致远互联协同oa系统合同管理解决方案

致远互联合同管理解决方案 致远协同管理平台 整体解决方案 之业务篇 合同管理 北京致远互联软件股份有限公司 2020 年 4 月 3 日 致远互联合同管理解决方案 目 录 1合同管理 1 1 1概述与分析 1 1 2方案框架 2 1 3模块与功能 4 1 3 1采购合同订立与执行 5 1 3 2销售合同订立与执行 8 1 3 3其它合同订立与执行 13 1 3 4合同变更 14 1 3 5合同报表 15 1 3 6合同归档 16 1 4方案价值 17 1 5客户案例 17 1 5 1河南依诺电梯工程有限公司 17 1 5 2北京住总物流有限公司 19 致远互联合同管理解决方案 第 1 页 1 1 合同管理合同管理 1 11 1 概述与分析概述与分析 合同管理是企业对以自身为当事人的合同依法进行订立 履行 变更 解 除 转让 终止以及审查 监督 控制等一系列行为的总称 其中订立 履行 变更 解除 转让 终止是合同管理的内容 审查 监督 控制是合同管理的 手段 企业的经济往来 主要是通过合同形式进行的 因此 企业必须十分重视 合同管理 合同管理是企业的一种自我管理行为 是企业生产经营管理的一个 重要组成部分 它涉及到企业生产经营活动的方方面面 是一项综合性的工作 能否有效的管理好合同 是现代企业经营管理成败的一个重要因素 合同产生在合同管理的前期阶段 在这一阶段企业往往比较重视 一旦合 同签订了 施工任务到手了 合同权利义务确定了 一些企业往往就把合同抛 之脑后了 甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程 而仅仅把它看成 是生产过程的一部分 因此 企业合同管理的问题大多数产生在中期和后期履 行阶段 归纳起来 企业合同管理过程当中经常会遇见以下问题 1 合同流程执行不合乎规范 疏于监督 导致漏审和相关资料不完善 带 来了法律风险 2 通过纸质形式或者是电子文档形式容易造成合同保管查阅不便 信息及 时性差 3 合同执行周期长 涉及的人员 岗位和流程多 容易造成管理者监管难 度加大 4 合同履行过程中 涉及多次的收付款 如果没有提醒 经常造成跟踪难 票据与收付阶段难以应付 造成违约风险 5 客户关系 订单 采购订单 收付款等关联业务众多 涉及的机构可能 是客户 企业内部各个部门或者是供应商 因此工作协同复杂困难 造成断层 致远互联合同管理解决方案 第 2 页 总之 合同管理是个关联复杂 时间周期长的重要工作 需要通过一种信 息化手段去解决 1 21 2 方案框架方案框架 1 目标 规范化 标准化数据 通过合同管理系统实现数据的规范化 确保合同执 行规范 保证市场数据和财务数据可关联 为合同管理和市场提供分析依据基 础 固化 标准化审批流程 固化合同管理流程 实现合同管理的规范化 标 准化 通过各个环节有效管控 增强执行力 协同一体化管控 企业内部实现从采购到销售的一体化 组织间实现企业 上下游一体化 延伸合同管理触脚 建立一体化管控体系 适时提醒 避免违 约 提高合同执行效率 多维度统计 提供多角色 多维度统计分析 满足各类需求科学决策 2 管理思路 合同管理模块在法律的框架下 可以针对企业对采购和销售不同的管控需 求进行定制化方案部署 实现采购和销售的一体化打通 支撑以产定销和以销 定产的经营模式 在业务一体化基础上 强化岗位职责落实 加强管控与监管 致远互联合同管理解决方案 第 3 页 3 方案框架 通过协同办公平台的合同管理模块可以匹配企业的多种经营模式 对企业 业务涉及到的所有合同进行一体化管理 联合平台的采购管理模块和客户关系 管理模块 配合打通从采购 生产到销售的合同管理通路 实现全过程管控 并且通过泛组织模型 门户和权限设计 将管理的触脚延伸至供应商和客户 提高合同审核的效率 加强执行和管控 规避合同纠纷导致的法律风险 整体来看 合同管理包括三部分内容 采购合同管理 销售合同管理和其 他合同管理 1 采购合同是企业 供方 与分供方 经过双方谈判协商一致同意而签 订的 供需关系 的法律性文件 采购方合同一般包括 商品品种 规格 数 量 商品质量 价款和酬金 履行地点 期限和方式 违约责任 合同附则与 签署等 系统可以根据企业的采购形式 灵活适应集中采购框架式合同和分散采购 合同的采购要求 从采购的招投标 合同审批 到订单 合同执行以及法务 用章 付款 入库等进行全过程管理 信息实现互通与传递 保证了信息无衰 减 提高了采购合同的执行效率 2 销售合同是出卖人与买受人之间为了买卖工业产品 或商品 而签订 的法律性文件 按供需双方的买卖关系 又可分为代销合同 包销合同 选购 合同和议购合同等 合同管理模块在设计时充分考虑不同合同类型涉及的管理 方法 模板 流程以及数据推送形式不同 使用和配置灵活 可用性高 并将 致远互联合同管理解决方案 第 4 页 报价审批 合同订立与审批 订单与发票都融入系统的管理范畴 同时兼顾法 务和企业管理的要求 将合规 用章 收款等实现贯穿 提高了销售合同订立 和合同执行的效率 3 其他合同管理 其他合同管理包括了采购与销售相关的按照计划自动 产生的相关收付款合同 实时对接财务 同时还包括了在采购 销售部门之外 其他部门产生的相关合同管理 形成合同管理的归口 便于查询 汇总与统计 因为合同管理融合在很多业务管理当中 所以致远合同管理模块更加开放 提供了与采购管理 库存管理 客户关系管理 供应商管理等接口 便于流程 与数据打通 同时合同管理交织了各业务系统间的数据 流程和事件所引起的 各种关联机制 触发机制 以及业务层和管理层对合同审核和执行中的意见与 控制机制 过程非常复杂 因此 利用致远的二元化工作流技术 可以完全解 决以上问题 配合门户引擎 轻表单引擎和多种终端的支撑 实现合同管理的 过程管控 范围延展至产业上下游 1 31 3 模块与功能模块与功能 从整体上看合同管理 其系统的基本建模流程分为制度建立 流程维护 合同审核 合同履行 信息沟通环节 通过业务整改闭环 流程整改闭环 持 续改进闭环 实现 PDCA 的过程优化 如下图所示 前两个阶段我们可以通 过前期的系统规划和流程梳理等咨询方式实现 以下模块介绍主要针对合同审 核 履行和信息沟通开展 致远互联合同管理解决方案 第 5 页 1 3 11 3 1采购合同订立与执行采购合同订立与执行 采购合同管理主要从采购部门对供应商的采购寻源发起 通过招标 询价 竞价 邀标等方式寻找到合适供应商后 就进入了采购合同订立和采购订单制 定阶段 后续进行合同履行 将付款计划与订单计划传递给财务部门和供应商 实现后续合同的执行工作 见下图 采购合同流程图 采购部门财务部门 价格审批单采购合同付款申请 采购订单 采购发票应付单 自制 核销 自制 预付款 付款 付款计划 请购单 中标结果 委外订单 1 开评标管理 招标管理员根据项目情况 发起技术标 商务标的评审 关联 招标管控 致远互联合同管理解决方案 第 6 页 底表 信息 经批准后启动现场开标程序 通过现场会议方式 并将评标结果 录入系统 现场评定结果待向有关领导申报后再进行招标结果审批流程 该评 标结果信息记录了产品规格 价格和付款方式等约定 作为合同的信息 记录 并关联下去 2 合同评审 采购项目一旦中标后就进入了订单和采购合同订立的阶段了 采购部业务 员关联商务评标结果 自动带出当前中标供应商及相应的投标报价信息 输入 付款阶段 付款比例 系统对中标价格及合同总价做控制 这些信息都是在合 同履行阶段的预警信息 致远互联合同管理解决方案 第 7 页 在合同评审阶段 涉及采购部门 需求部门还有法务部门和相关领导 因 此合同评审能够通过流程传递至各个岗位职级 联合审核降低合同订立的风险 3 采购订单 采购部业务员根据合同协议 向供应商下采购订单 此单可作为结算依据 致远互联合同管理解决方案 第 8 页 4 付款管理 在付款阶段 可以有两种方案 方案一 与 ERP 集成 1 采购部业务员办理付款申请 通过集成 ERP 系统 发起时直接关联 ERP 的基础档案及合同管理系统的合同 经审批通过后数据推送到 ERP 2 申请单号 处理标识 系统自动从 ERP 中获取 方案二 非 ERP 集成 采购部业务员办理付款申请 关联采购类合同台账 实现单系统的控制 供应商通过自己的供应商门户可以了解到付款计划内 付款事项的进展 及时跟进业务情况 致远互联合同管理解决方案 第 9 页 1 3 21 3 2销售合同订立与执行销售合同订立与执行 销售合同管理的发起来源于客户与企业销售的签约 这部分可以对接协同 的客户关系管理模块 也可以通过接口对接 ERP 的 CRM 系统 一旦客户商机转 入签约阶段 客户的信息就将关联入销售合同当中 正式进入合同订立过程 如下图展示 销售合同流程图 客户销售部门财务部门 询价 报价单 销售合同预收款 收款 销售订单 销售发票应收款 自制 核销 自制 1 询价与投标 在销售阶段 客户可能通过询价的方式来进行所需购买商品的咨询与报价 另一方面可以通过招投标的方式将商机进行转化 这些信息在合同订立的过程 中作为合同的基本信息关联进入系统 避免了信息录入的误差 致远互联合同管理解决方案 第 10 页 2 合同订立 在合同订立的过程中 需要填写合同主体信息 合同产品和服务的信息 以及付款条件和相关约定等 这些信息在合同订立过程中非常重要 致远系统 支持多种的条件校验手段 同时通过业务层和管理层的共同审定 降低合同履 行风险 形成合同台账 致远互联合同管理解决方案 第 11 页 3 销售订单 合同一旦确立 进入合同执行阶段 合同订单自动生成 将信息传递给生 产或实施部门进行产品或服务的交付 致远互联合同管理解决方案 第 12 页 4 收款管理 合同台账录入 到按提货批次计算节点应收款 发起催收通知单 流程清 晰明 笔笔一目了然 应收现次实时可见 致远互联合同管理解决方案 第 13 页 5 合同开票 每次财务收到销售款项之后 系统自动触发开票流程 将相关信息自动带 入系统进行审核 1 3 31 3 3其它合同订立与执行其它合同订立与执行 合同管理作为公司所有业务的合同归口 将按收付款计划自动生成的合同 和其它单一业务涉及的合同融入到合同管理模块当中 致远互联合同管理解决方案 第 14 页 合同审批单合同内容存档至合同管理信息表 1 3 41 3 4合同变更合同变更 由于业务在开展过程中存在变化 例如合同的追加 合同内容的调整等 因此在合同执行过程中一个很重要的工作就是合同变更 合同变更一定是经过 审核 并且关键信息不能存在错误 因此关联和回写是重要的环节 致远互联合同管理解决方案 第 15 页 增补合同审批单审批后回写入合同管理信息表 增强了合同管理系统的普 适性 为多样 复杂的合同管理需求提供了信息录入 管理渠道 1 3 51 3 5合同报表合同报表 合同管理系统支持多种报表展现形式 能够根据权限控制合同信息的展现 内容 为决策者提供依据 为业务者提供统计和查询入口 致远互联合同管理解决方案 第 16 页 1 3 61 3 6合同归档合同归档 合同管理模块能够自动归类归档 利于体系化管理 并通过权限进行有限 查看 把企业资产完全沉淀和保留下来 致远互联合同管理解决方案 第 17 页 1 41 4 方案价值方案价值 合同订立 合同拟定的起因可追溯 信息可关联 特别是针对采购合同 避免了盲目采购 盲目签约的情况发生 合同执行 合同执行智能预警 避免人工失误导致产生合同纠纷 合同关 联业务协作开展 提高执行效率 合同变更 业务的开展需要合同与之匹配 频繁的变更能够得到监管和监 控 避免随意性和不采纳意见 统一平台 平台统一才能实现业务的合同归口 统一管理思想和办法 台账分析 提供及时 准确 口径一致的合同台账 提高信息质量 1 51 5 客户案例客户案例 1 5 11 5 1河南依诺电梯工程有限公司河南依诺电梯工程有限公司 1 客户简介 作为经济发展的标志 高层建筑的日益增多 使电梯行业具有前所未有的 发展空间 应运而生的依诺电梯工程有限公司 创建于一九九六年 经过公司 所有员工的不断努力 踏实进取的勤奋工作 现公司的各项业务得到了突飞猛 进的发展 目前公司经营业绩位列河南省前三 年销售收入近 2 亿 主营业务 包括电梯销售 安装 维护和保养 每年电梯安装台数逾 300 台 月维保电梯 数量逾 3500 台 立足于电梯行业之林 2 项目背景 电梯工程运营周期包括设计生产 销售 安装 维修和使用管理 是 一个长期 间断 工序复杂的过程 电梯地监流程周期长 阶段衔接与协调精密度要求高 执行效果与监 管难度大 人力投入多 稍有不慎影响后期使用 导致维保成本过高 根据建筑物的施工进度 分批提货与结算 合同执行变化频繁 难以 对账 致远互联合同管理解决方案 第 18 页 过程质量控制复杂 记录及资料繁多 管理难度大 现场施工或维保人员普遍文化程度不高 人员流动性大 现场过程文 档提交滞后 相关部门很难掌握具体事务开展情况 3 解决方案 项目实现了销售管理 合同管理 工程管理 维保管理 物资管理和综合 管理的一体化应用 打通了从销售 生产采购到交付和售后的所有环节 合同管理模块 建立合同台账 实现流程打通 项目信息一目了然 致远互联合同管理解决方案 第 19 页 1 5 21 5 2北京住总物流有限公司北京住总物流有限公司 1 客户简介 北京住总物流有限公司 以下简称住总物流 成立于 2007 年 5 月 是北京 住总集团有限责任公司注资两亿元组建的全资大型国有物流企业 住总物流以钢材贸易 配送 服务及国际贸易为主营业务 同时提供仓储 物流 建筑产品专业系统集成 信息网络等新型综合服务 公司依托住总集团 的雄厚实力和良好信誉 与首都钢铁集团 河北钢铁