家重大建设项 目文件归档要求与档案整理规范 会计 档案管理办法 照片档案管理规范 电子文件归档与管理规范 磁性载体 档案管理与保护规范 档案馆建筑设计 规范 等各项标准 规范 得到落实的得 2 分 贯彻执行有差距的扣 0 5 分 2 3 本单位的 制度建设 按照档案行政管理部门印发 的档案工作业务标准 规范 制定出本单位的档案工作各 项规章制度 3 建立文件材料归档制度 明确文件材料 的归档范围 时间 要求 保证归档文件 材料齐全 完整 准确 系统的得 1 分 制定分类方案 整理 保管 利用 鉴 定 借阅 统计 保密 销毁 移交等有 关规章制度的得 2 分 缺一项扣 0 5 分 最多扣 2 分 2 4 保证归档文件材料 完整 准确 系统 的控制手段或措施 6 2 4 1 三纳入 制度 三纳入 是指将企业文 件材料的形成 运转 积累 整理和归档 纳入生产技术 经营活动和各项管理工作的 程序 纳入科研 基建和经 2 看各方面的工作记录 有制度并且落到 实处的得 2 分 制度执行不好的扣 1 分 没有制度不得分 营等各项活动的工作计划 纳入企业有关部门的职责范 围和有关人员岗位责任制 2 4 2 四参加 制度 四参加 档案人员参加 重要计划工作会议 参加科 研课题 设计项目以及产品 评审 鉴定会 参加工程竣 工验收 参加设备开箱 2 检查会议记录 工程竣工验收记录 设 备开箱登记 有制度并且严格执行的得 2 分 制度执 行不好的扣 1 分 没有制度不得分 2 4 3 四同时 制度 实行 四同时 项目下达 计划任务的同时提出文件材 料的归档要求 检查计划进 度同时检查文件材料形成情 况 评审坚定成果同时验收 鉴定档案材料的完整 准确 系统情况 上报登记和评审 奖励科技成果和科技人员提 职 档案部门同时出具归档 情况证明材料 2 在实施过程中实行监管 指导 有制度 有工作记录并且记录完整的得 2 分 措施 不利 效果不好的扣 1 分 没有制度不得份 3设备与设施17 3 1档案工作用房 档案办公用房 库房 阅览 室实行三分开 AAA 级要求 有展室 3 实行三分开的得 3 分 3000 卷以下可 以两分开 AAA 级的展室 要全面反映本单位的 发展历程 仅有荣誉一部分的扣 0 5 分 3 2库 房 三年内新建库房符合 档案 馆建筑设计规范 的要求 在旧库房基础上经过改造的 3 设有档案专用库房并符合要求的得 2 分 根据前 3 年的档案入库情况计算 库房空 间可满足未来 5 年档案不断增长需要的得 库房中采取防范措施 以此 来保证档案的安全 库房要 有足够的发展空间 1 分 发展空间不足的扣 0 5 分 3 3档案装具 装具牢固 美观 质量符合 国家标准的有关要求 3 2000 年以后使用符合国家标准的卷 盒 皮 得 1 分 无酸制品 有满足工作需要的铁皮卷柜或密集架 底图柜 防磁柜等装具得 1 分 装具数量 充足得 1 分 3 4保护和防范设备 空调器 去湿机 加湿气 复印机 摄像机 录像机 照相机 晒图机等设备 有 温湿度表 灭火器 消毒柜 防磁柜 4 采取了放火 防水 防盗 防潮湿 防虫 防尘 防有害气体 防霉等措施得 2 分 缺一项扣 0 5 分 最多扣 2 分 根据工作需要配备相应的设备 对电子 文件应能保证远离磁场 热源 与有海气 体隔离得 1 分 查温湿度记录 库房温湿度正常的得 1 分 温湿度记录不全扣 0 5 分 如没有去湿机能保证库房温湿度正常的 则不扣分 3 5信息化基础设施 计算机 计算机网络系统 缩微胶片阅读机 绘图仪 光盘刻录机 打印机 扫描 仪 磁带机 光盘驱动器 视频采集系统 4 有计算机档案管理网络系统的得 1 分 有微机未联网得 0 5 分 有高速扫描仪或工程图纸扫描仪得 1 分 普通扫描仪或数码相机得 0 5 分 有视频采集系统 光盘刻录机 缩微阅 读机的得 0 5 分 有绘图仪 打印机得 0 5 分 有海量存储设备得 1 分 光盘塔 磁盘 陈列 磁带机 没有输入设备 但委托外单位进行缩微 回扫描 能实行信息存储 保证利用的不 扣分 4业务建设43 4 1指导工作 对本单位所属各个部门进行 指导 2 指导工作有利度 取得实效 看指导 工作记录 有控制手段 有结果得 2 分 记录不全的扣 0 5 分 4 2收集工作18 4 2 1 归档时间和归档 文件的齐全 完成各种门类 载体文件材 料 实物 立卷和归档工作 4 按时归档得 1 分 具有永久 长期保 存价值的电子文件物理归档与纸质文件归 档同时进行 归档不及时扣 0 5 分 门类齐全得 1 分 门类不全扣 0 5 分 各种载体齐全得 1 分 载体不全扣 0 5 分 2000 年以来的归档率达 98 以上得 1 分 归档率在 95 98 之间扣 0 5 分 95 以下不得分 评估 AAA 级的单位其档案数量须在 5000 卷 盒 或 200 延长迷以上 4 2 2无形资产档案 知识产权及商业秘密等无形 资产档案 1 合同 专利 商标等知识产权及涉及 商业秘密等无形资产档案归档率达 100 得 1 分 缺项的扣 0 5 分 未建立无形资产档案的不得分 4 2 3职工档案按照规定建立本单位职工档1 建立职工档案得 0 5 分 利用职工档案 案 职工权益得到保障得 0 5 分 4 2 4 归档文件 完整 准确 档案完整率 准确率 6 查看各个门类的档案 符合 科学技 术档案案卷构成的一般要求 和 归档文 件整理规则 等规范 反映生产 科研 基建 设备及其管理活动的真实情况 2000 年以来完整率达 98 准确率 100 得 6 分 各种门类载体的档案不完整 散失在 部门和在个人手中保存的扣 2 分 归档的文件材料应为原件 案卷中有 复印件的扣 0 5 分 完整率 95 以下 准确率 98 以下 不得分 4 2 5书写材料要求归档文件的书写材料2 书写材料应能够耐久保存 不能有圆 珠笔 铅笔 红色墨水 纯蓝墨水书写的 字迹 符合要求得 2 分 存在问题扣 0 5 分 4 2 6载体要求载体的质量3 纸质 照片 底片 磁带 光盘 实 物等各种载体符合标准要求的得 3 分 部分案卷内有热敏纸 复写纸的扣 0 5 分 照片 底片 磁带 磁盘 光盘等载 体质量有缺欠的扣 0 5 分 4 2 7交 接移交时应履行规定的程序1 各部门向档案部门交接时要进行登记 有完整的交接目录清册 双方签字手续完 备得 1 分 签字手续不全扣 0 5 分 4 3案卷质量6 4 3 1分类方案分类方案正确合理2 分类方案准确 合理得 2 分 存在交 叉或无类可归的扣 1 分 没有分类方案说明的不得分 4 3 2 组卷的方法 及卷内文件排列 按照标准进行整理 组卷 案卷质量符合规定 4 各类档案要符合有关规定和规范的要 求 归档的文件材料遵循文件材料形成 规律 保持其有机联系的得 1 分 卷内文件排列有序 正确编号得 0 5 分 卷内文件目录 备考表填写规范 清晰得 0 5 分 案卷装订整齐 结实 不压字 不 漏页无金属物得 0 5 分 案卷封面填写规范 案卷标题简明 准确得 1 分 案卷排列科学有序得 0 5 分 4 4管理7 4 4 1保管与安全安全措施 保密防范5 在库房中保存的档案没有褪色 霉变 污损 虫蛀 鼠咬等现象的得 2 分 对知识产权档案和涉及商业机密档案 的管理应有一定防范措施 没有发生失密 泄密的得 2 分 对电子档案保管措施得力没有出现信 息丢失或泄密现象的得 1 分 三年内发生火灾 水淹等不安全事故 使档案遭到损失的不予评估 4 4 2保管期限保管期限划分合理 准确1 期限的划分与保管期限表相一致得 1 分 期限划分不准扣 0 5 分 4 4 3鉴定 销毁工作对到期的档案进行鉴定 1 有鉴定小组并按规定进行销毁的得 1 分 查看鉴定小组名单 看销毁档案的清 册 看领导批准签字手续 手续不全扣 0 5 分 4 5统计工作 统计内容全面 统计数据真 实 准确 1 建立档案管理基本情况统计台帐得 0 5 分 包含档案数量 机构情况 人员 库 房 设备 馆藏结构等 每年按时填报档案管理基本情况统计报 表得 0 5 分 4 6信息化管理9 4 6 1档案信息化建设 档案信息化建设纳入本单位 发展规划 1 档案信息化建设纳入本单位信息化建 设规划和方案 并能够与企业信息化建设 同步发展的得 1 分 看有关文件或相关材 料 4 6 2网络建设网络建设情况 1 建立局域网并应用档案管理系统网络版 得 1 分 单机版得 0 5 分 视工作需要 4 6 3软 件管理软件功能 1 计算机软件管理系统的功能符合 档案 管理软件功能要求暂行规定 并在实际应 用中取得成效的得 1 分 4 6 4电子文件电子文件接收与管理1 电子文件严格按照国家档案局 电子文 件归档与管理规范 GB T18894 2002 执行的得 1 分 4 6 5数 据 库数据库目录建设4 党群 行政 经营和生产技术管理工作 类的档案要求文件级机检 其他类档案要 求案卷级机检 实现机检的条目占全部的 85 以上得 4 分 50 得 2 分 低于 30 不得分 评估 AAA 级的单位 微机录入应达到 85 以上 否则不予评估 4 6 6数字化存储档案信息数字化1 2000 年以来的档案全部实行数字化存 储的得 1 分 5信息开发利用14 5 1提供服务 主动 及时 有效地提供形 式多样服务工作 开发档案 信息资源 2 电话调卷 信函查档 按需分发目录 定期提供汇编 汇总情况 服务及时 多 样性得 1 分 有成效得 1 分 5 2检索工具按照规定编制各种检索工具2 编制了各种门类 载体满足工作需要 的检索工具得 1 5 分 实现微机检索的单 位纸质检索工具与微机检索同时存在得 0 5 分 5 3 编研与深层 次信息开发 编写全宗介绍 组织沿革 大事记 项目 专题 成果 产品简介 用户反馈 市场 调查 同行业现状等 利用 档案资源进行深层