行政管理制度汇编(修订版)

山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司 管管 理理 制制 度度 山西煤炭运销集团 锦华后勤服务有限公司 2017 年 10 月 简简 介介 山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司 简称锦华后勤 公司 成立于 2012 年 4 月 6 日 是山西煤炭运销集团有限公司 所属全资子公司 企业性质为国有独资 公司下设八个职能部门 综合管理部 人力资源部 财务管 理部 党群工作部 机关后勤管理中心 小区物业管理部 资产 物资管理部 市场开发部 包含全资子公司一个 山西愉园物业 管理有限公司 并受集团委托 对集团本部机关车队 安监局车 队进行管理 目目 录录 锦华后勤公司员工行为守则 1 锦华后勤公司会议管理制度 4 锦华后勤公司公文管理制度 13 锦华后勤公司办公用品管理制度 22 锦华后勤公司办公车辆使用管理制度 38 锦华后勤公司信息安全管理制度 43 锦华后勤公司档案管理制度 46 锦华后勤公司印章管理制度 61 锦华后勤公司证照管理制度 73 锦华后勤公司电话管理制度 75 锦华后勤公司图书报刊管理制度 77 锦华后勤公司库房安全管理制度 79 锦华后勤公司食堂采购管理制度 81 锦华后勤公司食堂管理制度 86 锦华后勤公司考勤制度 102 锦华后勤公司合同管理制度 112 1 锦华后勤公司员工行为锦华后勤公司员工行为守则守则 第一条第一条 遵守国家的政策和法律法规 遵守公司颁布的规 章制度与决定 第二条第二条 维护公司形象和信誉 不得有任何损害公司信誉 的行为 第三条第三条 严守公司机密 涉及保密的文件 资料和工作间 仓库 无关人员不得接触 员工不得擅自查阅 复印 摘抄纳入 保密范畴的文件资料 更不得向外传播和泄露 如工作需要查 阅 摘抄 复印上述资料 须经上级部门批准 第四条第四条 员工行为标准 1 工作时间应注意个人仪表仪态 着装整洁明快 不着奇 装异服 不穿拖鞋 2 早晨上班遇领导或同事应相互问候 3 同事之间互相尊重 对领导用 职务称 对同事用 姓氏 称 或 姓名称 4 接听电话应用普通话说 您好 集团 或 你好 部 切忌大声 生硬或用方言应答 通话语言简明 不聊天或说与 工作无关的事 5 电脑专人管理 上班时间不得上机聊天玩游戏 6 爱护 节约办公用品 公用物品使用后归回原位 2 7 坚守工作岗位 不串岗 因公外出时向部门负责人交代 清楚事由 所需时间等 接待来访 业务洽谈应在接待室或会客 区内进行 8 保持清洁 良好的办公环境 提高工作效率 不在办公区 域进食 聊天 高声喧哗 第五条第五条 员工工作准则 1 经营管理活动中 不得索取或收受业务关联单位的贿赂 按规定合法收取的回扣或佣金一律上缴公司作为营业外收入或 冲减成本 如个人侵吞 发现后除追回非法所得外 处以同等数 额的罚款 数额巨大构成犯罪的 报司法机关追究其刑事责任 2 对方馈赠礼物价值较小 按公认标准 接受后不影响正 确处理与对方的业务关系 拒绝则可能视为失礼时 允许在公 开场合下接受 3 与业务关联单位的交往中 应坚持合法 正当的职业道 德准则 未经所在单位负责人书面批准 不得在有可能存在利 益冲突的业务关联单位 安排亲属 接受劳务或技术服务 在数 额较大的经济合同谈判与签订过程中 经办人员不得单独进行 必须有三方 人 以上 经办 财务 监察三方面人员 全程参与 4 不得利用内部信息 在损害公司利益的情况下谋取私利 5 树立团队观念 讲求集体协作 积极沟通 相互学习 避 3 免猜忌 抵制是非 营造融洽和谐的工作氛围 6 服从公司决定和上级主管的工作安排 高效优质完成本 职工作和领导交办的任务 积极献计献策 推动公司的发展 7 精益求精 不断提高工作绩效 8 遵守劳动纪律 不迟到 不早退 不旷工 不脱岗 不串 岗 9 不得自营与公司的职务上有关的业务 或兼任其他企业 的职务 锦华后勤公司会议管理制度锦华后勤公司会议管理制度 4 第一条第一条 根据公司 章程 规定和精细化管理要求 为进一 步规范会议程序 提高公司的办公质量和工作效率 建立健全 决策机制 提升公司运营水平 特制订本制度 第二条第二条 会议要求 一 会议应根据实际工作需要召开 着眼于有效沟通 协调 公司内部各方面关系 解决问题 安排部署工作 二 会议应注重质量 提高效率 会前应做好充分准备 做 到充分沟通 心中有数 对议而不决的事项提出解决的原则与方 法 各类会议力求精干 高效 工作进展和安排应明确 具体 量 化 杜绝空谈和形式主义 三 讲求实效 会议议定的事项 布置的工作任务 提出的 办法措施 与会人员要按照职责分工传达 贯彻 落实 力求取 得具体成果 四 严格会议纪律 会议主办部门应加强会议管理 做好会 议安排 与会人员应认真准备 准时参会 第三条第三条 本制度适用于经理办公会 公司专题会议 党政 联席会 党总支委员会议 全体员工会议 第四条第四条 公司各类会议及其安排如下 一 经理办公会 一 每周一定时召开 由综合管理部组织安排会议召开 5 参会人员为公司领导成员 根据会议议题 公司相关部门负责人 参加 二 经理办公会研究决定公司重大事项 主要内容 1 传达上级有关文件 指示 精神 审议公司的发展战略 中长期规划 年度计划 审批重大投资项目 资产重组等项目 2 审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥 补亏损方案 3 审议公司业绩考核 薪酬分配方案和基本工资制度 4 研究公司内部管理体制 组织机构设置与调整方案 5 研究公司重大改革方案和部署 6 审议通过公司重要规章制度 7 研究决定公司生产经营和管理中的重大问题 8 讨论公司年度工作报告 听取公司各部门的工作汇报 9 总经理认为应研究审议的其他问题 三 经理办公会议定事项形成 总经理办公会纪要 由办 公室根据会议记录起草 报总经理签发 四 经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人 员阅研 五 经理办公会的材料 记录 纪要均为公司涉密文档 由 办公室妥善保存 并于下一年度的二月底前归档 查阅会议材 料 记录 纪要须经公司办公室主任批准 6 二 公司专题会议 公司专题会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持 有关部门负责人参加 会议由专题工作主办部门负责组织和记录 综合管理部配 合 会议议定事项形成 专项会议纪要 由专题会议主办部门 起草 经综合管理部审核 报主持会议的部门领导签发 3 党政联席会 党政联席会由综合管理部组织召开 董事长主持 公司领导 班子全体成员参加 会议听取各分管领导工作汇报 汇总分析我公司总体工作 研究公司发展有关事项 协调安排各项工作事宜 4 党总支委员会议 党总支委员会由党群工作部组织召开 党委书记主持 全 体总支委员会成员参加 会议必须在全体人员到会的情况下 方能召开 特殊情况 参会人员必须超过 2 3 方为有效 因故不 能参加的人员 必须提前向主持人请假 并在会前提出意见和 建议 会后主持人负责向其通报有关会议情况和决议 5 全体员工会议 全体员工会议由综合管理部组织召开 总经理主持 公司全 体员工参加 会议主要听取公司年度工作报告 听取公司下一年工作计划 7 及经营方针 发展方向和年度生产经营计划 6 公司及部门其它临时性会议 另行安排确定 第五条第五条 会议计划与统筹 一 每月 28 日前 综合管理部应与各部门协调确定下月计 划召开的各类公司级会议 编制 公司月度会议计划 于月底 前发放给公司领导和各部门负责人 二 凡综合管理部已列入 月度会议计划 的会议 如需改 期 或遇特殊情况需安排新的临时会议时 会议主办部门应提 前 2 天完成会议提议 并报请综合管理部调整会议计划 三 会议安排的原则为 小会服从大会 局部服从整体 临 时会议服从例会 各类会议的优先顺序为 总经理办公会 公司 领导工作例会 部门会议 因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制 第六条第六条 会议记录 公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人 负责记录 会议记录应遵守以下规定 1 以专用会议记录本做好会议的原始记录 根据需要整理 会议纪要 2 会议记录应尽量采用实录风格 确保记录的原始性 第七条第七条 公司级会议的保密 一 与会人员要严格遵守保密纪律 不得将会议内容 讨论 8 的有关情况向外泄露 二 会议议决事项 应严格保密 除按规定履行职责需要外 与会人员不得外传会议讨论和议决情况 三 故意泄漏 传播会议有关情况的 视负面影响的大小作 出相应处罚 第八条第八条 附则 一 综合管理部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行 监督 二 会议主办部门负责会议的组织工作 并与相关领导 部 门负责人提前沟通 确定会议主题 内容 主要议程和召开时间 组织好各项准备工作 提高会议效率和质量 参会人员需提前准 备汇报材料 三 会议承办部门要做好会议的会务和有关材料的准备工 作 及时通知参会人员准时参会 9 会议通知 谨定于 年 月 日午 时 分于 召开 会议 请准时参加 随本通知送提案书 份 若有提案请填写后于开会前提交 此致 先生 女士 具体事宜请与 先生 女士 联系 地址 电话 召集人 10 会议考勤表会议考勤表 会议名称 年 月 日 序号姓 名签 名签到时间备 注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 11 1 会议实行签到制度 不准代签 补签 否则一律按缺勤处理 2 本考勤表会议结束后交办公室留存 并作为绩效考核和处罚的依据 3 缺席 病假 迟到 早退 事假请注明在备注栏 12 会议记录表会议记录表 会议名称会议名称 会议时间会议时间 年年 月月 日日 时时 至至 时时 会议地点会议地点 主主 持持 人人记录人记录人 出席人员出席人员 列席人员列席人员 缺席人员缺席人员 主要议题主要议题 会议议程与发言内容会议议程与发言内容 备注备注 13 锦华后勤公司锦华后勤公司公文管理制度公文管理制度 为规范公司各类办公文件的管理 严格公文处理程序 提 高工作效率 根据 国家行政机关公文管理办法 有关规定 结 合公司实际情况 特制定本管理制度 一 公文的定义及分类 1 公文定义 是指公司在经营管理过程中 按严格的 特定 效力的 规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文 件 2 公司公文分类 1 公司规章制度及流程文件和表单类 2 通知 适用于转发上级机关公文 送达有关部门周知和 共同执行的事项 发布规章制度以及任免或聘用干部等 3 报告 适用于向上级汇报工作 反映情况 提出意见或 建议 答复上级机关的询问等 4 请示 适用于向上级机关请求指示工作 批准某种要求 等 请求要一事一报 5 函 适用于不相隶属机关之间相互商洽合作 询问和答 复问题 向主管或相关部门报请确认事项等 14 6 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情 况 7 会议纪要 适用于记载会议的基本情况 讨论和研究的 问题 发言的内容 形成的决议等 二 公文处理原则 1 公司公文是实施管理 处理公务的具有特定效力和规范 格式的公务文书 是传达 发布指示 请示和答复问题 指导和 商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 2 公文处理包括公文拟制 办理 管理 立卷归档等一系列 衔接有序的工作 3 公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行 做到准 确 及时 安全 保密 4 综合管理部是公司公文处理的管理部门 负责公文收发 分办 传递 用印 立卷 归档和销毁等工作 5 各部门负责人 负责审核本部门起草的公文 三 管理规定 1 起草公文要求 1 起草必须使用办公室统一的文件格式 见附件 2 公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批 办公 15 室下发 如涉及其他部门 以公司级文件下发 3 发出的公文 必须报办公室审核 审核的重点 是否需 要行文 公文内容 文字表达 文种使用 格式等是否符合本条 例的有关规定 4 传递秘密公文时 必须采取相应的保密措施 确保文件 安全 2 收文管理 1 公文的收发 传阅登记制度由办公室统一制定 并随时 抽查各部门执行情况 收文登记 文件编号 传阅追踪记录等 2 公司收文的处理程序为 收文 分文 记录 传送 归档 3 公司收文由综合管理部统一负责 收到发来文件后 应 先做好归类 登记 根据文件的内容 分送有关领导阅示和主办 部门处理后 收回归档 3 发文管理 1 公司发文由综合管理部统一编号 存档 有领导批示 的 还应附批示件 2 公司制度 规定 决定 决议 纪要 任命以及向政府 有关部门的请示 报告等以红头文件印发 其他文件通常用普 16 通纸印发 3 以公司名义制发的公文 由总经理审批后签发 4 公文正式下发前 综合管理部应当进行复核 重点是 审批 签发手续是否完备 附加材料是否齐全 格式是否统一 规范等 5 拟制紧急公文 应当体现紧急的原因 并根据实际需 要确定紧急程度 6 公司内部文件 各部门应妥善保管 4 公文的存档与保管 1 综合部档案管理员每年 3 月底以前将上年度的公文整 理归卷 对未及时归档的文件 资料 综合部档案人员负责向有 关部门清理搜集 各部门应予以支持配合 避免重要公文及资 料的散失 对特殊时期形成的档案资料全部收回归档 2 公文的销毁 由综合部档案管理人员编制需销毁的公 文资料清单 报综合部负责人批准后按规定实施销毁 各部门 各单位要按上诉规定书写公文 凡上报公司的各类 报告 请示等 均需按上诉要求办理 凡各部门 各单位在公司 内部发布各类信息的文字材料均按上诉规定办理 附件 17 山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司 文件版面格式要求文件版面格式要求 一 页面设置 一 使用 A4 打印纸 设置为纵向 二 页边距 上 3 8 下 3 2 左 2 8 右 2 8 三 在 页面设置选项卡 中的 文档网络选项卡 中将每页 设置为 42 行 二 字体 一 标题 一 标题 标题用 2 号宋体加粗 二 正文和小标题 二 正文和小标题 1 正文用 3 号仿宋 GB2312 2 一级小标题用 3 号黑体 二级小标题用 3 号楷体 GB2312 加粗 三 四级小标题用 3 号仿宋 GB2312 小标题级别为 一 一 1 1 3 附件 二字用 3 号黑体 附件内容用 3 号仿宋 GB2312 三 格式 一 页码位于底部居中 格式为 1 2 二 标题应设置为居中 若超过一行则用字符间距 86 缩 进 若缩进后仍超过一行 则不必缩进直接变为两行 18 三 除标题外所有内容均设置为左端对齐 四 小标题和段落首字之前空 2 个字符 即 4 个空格 五 若小标题独立成行 其后不加标点 六 标题与正文之间用 3 号字体空一行 正文与落款之间 用 3 号字体空两行 七 附件与正文之间用 3 号字体空一行 附件 二字之前 空 2 个字符 即 4 个空格 附件在正文和落款之间 八 日期从右向左空 4 个字符 即 8 个空格 单位落款应 处于日期正中 若落款超过一行 用字符间距 86 缩进 若缩进 后仍超过一行 用字符间距 80 缩进 九 选中所有内容 在 段落选项卡 中的 缩进和间距选项 卡 中 将行距设置为单倍行距 在 换行和分页选项卡 中 取消 孤行控制 十 文件存储格式 Word 97 03 doc 格式 综合管理部 2015 年 11 月 16 日 19 20 21 22 锦华后勤公司锦华后勤公司办公用品管理制度办公用品管理制度 第一章 总 则 第一条 目的 为加强本公司办公用品管理 规范公司办公用品的申购 入库 保管 发放 使用 报废 盘点 交接程序 并使日常办公做 到节约成本 提高效率 流程规范 责任明确 同时倡导健康优 质 绿色环保 勤俭节约的现代办公方式 特制定本制度 第二条 管理部门 办公用品的管理责任部门是综合管理部 公司办公用品的 申购 入库 保管 发放 使用 报废 盘点 交接等均必须在综 合管理部工作人员监管下执行 第二章 具体规定 第一条 办公用品分类 办公用品按使用的性质分为低值易耗品和固定资产 1 低值易耗品 主要指签字笔 铅笔 圆珠笔 固体胶 胶 带 橡皮擦 直尺 夹子 剪刀 裁纸刀 打印纸 复印纸 复写 纸 笔记本 文件夹 账册 档案袋 盒 标签 信笺 信封 打 印纸 复印纸 复写纸 印泥 钉书针 大头针 回形针 图钉 纸杯 电池 订书机 插线板 计算器 电话机等容易损耗的日 23 常办公用品 2 固定资产 办公桌椅 文件柜 电脑 空调 打印机 复印 机 投影仪等单价金额大于 2000 元的办公用品 属于固定资产 同时需要遵守固定资产管理制度 第二条 采购管理 1 公司所有办公用品的采购工作 统一由综合管理部负责 2 各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况 在 OA 办 公系统填写 办公用品领用审批表 并由分管领导同意审批 如 需采购固定资产的 须上报公司经理同意审批 综合管理部根据 各部门申报的 办公用品领用审批表 填写 物品采购申请单 附表一 交于综合管理部分管副经理进行审核 综合管理部 根据审核结果 制定 物品采购计划表 附表二 由资产物资 管理部负责统一采购 3 办公用品采购的一般程序为 1 综合管理部对各部门在 OA 办公系统提报的 办公用品 领用审批表 进行统计汇总 并填写 物品采购申请单 附表一 2 综合管理部分管副经理对 物品采购申请单 附表一 中所有项目进行审核 确认无库存且无可替代物品的项目将列 入物品采购计划 由综合管理部填写 物品采购计划表 附表二 24 报予资产物资管理部采购人员 3 得到采购许可签字后 资产物资管理部采购人员需经过 询价 议价 确定 采购 入库 4 仓库管理员将物品发放给所需部门 第三条 用品入库 1 办公用品入库前须进行验收 对于符合规定要求的物品 由综合管理部工作人员登记入库 填写 办公用品库存盘点登记 表 附表八 对不符合要求的 由采购人员负责办理调换或退 货手续 2 物品采购发票应由综合管理部负责人签字确认入库后 方可报销 3 综合管理部仓库管理人员须对办公用品做到分类存放 码放整齐 清洁有序 4 认真做好新购物品入库前的检查 验收工作 建立办公 用品管理台帐 做到入库有手续 发放有登记 第四条 办公用品的领用 1 领用一般办公用品 领取人须在 OA 办公系统填写 办公 用品领用审批表 并写明日期 领取物品名称及规格 数量等 须经部门负责人签字同意后 方可领取 2 领取的非消耗性办公用品 如订书器 计算器 剪刀等 若 重复申领 应说明原因或凭损毁原物以旧换新 杜绝虚报冒领 25 3 特殊办公用品的发放 应由综合管理部指定专人负责 经使用部门办理有关领用手续后 交予使用部门使用管理 4 领取原则 工作任务清楚 使用目的明确 一次一领 随 用随领 用多少领多少 专领专用 5 办公用品管理部门及人员应恪尽职守 坚持原则 照章 办事 严格控制办公用品的领取数量和次数 保证办公需要 6 对于消耗品 可根据历史记录和经验法则设定领取基准 明显超出常规的申领 领取人应作解释 第五条 办公用品的保管 1 办公用品由综合管理部统一保管 2 库存办公用品的种类和数量要科学合理 严格控制 常 用 易耗 便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存 要 避免不必要的储存或过量积压 确保供应好 周转快 消耗低 费用省 3 批量购入的办公用品应即时入库存储 资产物资管理部 物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接 在 办公用品库存盘 点登记表 附表八 上如实填写接收物品的名称 规格 单价和 数量 并签字 4 加强对办公旧物的管理 阶段性使用和暂时闲置的物品 要妥善保管 随时待用 替换下的各类办公设备交由综合管理部 统一保管 要及时回收 登记造册 修旧利废 充分利用 26 5 须每季度进行办公用品库房盘点 确保帐物相符 随时 掌握库存物品的数量 质量和需求情况 适时增加库存 保障供 给 第六条 办公用品的使用 1 办公用品的使用应树立节约光荣 浪费可耻的思想 在 日常工作中 处处精打细算 提倡节省每一张纸 每一颗钉 每 一滴墨 每一分钱 努力降低办公成本 2 办公用品应为办公所用 不得据为已有 挪作私用 不得 用办公设备干私活 谋私利 不许将办公用品随意丢弃废置 3 员工要爱护所有公司的公共设备 离开办公室 要检查 关闭设备电源及容易发生危险的器具 保证安全 精心使用办 公设备 认真遵守操作规程 及时关闭电源 定期维护保养 最 大限度的延长办公设备 用品的使用寿命 4 任何人未经领导批准 不能将专用办公设备带出办公地 点 否则一切后果自负 公共财产发生损坏时 使用人或责任人 需负相应的责任 5 办公用品使用要物有所值 物尽其用 不要大材小用 复 印纸应用于复印 不得用做草纸 包装纸 大头针 曲别针等要 反复使用 纸张可双面利用等 充分发挥各种办公用品的最大使 用效率 6 印制文件材料要有科学性和计划性 并力求使印制数与 27 需要数基本相符 略有余富 避免不必要的浪费 7 办公用品如分配为个人使用的 由个人自己负责管理 如计算机 笔类 尺类 橡皮等 如为部门业务共同使用的 由部 门负责人指定专人管理 如打印机 复印机等 8 对于固定资产 部门之间应尽量协调相互借用 一般不 得重复购置 使用中办公设备出现故障 由原采购人员负责协 调和联系退换 保修 维修 配件事宜 因使用不当 人为造成设 备损坏的 直接责任人应负赔偿责任 第七条 用品转移 1 员工离职时应依 办公用品领用表 附表三 所领物品一 并退回 消耗品除外 由综合管理部填写 办公用品移交表 附 表七 离职员工签字确认 2 桌椅 公文柜 电话机 电脑 打印机等的迁移 需经综 合管理部办理迁移手续后 方可执行 第八条 物品维修 1 电脑 打印机 传真机 复印机等办公用品出现故障及需 维护 加碳粉 时由使用部门向综合管理部提出维修申请 2 综合管理部若发现用品损坏为人为故障 应追究使用人 或责任人的责任 3 如有需要 可由综合管理部负责采购的人员联系供应商 或外部维修机构进行维修 并填写 办公用品维修记录单 附表 28 四 4 维修经综合管理部和使用部门验收后在维修单上签字作 为报销凭证 相关费用由财务管理部按规定报销 5 如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况 维修费用 较高 需淘汰或新品替换 则需对该物品进行报废处理 填写 办公用品报废凭证 附表六 说明情况 并说明是直接淘汰还 是需要购置新设备 该表将提交综合管理部 由综合管理部负 责人决定是否进行报废处理 第九条 遗失物品管理 1 公司员工应爱护和节约办公用品 同时应承担良好保管 的义务 2 如办公物品出现人为遗失 应由保管人员 使用人员及 其部门负责人共同承担相应责任 3 如办公室出现被盗 抢劫等情况 导致贵重办公物品及 公司机密文件被盗 遗失部门应积极配合警察侦破案件 如能 追回遗失物品和遗失文件 相关人员应被处口头警告 同时被 警告人应加强防盗 防劫观念 积极改进防盗措施 如遗失物品 及文件不能追回 则由相关人员及部门负责人对该事件负责 具体处罚措施由公司领导商议决定 4 如公司出现内盗情况 一经查出 马上报送公安机关 该 人员应归还被盗物品 并对公司及公司员工所受损失负责 承 29 担相应责任 公司视情节给予严厉处罚 附表一 物品采购申请单 附表二 物品采购计划表 附表三 办公用品领用表 附表四 办公用品维修记录单 附表五 办公用品遗失单 附表六 办公用品报废凭证 附表七 办公用品移交表 附表八 办公用品库存盘点登记表 附表一 物品采购申请单物品采购申请单 日期 年月日 审批人 30 序号物料名称规格单位所需数量所需部门签字确认备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 附表二 物品采购计划表物品采购计划表 采购人 审批人 日期 年月日 31 序号物料名称单位规格价格数量库存采购计划采购确认备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 附表三 办公用品领用表办公用品领用表 部门 32 序号领用物品物料型号领用数量备注 1 2 3 4 5 6 领用人 审批人签字确认 日期 33 附表四 办公用品维修记录单办公用品维修记录单 日期 年月日 填表人 备注 损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏 人为损坏需将赔偿金额附备注 备注 损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏 人为损坏需将赔偿金额附备注 备注 损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏 人为损坏需将赔偿金额附备注 编号申请部门 门 申请人维修品名数量维修内容损坏性质维修时间是否已维 修 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 34 附表五 办公用品遗失单办公用品遗失单 日期 年 月 日 填表人 编号部门遗失物品名称数量使用人使用时间遗失原因 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 部门意见 财务管理部意见 综合管理部意见 35 附表六 办公用品报废凭证办公用品报废凭证 申请部门申请时间 物品名称使用时间 物品编号物品编码 报废说明 领导签字 部门意见 财务管理部 意见 综合管理部 意见 领导签字 36 附表七 办公用品移交登记表办公用品移交登记表 年 月 日 日期物品名称单位数量移交人所在部门接收人所在部门备注 注 此表由综合管理部管理员登记 如若办公用品回收 则管理员为接收人 并负责登记入库 37 附表八 办公用品库存盘点登记表办公用品库存盘点登记表 日期日期物品名称物品名称单位单位本月现存本月现存本月入库本月入库本月出库本月出库实际库存实际库存审核人审核人备注备注 38 锦华后勤公司锦华后勤公司办公车辆使用制度办公车辆使用制度 第一条第一条 车辆的调度与管理 1 公司车辆的调度 维护 审验 缴费以及办理有关证照 保险等由综合管理部统一管理 各部门公务用车须按公司车辆 使用规定办理有关手续 向综合管理部申请派遣 综合管理部 按规定严格控制车辆的使用 2 车辆按统一调配 急用优先 保证重点 兼顾一般的原则 进行使用管理 3 车辆管理员对分配给自己的车辆负有日常管理 保洁 养护 及时发现问题 及时维修保养 保持性能良好的责任 4 出车须有综合管理部签字的派车单 出车过程中不得用 于私人事务 返回后驾驶员填写派车单有关内容交用车人签字 后交回综合管理部 第二条第二条 办公事能骑自行车的尽量不派车 能合并用车的 就不重复派车 第三条第三条 车辆派遣条件与使用范围 1 派车条件 接送公司来宾 公司领导公务用车 财务提取 现款和远距离的转账 进帐 办理贷款等公务 提 送或购置个 人携带困难的公物 办理紧急公务 参加体现公司形象的活动 39 以及目的地离公司 始发地 四公里以上的公务办理 2 长途用车 公务长途用车 应提前一天报综合管理部 经 总经理批准后安排出车 3 车辆停放 车辆归来后停放在公司指定地点 未经综合 管理部门同意不得驶离停放地点 4 严格执行办公用车统一入库管理制度 双休日 国家法 定节假日和其他非工作用车时间 除值班用车以外所有车辆必 须统一封存停放于公司的指定位置 确需用车的 须首先由所 在报总经理批准 并做好相关登记后方可使用 5 公务车辆严禁出入停放商场 会所 景区等娱乐场所 如 有特殊情况 需报于公司纪律检查办公室备案 第四条第四条 车辆维修 1 车辆维修须到公司指定的修理厂进行 进厂维修或购买 配件 本车驾驶员提出书面申请 综合管理部审核后报总经理 批准施行 修理过程发现需增加的报修项目或更换零部件 须 请示综合管理部同意 2 车辆行驶途中 发生故障急需修复或更换零件视实际需 要酌情处理 但要尽可能先与综合管理部取得联系通报情况 3 驾驶人员应爱护车辆 精心驾驶 由于驾驶员操作不当 或疏于保养而造成车辆损坏或机械故障 所需维修费用视情况 由驾驶员承担一定比例 40 第五条第五条 车辆油耗与费用 1 车辆加油由综合管理部统一管理 公司车辆管理员或驾 驶员每日检查油箱余量 需保证车辆油量不低于油箱容积一半 加油费用按月统计 实报实销 2 行车过程中所产生的停车费由使用部门人员签字 按实 报实销 过路费单据须注明何时 何地 过何收费站 办什么事 经相关人员签字证明后给予报销 3 驾驶人员应厉行节约 反对浪费 降低行车油耗和费用 综合管理部严格审核驾驶人员填报的各种单据 不合理的费用 一概不予签字报销 第六条第六条 车辆保养与检查 1 定期保养 原则上每行驶一万公里送指定的修理厂定期 保养 由综合管理部办理 2 每星期洗车 2 次 车内每季度全面清洗一次 平时由驾 驶员随脏随洗 保持车容车貌整洁 3 车辆一周未使用时 由驾驶员发动一次 预热 5 10 分钟 第七条第七条 违规的处理 1 车辆因驾驶员驾驶 管理不当失窃或损坏 除保险公司 的赔偿外 剩余部分按交警裁决的责任比例由驾驶员承担相应 责任 41 2 超速 超载 任意停车及其他违反交通规则的一切罚款 由驾驶员自行负责 3 如把车随便交由他人驾驶而发生违规 车辆损坏等罚款 或损伤 除保险公司负责赔偿部份外 其余均由驾驶员承担相 应赔偿 4 驾驶员如将车交与无证照人员驾驶 造成车损或人伤 立即解雇 并承担所有经济责任 5 驾驶中如系本身操作不当发生车祸 除保险公司负责赔 偿的部份外 剩余部分按交警裁决的责任比例由驾驶员承担相 应责任 第八条第八条 下属公司管理的车辆 由该公司根据自身实际情 况 参照本制度制定管理办法 自行管理 第九条第九条 安全行车 1 出车前 驾驶员应先检查车况 车灯 水箱 刹车系统 轮胎 油料等 发现损坏及不良情况应及时采取措施并向行政 部报告 行车过程 要谨慎驾驶 严格遵守交通规则 集中精力 确保行车安全 车辆停放时要选择合适地点 采取必要的防损 防盗措施 2 严禁无证开车 酒后开车 凡因违章 违规肇事 当事人 应负全部法律责任和经济责任 42 3 行车途中不幸发生交通事故 应首先抢救受伤人员 保 护现场并向交警部门报案 及时与综合管理部联系协助处理 轻微事故未造成人员及车辆损害的由驾驶人员酌情处理 第十条第十条 驾驶人员行为规范 1 遵纪守法 遵守交通规则和公司有关规定 2 有良好的职业道德和技术水平 服从管理 听从调度 对 工作认真负责 恪尽职守 3 服装整洁 讲究卫生 注意言谈举止 保持良好的个人形 象 维护公司形象 4 对乘车人应热情接待 优质服务 乘车人下车办事时一 般不得离车 乘车人带有大件物品时应提供帮助 5 遵守保密规定 不得随意泄露乘车人的个人隐私或谈论 的商业机密 锦华后勤公司锦华后勤公司信息安全管理制度信息安全管理制度 43 第一条第一条 总则 通过加强公司计算机系统 办公网络 服务器系统的管理 保证网络安全运行 保证公司机密文件的信息安全 保障服务 器 数据库的安全运行 加强计算机办公人员的安全意识和团 队合作精神 把各部门相关工作做好 第二条第二条 职责 1 综合管理部为网络安全运行的管理部门 负责公司计算 机网络系统 计算机系统 数据库日常维护和管理 2 各部门制定专人负责本部门的计算机及信息安全的日常 维护和管理工作 3 综合管理部指定专人负责计算机网络系统 办公化自动 系统 平台系统的安全运行 4 网络管理人员要严格执行公司保密制度 严守公司商业 机密 5 员工执行计算机安全管理制度 遵守公司保密制度 6 系统管理员的密码须由网络管理部门相关人员掌握 第三条第三条 管理办法 一 公司电脑使用管理制度 1 电脑属公司资产 操作者应精心爱护 规范操作程序 不 断提高电脑操作及维护水平 44 2 从事计算机网络信息活动时 必须遵守 计算机信息网 络国际联网安全保护管理办法 的规定 应遵守国家法律 法规 加强信息安全教育 3 电脑有公司统一配置 任何部门和个人不得私自挪用 调换 外借电脑 4 对机器出现的故障 操作者应及时报告电脑维护管理员 由管理员进行故障处理并填写解除情况表 5 上班时间可上网查资料 学习专业知识 交流工作信息 但严禁聊天 玩游戏 看 VCD 和电视 电影等与工作无关事项 一经发现处以当事人每次 50 元罚款 6 计算机操作员要爱护并注意保持电脑清洁卫生 并在正 确关机并完全关掉电源后 方可离开下班 二 网络系统维护 1 系统管理员定时对公司局域网内部服务器进行检查 2 对于系统和网络出现的异常现象网络管理部门应及时组 织相关人员进行分析 制定处理方案 采取积极措施 3 定时对服务器数据进行备份 4 维护服务器 监控外来访问和对外访问情况 如安全问 题 及时处理 5 制定服务器的防病毒措施 及时下载最新的防病毒软件 防止服务器受病毒侵害 45 三 数据备份管理 服务器数据备份时 应对数据库进行自动实时备份 并每 周应至少做一次手工备份 并在备份服务器中进行逻辑备份的 验证工作 经过验证的逻辑备份存放在不同的物理设备中 个 人电脑的备份由各部门自行负责 可申请移动硬盘 U 盘 信息 光盘等储存介质进行安全备份 第四条第四条 公司信息安全管理 1 公司机密文件外出第三方时 须经上级主管审批通过后 方可外出 并登记备案备查 2 员工外带电脑时 须报请主管同意 并登记备案 以便保 护电脑中的数据安全 3 机密文件打印时须登记备案 4 控制 USB 存储拷贝 工作需要拷贝时通知信息管理员开 放端口 锦华后勤公司档案管理制度锦华后勤公司档案管理制度 46 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为实现档案工作规范化 档案业务标准化 档案 管理科学化 保证档案的完整和安全 提高档案利用水平 根据 中华人民共和国档案法 山西省档案管理条例 企业档案工 作规范 DA T42 2009 省委省政府办公厅 关于加强和改进 新形势下档案工作的实施意见 晋办发 2015 20 号 及 晋能集 团有限公司档案管理办法 晋能办字 2016 88 号 等有关规 定 结合公司实际 制定本制度 第二条第二条 本制度所称档案是指公司在生产 经营 科研 基 本建设以及各项管理等活动中直接形成的 对国家 社会和企 业具有保存价值的各种不同形式和载体的历史记录 是公司的 信息资源和重要资产 第三条第三条 本制度所称档案工作是指履行档案管理职责的行 为和活动 是企业经营管理的重要环节 是强化内部控制 防范 经营风险的基础性工作 第四条第四条 档案管理遵循原则 一 资产管理原则 档案工作以公司资产关系为纽带 实行 统一领导 统一管理 统一制度 统一标准 二 集中统一原则 公司本部及公司各部门的档案实行集 中保管 统一管理 档案部门统一管理本单位全部档案 在单位 47 条件和库容允许的情况下 一并将人事档案集中统一保管 第五条第五条 本制度适用于公司各部门 第二章第二章 档案管理组织体系档案管理组织体系 第六条第六条 按照 统一领导 分级管理 的原则 公司坚持并不 断完善党委和行政领导 档案部门归口负责 各部门共同参与 的档案工作体制 档案管理组织体系包括 分管档案工作的领导 档案部门或档案归口部门负责人 各部门负责人 各部门专兼 职档案员 第七条第七条 建立档案工作岗位责任制 确保工作任务落实 一 各部门确定一名档案兼职管理员 负责整理本部门档 案工作 二 公司法定代表人 为档案安全的第一责任人 分管档案 工作的领导 对档案工作负主管领导责任 三 档案部门或档案归口部门负责人 组织协调档案工作 的全面健康发展 档案部门负责管理本单位的档案 并对各职能 部门档案工作实行监督指导 档案部门专兼职档案员负责档案 的收集 整理 编目 保管 保护 鉴定 编研 统计 利用等工 作 四 各部门负责人对本部门的档案工作负领导责任 各职 能部门专兼职档案员负责本部门文件材料形成 积累 归档和 48 定时向档案部门移交 五 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定 认真细 致地做好档案保管以及利用工作 充分发挥档案资料的作用 第八条第八条 档案工作职责 一 贯彻执行档案工作的法律 法规和国家有关的方针政策 建立健全档案工作规章制度 负责档案管理制度体系建设 二 编制档案工作发展规划和年度工作计划 三 集中统一管理各门类档案 加强档案业务建设 四 负责档案的收集整理 保管保密 开发利用 鉴定销毁 和信息化建设 对各职能部门应归档文件材料的形成 积累 整 理和归档进行监督 指导 五 负责档案工作研究 宣传和组织档案人员业务培训 六 负责监督 指导 检查和考核各部门档案工作 七 协助上级档案行政管理部门指导单位档案工作开展规 范化管理及重大建设项目档案专项验收 八 组织参加上级档案行政管理部门举办的各项活动 九 接受上级单位档案工作检查及年度考评 并协助上级单 位组织好本单位档案工作规范化管理和重大建设项目档案专项 验收等工作 第三章第三章 档案收集整理档案收集整理 第九条第九条 要树立 大资源观 加大档案的收集力度 做到应 49 归尽归 抓好源头强化基础 突出特点与时俱进 实现档案资源 建设由单一化接收向多元化收集转变 各种门类 载体档案立 卷归档要做到齐全 完整 准确 系统 一 归档范围 在公司各项工作中形成的 反映公司职能活动并已办理完 毕的 具有查考和保存价值的各种文字 图表 声像等材料均由 档案部门和各部门按 企业文件材料归档范围及档案保管期限 表 进行归档 二 归档时间 1 党群 行政 经营等管理类档案 须在次年 3 月底前 由 形成部门将应归档的文件向本单位档案部门归档 也可根据本 单位的实际情况随办理随归档 2 新建 改建 扩建的工程项目和技术改造项目档案应在项 目申请立项时开始进行文件材料的积累 整理 审查工作 工程 竣工验收后项目文件全部归档 周期长的可分阶段 单项归档 3 科研 地测 产品类档案 应根据各种生产活动和各种科 技文件材料形成的具体特点 其归档时间可分阶段或在项目完 成后整理归档 4 产权产籍 质量认证 资质信用 合同协议 知识产权等 文件应随时归档 外购设备仪器或引进项目的文件应在设备开 箱验收或接收后登记归档 50 5 会计核算业务材料应在会计年度终了后由会计部门保存 1 年 期满后的第二年 6 月底前内向档案部门归档 6 特殊载体类档案 照片 底片 录音带 录像带及实物等 在冲洗加工后 由形成部门书写文字说明整理后及时归档 或 同反映同一内容的其他载体文件材料一并在材料形成的 1 个月 内 及时归档保存 荣誉证书 奖状 锦旗 奖杯 奖牌等 在授 奖后及时归档 7 电子档案由综合管理部档案人员进行系统整理 并在 3 个月内完成归档 科研课题中的电子文件应在课题验收或经评 审 鉴定测试合格后立即归档 8 工作人员因公外出参观学习 考察及参加各种会议的文 件材料 应在活动结束后及时归档 9 单位撤销 合并时 须依据 国有企业资产与产权变动档 案处置办法 档发字 1998 6 号 的要求 将本单位形成的全部 档案应责成专人认真整理 妥善保管 按照要求及时向原上一 级主管单位档案管理机构移交 10 公司电子公文系统 由专人对电子档案系统进行管理和 维护 对 OA 办公系统生成的电子文件在文件办理完毕及时归 档 并做好备份工作 三 归档份数 1 原件全部归档 并注明份数 出处 51 2 使用频繁的档案 各使用部门应复印留存自用 四 归档要求 1 归档的文件材料应符合国家有关规定 标准和要求 归档 的文件材料应是原件 字迹工整 图像清晰 书写材料和载体材 料耐久保存 不得使用铅笔 圆珠笔和复写纸书写 2 归档的文件必须经过系统整理 应完整 准确 系统 真 实反映各项活动的内容和历史过程 文件编目要素完整 准确 3 要按照 科学技术档案案卷构成的一般要求 和 山西省实施细则 等业务规范 分门别类进行整理 按照文件材料的形成规律 保持文件之间的有机联系 4 应归档的文件材料必须收集齐全 做到不遗漏 无短缺 归档文件材料的门类和载体 形式和内容 份数与页数均应齐 全完整 科技文件材料文字和图表应与实物相符 做到准确 系 统 保持成套性 整体性 已破损的文件材料要经过修整 字迹 模糊或褪色的文件材料要附有复印件或作耐久性处理 5 各门类档案在移交纸质档案的同时必须移交电子档案 电子档案的归档实行 三套制 一套封存保管 一套查阅利用 一套异地保存 电子档案的归档可分两步进行 对实时进行的 归档先做逻辑归档 然后定期完成物理归档 五 档案移交 档案部门应检查归档文件是否齐全 完整 准确 系统 并 52 办理交接手续 双方签字各留一份 以备查考 归档的文件不符 合要求的 退回原部门重新整理和补充完善 第四章第四章 档案信息化建设档案信息化建设 第十条第十条 要树立 大效益观 档案信息化应与企业信息化建 设同步发展 按照 存量数字化 增量电子化 的工作思路 积极 利用信息网络技术 加强档案管理系统的建设力度 大力推进 传统档案的数字化加工 推动档案信息化建设由粗放式加工向 精细化加工转变 第十一条第十一条 要根据单位实际 安排专项资金用于档案信息化 建设 使用成熟稳定的档案管理软件 积极推动档案数字化建 设 采取必要的安全保密措施 保证工作质量 要大力加强电子 信息资源及信息化建设管理复合型人才培养 建设高素质档案 管理队伍 促进档案事业的发展 第五章第五章 电子档案管理电子档案管理 第十二条第十二条 电子档案归档 一 公司各信息系统生成的文本 图形 图像 数据等类型 电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定 音频 视频 多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和 需要确定 53 二 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合 归档条件的电子文件向档案管理部门移交 并按档案管理要求 的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上 三 电子档案的归档范围参照集团关于纸质文件材料归档 的有关规定执行 并应包括相应的背景信息和元数据 第十三条第十三条 公司各信息系统所形成的电子文件的元数据 背 景信息 以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件 一并归档 归档的电子文件数据格式应易于识读 迁移 第十四条第十四条 电子档案收集要求 一 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况 有查考 价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留 正式文件是 纸质的 如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作 则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留 否则可根据 实际条件或需要 确定是否保留 二 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时 应采 取严格的安全措施 保证电子文件不被非正常改动 同时应随 时对电子文件进行备份 存储于能够脱机保存的载体上 三 对在网络系统中处于流转状态 暂时无法确定其保管 责任的电子文件 应采取捕获措施 集中存储在符合安全要求 的电子文件暂存存储器中 以防散失 四 对用文字处理技术形成的文本电子文件 收集时应注 54 明文件存储格式 文字处理工具等 必要时同时保留文字处理 工具软件 文字型电子文件以 XML RTF TXT 为通用格式 五 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像 电子文件 收集时应将其转换成通用格式 如无法转换 则应将 相关软件一并收集 扫描型电子文件以 JPEG TIFF 为通用格式 六 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文 件 收集时应注明其软硬件环境和相关数据 七 对用视频或多媒体设备获得的文件以及超媒体链结技 术制作的文件 应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软 件 视频和多媒体电子文件以 MPEG AVI 为通用格式