公文筐每日整理2011.5.16更新

目录目录 2011 年 5 月 9 日 1 2011 年 5 月 10 日 2 2011 年 5 月 11 日 4 2011 年 5 月 12 日 5 2011 年 5 月 13 日 7 2011 年 5 月 14 日 5 月 15 日 佑佐休息 公文筐无 8 2011 年 5 月 16 日 8 2011 年年 5 月月 9 日日 公文公文 1 1 类别 书面留言 发件人 江涛 总经理 接受人 徐镇平徐镇平 人力资源部经理 日期 5 月 9 日 徐经理 你好 徐经理 你好 最近 从财务部的部分员工那里反映上来的一些情况要引起我们的注意 你知 道 前两个月你刚刚从其他公司挖了一位具有外企工作经验年轻的刘茂林任财 务部经理 目的是为了进一步开展财务部的工作 扩展财务融资思维 但近来 我发现 因为多种原因使得原来的财务部副经理李超在与刘茂林的工作配合上 不尽人意 并产生了一些矛盾 虽然二人之间的冲突尚未公开化 但已在财务 部内部引起一些反映 并对工作人员的情绪产生了不利的影响 这件事如何处 理 想听听你的意见 公文 1 答题思路参考 1 分析产生矛盾的原因 要尽快解决此事 拖的时间越久 对企业文化的影响越不好 2 建议采取必要措施 在公司和部门范围内提倡团结合作的企业文化氛围 3 与财务部员工沟通 侧面了解矛盾的产生原因 4 了解刘茂林的工作方式和工作方法 是否其价值观与本公司企业文化不相符 是否有待 改进 5 调查此二人是否存在其他误解 是否有转岗的可能 6 从与其沟通较多的其他中层部门侧面了解对两个人的看法 7 如果刘茂林的管理方法有问题 送其出去加强管理能力和思维的培训 8 跟刘茂林沟通 了解其工作一段时间以来的看法和想法 9 跟李超沟通 了解其对刘茂林的看法 并建议其作为部门管理者以大局为重 10 把部门业绩和两个人的合作挂钩 促进两人的团队合作 公文公文 2 2 类别 书面汇报 发件人 唐佳佳 绩效专员 接受人 徐镇平徐镇平 人力资源部经理 日期 5 月 9 日 徐经理 你好 徐经理 你好 我们根据总裁办公室的意见 分析了目前公司工资水平及工资结构 与同行 业其他公司相比 本公司的工资水平处于中上等 但这并未能对员工提高工 作绩效产生良好的推动作用 我们认为 这可能是因为公司的固定工资和绩 效奖金的比例不尽合理 目前 前者与后者的比例大致为 8 比 2 绩效奖金 所占比例太少 同等资历的员工的收入相差不大 即使他们的工作绩效大不 一样 也未能产生良好的激励作用 因此 我们建议调整公司的工资结构 将固定工资与绩效奖金的比例增加到 6 比 4 或 5 比 5 此建议当否 请批示 公文 2 答题思路参考 1 要求薪酬专员进行市场调查 了解本公司与同行业其他公司的工资水平及工资结构的差 异 2 进行内部员工问卷调查 了解员工对现行工资水平及工资结构的满意程度与建议 3 跟相关部门经理沟通 分析未能产生高绩效的真正原因 4 制定提高绩效水平的其它对策 比如培训等 5 要求下属制定调整比例的方案 明确具体措施 确定方案后向总裁汇报 6 调整比例后 固定工资水平会有所下降 分析会给员工带来的影响及对企业产生的后果 7 听取其他部门负责人对调整工资比例的意见 8 和外部专家和同行沟通 听取关于绩效和薪酬挂钩的好的建议 9 建议根据岗位特点根据绩效考核结果 适当拉开员工收入差距 10 建设根据岗位特点 部门要求 不同的部门确定各自的工资与绩效奖金的合理比例 2011 年年 5 月月 10 日日 公文公文 1 1 类 别 便函 来件人 方芳 培训专员 收件人 卢艳华卢艳华 人力资源部经理 日 期 5 月 8 日 卢经理 您好 收到一份通知 本月 20 日在南京金陵饭店召开江苏地区大型企业人力资源管理 研讨会 届时到会的均为各企业人力资源部总经理或副总经理及国内外一些人 力资源管理专家和学者 您是否参加 请回复 以便我及早作出安排 办理相关报名事务 开会时间开会时间 5 月 20 日 上午 8 00 11 30 下午 13 30 16 30 公文 1 答题思路参考 1 如果培训费用不超过预算 确定要参加此次研讨会 2 参加会议可以学习同行业工作经验 吸取专家经验 3 参会期间多和同行交流 可以扩大公司影响 树立公司良好社会形象 4 参会期间和专家建立联系 扩充公司的师资库 5 了解研讨会内容 议程 准备相关资料 6 合理安排好会议期间的日常工作 7 请培训专员做好相关会议准备 8 开会之前向老总汇报 并说明工作安排 9 培训之后写份总结材料 向老总汇报会议精神 10 让培训专员和培训公司联系索要详细培训信息 资料 争取价格折扣 公文公文 2 2 类 别 书面请示 发件人 蒋伊凡 绩效专员 接受人 卢艳华卢艳华 人力资源部经理 日 期 5 月 9 日 卢经理 最近我对公司总体的绩效考核进行了分析 发现营销部和其他部门的考核结果 有很大差异 主要问题在于员工的业绩考核结果和行为考核结果的相关性很低 很多业绩排名靠前的员工 其行为考核结果都处于部门靠后的位置 而行为考 核结果优秀的员工业绩表现却很一般 营销部今年以 360 度评估替代原来的上 级考评方式 我在思考这种新的方式是否适合营销部的员工 我已将分析报告 整理完毕 请过目 如有时间 我想和您讨论一下 360 度评估这种考核方式是 否还应继续在营销部实施 公文 2 答题思路参考 1 仔细阅读分析报告 2 对蒋伊凡的建议给予肯定和认可 3 向营销副总与营销部经理听取业务员绩效与业绩情况的看法 4 与业务员座谈了解他们对于绩效考核标准设定的看法 5 了解 360 度评估内容的设定情况 6 约定时间 与绩效主管探讨关于 360 度评估的实施 7 跟主管营销的老总沟通 看其对考核的看法 8 咨询外部专家 或参加相关培训 了解 360 度考核的实施条件和技巧 9 有初步结果后向老总汇报此事 10 向公司 360 度实施比较好的部门了解情况 2011 年年 5 月月 11 日日 公文公文 1 1 类 别 便函 发件人 汤利华 总经理 接受人 陈莉 人力资源部经理 日 期 5 月 9 日 陈莉 技术开发部最近提出了明年的部门人力资源规划 该部门经理赵昭辉刚从 国外归来 对技术趋势把握能力很强 在行业内也有一定的影响 赵经理在部 门的人力资源规划方案中提出 目前公司总体技术能力不强和技术开发部员工 的素质不高有很大关系 该部门计划裁减三分之二的员工 然后再面向国内外 招聘高素质的技术人员 由于这一决定事关重大 请提出你的意见 公文 1 答题思路参考 1 通过这几年的绩效考核结果等信息了解技术部人员基本情况 2 收集技术部人力资源规划资料信息 3 与赵经理面谈听取建议 并与之探讨人员大幅裁减对工作的影响程度 4 听取赵经理直接上司生产副总的对当前技术人员素质结构的看法 5 向赵经理和招聘主管了解高素质人员招聘渠道情况 6 做好替换成本与人力投资资本的预算 7 如果目前技术人员达不到岗位标准 启动技术部的培训计划 8 如果确实需要裁减员工 要分批 结合绩效考核进行 9 建立技术部的严格考核机制 建议用淘汰而不是裁员的方式进行 10 与猎头公司联系 看能否找到替换现有人员的可能性 公文公文 2 2 类 别 便函 来件人 汤利华 总经理 收件人 陈莉 人力资源部经理 日 期 5 月 8 日 陈莉 10 号下午你是否有空 我刚刚看过上半年的绩效考评结果 综合过去两年 来各部门运行情况 我觉得有必要对公司的中层干部进行调整 另外 公司明 年要上一些新项目 需要有针对性地补充一些管理人员 我想听听你的意见 请准备一下相关资料 并与我联系 公文 2 答题思路参考 1 准备好两年来各部门的绩效考核评估结果 2 分析绩效考核排名靠后部门存在的原因 3 准备好现有中层干部名单 4 根据考核结果和人才库名单 准备好拟提升人员名单 5 根据新上项目 做好岗位分析和胜任能力评估 6 实施同行业人员薪金调查 拟定新设岗位薪酬方案 7 拟调整人员的工作岗位安排建议 8 完善中层干部培训方案 提高中层干部素质 9 完善绩效考核机制 充分发挥激励作用 10 通过这次调整 为公司建立能上能下的中层干部任用机制 2011 年年 5 月月 12 日日 公文公文 1 类 别 书面报告 来件人 张越 华南分公司总经理 收件人 王晓东王晓东 人力资源部经理 日 期 7 月 8 日 王经理 您好 有一个重要情况向你反映 前两天我们调查发现 总公司派驻华南分公司负责人力资源 工作的王吕骏 在编制 2011 年度人力资源培训费用预算时 采取虚报培训项目 抬高项目 价格 扯取回扣 刁难培训公司等手法 违规牟利 2 万余元 既给公司造成了经济损失 耽误了工作 也损害了公司的形象 更败坏了公司的风气 按照总公司的规定 由总公司 派往分公司的职员如果出现问题 需上报总公司人力资源部统一处理 因此 特向你汇报 此事 如何处理请您尽快指示 答题思路参考 1 请华南分公司立即上报关于王吕俊的书面调查报告 2 总公司立即派员前往华南公司进行调查 3 如果调查不实 将按总公司有关规定给与张越总经理予以相应处理 4 调查如果属实 将按总公司有关规定给与王吕俊相应处理 5 调查期间请做好有关预防工作 注意保密 6 向培训公司道歉 挽回公司形象 7 向王吕俊调查时 一定要取得其本人书面签字的文书 8 对总公司派出人员失察给华南公司造成损失 表示深刻歉意 9 改进员工培训开发内容 加强法纪教育 10 物色称职人选接替王吕俊工作 11 总结经验 吸取教训 强化管理 防止类似事件再次发生 12 以上意见形成书面材料报总裁 公文公文 2 类 别 电子邮件 来件人 张玲 绩效专员 收件人 王晓东王晓东 人力资源部经理 日 期 5 月 4 日 王经理 您好 今年 公司去年对所有部门实施了绩效管理制度 强调了对员工绩效的量化考核 并根 据绩效评估的结果 对原有的薪酬结构进行了调整 将绩效考核结果与浮动工资直接挂钩 此外 在销售部门和研发部门还实行了末尾淘汰制 即连续三个季度部门排名在最后三名 的员工 将被辞退 公司每年都会进行员工满意度调查 以便为改进管理工作提供依据 今年的员工满意度调查发现 研发部门员工的满意度非常低 不仅仅低于去年同期水平还 低于所有其他的部门 他们普遍认为目前实施的绩效考核存在非常多不合理的地方 您看 今年的考核方案是否需要做些调整 公文 2 答题思路参考 1 仔细研究原来方案存在的问题 并近期要解决新方案的问题 2 跟研发部门经理和员工沟通 了解他们对绩效考核方案的看法 3 侧面了解研发部门满意度低下的真正原因 4 指导绩效专员重新修正研发部门的考核方案 取消研发部门的末尾淘汰制 5 为所有中层干部上关于如何正确考核员工的培训 6 将此事形成文案汇报主管老总 看其对此事的看法 7 为员工开设绩效考核的培训 让大家正确看待考核 8 确保绩效考核方案的制定必须有员工参加 确保公平与效率 发挥好激励作用 9 建议适当延长研发部门的考核周期 为一年或者项目长度作为考核周期 10 了解其他部门对目前考核方案的具体看法 2011 年年 5 月月 13 日日 公文公文 1 类 别 电话录音 来电人 冯增 国际事业部经理 接受人 陈启礼陈启礼 人力资源部经理 日期 5 月 9 日 陈经理 您好 我是国际事业部的冯增 去年 9 月下旬 人力资源部曾要求各部门上报 2011 年的应届 大学毕业生招聘计划 由于我部业务的特殊性 不仅要求较高的英语水平 而且要懂理一 定的专业知识 这类人员在校内招聘的难度很大 此外 由于我们公司薪酬水平较低 即 使招聘来也很容易流失 过去几年的流失率高达 74 为此我们国际事业部多次召开会议 并初步达成共识 公司需要制定中长期的人才规划以吸引并留住优秀人才 但是 到底该如何操作 尚无具体方案 我刚和总裁通过电话 他建议我直接与您沟通 不知您有何意见想法 请尽快告知 公文 1 答题思路参考 1 派员去国际业务部做访谈 确定流失真伪 流失调查 并分析原因 2 派员做一份同行业薪金水平调查 对比分析国际业务部薪金水平情况 3 派员与流失人员面谈 了解流失原因 4 指定人员到国际业务部听取意见 草拟适合公司特点的中长期人才规划 5 修改完善员工培训管理规划 重点突出英语培训 6 派员与财务等部门沟通 了解公司工资承受能力 决定国际业务部人员薪金提升幅度的 可能性 7 建立吸引员工 留住人才的机制 8 关于国际业务部从在校学生中招聘难的问题 可适当扩大招聘范围和招聘方式 制定新 的招聘制度 9 跟总裁汇报这一个事件 10 跟刘增沟通看其对规划的具体想法 公文公文 2 类 别 电子邮件 来件人 张玲 绩效专员 收件人 陈启礼陈启礼 人人力资源部经理 日 期 5 月 8 日 陈经理 您好 公司今年结束年中的绩效考核后 准备实施基于目标考核的新的绩效管理体系 从上周 起要求各部门经理和员工一起制定员工下半年的工作目标 按原定计划 该项工作应在下 周三前完成 绩效监督小组对工作进程进行了检查 发现全公司 32 名部门经理仅有 4 个完 成了工作 大部分经理尚未开始进行目标设定 当我们希望他们加快进度时 很多部门经 理抱怨根本没有时间 觉得和员工共同制定工作目标是表面文章 还有部分部门经理认为 这是部门内部的事 监督小组是在干涉他们的工作 目前工作进展很不顺利 请您能给我 们一些支持 公文 2 答题思路参考 1 在近期内根据工作安排继续落实新方案 2 召开各部门会议 分析绩效考核系统进展缓慢的原因 3 向各部门解释新绩效考核系统的目的 意义和要求 4 肯定四个已完成方案制定部门的成绩 推广他们的做法 5 派员协助各部门制定新考核体系 6 在原定时间基础上 适当延长 2 3 天时间 让各部门能充分结合公司要求做好新方案 7 监督小组及时加强与各部门的沟通和协调 确保新考核体系的制定与公司提出的总目标 的一致性 8 确保绩效考核方案的制定必须有员工参加 确保公平与效率 发挥好激励作用 9 根据情况给部门经理和员工做关于考核指标分解的培训 10 把及时为员工下指标作为考核中层的指标之一 2011 年年 5 月月 14 日 日 5 月月 15 日 佑佐休息 日 佑佐休息 公文筐无公文筐无 2011 年年 5 月月 16 日日 公文公文 1 类 别 电话录音 来件人 王睿 劳动关系与安全专员 收件人 李春波 人力资源部经理 日 期 7 月 9 日 李经理 您好 我是王睿 有件事情非常紧急 今早七点 我接到郑州交通管理局的电话 六点十分 在郑州 203 国道上发生重大交通事故 我公司销售部的刘向东驾车与一辆大货车相撞 刘 向东当场死亡 对方司机重伤 目前正在医院抢救 与刘向东同车的还有公司的销售员人 员蔡庆华 隋东和王小亮 三人都不同程度受伤 但无生命危险 目前事故责任还不能确 定 我准备立刻前往郑州处理相关事务 希望您能尽快和我联系 商量一下应对措施 回复方式 电话回复 鉴于与公文筐演练题目重复 答案从公文筐演练复制 o 立即电话联系王睿 并作如下安排 1 立即向总裁汇报事情的缘由和进展 2 立即根据公司应急预案组成事故处理小组 3 联系相关医院和郑州交警部门 确保伤病员的全力救治 4 联系伤亡员工家属 5 联系郑州交警部门 确定事故责任 全力维护公司利益 6 与销售部门联系 确保货物安全 做好工作交接 处理好与供应商的关系 求 得理解 7 做好伤亡员工家属前往郑州的准备 8 联系保险公司 协商理赔事宜 9 事故处理完后 要