社会保险业务档案管理制度(最新)

业务档案统计制度 1 业务档案统计包括业务档案管理基本情况 业务档案数 量 利用 利用效果等 2 建立业务档案统计台账 包括业务档案数量统计台账 借 调 阅统计台账 保管状况统计台账 鉴定销毁情况统计台 账等 3 认真做好业务档案原始记录 如业务档案业务活动记录 利用效果记录 库房温湿度记录 档案交接记录 鉴定销毁记录 等 4 各类业务档案的进出 销毁必须统计清楚 如实反映 5 平时注意填报积累 年终进行汇总 认真填报年报统计 表 业务档案管理制度业务档案管理制度 1 及时将档案工作纳入本局工作计划 纳入业务档案管理 部门和有关人员的职责范围 2 立卷工作由各业务部门独立完成 业务档案管理部门负 责对业务经办部门实行业务指导 检查和监督 努力实现各类业 务档案的标准化和规范化 3 业务档案管理部门对接收的业务档案进行科学的分类 编目 登记 统计和必要的加工整理 并根据上级规定及时确定 利用与交流的范围 4 建立健全档案验收制度 对科研成果鉴定 设备开箱 安装等工作 档案管理部门应派人参加 并对全部档案进行验收 5 不断研究和改进业务档案的保护技术 延长档案的寿命 对已经破损和字迹褪色的以及圆珠笔书写的重要档案应及时修复 或复制 6 审慎鉴定剔除的业务档案 对到期剔除的档案必须造具 清册 经业务档案管理部门鉴定并报局分管领导批准 销毁时要 指定监督人 防止失密 7 凡是单位或部门撤消或变动以及建筑物 构筑物 设备 仪器等 转移利用关系时 其档案要妥善整理 并经领导批准后 办理相关手续 业务档案保管制度业务档案保管制度 1 业务档案保管应贯彻 以防为主 防治结合 的原则 按照业务档案保管 九防 的要求 健全业务档案管理工作的必 要措施 2 业务档案人员调阅 搬运业务档案资料要轻拿轻放 严 防人为损坏 3 业务档案人员应定期检查业务档案保管情况 对破损档 案及时采取相应补救措施 4 严格做好业务档案的收进 移出 利用等日常的登记 统计工作 做到账物相符 有据可查 5 不断完善业务档案管理方法和保护技术 充分利用计算 机技术实施管理 提高保管 服务质量和效率 5 严格遵守 档案法 保密法 做好业务档案的保卫 保密工作 杜绝泄密和散失事件发生 业务档案工作分管领导职责业务档案工作分管领导职责 1 加强对业务档案工作领导 把业务档案管理工作纳入本 单位整体工作发展规划 列入议事日程 对本单位业务档案管理 工作负领导责任 2 认真学习 中华人民共和国档案法 社会保险业务档 案管理规定 试行 以及上级业务档案管理部门各项规定 并 组织执行 3 积极宣传档案法律法规和业务档案工作的重要性 确保 业务档案管理工作在各项管理中的重要地位和作用得以发挥 4 定期检查各项业务档案管理制度的落实情况 听取有关 人员的汇报 及时解决业务档案管理工作中存在的问题 5 监督本单位各业务部门业务资料的收集 整理 立卷和 归档工作 6 加强业务档案工作人员思想政治学习和业务培训 提高 业务档案工作人员素质 增强业务档案工作人员管理意识 切实 抓好业务档案管理工作 7 对在业务档案管理工作中做出显著成绩的人员给予奖励 对违反业务档案管理法律 法规和制度的人员给予处罚 专职业务档案人员岗位职责专职业务档案人员岗位职责 1 认真贯彻执行 中华人民共和国档案法 社会保险业 务档案管理规定 试行 及上级有关业务档案管理工作的规章 制度 2 热爱本职工作 责任感和事业心强 努力学习业务档案 管理的基础理论和业务知识 积极参加有关培训 交流活动 不 断提高管理水平 3 负责业务材料的收集 整理 接收 保管 复制 借阅 等工作 对业务档案资料进行分类 编目 登记 4 熟悉和掌握本部门业务档案种类 内容 重要程序和完 整准确程度 对库存业务档案定期检查 清理 调整和统计 做 到账物相符 5 根据需要编制各种检索工具及参考资料 积极提供利用 及时填写利用效果登记簿 满足各方面利用的需要 6 协助兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料 积累 立卷 归档 修改和补充工作 7 对到期的业务档案提请进行鉴定 对已超出保管期限的 档案 提出具体销毁处理意见 8 严格执行保密规定 非经领导批准 不得扩大业务档案 的利用范围 不得擅自销毁业务档案材料 认真做好业务档案库 区 办公区 查阅区的安全保卫工作 9 加强对业务档案库房的管理 严格执行 九防 措施 发现问题及时向领导汇报 并妥善解决 确保业务档案的完整与 安全 业务档案管理人员工作守则业务档案管理人员工作守则 1 严守党和国家机密 严禁在业务档案管理工作中失密 泄密 2 热爱本职工作 忠于职守 刻苦钻研 不断提高业务和 工作能力 3 按归档范围要求认真开展业务档案资料的收集 整理 分类 立卷 保管 利用工作 4 严格执行归档制度 履行移交手续 对归档和保管的案 卷做好目录 索引的编写 编排工作 5 认真做好业务档案的鉴定 销毁工作 严格履行鉴定制度 和销毁手续 业务档案接收制度业务档案接收制度 1 档案收集应贯彻 谁经办 经收集 和 以业务终结岗 位为归档责任人 的原则 由各业务部门兼职档案人员按照各类 社会保险档案规定的归档范围 随时将分散在本业务部门各岗位 人员手中已办结的文件或业务材料 财务报表 凭证等各种形式 和载体的社会保险文件资料收集齐全 并分类存放 及时立卷归 档 2 在业务档案收集过程中 要保持文件资料相互联系 衔 接有序 内容完整 真实有效 必须核对数量是否正确 报表 凭证不得缺少 字迹 印章清晰 文件资料的正文 附件 正本 副本应齐全 3 符合质量要求的文件资料予以接收 并严格履行签字手 续 确保账物相符 不符合质量要求的 退回文件资料形成业务 经办部门 限期整改 业务档案整理制度业务档案整理制度 1 业务档案管理部门工作人员按月接收各业务部门移交的 业务档案并进行整理分类 逐卷编写案卷号 填写案卷目录 2 在业务档案整理过程中必须坚持 分类准确 编排有序 目录清楚 装订整齐 的原则 使每卷业务档案达到完全 真实 整洁 实用的要求 3 文件资料破损时应予以修复 复制 确保纸型规格一致 用褪变材料书写的应予以复制 按顺序打印三位数文件页码 不 得出现重码 空码 过码 3 整理完毕的案卷要及时分类装入案卷盒 填写案卷盒的 目录号 业务档案形成年度 起止卷号 4 建立计算机目录索引 按照格式标准打印各类业务档案 的封皮 卷内目录 备考表等 根据实际需要 通过扫描 数码 拍摄和音视频转换等技术对档案进行处理 形成的电子文件应进 行实时逻辑归档和每年度的物理归档 5 整理后的业务档案 应认真核查案卷质量 项目齐全 准确无误的案卷按年度和类别排序后 严格执行业务档案入库步 骤及程序 严禁错误发生 造成查询不便 影响正常查档工作 业务档案利用制度业务档案利用制度 1 本单位工作人员因工作需要利用其业务范围的档案 可 直接到业务档案管理部门查阅 2 本单位工作人员因工作需要查阅非隶属业务范围内的档 案 需经业务档案管理部门同意并报经局分管领导批准后 方可 查阅 3 本单位工作人员因公查阅本单位业务档案 必须持有本 单位介绍信 注明查阅档案性质 目的 范围 时间 经业务档 案管理部门同意并报经局分管领导批准后 方可查阅 4 利用业务档案的人员 只准在业务档案阅览室阅览 查 阅业务档案只限于所查范围 不得翻阅无关内容 不得随意带出 如因特殊需要 需借出非保密业务档案 须经业务档案管理部门 同意并报经分管领导批准 办理借出手续后 方可借出 借出期 限最长为三天 必须按期归还 5 需借出利用的业务档案必须有专人保管 不得丢失 涂 改 抽页 折拆 划线 圈注 翻印和转借他人 违者按 档案 法 第二十四条规定处理 期间停止借阅业务档案 6 任何个人不得查阅或借用本人及亲属 包括父母 配偶 子女 兄弟 姐妹等 的档案 7 利用业务档案的人员 需要摘抄 照相 复制档案的 必须经业务档案管理部门同意并报经局分管领导批准 摘抄件 复制件经工作人员审核无误 加盖 经核实与原件相符 的业务 档案证明专用印章 可与原业务档案同效 8 利用档案人员如离开本单位时间较长 调离或退休时 应将所借业务档案全部归还 经业务档案管理部门领导签字后 人事部门方可办理相关手续 9 凡遇节假日特殊情况 业务档案管理部门收回借出业务 档案 以利安全保密 10 利用业务档案人员必须认真填写 档案查借阅申请单 办理借阅登记手续 借阅归还时应当面点收 办理注销手续 并 填写 档案利用效果登记表 任何人不得例外 本制度也适合各种资料借阅 业务档案工作保密制度业务档案工作保密制度 1 严格贯彻执行 中华人民共和国保密法 及有关保密工 作规定 维护业务档案资料的真实 安全 完整 2 加强业务档案日常管理 定期进行检查 防止因工作疏 忽或管理不善而造成丢失 泄密现象发生 3 严禁擅自带无关人员进入业务档案库房 不得与他人谈 论业务档案内容 不准将业务档案携带至公共场所 不得擅自复 印 转借业务档案资料 4 外来人员借阅涉密级的业务档案 须经业务档案管理部 门同意并报经分管领导批准后 方可办理调阅手续 并严格进行 登记 5 因玩忽职守造成业务档案损失 泄密的 将根据 社会 保险业务档案管理规定 试行 以及有关保密工作规定处理 业务档案安全保卫制度业务档案安全保卫制度 1 非本部门工作人员 未经批准 一律不得进入业务档案 库房 2 业务档案库房内禁止吸烟 各种易燃 易爆物品和食品 严禁进入 3 零散文件材料和杂物一律不得存放 杜绝昆虫危害业务 档案 4 进库的业务档案 资料必须认真检查 不符合保管要求 的一律不得入库 5 工作人员离开办公室应随手熄灯 关门 下班时必须关 闭门窗 切断各种电源 6 业务档案库房钥匙由管理人员专人保管 钥匙严禁借给 他人使用 7 工作人员必须学会使用消防器材 管理人员对消防器材 每年检查两次 并按要求及时调换更新 8 对安全保卫工作进行定期检查 发现问题及时汇报并采 取果断措施 业务档案管理巡视检查制度 1 对办公室 库房等场所要指定专人进行定期巡查 巡查 内容要建档登记 发现隐患立即采取措施 2 巡查工作要做到有计划 有步骤地进行 重点要害部位 的检查每周不少于两次 其他部位的检查每月一次 季度 半年 和年终进行全面检查 3 建立巡查记录登记簿 巡查完毕后 安全检查人员要认 真填写检查记录 并签名 4 对检查中发现的安全隐患 要及时处理 一时难以处理 的 应书面报告本部门和有关部门 并落实防范措施 防止事故 的发生 5 安全巡查的内容包括 1 各种安全防范措施 制度的落实情况 安全隐患的 整改情况 2 安全设施 器材是否完好 有效 3 业务档案库房是否符合 九防 的要求 4 其他需要检查的内容 兼职业务档案员工作职责兼职业务档案员工作职责 1 认真学习 中华人民共和国档案法 社会保险业务档 案管理规定 试行 了解 掌握有关贯彻业务档案工作的专业 知识 增强贯彻执行相关法律 法规的自觉性 2 负责收集本业务部门列入归档范围的文件材料 保管暂 存的上级来文 对文件材料按时整理 立卷并移交业务档案管理 部门归档 做好本部门的资料管理工作 在业务上接受业务档案 管理部门的指导 3 保证各种不同载体业务档案的完整齐全 对本业务部门 在工作中形成的 照片 录音 录像 档案 及时移交业务档案 管理部门统一保管 4 遵守业务档案管理制度 严守党和国家机密 检查 监 督本部门做好业务档案工作 确保业务档案资料万无一失 业务档案鉴定制度业务档案鉴定制度 1 应成立业务档案鉴定工作领导小组 负责对已到保管期 限的业务档案逐卷进行鉴定 审核 销毁工作 2 具有保存价值的业务档案材料要重新组卷保存 确已失 去保存价值的业务档案材料 要编造清册 提出销毁报告 经业 务档案鉴定工作领导小组审核批准后 方可进行销毁 3 销毁业务档案应造具销毁清册 并在销毁清册上注明 已销毁 字样和销毁日期 监督人要签字盖章 以示负责 4 非经业务档案鉴定工作领导小组审核批准 严禁销毁任 何档案资料 档案设施设备使用管理制度档案设施设备使用管理制度 1 业务档案管理部门设备包括计算机 扫描仪 打印机 刻录机等办公自动化技术设备及其它配套设备等 2 以上各类设施设备均属本单位固定资产 由本单位办公 室登记入账 由业务档案管理部门建立设备档案 由专人负责 统一登记管理使用 3 业务档案管理部门各类设备的使用应遵循 科学使用 正常运行 安全保密 专人管理 责任到人 的原则 4 专管人员要严格责任制 对涉及业务档案 九防 的技 术设备 必须按照技术使用说明书要求 熟练操作 严禁违规操 作 避免误操作 5 建立设备运行 管理登记 定期记录重要设备运行情况 及时调整处理设备运行故障 及时报告设备运行重大安全隐患 不得带故障运行 6 业务档案管理部门设备的维修由本部门提出意见 报本 单位办公室批准 并负责维护维修联系及现场跟踪服务 报告维 修处理情况 7 未经授权批准 不得私拆 安装设备部件 不得改变设 备用途 未经批准 不得私自外借设备 8 为严防各种 病毒 对计算机的侵入和破坏 要严格 U 盘 移动存储设备的使用管理 严禁运行未经 病毒 处理的 U 盘和移动存储设备 更不得运行游戏软件 9 需淘汰 报废的技术设备及配件 由管理人员提出申请 业务档案管理部门统一收回处理 业务档案管理部门工作职责业务档案管理部门工作职责 1 认真学习国家和自治区有关业务档案管理的法律 法规 和相关政策 并组织实施 2 制定业务档案管理规范 标准和办法 并负责组织实施 同时负责对本单位各部门兼职档案人员的考评工作 3 制定业务档案的收集 整理 统计 保管 利用等基础 管理制度 4 组织开展业务档案监督检查 培训和查询服务工作 5 负责业务档案管理部门的日常管理工作 严格按照 九 防 的要求 保证业务档案库房的安全和卫生 6 负责对业务档案管理工作实行监督指导 7 完成领导交办的其他各项工作任务 业务档案借阅制度业务档案借阅制度 1 本单位各业务部门借阅业务档案 须办理借阅手续 借 阅不属于本部门业务范围的 但确因工作需要的 须经业务档案 管理部门同意后方可借阅 2 借阅业务档案机密卷须经业务部门领导同意和业务档案 管理部门批准后 并限在业务档案阅览室阅看 3 非本单位人员借阅业务档案 须持本单位写明借阅业务 档案内容的正式介绍信 经业务档案管理部门批准后方可查阅 4 业务档案不得转借 不得携带业务档案出入公共场所和 探亲访友 节假日前 借出的业务档案一律归还业务档案管理部 门 5 借阅业务档案 原则上不得带出档案阅览室 如确因工 作需要的 须经业务档案管理部门同意并报分管领导批准后 方 可借出 归还时间不得超过 3 日 6 查档人员不得随意涂改 圈点 勾画 加注 更不得撕 毁 抽页 7 未经业务档案管理部门同意 查档者不得私自摘抄 复 制 业务档案库房管理