酒店用品采购操作办法流程表格

第 1 页共 22 页 相关流程表格式 酒店 酒店用品招标计划审批单 项目公司名称项目概况总建筑面积 多少套房等 商务部根据酒管团队提出的采购计划完成招标计划编制并发起会签流程 招标计划见下面表格或详 见附件 一旦会签完毕 则各相关部门遵照执行 商务部专业工程师 日期 商务部经理 日期 商务部总监 日期 酒管团队会签 负责采购专人 日期 酒管总经理 日期 酒店事业部会签 酒店事业部总监 日期 注 本表格在酒管团队总经理开发计划定稿并经领导批准后 由酒店事业部总监牵头各相关部门配合进行编制 第 2 页共 22 页 酒店 招标文件技术要求填报单 酒店用品 项目公司名称 填报日期 1 采购内容 品种 数量 2 功能 质量要求 3 材质 规格型号 技术参数 形状 颜色 外观效果 工艺标准 包装 如需须印制 LOGO 的 LOGO 的图纸或照片 设置位置 颜色 大小等要求 4 提供招标图纸 如有 如需中标单位深化图纸的 提出相关要求 5 提供原版样品 彩图 并提出投标单位送样要求 涉及到外观效果或分层构造比较复杂 特殊的需要投标单位送样的 明确投标单位送样材料种类 展板要求 规格等 如须现 招标 场做实样的同时列明相关要求 文件 6 品牌档次 产地要求 如有 技术 7 供货期要求 如要求分批到货的 须写明分几批次及每批次到货数量 如需供应商负责 条款 摆放到位的 须写明现场摆放完成时间 8 验收标准 9 双方权利义务 10 售后服务或保修期及质保内容要求 11 违约责任和处罚措施 12 其他招标技术要求 注 本表格不够填写的 后面可另附具体文本资料 内容 商务部专业工程师发起流程 or 酒管团队指定专人直接填报 酒管总经理 日期 酒店事业部总监 日期 注 1 在计划完成招标文件整合五个工作日之前 或根据领导要求 酒管团队指定专人就技术 图纸 物品具 体要求 供货期等问题内部统一意见后填写此表格 并将经确认的招标图纸 图片 原版样品及其他相关 技术文件作为本流程附件 完成会签后提供给商务部 以便商务部及时完成招标文件的整合 2 一张表单写不下的 请在表单后另附文本资料 第 3 页共 22 页 酒店 酒店用品招标文件审批会签单 项目公司名称酒店用品名称 招标文件名称招标文件编号 招标方式拟发标日期 招标文件主要内容 摘要 采购物品名称 和内容 供货期 付 款方式等 经办人 商务部专业工程师 商务部经理 日期 商务部总监 日期 酒管团队指定专人 日期 酒管总经理意见 日期 内部审批意见 相关部门同 时流转 酒店事业部总监意见 日期 定稿后转成 PDF 文档 商务部助理 内部意见全部沟通确认完毕 招标文件定稿并完成会 签后 由商务部助理清稿 转成 PDF 格式文档 盖章发放酒店事业部秘书 酒店事业部秘书负责下载 打印招标文件并完成盖章 手续后发放给签约对方 并送交一份原件给商务部存档 上传最终盖 章发出文本 酒店事业部秘书 盖章后 项目工程部资料员负责将盖章后招标文件扫 描件上传到网上 注 1 商务部整合完成招标文件初稿后 同时交由酒管团队 酒店事业部审核 第 4 页共 22 页 酒店 投标单位审批表 酒店用品 项目公司名称 申请日期 投标保证金金额 投标单位名称资质同类业绩联系人联系方式 考察结果 详见考 察报告 推荐部 门 人员 附件 1 资质等资料审核表及附件 2 考察报告 如有 商务部 商务部专业工程师 商务部经理 商务 部总监 酒管团队指定专人 酒管总经理 酒店事业部总监 董事长 注 各部门和人员推荐的投标单位信息 包括单位全称 资质 营业执照 同类工程业绩 联系人 联系方式等 统一提前报给商务部 由商务部负责汇总后交由酒管团队进行资格预审并组织考察 商务部根据预审和考察 结果编制本表格报领导审批 第 5 页共 22 页 被考察单位名称 考 察 得 分 情 况 评委 1 评委 2 评委 3 平均得分 考察结论 可用 不可用 考察情况记录 一 考察日期 二 考察人员 三 考察基本情况介绍 1 单位 1 考察了该投标单位的公司 酒店 加工厂 1 1 公司位于 是否正规 规模 组织构架是否齐全 是否得过相关奖励或处罚 是否有 同类酒店供货业绩等 1 2 考察酒店名称 档次 位于 何时完成供货 应是近三年内完工同类酒店 是否有合同为证 与拟招标项相似性 业主评价 现场总体情况 质量情况 外观效果 存在问题 和瑕疵或做的较好之处等 1 3 考察加工厂位于 规模 生产加工能力 生产线 设备情况 生产管理 劳动力等 原料来源 供货渠道 运输方式和路线 售后服务体系等情况如何 综上所述 该投标单位资质合格 规模 考察酒店供货情况 加工厂情况 对我司 拟招标项是否感兴趣 是否适合供货等 2 单位 2 内容同上 应根据拟招标项的性质 进行有针对性的考察 每一项内容需附有照片和文字说明 照片需能 为文字说明提供佐证 附件 1 各评委投标单位考察评分表 商务部 日期 酒管团队 日期 酒店事业部日期 项目公司名称 酒店 投标单位考察报告 酒店用品 备注 考察需求由酒管团队提出 商务部牵头组织和安排 酒管团队 酒店事业部一起参加 考察完毕后三个工作 日内由商务部专业工程师汇总各考察人员的意见后填写此表格 并附上工厂 酒店考察的实照 照片下配相关 文字说明 参与考察人员会签后作为审定被考察单位是否具有投标资格及定标依据之一 第 6 页共 22 页 酒店 投标单位考察评分表 酒店用品 供应商名称 全称 酒店用品名称 考察部门 考察人 部门 考察时间 20 年 月 日 评分标准评分结果 评分内 容 评分项 目 满分 分值 满分标准扣分标准 扣分 分值 对评分项 目的说明 考察 结果 该项 得分 得分 小计 历史2成立时间 5 年以上5 年以内每短一年0 4 管理3组织架构齐全 分工明确酌情扣分1 3 企业基本 条件 15 业绩10有三个以上同类酒店供货经验三个以内每少一个3 厂容管 理 3 总体占地面积符合生产 办公 仓储 运 输中转需要 工厂管理规范 安全措施到 位 材料设备推放布置整齐 有序 条理 清楚 不满足生产 办公 仓储 运输中转需 要 工厂管理规范 安全措施缺失 材 料设备推放布置紊乱 1 1 1 1 1 1 累计扣分 最多扣 3 3 生产线较丰富 产值稳定 单位时间生产 能力在各考察单位中排名第一 其他单位根据排名依次扣减 1 3 每落后一 名扣 1生产规 模 3 工厂开工率较高 且能够满足我司的排产 加工 酌情扣分 1 3 设备 情况 2 主要设备相对先进 机械化程度较高 且 服役时间在 5 年以内 设备先进性不足 平均服役时间超过 5 年 设备机械化程度不高 1 1 1 累计扣分 最多扣 2 体制 2 拥有对生产资料的完全支配权 生产资料全部租赁 房地产租赁 主 要设备自有 房地产租赁 主要设备 部分自有 1 1 1 累计扣分 最多扣 2 分 原材料性能 4 原材料采用知名厂家产品 渠道稳定 质 量可靠 库存与介绍相符 原材料采用小厂家产品但质量能够 满足要求 库存原材料厂家 质量不 一 堆放混乱 原材料质量无可靠保 障 不满足我方要求 1 3 中止 考察 产品性能 15性能优异 高于市场同类产品 性能与同类产品比无明显优势 性能 低于市场同类产品但能满足我方需 求 性能不满足我方需求 3 8 中 止考察 产品运输 4 交通条件较便利 包装合理 与我司拟建 项目距离较近 能满足项目赶工要求 酌情扣分 1 4 生产加工 能力 40 人员情况 4 稳定技术人员 熟练工人 一般工人数量 满足稳定供货需要 酌情扣分 1 4 业主评价5业主或协作方评价较好业主或协作方评价一般 较差2 终止考察 考察项目相 似性 5 考察项目与我同司项目的相似度在 80 以上 酌情扣分 1 5同类酒店 供货情况 40 质量效果 30产品质量 效果良好 质量效果一般 有瑕疵 影响使用 5 10 10 20 30 累计扣分 最多扣 20 分 合作意向 5 5 认可合作方式 有很强的合作愿望 合作意识一般 合作与否无所谓 不 期待合作或不合作 2 4 中止考察 合作情况 5 与我司有过合作经历且合作较好 与我司合作良好 A 类 合作情况 合格 B 类 合作情况较差 C 类 5 3 终止考 察 按情况加 分 业内 口碑 5 被媒体曝光情况 被建设主管部门处罚酌情扣分 1 5 补充项目 社会信誉5在业内得过国家级或省级相关工程奖项酌情加分1 5 最终得分 说明 1 不适合的评分项目可不评价 该项分值并入同大项内评分 除明确说明外 有多个扣分点时按应扣分最高项目扣分 第 7 页共 22 页 项目公司名称 酒店 开标 二次开标情况汇总表 酒店用品 投标单位数量 回标单位数量 回标日期和时间 开标日期和时间 序号投标单位名称单位 A单位 B单位 C单位 D单位 E 1 总价 万元 1 1 分项 1 2 分项 2 税率 税金 3 税前造价 万元 4 供货期 日历天 4 1 分项 4 2 分项 5 保修期 年 6 故障响应 时间 h 7 主材 设备 选用情况及样品初 审结果 8 付款方式 9 未响应招标文 件情况 10 合理化建议 服务与 承诺 开标人会签 备注 开标情况汇总表签字后扫描件邮件发一份给酒管团队 酒店事业部及招标 领导小组 说明 1 开标时须由商务部组织酒管团队 酒店事业部成员至少三人参加 第 8 页共 22 页 酒店 询标记录表 酒店用品 项目公司名称酒店用品名称 询标时间询标地点 投标单位 招标单位参加询标人员 投标单位参加询标人员 询标内容简要记录 序号询标内容承诺内容 关于技术 图纸 样品相关内容 关于货品功能 外观 品牌档次等 关于供货期 质量 现场摆放等相关内容 关于工程量清单 价格组成 报价错漏等 相关内容 关于付款 违约等内容 投标单位需澄清内容 合理化建议及承诺 关于二次报价补充要求 资料 二次回标 内容 日期要求等 招标人会签 投标人签署 我司确认上述询标纪要内容 填表说明 本表由商务部人员根据询标会议内容填写 并由投标单位当场签署认可 第 9 页共 22 页 酒店 技术评分对比表 酒店用品 项目公司名称 评审情况 1 号投标单位2 号投标单位3 号投标单位4 号投标单位 备注 序 号 项目内容 得分 得分说明 得分 得分说明 得分 得分说明 得分得分说明 1 供货能力及近三年 同类业绩 10 分 2 样品质量及大货质 量保证措施 35 分 3 供货期保证措施 15 分 4 品牌档次 性能 10 分 5 价格优势及其他商 务条件 10 分 6 服务 维保 10 分 7 其他招标要求响应 情况 10 分 合计评分 评委签名 日期 填表说明 本表由酒管团队打分 打分后交由商务部汇总 第 10 页共 22 页 宁海安岚酒店 专业评审及中标单位推荐表 招标酒店用品名称 酒店保安外包 评审对象 宁波市大公保安服务有限公司 专业评审意见 各投标单位合并对比评审 作为评分表的补充文字说明 如 1 技术标书的编制质量 对招标文件的响应程度 主要的技术措施合理性等内容 2 生产供货能力及近三年同类业绩等 3 样品质量及大货质量保证措施等 4 供货期保证措施 可靠度等 5 品牌档次 性能等 6 价格优势及其他商务条件等 7 服务维保情况等 推荐首选中标单位 宁波市大公保安服务有限公司 推荐理由 1 公司资质齐全 符合保安外包条件 2 酒店当地派出所推荐 宁海本地保安服务公司 和当地公安 消防等政府职能部门关 系密切 便于开展工作 3 保安年龄 身高 文化程度等个人综合素质能满足酒店用人标准 4 外包保安人员保险种类齐全 安保人员持有保安上岗证书 5 能满足外包人数 10 人 每天 8 人次上班 两班倒 每班 4 人次 工作时长 12 小 时的工作量需求 6 在满足上班人数要求和 12 小时工作制的条件下性价比较高 酒管团队指定专人 日期 酒管总经理 日期 说明 酒管团队须在二次开评标后三天内 根据首轮和二次评标 询标 样品情况 对各投标单位发表专业 评审意见 推荐中标单位 技术评审及单位推荐意见必须明确 不得出现含糊 第 11 页共 22 页 酒店 酒店用品供应商评价表 一 供货情况评价 酒管团队 酒店用品 项目公司名称 供应商名称 供货日期 评价部门评价内容 权重 分值备注 评分的文字说明 一 质量 50 其中 1 货品质量 含性能 外观 是否满足使用 要求等 40 2 技术资料质量 10 二 供货期 进度 25 酒管团队 其中 1 供货期 进度满足合同约定或超前 25 三 配合服务情况 15 其中 1 沟通 协调 处理事情的态度和能力 3 2 对甲方指令的反应 执行速度 执行的情况 3 3 其他合同履行情况 9 四 诚信度 10 综合评分 酒管团队指定专 评价人会签 酒管总经理 酒店事业部 注 1 每个酒店酒店用品全部送货完毕 酒店试营业后三个月内 由酒管团队编制本表格 就上表所述内容给供 货商打分 对其进行总结评价 2 评价采用百分制评分 最终得分在 85 100 分的 含 85 分 列为 A 类单位 可作为长期合作伙伴 同等 条件下有优先中标权 或在特殊情况下可直接委托 最终得分在 70 85 分的 含 70 分 列为 B 类单位 可作为同类工程竞标单位 最终得分在 70 分以下的 列为 C 类单位 除特殊情况外不得参与锦和公司下属 任何项目 3 内部参考文件 禁止外传 对外无效 第 12 页共 22 页 酒店 酒店用品供应商评价表 二 售后服务情况评价 酒店用品 项目公司名称 供应商名称供货日期 评价部门评价内容分值备注说明 质量优劣 返修情况 15 是否符合使用要求 10 是否能主动对交付后的货品质量问题 使用问 题进行回访和例行检查服务 10 售后服务是否到位 接到报修电话后是否能在 合同约定的响应时间内赶到现场 15 对质量问题的处理速度和处理质量 15 对于验收时未发现的质量问题是否愿意整改 整改速度和质量 10 对于因自身质量问题给甲方造成的损失 是否 愿意赔偿 赔偿是否及时 到位 15 对于非其自身原因造成的质量问题 是否愿意 配合处理 处理的速度 质量和价格 5 是否可以承诺在过了保修期后还能正常进行 售后维修服务 5 最终得分 酒管团队 酒管总经理 酒管团队 酒店事业部 注 1 在每个酒店用品交货通过验收之日起满一年和满两年后 由酒管团队负责分几阶段分别填制本表格 就上 表所述内容给供货单位打分 也可视情况自行增加评价内容 对其售后服务情况进行评价 2 评价采用百分制评分 并要根据上表所示权重进行加权平均计算最终得分 3 本评价表将作为 供货情况评价表 一 的补充和修正 酒管团队完成评价后交由商务部汇总 存档 4 内部参考文件 禁止外传 对外无效 第 13 页共 22 页 酒店 酒店用品供货中标通知书 编号 供货中标单位名称 我公司的酒店用品采购评标工作已结束 经综合评估 确定由贵 公司中标 承包 请收到本通知后即可进行备货准备 并根据我公司相关规定与我司签订供货合同 贵单位中标条件如下 中标货品 名称 内容 中标 发包 价 万元 合同形式 固定总价 暂定总价 固定单价 工程量按实结算 暂定总价 量 价按定额计价等 中标供货期日历天 供货完成 日期 年 月 日前供货完毕 需要分批 供货的写明分批供货要求 备注 发包单位 盖章 代表人 签章 附注 中标通知书发放日期 年月日 1 通知书原件一式贰份 酒管团队 中标单位各壹份 并提供一份复印件给商务部备案 2 通知书由酒店事业部秘书在拿到经领导批准的定标报告后统一填写 打印 编号 分发 第 14 页共 22 页 酒店 未中标通知书 未中标单位名称 我公司的酒店用品采购评标工作已结束 经综合评估 很遗憾贵 公司没有中标 特此告知 如贵公司已交纳了投标保证金 请根据我单位的通知日期 带好所有招标文件及相关资料 前来 我公司办理退款手续 对于贵公司在本工程招标过程中的积极参与和大力支持 我公司表示诚挚的谢意 发包单位 盖章 未中标通知书发放日期 年月日 第 15 页共 22 页 酒店 合同技术及供货要求填报单 酒店用品 项目公司名称 填报日期 1 采购内容 品种 数量 2 品牌档次 产地 3 功能 材质 规格型号 技术参数 形状 颜色 外观效果 工艺标准 样品 包装 如需须印制 LOGO 的 LOGO 的图纸或照片 设置位置 颜色 大小等 4 供货期 如要求分批到货的 须写明分几批次及每批次到货数量 如需供应商 负责摆放到位的 须写明现场摆放完成时间 5 质量要求 6 现场摆放要求 如有 合同技 7 双方权力义务 术供货 等条款 8 验收标准 9 售后服务或保修期及质保内容 10 违约责任和处罚措施 11 其他与供货 使用 维保等有关的要求 注 本表格不够填写的 后面可另附具体文本资料 内容 商务部专业工程师发起流程 or 酒管团队指定专人直接填报 酒管总经理意见 日期 会签栏 酒管事业部总监意见 日期 注 1 在定标之后三个工作日内 或根据领导要求 由酒店事业部指定专人负责填写此表格 将技术及供货要 求等条款提供给商务部 以便商务部及时完成合同的整合 2 本表格内容请在招标文件基础上结合招标答疑 询标 定标情况进行修订确认后填报 一张表单写不下的 请在表单后另附文本资料 第 16 页共 22 页 酒店 酒店用品合同审批会签单 项目公司名称酒店用品 名称 合同名称合同编号 签约对方名称合同金额 合同主要内容摘要 采购物品名称 种 类 总价 供货期 付款方式等 经办人 商务部专业工程师 商务部经理意见 日期 商务部总监意见 日期 酒管团队指定专人意见 日期 财务部意见 项目财务经理 会计 日期 酒管总经理意见 日期 内部审批意 见 相关部 门同时流转 酒店事业部总监意见 日期 定稿后转成 PDF 文档 合同签订 商务部助理 内部及签约对方意见全部沟通确认完毕 内部流程会 签完成后 由商务部助理清稿 转成 PDF 格式文档 合同签订酒店事业部秘书 酒店事业部秘书负责下载 PDF 格式合同并打印好 签 约份数 每页手签 核 字后完成双方签约手续 并 将签订完毕后合同分发给签约对方及内部各相关部门 上传最终双 方盖章后合 同文本 酒店事业部秘书 双方签约手续完成后 酒店事业部秘书负责将双方签 字盖章后合同文本扫描件上传到网上 注 1 商务部整合完成合同初稿后 交由酒管团队 财务部 酒店事业部审核 2 原则上所有合同条款均需线下完成沟通确认一致后再上流程 尽量不要在流程会签时再意见 第 17 页共 22 页 发包方供货单位 合同名称合同编号 供货内容供货日期 我司负责供货的现已供货并摆放完毕 移交给贵司 具体供货内 容 数量等详见后附 供货清单汇总表 及 送货单 经自检 该货物符合我国和上海市及行业 等现行标准 规范要求 符合设计文件 供货合同和封样样品等要求 综上所述 所有货物已自检合格 请予以审查和验收 并指定为本货物质保负责人 或 质保单位 在质保期间负责所有质保相关事宜 联系方式为 固定电话 手 机 邮箱 供货单位 章 供货代表 报验日期 经验收 该货物 符合我国和上海市及行业等现行标准 规范要求 符合 基本符合设计文件 供货合同和封样样品 等要求 存在不影响使用的瑕疵 处理意见 综上所述 该货物验收合格 基本合格 发包方 章 酒管团队使用部门 酒管团队采购经理 酒管总经理 酒店事业部 正式验收通过日期 酒店 酒店用品验收单 注 本表格适用于内部验收 由供货方编制 发包方在货物验收 移交后会签 原件须一式二份 酒管团队 供货 方各一份 第 18 页共 22 页 项目 酒店用品质保期满验收单 发包方供货单位 酒店用品名称供货内容 合同名称合同编号 竣工日期质保期满日期 我司供货的酒店用品现已质保期满 自检合格 请予以审查 和验收 供货单位 章 供货代表 报验日期 验收情况 该酒店用品质保期满后验收 合格 不合格 同意 不同意 进行保修 金结算 质保期间质保情况如下 1 维修纪录 2 未按合同约定进行质保情况说明 具体资料后附 3 未按合同约定进行质保另请他人维修或供货须扣款 4 因质量问题带来的客户赔偿须扣款 5 其他扣款原因及金额 发包方 章 酒管团队 酒管总经理 酒店事业部 正式验收通过日期 注 本表格由供货单位在质保期满后编制 发包方在验收后会签 原件须一式贰份 酒管团队和对方各一份 酒店 酒店用品供货清单汇总表 货物名称 使用幢号 使用楼层 部位 批 次 货物种类货物名称品牌规格型号 尺寸标准内部配置技术参数颜色 表面处理方式等辅件单位数量 1 2 3 4 5 6 7 8 注 本页不够可另附件 使用保养 方式简述 照片附后 供货单位 章 发包方 章 酒管团队 供货代表 酒管总经理 上报日期 酒店事业部 审核日期 第 19 页共 22 页 第 20 页共 22 页 酒店 酒店用品货款支付申请表 报送日期 编号 项目公司 合同名称合同编号 合同标的收款单位 本月 期 已送货工作量描述如下 附取证照片 计价清单 第一期款 人民币 付款日期 年月日 第二期款 人民币 付款日期 年月日 第三期款 人民币 付款日期 年月日