经济合同审查实施细则(试行)(11.5)

1 经济合同审查备案实施细则 试行 经济合同审查备案实施细则 试行 根据集团发展和深化改革工作的需要 为规范子公司对经济合同的管理 发挥职能中心专业指导与监督 作用 建立经济合同管理审查备案监管工作 特拟定本管理办法 一 子公司对经济合同的管理一 子公司对经济合同的管理 1 1 各子公司执行董事 总经理负责本公司经济合同最终审批 为合同管理第一责任人 1 2 各子公司应结合本单位管理需要及实际情况 制定符合集团机制管理的经济合同管理制度及实施管理程 序 明确合同管理部门职责以及各级负责人把关审批流程及要求 并报集团合同管理部门审核备案 1 3 各公司应结合行业特点完善各类经济合同示范文本 并经集团职能中心及法律顾问审查确认后 报集团 合同审查备案部门 无论合同是谁起草版本应先审核后确定使用 确定合同的条款的基本要求是内容合法 完备 公平 执行主动 不存在法律风险 1 4 子公司应对各类经济合同指定公司分管领导负责督办 指派专业分管部门进行专业指导及管理 对集团 职能部门建立及时全面的信息沟通机制 1 5 在经济合作过程中 有以下情况的必须签定正式合同 财务部门须依合同方可办理款项支付手续 1 5 1 单笔经济业务额超过 5 万元的须签定正式合同 1 5 2 合作过程中有预付款 订金 质保金 履约保证金 及分期付款情况的 必须签定书面合同 1 5 3 同一公司一年内与一家单位多次合作金额累计达到 5 万元的须签定正式合同 1 5 4 初始合同已报集团主管部门审查备案执行 合作过程中发生变更的 如承包范围 价格 付款 合作 模式 供应方式 质量要求 施工工艺改变 设计变更等必须签定补充合同或协议 1 61 6 子公司经济合同签订及审批流程管理要求 子公司经济合同签订及审批流程管理要求 1 6 11 6 1 合同策划分析阶段合同策划分析阶段 经济合同在签订前由该公司分管领导负责督促相关部门组织该合同的成本及利润 预算分析 与工程项目成本相关的合同 如发包 分包 采购 租赁等合同 子公司分管领导须组织或督促 相关部门进行市场调查及询价比价 合作方资格审查 多次合同洽商 单项合同额达到 10 万元以上的 含 子公司分管领导须向集团分管监督职能部门汇报 并邀请集团职能中心参与过程监督把关与指导 1 6 21 6 2 合同洽商及征求意见阶段 合同洽商及征求意见阶段 合同经办部门须结合合同策划阶段各项资料信息 入围合作单位资质和信 誉进行综合分析后 编制 综合价格分析表 或 询价表 比价表 草拟主要合同条款形成合同预审文件 向各相关部门征求建议 报主管及监督部门预审 预审文件签审流程 预审文件签审流程 经办人及监督人 关联部门 项目部 子公司分管部门 子公司领导 集团职能中 2 心 不足 10 万元的无需职能中心签审 各公司可结合管理特点 编制签审流程报集团备案后执行 1 6 31 6 3 合同签订阶段 合同签订阶段 合同经办部门结合预审文件建议要求 组织合作单位洽商签订正式合同 若合作单位 有异议 应及时与主管部门及项目部反馈沟通 发生与预审文件意见差异较大的 需重新组织合同洽商及征 求意见 各部门确认后 方可签订正式合同 1 6 41 6 4 合同审批流转阶段 合同审批流转阶段 子公司应严格依据管理制度组织经济合同审批 一个部门审核未通过 不得报下 一部门审核 合同预审文件签审意见及相关资料做为正式合同附件一并上报 合同审批基本流程 合同审批基本流程 经办人及监督人 关联部门 项目部 子公司分管部门 子公司领导 各公司可结 合管理特点 编制具体合同审批流程报集团备案后执行 1 71 7 合同审查备案 合同审查备案 符合 1 5 约定的经济合同在子公司审批后 执行前均须报集团审查备案主管部门审查备 案后执行 审查备案主管部门详见表 2 1 报监事会审查备案合同资料要求详见表 3 1 二 集团职能部门对经济合同的监督管理二 集团职能部门对经济合同的监督管理 2 12 1 集团职能部门监督把关的合同集团职能部门监督把关的合同额 额 单项合同额达到 10 万元以上的 含 集团各职能管理部门应依据子 公司或合同经济业务特点 制定相应监督管理办法 2 22 2 集团职能部门参与监督把关合同时间节点 集团职能部门参与监督把关合同时间节点 合同策划与洽商阶段 正式合同签订前的过程及合同签定后 的履约监督 不参与经济合同审批流程签审 不参与经济合同审批流程签审 在合同履行过程中 分管职能中心负责定期组织合同履行监督检查 监事会工程审计中心须对各项监管 合同进行结算审计把关 2 32 3 集团职能部门参与合同签订监督把关的形式 集团职能部门参与合同签订监督把关的形式 参与合同组织与策划 参与市场调查与合同洽商 参与招 投标与议标等 查阅有关图纸技术要求与预算分析等 考察考评合作单位 对不能满足合作要求的可向子公 司推荐合格合作单位 依据合同的重要性集团分管职能中心须安排专人参与过程把关 其他合同可有选择的参与把关 4 4 集团职能部门对合同签订过程监督把关内容 集团职能部门对合同签订过程监督把关内容 对审签合同预审文件 合作方资格进行评审 对专业技 术方案或商务条款提出建议 商务条款包括合同价款及价款调整 审核合同价款计算书为合同附件 合同 款支付 变更 签证 结算 奖惩等与合同成本有关的条款 职能部门参与把关合同程序与要求详见表 3 2 2 52 5 集团职能部门监督合同履约的形式 集团职能部门监督合同履约的形式 听取汇报 查阅有关资料或图纸 现场检查及记录 参与有关研究 会议等 3 2 62 6 集团职能部门监督意见反馈 集团职能部门监督意见反馈 集团职能部门监督意见反馈对象主要为子公司的分管领导或对口分管部门 在合同审查备案中发现该合同内容与集团职能部门监督意见相背离的或重要条款不一致的 该合同不预审备 案 各子公司执行董事及总经理在合同审批时 应把控职能中心监督意见与合同的相符性 2 72 7 集团职能部门监督把关合同类别 集团职能部门监督把关合同类别 依据专业与部门职能分工 集团职能中心监督合同类别 子公司对中 管理部门以及合同审查备案主管部门明确如下表 见 2 1 表 2 1 序号序号合合 同同 类类 别别集团监督部门集团监督部门 子公司子公司 对口部门对口部门 审查审查 备案备案 1 建设工程承包 土地及项目转让合同 土地购置合同 土地出让合同 招 标代理 造价咨询 标底编制 工程预 决 算审计合同 项目合作合 同 联营 转包等与市场开发 经营管理相关的经济合同 市场发展 中心 市场部 对外经营部 监事会 2 建设工程设备和材料 含绿化 采购 生产物资及设备租赁合同 仪器采 购 大宗办公家俱 计算机 电器等采购类合同 监事会物资 采控中心 物资采购部 物机部 监事会 3 建设工程施工 发包 劳务分包 建设工程规划设计合同 施工图设计 合同和建设工程勘察 检测 监理等与工程相关类合同 监事会工程 审计中心 经营计划部 工程技术部 监事会 4 对外投资合同 侧重项目投资分析 融资及税务策划等 对外担保及银 企信贷合同 房屋及车辆等大型固定资产购置合同 知识产权合同 商品 房预售 销售合同 商品房出租合同以及其他公司权益产生较大影响的合 同 资金或财务管 理中心 财务部 资金或财务 管理中心 5 管理咨询 人才服务 培训合同 法律服务合同 房屋租赁 劳动合同等 人事行政类合同 人事行政 中心 人事行政部 人事行政 中心 6 其他重大合同 将依据专业技术管理需要成立专家评审委员会共同洽商达成一致意见 由经办单位负责 签订正式合同 监事会 三 集团监事会审查备案经济合同管理要求三 集团监事会审查备案经济合同管理要求 3 13 1 监事会审查备案的经济合同类别及范围 监事会审查备案的经济合同类别及范围 主要为工程建设 工程施工 联营 工程发包 工程分包 工 程检测 物资及设备采购租赁类等合同 3 23 2 接受监事会审查备案的单位 接受监事会审查备案的单位 集团公司及所属的子公司及项目部 包括中汇建设 中润路桥 加泰地产 山高园林 小贷公司 中天钢构及物资公司等 3 33 3 监事会审查备案的经济合同金额及范围 监事会审查备案的经济合同金额及范围 3 3 1 单项合同额超过 5 万元 含 的经济合同 3 3 2 合作过程中有预付款 订金 质保金 履约保证金 及分期付款情况的经济合同 4 3 3 3 同一公司一年内与一家单位分次合作金额累计达到 5 万元的各项相关经济合同 3 3 4 初始合同已报监事会审核备案 合作过程中发生变更的经济合同或补充协议 3 43 4 合同审查备案时间要求 在合同审查备案时间要求 在子公司合同审批完毕后 该合同履行前 报集团监事会审查备案 3 53 5 提报监事会审查备案合同及附件资料目录要求 见表提报监事会审查备案合同及附件资料目录要求 见表 3 13 1 表 3 1 序号序号合同及资料目录合同及资料目录资料要求资料要求 1 经济合同审批表经子公司签审完毕 2 合同主要条款报告及说明 意见征询表 经子公司签审完毕 3 询价表或比价表经子公司签审完毕 超过 10 万的须职能中心审签 4 主合同 经办双方经办人已签字 对方已盖章 合同加盖骑封章或 每页有子公司二人以上签字 5 安全协议及现场文明协议非涉及施工及现场安装的相关管理的合同可不提供 6 廉政协议子公司盖章完毕 7 合作单位或个人资料 包括单位营业执照 资质证书 经办人身份证明 委托书 银行帐号等 须盖合作单位印章 8 其他按合同约定的资料如履约保证金 承诺书 专项技术方案 图纸等 3 63 6 审查备案结果运用 审查备案结果运用 建立审查经济合同备案管理档案 建立经济合同管理台帐 建立合作单位台帐及价 格等资源信息库 考察合作单位资格 提供各项成本测算参考数据 为各项工程审计及结算提供依据 3 73 7 审查合同内容 审查合同内容 合同签审管理流程的合规合法性审查 合同签订双方主体资格的审查 合同中涉及工程 款支付条款的审查 合同中双方订立与相关法律法规背离条款的审查 满足合同履约情况的动态监管及工程 结算条款的审查 3 83 8 审查备案异议处理 审查备案异议处理 补充资料 建议加强管理 退回重签 督促监督管理部门加强监督 3 93 9 形成事实的合同 形成事实的合同 合同报监事会审查备案时已履行完毕或款已支付完毕的 审查中发现存在较大的经济 损失或管理责任的 监督子公司追究经济损失及管理责任 四 经济合同管理程序及监督管理职责四 经济合同管理程序及监督管理职责 5 4 1 经济合同管理程序中 各子公司与集团职能部门须建立常规信息沟通渠道 并明确管理部门与监督管理 职责分工 现将相关管理明确如下 表 4 1 表 4 1 经济合同管理程序经济合同管理程序子公司子公司 分管部门职责分管部门职责传递文件要求传递文件要求集团职能部门职责集团职能部门职责 1 洽商合同需求计划 成本利润预 算及合作方案 组织或审核提报电子文件 备案 建议要求 指派监督专员 2组织市场调查与分析参与或审核电子文件 3合作方资格审查参与及审核电子文件 4招标 议标组织参与及分析电子文件 5合作洽商议价参与或组织电子文件 有选择的参与实地 调查 洽商与考察 收集分析结果 6 合同预审文件 附 综合价格分 析表 或 询价表 比价表 提出建议并提报 经办人员签字的 原件或扫描件 签监督审查意见 或提建议要求 7 依据建议要求洽商合同 意见一 致拟订合同 修改 建议 提报电子档修改 建议 备档 8 签订合同 整理合同附件 填报 审批表 见附表 1 公司审批后 提报审查备案 原件审查备案 9补充变更合同 程序同 1 8把关与控制 经办人员签字的 原件或扫描件 监督 审查备案 10合同履行过程交底 执行 检查监督检查 11合同结算把关 审核 经办人员签字的 原件 监督审核 审计 五 附表 五 附表 附表 1 经济合同审批表 附表 2 合同审批报告及说明 附表 3 合同流转前意见征询表 附表 4 物资采购询价表 六 本办法自发文之日起开始执行 在执行过程中如遇到问题 请及时与集团监事会联系 六 本办法自发文之日起开始执行 在执行过程中如遇到问题 请及时与集团监事会联系 湖北宏泰实业投资有限公司 6 二 一四年十一月十一日 7 经济合同审批表经济合同审批表 承办部门 承办部门 合同名称合同名称合同编号合同编号 合同金额合同金额 RMBRMB 大写 大写 小写 小写 合同文本合同文本份数份数报告及说明报告及说明 页页 甲方甲方 签约双方签约双方 乙方乙方 承办单位承办单位 申报意见申报意见 承办人 承办人 承办单位负责人 承办单位负责人 年年 月月 日日 相关部门相关部门 意见 如涉及 意见 如涉及 签名 签名 年年 月月 日日 项目部意见项目部意见 各公司细化 各公司细化 签名 签名 年年 月月 日日 子公司分管部门子公司分管部门 各公司细化 各公司细化 签名 签名 年年 月月 日日 财务分管部门财务分管部门 意见意见 签名 签名 年年 月月 日日 子公司领导 各子公司领导 各 公司细化 公司细化 签名 签名 年年 月月 日日 总经理总经理 审核审核 审定审定签名 签名 年年 月月 日日 执行董事执行董事 审定审定 审批审批 签名 签名 年年 月月 日日 集团集团 审查备案审查备案 签名 签名 年年 月月 日日 注 本表由经办部门填制 正式合同及合同预审意见附后 审查备案盖章后本表与合同一并存 档 8 合同审批报告及说明合同审批报告及说明 项目名称 合同编号 合同名称 拟签订日期 工程基本参数经审批的目标成本 签约过程情况的描述 一 招标方式的确定 二 投标方资质的确定 三 投标单位的选定 四 各阶段详细回标相应情况 含保证金缴纳等情况 五 开标 评标结果描述 1 评标人员到位情况 2 唱标情况 3 经评审的价格或者评分比较一览表 序号投标单位投标报价按需要可自行设计得分备注 1 质量保证金 2 3 六 询标情况及谈判记录 七 经评审的投标人排序 八 推荐中标单位 九 澄清 说明 补正事项 经办人 负责人 年 月 日 注 本表由经办部门负责编制并上报 做为正式合同审批流转的附件 9 合同预审文件征询意见表合同预审文件征询意见表 项目名称 工程名称 编号 合同名称 报送日期 对方单位供方单位名称我方单位承办单位 合同金额目标成本 主办部门简述 签约经过 经办人 负责人 年 月 日 对合同条款的建议 负责人 年 月 日 对合同条款的建议