AC-0007关于酒店采购流程及巡价定价规定事宜

备忘录备忘录 MEMORANDUMMEMORANDUM 编号 编号 AC 0005AC 0005 1 物料采购流程图物料采购流程图 是 否 否 是 部门填报 请购单采购询价 标价后的 请购单 财务部审核预算 总经理审批 商务议价谈判 请购单批 准生效 确定供应商 议价报告 签订采购合同采购合同 或协议 总经理审批 订单执行 订购单 采购需求计划 备忘录备忘录 MEMORANDUMMEMORANDUM 编号 编号 AC 0005AC 0005 2 一 目的目的 合理执行采购计划 使之规范化 系统化 具有可操作性 避免随意性 使 采购活动依照一定的程序进行 便于进行品质控制 具有规范性 二 二 范围范围 此流程适用于酒店所有物资采购工作 三 职责职责 1 1 财务经理对本程序的有效性负责 1 2 采购人员执行本程序并对各相关部门的采购活动负责 1 3 采购活动完成以后 需要对供应商进行评价 使用部门反馈信息由采购备案 四 流程说明流程说明 1 定义 酒店物料用品包括办公用品 耗材 印刷品 清洁用品 客房低耗 品 布草 餐厨具 工程维修材料等 2 采购程序 1 申购 本地采购 酒店使用部门根据本部门工作需求及运作情况 提前三天向采购 提出采购申请并填写 购物申请单 后附详细的产品 技术及服务要求等资料 包括 推荐品牌及供应商名单等 如需提供样品 使用部门还应附上所购物资样品一同传至 采购部 对于酒店库房的库存物资 如办公用品 调辅料 印刷品 客房低耗品等 统一由库管员填写 补库申请单 申购补库 各使用部门无需再单独申购此类物资 异地采购 因酒店经营所需物资种类繁多 部份申购物资因规格 样式或技 术参数要求等因素的影响 在当地无法购买到满意产品 需从外地进行购买 此时 各相关使用部门在提出采购申请时 还应充分考虑到异地采购所需的采购周期 提前 提出采购申请 以确保所购物资能按时到货 满足经营的需要 订制产品或委托加工产品采购 因酒店部分物资 如印刷品 套有酒店标志 的客房用品及餐具等 或工程部需要对外寻求加工的工程零部件等 对方单位有一个 制作 加工周期 对于此类物资的申购 各部门也应充分考虑其制作 加工所需时间 提前提出采购申请 以确保正常经营的需要 2 采购询价 采购根据各部门填写的 购物申请单 完成市场询价工作 并填写在 购物申请单 上 备忘录备忘录 MEMORANDUMMEMORANDUM 编号 编号 AC 0005AC 0005 3 3 财务部审核预算 财务部对采购填定好市场价格的 购物申请单 进 行预算审核 提出费用支出意见 并报财务经理审签 4 总经理审批 财务部将审签完毕的 购物申请单 传总经理审批 同 意则交采购进行采买 或通知供应商制作 送货 不同意则退回到请购部门终止采购 注 以上为采购进行零星自行采买时的操作流程 如需更换供应商或与新供应注 以上为采购进行零星自行采买时的操作流程 如需更换供应商或与新供应 商签订长期供应合同的 还应进行以下步骤的操作 商签订长期供应合同的 还应进行以下步骤的操作 5 商务议价谈判 财务部将预算审签完毕的 购物申请单 交于采购人 员 由采购人员联系供应商 会同使用部门经理和财务部经理进行商务议价谈判 审 核供应商资质 产品质量 相关服务条款 确定最终供应价格后出具 议价报告 报 总经理 或上级领导 审批 确定供应商 6 签订采购合同 当供应商确定后 由采购部负责收集供应商相关资质 证明存档保管 并按照确认的供货价格和服务条款完成与供应商的采购合同 或协议 签订工作 7 总经理审批 采购将部门填定的 购物申请单 会同已签订的 采购 合同 一并传总经理审批 同意则按 申购单 之规定通知供应商送货 不同意则返 回到商务议价谈判阶段重新洽谈或按总经理指示办理 8 采购部根据生效的合同或协议执行采购前 合同须在财务部和仓库备 案 当货物送达酒店后 库管员应根据合同或订单按交货时间 数量 质量要求验收 货物 并开具入库单 使用部门按需在仓库领用 并将实用质量信息定期报送采购部 以便对供应商进行评估 3 培训 A 及时对本流程所涉及的相关人员做相应的培训及讲解 使其能够充分 了 解公司物料采购工作的运作程序 B 所有员工必须经过此流程及所涉及的内容进行培训后方可参与执行 4 更正行动 A 在执行物料用品采购流程的过程中 如果发现有不合理的方面 向采 购 备忘录备忘录 MEMORANDUMMEMORANDUM 编号 编号 AC 0005AC 0005 4 部提出修改意见 由采购部收集 整理 备案 B 每半年采购部对收集的意见进行汇总 酌情进行进行更正 提交财务 经 理审核 备忘录备忘录 MEMORANDUMMEMORANDUM 编号 编号 AC 0005AC 0005 5 原材料 鲜活产品 采购流程图原材料 鲜活产品 采购流程图 否 退货 是 否 是 原料 配 料清单 确定价格执行单 三方确认 的价目表 及标准 财务部审核 总经理审批 有效的价 格执行单 厨房提供日需求 主管签字 日下料单 交由采购叫货 原材料采 购订单 厨师 库管 验收货 库管办理入出库 或直拨 原料入 出库单 入厨房自备库 确定供应商 每月两次 厨师 采购员 财务联合 市场采价 厨房提供配料表 每月一到两次 厨 师 采购员 财务 联合市场采价 备忘录备忘录 MEMORANDUMMEMORANDUM 编号 编号 AC 0005AC 0005 6 一 一 目的目的 为适应厨房用料多样 多变 存放期短 无明确质量标准的特性 合理执行厨 房原辅料采购及入库验收工作 以可操作性为主 严格控制食品质量 特制定此程 序 二 二 范围范围 此流程适用于酒店所有厨房加工原辅料采购工作 三 三 职责职责 a 财务经理对本程序的有效性负责 b 采购人员对采购活动负责 厨师长和库管员对货物验收活动负责 c 采购人员 厨房人员 验收库管员执行本程序 四 四 流程说明流程说明 1 定义 厨房原辅料是指所有餐厅厨房需要外购的加工原辅料 如生鲜 蔬 菜 水果 干菜 酱料等 2 采购程序 1 从大型餐饮配套的原料供应商中选择 2 到 3 家 通过试运行方式 由厨房 和采购部综合考评 从中选定一家供应商 以供应商资料卡的形式记录考评和审批意 见 正常情况下每年对供应商评估一次 2 厨房每月 20 日前向采购部提供更新的配料表 如不按时提供 采购部将 默认沿用上月的配料表 3 采购部根据厨房提供的配料表 在每月 8 日组织采购 厨房 财务三方联 合去市场采价 确定或调整采购价格及验收标准 并由三方负责人签字确认 另外 每月还将进行三次对市场鲜活产品的采 定价工作 每 10 天一次 编制 餐料或鲜 活产品定价表 报财务经理 厨师长 餐饮总监及总经理审批 4 总经理审批合格后 按该期定价进行操作 分发厨房 库管员 采购各一 份 在定价期内所有产品价格不得变动 如不合格 则退回采购重新进行价格修订 5 厨房每日营业结束后将第二天所需的鲜活产品填写在 第日市场采购单 备忘录备忘录 MEMORANDUMMEMORANDUM 编号 编号 AC 0005AC 0005 7 上 请主管签字确认并通知采购领取 采购根据厨房填写的采购单通知相应供应商备 货 并于次日规定时间内送到酒店验收处 6 对于库房库存的原材料 如部分餐料 酒水 小食品等 由库管员填写 补库申请单 进行补库 厨房和各使用部门不需填写 第日市场采购单 或 采购 申请单 可直接填写 物资领用单 到库房领取 7 由于厨房原因需要供应商二次送货时 厨房需向采购部提报紧急采购申请 对于不合理的申请 采购有权拒绝当日执行 8 供应商将货送到酒店指定区域 验收库管员和厨师长同时验收 原则上库 管负责数量 重量 核实 使用部门负责原材料质量确认 验收合格后库管办理入 出库手续 鲜活产品办理直拨手续 验收过程中发生纠纷时 由财务部经理出面裁决 9 对于进入总仓库的原材料 如部分餐料 酒水 小食品等 库管员办理完 入库手续后搬运至总仓库指定位置存放 对于进入厨房自备库的鲜活产品 库管员在 办理完直拨手续后 由厨房搬运至厨房自备库指定位置存放 10 厨房有责任在加工过程中随时发现问题 并将意见及时反馈 由采购部负 责向供应商投诉或索赔 11 采购部根据对供应商的评估意见 按财务制度负责向供应商结算 财务部 负责监督 3 培训 A 及时对本流程所涉及的相关人员做相应的培训及讲解 使其能够充分 了 解公司物料采购工作的运作程序 B 所有员工必须经过此流程及所涉及的内容进行培训后方可参与执行 4 更正行动 A 在执行物料用品采购流程的过程中 如果发现有不合理的方面 向采 购 部提出修改意见 由采购收集 整理 备案 B 每半年采购对收集的修改意见进行汇总 酌情进行更正行动 提交财 备忘录备忘录 MEMORANDUMMEMORANDUM 编号 编号 AC 0005AC 0005 8 务 经理审核 紧急采购流程图紧急采购流程图 为保证营运工作的的正常进行 简化审批手续 对紧急需要的零星物资采购执行以 下制度和流程 一 一 条件 条件 对紧急需要的零星物资采购必须同时具备三个条件 a 紧急需要 b 不经常采购的临时性零星物资 c 价值在人民币 500 元以下 二 二 流程说明 流程说明 1 部门需要紧急的临时性物资 经部门经理同意后即可先通知采购人员实施采 购 在采购采买的同时 使用部门立即填写 购物申请单 并注明 紧急 字样 请 部门经理签字 2 使用部门将部门经理签字后的 购物申请单 传至财务部请财务经理审批 3 将财务经理审批后的 购物申请单 传至库房验收人员处 库房验收人员在 部门经理通知