面粉企业销售系统设计

久友面粉有限公司管理信息网络的组建 之 三 面粉销售管理系统的开发及应用 1 前言 随着面粉加工行业的无序扩张 导致生产能力严重过剩 市场竞 争日趋激烈 对于利润率很低的面粉企业 如果要在激烈的市场竞 争中立于不败之地 除了加强企业管理 降低生产成本之外 必须 加强销售和销售管理 因此 开发和应用销售管理系统 就显得尤 为重要 一方面可以实现销售过程中信息管理的现代化 使管理层 可以及时 准确地掌握销售过程中各个环节的具体情况 跟踪市场 需求变化 为管理层进行决策提供及时 准确的信息依据 另一方 面改变了传统手工操作方式速度慢 手续复杂 核算费时费力容易 发生错误的现象 可以有效地杜绝假单 假票 从而避免由于信息 的不准确 不及时可能造成的损失 2 系统硬件构成 a 运行 windows2000 操作系统的 PC 机一台 为 销售管理系统 提供运行平台 b 票据打印机一台 其主要作用是依据系统发票信息打印销售发 票 c 键盘仿真式 CCD 扫描仪一台 以备必要时对已经开出发票的真 伪进行鉴别 d 10M 100M 自适应网卡一块 为 销售管理系统 和局域网连通 提供接口 e 不间断 UPS 电源 为系统安全运行提供保障 3 系统软件的设计和应用 3 1 系统软件的组成图 3 2 系统功能模块的设计 3 2 1 发票管理 a 发票基本信息主要包括 客户姓名 地址或单位 执行价格标准 是否执行折扣款 结算方式 现金 欠条 交款单 购买品种 规 格 是否含添加剂 单价 数量 金额 包装数量 发票号 开票 日期 开票时间 时 分 秒 备注信息 操作员 收款人 金额 大写 其中客户姓名 结算方式 购买品种 规格 是否含添加剂 为选择项 数量为必填项 包装数量 发票号为自动生成后可修改 项 其它均为自动生成项 b 发票操作基本功能 增加条目 可在同一张发票增加 4 条不同品种的条目 如超过 4 条 系统自动报警且不予接收 删除条目 对于错误的条目进行删除 退出 退出发票操作 发票打印 可将发票信息通过票据打印机打印在由 5 层压感纸制成 的发票上 存根联 发票联 记账联 提货联 出门联 增加发票 系统将自动检测上一张发票是否执行完成 如完成则增 加一张新发票 发票查询 系统可根据任意关键字对数据库中的发票进行查询 欠款结算 对于非现金结算方式的发票 可在款项到位后 进行欠 款结算功能进行处理 c 发票的开具与防伪 普通发票 按照系统自动生成的发票号 填写发票基本信息后确认 无误 打印发票 增值税发票 由于增值税发票开具系统是由税务局统一下发的 本 系统无法与其数据连接 但为了保证销售管理系统数据的完整性 在开具增值税发票时 需先在填写发票信息前修改发票号为一串特 殊字符 这样系统在结算时会根据特殊的发票号作出相应的处理 然后根据此发票信息进行增值税发票的开具 发票的冲抵 由于退货或者发票开具错误等原因 需要进行发票冲 抵 此操作只需增加一张新的发票 在发票信息中填入与需要冲抵 的发票一样的内容 然后修改数量为负数 在填写完成后开始打印 发票时系统提示输入需要冲抵的发票号 进行发票内容稽核 如通 过则打印发票 同时对于产生折扣款的发票 返还折扣款金额到客 户的折扣款帐户 d 发票的防伪 签名防伪 收款人员须在发票上签上自己的姓名 发票才能生效 数字加密防伪 在打印发票时 系统根据金额 发票号 开票日期 开票时间等信息进行数学和逻辑运算 得出一张发票唯一对应的一 串加密字符 然后利用特殊字体打印在发票上 当提货人到达仓库 提货时 保管员可利用计算器和自己掌握的算法计算出加密字符内 容和发票上加密字符相比较 如相符便可通知发货 条码防伪 在打印发票时 系统根据加密字符生成条形码打印在发 票的左上角 对于当日未提货的发票 需进行条码扫描通过计算机 认证后 方可通知发货 3 2 2 账簿查询 a 现金销售台帐 可按任意时间段对品种的销售数量 销售金额 欠款情况进行统计查询 b 品种分类台帐 可按任意时间段对产品的品种 规格 是否含添 加剂进行分类汇总 通过此台帐 可以详细的观察到市场对产品结 构需求状况 c 客户分类台帐 可按任意时间段对每一个客户的销售业绩 销售 品种等信息进行统计查询 d 折扣款台帐 可对客户折扣款的计算和提取情况进行统计查询 3 2 3 结算操作 a 当日结算 工作结束后 从服务器数据库中提取当日数据进行统 计汇总 得出的数据和所收款项核对无误后 打印结算单后完成当 日结算 当日结算完成后 系统的开票功能即被锁定 本日内不能 再开具发票 以保证业务传递的准确性 b 折扣款计算 根据营销部下发的折扣通知书 可进行月 年折扣 款比例的设定和计算 3 2 4 信息维护 a 产品信息维护 管理人员通过产品信息维护模块可以对服务器上 的产品信息数据库中的产品名称 单价 单价设为 9 类 以适应不 同的客户 包装规格 折扣款提取比例进行维护操作 在产品价格 变动比较频繁时期 通过此功能可以快速 隐蔽的进行价格调整 避免了因调价信息外泄而造成的经济损失 堵塞了管理漏洞 b 客户信息维护 可以对客户的名称 地址 执行价格标准 是否 执行折扣 联系方式等信息进行管理和维护 3 2 5 系统维护管理 a 系统安全管理 可设定操作人员权限和密码 操作人员只有在系 统管理人员授权后才能进行相关操作 非系统用户无法进入系统 b 数据安全管理 系统在运行时自动和服务器进行数据交换备份 以免死机或供电问题丢失数据 也可对系统数据库进行修复和维护 操作 c 数据导出 可将系统的数据库转换成 EXCEL 通用格式 以适应不 同部门的业务需求 3 3 系统应用综述 a 操作员启动销售系统后 系统自动监测数据库是否完整 与网络 的连接是否畅通 并确定其可用性 如一切正常则输入口令进入系 统 b 在开票过程中 如遇到新的客户 则使用客户信息维护功能添加 新的客户 操作员选择客户名称和品种 规格后 系统自动与 SQL 服务器的产品信息数据库连接获取对应的价格信息 在输入购买数 量时系统自动与 SQL 服务器的库存数据库连接判断库存情况是否可 以满足购买 对于需要提取折扣款的客户 则增加 折扣款 条目 系统将根据销售数量按照规定从客户的折扣款帐户上提取相应的折 扣金额 选择结算方式后 进行发票打印 系统自动检测发票信息 是否完整 如正确则追加到 SQL 服务器销售信息数据库并在库存数 据库减去相对应的品种库存 c 发票打印完成后 操作员收取现金 在发票上加盖 销售专用章 并签写姓名后将发票联 提货联 出门联交付客户 客户所持提货 联经仓库管理员验证无误后 依据发票信息发货装车 客户在出门 时须将出门联交于门卫进行验货 d 当日工作结束后 操作员进行当日结算 系统提取 SQL 服务器销 售信息数据库的当日数据和本机上的当日销售数据进行核对 无误 后统计出当日销售情况 操作员核对无误后完成当日结算 系统自 动锁定开票功能 e 管理层可利用 管理支持系统 的销售情况统计查询模块通过局 域网对品种的销售数量 销售金额 欠款情况 市场对产品结构需 求状况 客户的销售业绩等信息进行统计查询 4 结束语 本系统是采用 vfp6 0 的可视化编程工具与 sql server7 0 强大的 数据库功能开发出功能强大的客户机 服务器结构的应用程序 在设 计过程中注重与企业的现行业务流程相结合 功能设置灵活 大大 提高了销售工作管理水平 堵塞了管理漏洞 自 2001 年使用以来 经过修改和完善 系统运行稳定可靠 取得了良好的经济效益和管 理效益 参考文献 1 Sharom Bjeletich Greg Mable 著 熊桂喜 蔡铁岭译 Microsoft SQL Server 7 0 开发指南 清华大学出版社 2000 2 Abraham