连锁企业财务制度(门店管理)

i 目 录 1 财务报销结算管理办法 1 2 全面预算管理 14 3 货币资金管理 19 4 应收款项管理 27 5 存货管理 35 6 实物资产管理 49 7 发票管理 53 8 财务分析 64 9 财务会计档案管理 65 1 财务报销结算管理办法 1 总则 1 1 为提高企业财务管理水平 加强企业内部监督管理 规范财务报销流程 严格控制费用支出 根据 中华人民共和 国会计法 会计基础工作规范 等有关财经法规 结合公司 实际 制定本办法 1 2 本办法所称 财务报销 是指公司一切对外付款业务 包括采购商品 购置实物资产 费用报销 个人借款 预付款 等支出 1 3 本办法适用于公司总部及各直营店 其中 总部各项 支出应及时报销 各直营店每月26日前到总部报账 2 事前审批管理 2 1 事前审批是指经办部门在经济业务发生前 对该事 项的发生依据和预算金额进行说明并提出申请 单位领导或 相关部门按照规定对其进行审批 事项没有通过审批的不能 办理资金支付及报销业务 2 2 需要进行事前审批的事项主要包括广告促广告促销销及及业务业务 宣宣传费传费 资资本性支出 低本性支出 低值值易耗品支出易耗品支出项目 2 3 事前审批资料包括事前审批单 会议纪要 相关批 复文件及其他证明材料 2 4 事前审批流程为 2 2 4 1 经办人根据工作需要填制事前审批单 依据叙述 清楚 预算金额真实可靠 2 4 2 经办部门负责人审核签字 重点审核该经济事项 是否可行 2 4 3 财务部门负责人审核签字 重点审核是否为预算 内项目 预算金额是否超支 2 4 5 经办部门分管领导进行审批 2 4 6 单位负责人进行审批 3 报销结算业务管理 3 1 经办人员办理报销业务应取得真实 合法 有效的 原始票据 3 1 1 发票类型与业务内容要匹配 国税发票主要用于 购买商品 接受加工 修理修配劳务等支出项目 地税发票主 要用于餐饮 服务 建筑 运输 住宿 会务等支出项目 3 1 2 发票必须真实 票面加盖发票专用章 3 1 3 发票项目必须填开齐全 付款单位 济南泰山壹伍 叁贰经济贸易有限公司 开票日期 品名 数量 单价 金额 3 1 4 取得的发票应逐笔开具各项目 项目较多的可汇 总开具但需附清单 并在清单加盖发票专用章 与发票盖章 一致 3 1 5 发票开具单位与发生经济业务单位一致 发票专 3 用章所注单位与收款单位一致 3 1 6 购买商品 接受加工 修理修配劳务的应尽量取得 增值税专用发票 3 1 7 不符合以上条件的外来票据 不得作为财务报销凭 证 任何部门和个人有权拒收 财务部门有权拒绝报销 3 1 8 经办人员办理完毕经济业务并取得有效票据后 应及时到财务部门报销 原则上当月取得发票当月办理报销 手续 跨年度发票不允许报销 3 2 经办人员填制单位自制报销凭证封面应确保内容完 整 书写清楚 规范 不得涂改 刮擦 挖补 3 2 1 摘要中应对报销的经济事项做简要说明 3 2 2 报销金额应根据数字填写规范认真填写 并与发 票附件金额一致 3 2 3 收款单位信息应填写齐全 3 2 4 附件张数需准确填写对 3 2 5 填制凭证应使用签字笔或钢笔 不得使用铅笔 圆 珠笔 书写的文字 数字应规范整洁 大小写金额必须相符 3 3 填制报销凭证除应附票据外 还应加附相应资料 需 要事前审批的事项 详见第五条 应附事前审批资料 无需 事前审批的 应附相关通知 合同等资料 如参加会议应附 会议通知 支付租赁费应附租赁合同等 3 4 报销凭证及其附件应整理粘贴整齐 具体应注意以 下事项 4 3 4 1 取得的各种原始凭证应按支出类别不同分别粘贴 3 4 2 粘贴时需从上到下从右至左错位粘贴 小张单据要 分布均匀 以利装订 3 4 3 粘贴单据不能超越装订线 不得超过报销凭证范围 如单据较大 可将单据折叠与凭证对齐 3 5 非报销类结算项目包括发放工资 职工借款及其他 类付款 工资发放由综合部根据审批完成的工资发放明细表 填写付款申请单 职工借款及其他类付款根据业务需要填写 借款凭证或付款申请单 4 报销结算审批管理 4 1 经办人应按照审批流程依次办理签字审批 不得跨 越审批节点进行签批 4 2 商品采购的付款审批流程为 4 2 1 付款与商品验收入库及取得发票为同一月份的 经办人持发票 入库单 经办人 经办部门负责人 分管业务 领导 单位负责人依次在发票上签字后 再经财务部门负责 人审核后 出纳进行转账付款 4 2 2 付款与商品验收入库及取得发票非同一月份的 经办人填写付款申请单 注明收款单位及发票号码 经部门 负责人 分管业务领导 单位负责人审批后 再经财务部门 负责人审核后 出纳进行转账付款 4 3 非商品采购业务的报销结算审批流程 5 4 3 1 经办人根据业务类型填制粘贴报销凭证或填写付 款申请单或填写借款凭证 填写项目正确 粘贴整齐 若报 销项目为事前审批的 已签字审批完毕的事前审批单为必需 附件 4 3 2 经办部门负责人审核签字 重点审核经济事项发 生的真实性和必要性 4 3 3 会计复核及财务部门负责人审核签字 重点审核 内附票据是否真实 合法 金额是否正确 报销结算单据填 写 粘贴是否符合要求 4 3 4 单位负责人综合各方面情况进行审批 4 3 5 出纳对审批信息核对无误后 办理付款或转账结 算手续 4 4 财务人员对审批手续不完善 内附票据不规范 数 字不准确 粘贴不整齐的报销结算凭证有权拒绝办理付款结 算 4 5 付款完成后 财务人员应在原始凭证上加盖 现金付 讫 或 银行付讫 印章 5 日常费用报销管理 5 1 日常费用主要包括业务招待费 差旅费 会议费 通 讯费 办公费 修理费 劳务费及其他相关费用项目等 5 2 业务招待费报销管理 业务招待费是指管理人员及 各部门在业务往来中招待有关人员所发生的餐费 招待用品 6 费及其他相关费用 报销招待餐费原则上实行一餐一单 集 中结账的招待费实行按月度或与酒店协议约定及时结账 报 销时相关招待明细留存综合部 作为备查 购买招待日常用 品按照公司有关规定执行 5 3 差旅费报销管理 外出参加会议或培训 统一安排食 宿的 会议或培训期间的住宿费 伙食费由主办单位按规定 统一开支 出差人员应在出差归来一周内办理报销事宜 填 写 报销凭证 并按审批流程进行费用报销 有借款的结清 借款 5 4 会议费报销管理 5 4 1 自行组织召开会议的 报销时需提供相关会议通 知及会议签到表等进行逐级审批后报销 5 4 2 外出参加会议的 报销时需要提供相关的会议通 知及参会报名表进行逐级审批后报销 5 5 通讯费报销管理 5 5 1 报销标准按照公司规定执行 报销标准小于规定 标准的按实际支出报销 超过报销期限的不予报销 5 5 2 单位办公通讯费按月进行报销结算 5 5 3 个人通讯费用以部门为单位 按照月度或季度进 行报销 从上年 12 月至当年 11 月视为一个年度 5 6 办公费 培训费 修理费等报销时需按照要求提供相 关的附件 如相关明细清单 培训通知等 逐级审批后进行报 7 销 6 财务结算方式管理 6 1 财务结算方式分为现金支付 银行柜面支付 企业 银行网上支付三种方式 6 2 公司支付现金应符合 现金管理暂行条例 规定可以 使用现金的范围 6 2 1 职工工资 津贴 6 2 2 个人劳务报酬 6 2 3 根据国家规定颁发给个人的科学技术 文化艺术 体育等各种奖金 6 2 4 各种劳保 福利费用以及国家规定的对个人的其他 支出 6 2 5 出差人员必须随身携带的差旅费 6 2 6 结算起点以下的零星支出 结算起点定为 1000 元 结算起点的调整 由中国人民银行确定 6 2 7 中国人民银行确定需要支付现金的其他支出 6 3 使用银行柜面支付的 经办人员在 转账支票登记簿 上进行登记 注明日期 票据号码 票据金额 收款单位 用 途及经办人等信息 完成登记后方能领取 6 4 使用企业银行网上支付的 经办人需在 网银支付登 记簿 上进行登记 注明日期 收款人全称 收款人开户银行 收款人账号 用途及经办人等信息 7 借款及垫付款管理 7 1 职工借款包括出差借款及临时周转借款 长期周转 金 出差借款要求出差返还后 7 个工作日内办理报销还款手 8 续 临时周转借款要求业务处理完毕后及时还款 最长不得 超过 2 个月 长期周转金要求在借款当年年末予以结清 次 年如有需要必须重新办理借款手续 7 2 职工借款在规定时间内未予归还且超过一个月的 由财务部门负责通知催收 催收后 5 个工作日内仍不归还的 由综合部根据财务部门提供的金额从借款人员的工资中扣 减 无法从工资中扣减的 从其后报销金额中扣减 直至还清 为止 工作人员调离本单位或离开原所在部门时 应及时归 还借款 综合部在办理离职人员调离手续前 应通知财务部 门 核对其是否存在未归还的借款 还款后方可办理调离手 续 7 3 财务部门负责在每年 11 12 月对所有未还清职工借 款分部门进行催收 各部门负责人收到催收还款通知后应督 促本部门借款人员及时还款 如有特殊情况致使职工借款在 当年 12 月 31 日前确实无法还清的 借款人员应做书面说明 并由部门负责人签字后交财务部门留存 7 4 申请预付款 垫付款的经办部门应对此类款项的支 付与结算全程负责 除工程类项目外 原则上要求在当年结 清 7 5 财务部门负责在每年年末统计未结算完毕的预付款 与垫付款明细 经办部门在明细表对应项目签字确认 9 附 1 商品采购流程 财务部部门经理经办人总经理 商品采购单审批审批 是 否 发票 仓库入库单 或付款申请单 仓 库入库单 签字 主任审核 签字 转账付款 是 通知供货单位发货 否 相关账务处理 10 2 所需表格 11 3 费用报销流程 12 费用报销流程 相关部门出纳会计财务部总经理 费用发生 报销单据签字审批审批 是审核报销付款 编制凭证 现金 银行日记账会计报表 主任审核审定认可 报送 4 相关表格 13 14 全面预算管理 1 总则 1 1 为完善内部控制机制 建立规范 科学 高效的全面 预算管理体系 提高企业管理水平 根据国家有关规定 结 合公司实际 制定本办法 1 2 本办法所称全面预算管理是指围绕公司发展战略和 企业年度经营管理目标 对各类经营管理活动及其资源配置 进行合理预测 控制和监督 包括预算编制 审批 执行 控 制 监督与考核等程序 1 3 全面预算期间为每年的一月一日至十二月三十一日 2 组织机构 2 1 公司设立预算管理委员会 成员由领导班子成员和 各部门负责人组成 为全面预算管理的决策支持机构 董事 会是预算决策机构 2 2 预算管理委员会主任由公司主要负责人担任 是全 面预算管理工作的第一责任人 2 3 预算管理委员会下设预算管理办公室 负责办理日 常工作 办公室设在财务部门 主任由财务部门负责人担任 成员由相关职能部门人员组成 3 预算编制与审批 15 3 1 预算编制内容主要包括业务预算 资金预算和财务 预算等 3 2 业务预算编制的主要内容 3 2 1 销售预算 主要包括销售商品的采购预算 销售预 算 库存结构预算等 3 2 2 费用预算 主要包括业务招待费预算 车辆运行费 预算 办公费预算 通讯费预算等 3 2 3 税费预算 主要包括流转类税预算 企业所得税预 算等 3 3 资金预算的主要内容 3 3 1 经营活动资金收支预算 主要包括商品的采购 销 售及各项税费 经费支出 往来款项结算过程中资金的收入 支出预算等 3 3 2 筹融资活动资金收支预算 主要包括长短期借款 预算等 3 4 财务预算的主要内容 3 4 1 损益预算 主要包括预计收入 成本 费用及经营 成果预算 3 4 2 资产负债预算 主要包括预计资产 负债及所有者 权益预算 3 5 预算编制 审批程序 3 5 1 预算管理办公室根据预算管理委员会确定的年度 16 预算目标 将预算编制工作分解到相关预算责任单位 部门 3 5 2 预算责任单位编制单位 部门 预算 并将审核 汇 总 平衡后的部门预算报预算管理办公室 3 5 3 预算管理办公室审核 汇总 平衡各部门编制的预 算 拟定预算草案并提交预算管理委员会审议 3 5 4 预算管理办公室根据预算委员会审议决定意见 对预算草案进行修改调整 并按规定上报董事会决定 3 5 5 年度预算正式下达后 预算管理办公室将预算指 标分解到各部门 经董事会批准后执行 4 预算的执行与控制 4 1 年度预算一经批复下达 不得擅自调整或变更 切 实维护预算的严肃性 4 2 公司将批复预算作为预算年度内组织 协调各项经 济活动的基本依据 将批准后的预算按月度 季度进行分解 并进行层层落实 归口管理 将预算指标落实到每一个部门 各部门要严格按照经批准下达的预算方案执行 确保年度预 算目标的实现 4 3 各部门在预算执行过程中发现问题要及时向预算管 理办公室反馈 预算管理办公室收集 汇总 整理预算执行 信息并根据重要性原则及时向预算管理委员会反馈 相关信 息可以作为预算调整以及持续提高预算编制水平的参考依 17 据 5 预算考核与监督 5 1 预算管理办公室根据实际情况制定预算考核方案定 奖惩办法 报预算管理委员会批准后 定期组织对各部门进 行考核 预算执行情况考核 应当坚持公开 公平 公正的原 则 5 2 预算内部控制监督检查的内容主要包括 5 2 1预算编制情况 重点检查预算编制依据是否科学 合 理 是否存在预算与经济实际相脱节甚至相背离的情况 预 算编制程序和方法是否合规 正确 是否存在违反编制程序 滥用编制方法的情况 5 2 2 预算执行情况 重点检查各预算执行部门 单位 是 否建立预算责任制 是否严格按照既定的预算目标执行 对 预算执行中出现的问题是否及时进行纠正和处理 5 2 3 预算分析与考核情况 重点检查是否建立科学的分 析考核制度 是否落实预算责任制 是否落实兑现奖惩措施 5 3 对监督检查过程中发现的预算执行过程中的薄弱环 节 有关部门应当查明原因 采取措施加以纠正和完善 18 附 1 预算编制流程图 相关部门财务部总经理 下达编制预算工作 的通知 编制本部门预算 平衡汇总 组织预算管理委员 审批 进行修订 平衡接受预算 监督考核 货币资金管理 19 1 总则 1 1 为加强公司货币资金的控制和管理 规范资金支付 手续和列支程序 提高货币资金的使用效率 确保各项资金 规范使用和安全管理 根据 中华人民共和国会计法 等有关 法律 法规 结合公司实际 制定本办法 1 2 本办法包括资金收入管理和资金支出管理 1 3 本办法适用于公司总部及分支机构 1 4 公司办理有关货币资金的收入 支付 保管等事宜 时 严格遵循本办法 2 资金收入管理 2 1 财务部是公司会计核算 财务管理的职能管理部门 公司的资金收入业务均由财务部统一管理 2 2 现金收入要当天入账 当天联系存入银行 日周转 需用的库存现金必须存放在保险柜内 不准以白条抵库 严 禁坐支 2 3 现金收入业务 由出纳清点现金 开出收据或发票 并加盖 现金收讫 章后 及时入账 2 4 公司发生收款业务 要根据业务部门提供的结算凭 证核实收款金额 手续及相关单证是否齐全 金额计算是否 正确 出纳人员复核并填制收款凭证 办理收款业务 2 5 收取的支票货款必须为转账支票 严禁收取现金支 20 票 2 6 收取转账支票时检查支票的收款单位名称 出票日 期 用途和大小写金额 如有密码的应填写上密码 是否正确 是否涂改 以及印鉴是否清晰 2 7 严禁收取过期支票和远期支票 2 8 严禁收取非购货方出票的转账支票 2 9 严禁用转账支票套取现金 2 10 收取的支票应妥善保管 不得折损 丢失 2 11 收取的转账支票当日交至财务部门出纳 由出纳及 时缴存至收入账户 2 13 财务部门出纳将 现金缴款单 或 银行存款进账单 保存完整 3 资金支出管理 3 1 公司财务部门应按照国家及烟草行业有关规定 妥 善使用和保管法人章及财务专用章等财务印鉴 3 2 财务部对财务印鉴应按照专人保管分别存放的原则 妥善保管 并在保险柜中存放 企业法人代表章与财务专用 章必须指定不同保管人员专人负责分别保管和存放 严禁一 人保管支付款项所需的全部印鉴 印鉴保管人临时出差时由 其书面委托他人代管 3 3 严禁在空白凭证 空白表格上使用财务印鉴 3 4 财务印鉴原则上不得带出 确有必要时在财务印鉴 21 审批单上特别注明 经公司财务部门负责人 分管财务领导 审批同意后 由两位以上财务人员共同携带办理有关业务 3 5 超出财务印鉴使用范围必须事先经财务部门负责人 批准 3 6 票据是指收据 支票等各类结算凭证等 支票由出 纳员负责购买 印鉴和支票分人保管 实行严格分工 把关 和牵制制度 3 7 财务部门要建立 转账支票领用登记簿 由业务经 办人员登记票据的编号 金额 时间 用途 签名等 3 8 财务部门要建立 网银支付登记簿 由业务经办人 员登记收款单位名称 金额 时间 用途 签名等 3 9 现金支票仅限于出纳提取备用金时使用 开具时登 记 现金支票领用备查簿 如确有特殊情况需领用现金支票 必须由财务部门负责人签署意见注明 3 10 作废或过期的支票必须加盖 作废 戳记 3 11 对于确实无法填写支票金额的 在签发支票时 除 加盖银行预留印鉴外 必须注明日期 用途和以大写金额书 写的限额 以防止超限额使用或银行账户出现透支 同时还 必须在签发支票时填写收款单位 3 12 现金付款业务 必须有原始凭证 并填制报销凭证 由经办人签字 经公司规定的报销结算审批流程后 出纳据 此付款并在付款凭证上加盖 现金付讫 章后入账 现金付款 22 的原始凭证必须是合法凭证 付款内容真实 数字准确 不 得涂改 3 13 现金的使用范围 一 职工工资 奖金 福利等 二 出差人员必须随身携带的差旅费 三 结算起点 1000 元以下的日常支出 四 中国人民银行确定需要支付现金的其它支出 3 14 凡一次借款或报销在 2000 元以上的 应提前一天 告知财务部出纳人员 以便出纳筹款备付 3 15 公司发生对外支付业务 付款部门必须按照公司 报销结算规定填制付款凭证 经相关人员签字 领导审批后 出纳人员复核 方可办理付款业务 支付业务必须严格履行 签字或盖章手续 3 16 对合同或协议规定确需预付账款或支付购货定金 的业务 应严格按照授权批准制度办理审批手续 货款预付 后 经办采购部门的负责人要派专人催货 逾期不发货要追 回货款 附 1 货币收入流程 23 货币资金收入管理 直营店区县非烟物流科出纳会计 网络店货款每日货款收取相关单据 POS 现金交存 现金交存 登记银行日记账 旬 月进销存销售 报表 账务处理核对货款 附 2 货币资金支出流程 24 货币资金支付流程 各部门出纳会计财务部主任总经理 仓库入库单 发票 或付款申请单 报销凭证 审核审核审批 付款 签章开具转账支票 网上审批 审核网银支付限额外 登记转账支票领用 簿可银支付登记簿 网上审批 网银支付限额内 账务处理 收款 附 3 相关表格 25 转帐转帐支票支票领领用用备查备查簿簿 领用 日期 领用单位或 部门 金额支票号用途 领用人 签字 发票归还 日期 归还人签字备注 26 现现金支票金支票领领用用备查备查簿簿 领用 日期 领用单位或 部门 金额支票号用途 领用人 签字 发票归还 日期 归还人签字备注 网网银银支付登支付登记记簿簿 日期账户名称账号账户金额开户银行经办人 应收款项管理 27 1 公司应收款项包括应收账款 其他应收款等 2 应收账款是指公司销售产品应向购货客户或接受劳 务客户收取的款项或代垫的运杂费等 3 赊销商品前 销售人员应对客户进行信用调查和资信 评价 财务部门应收账款管理人员根据客户欠款余额大小 时间长短 向销售业务人员提出货款回收建议 均需报总经 理审批 4 发生应收款项时 财务人员应当以经过核对的购销合 同 附出库单 为依据予以记账 并按照不同的应收款项单位 名称设置明细账 同时应当注明应账款发生时间 责任人等 5 分管庆收账款项的财务人员每月末列出应收款项明 细清单交给责任人及时对账和催收 并进行应收账款账龄分 析 对逾期拖欠的货款和潜在的呆坏账整理出清单 交业务 经办责任人提出解决方法 经总经理批准后执行 6 签订产品销售合同的部门及经办人是清理追收应收 账款的第一责任人 公司发生因清理追收不力 造成坏账损 失的 应依情节轻重和损失大小对有关责任人予以经济和行 政处罚 情节严重 损失巨大的 要追究法律责任 7 财务部门应收账款管理人员每季度应欠款单位或个 人最少进行一次应收账款核对 确保应收账款记录准确无误 28 账账相符 如不相符 应及时查找原因 并提出相应解决办 法 8 其他应收款 主要是对外非产品销售活动发生的应收 债权 公司内部各单位往来应收款等 9 严格控投师其他应收款项的发生 若确实需要发生 其他应收款项 均需总经理审批 10 公司内部各种 往来应收款应该月清月结 不得长期 挂账 对于内部应收款项应落料责任制 谁制单挂账 谁负 责清收 不得拖欠 对于前期形成的内部往来要进行彻底清 理并进行相应处理 11 财务部门每月末活龙活现有理核对其他应收余额 确保记录准确无误 并督促责任人员及时催收 对公司内部 不按规定及时还款的个人从其下月及以后的工资当中扣回 12 应收账款实行报告制度 每月末 财务部门应收款 项管理人员应提交包括应收款余额总数 明细单位 结构情 况 账龄长短和风险大小分析的应款报告 分别报销售主管 领导 公司财务总监和总经理 13 应收款项发生问题不能收回时 由经办业务人员提 出书面说明 财务部门应单独设立明细科目予以列示 14 应收款项确实无法收回时 应当依据以下情况处理 1 提表仲裁机构协调处理 2 依法起诉 予以法律裁决 3 总经理办公会议研究处理方法 29 15 依法申诉而无法取回的应收款项 如果事后发现债 务人有偿还能力时 应依据有关规定申请法院执行 16 应收款项确实无法收回 事实上已成呆坏账时 应 专案列送财务部门 并附税务机关认可的合法凭证 如法院 裁定书 当地派出所证明文件 邮政信函等 由财务总监审 核 报总经理办公会研究后方可核销应收款项 17 公司的应款项包括应收账款 应收票据 预付账款 其他应收款 长期应收款 18 公司的款账采用备抵法核算 对于单项金额重大且 公司已取得确凿证据能证实其减值金额的应收款项 公司根 据相关证据估计其减值金额 对于其他的应收款项 公司以 账龄作为其信用风险特征的评价标准 分账龄计提坏账准备 并将不同账龄的应收款项的坏账实际发生数定期与公司估 计对比复核 具体计提比例如下 账龄坏账准备比例 一年以内5 一至二年10 二至三年30 三至四年50 四至五年80 五年以上100 19 应收款项发生减值的客观证据 包括在下列各项 1 债务人发生严重财务困难 2 债务人违反了合同条款 如偿 付利息或本金发生违约或逾期等 3 出于经济或法律等方面 30 因素的考虑 对发生财务困难的债务人作出让步 4 债务人 很可能倒闭或进行其他财务重组 5 债务人经营所处的技术 市场 经济或法律环境等发生重大不利变化 6 其他表明应 收款项减值的客观证据 20 对符合下列标准之一的应收款项 按权限报经公司 决策机构批准后作为坏账损失 转觥提取的坏账准备 1 因 债务人破产或死亡 以其破产财产或遗产清偿后仍不能收回 的应收款项 2 债务人已撤销 3 债务人长期停产未正常经 营 现金流量严重不足 资不抵债 4 债务人逾期未履行偿 债义务 且有明显特征表明无法收回的应收款项 21 应收款项计提坏账准备后 如有客观证据表明价值 已恢复 应将原确认的坏账准备予以转回 计入当期损益 22 坏账确认标准 对有确凿证据表明确实无法收回的 应收账款或逾期 3 年以上且收回的可能性极小的应收账款 报经总经理办公会后作为坏账损失 冲销提取的坏账准备 31 附 1 应收账款管理流程 应收账款管理流程 直营店非烟物流科会计营运部经理总经理 销售产生未交款单 位 销售产生未交款单 位 审批审批登记应收账款 超限额 不超限额 账龄分析催款 付款账务处理是 否 催款是 否召开会议确定损失 处理损失 32 附 2 相关表格 附 3 其他应收款管理流程 33 其他应收款管理流程 相关部门人员出纳会计财务部主任总经理 因公借款审批审批 付款 账务处理 账龄分析催款 账务处理 领用 否 付款是 催款付款是 审批审批否坏账损失 附 4 相关表格 34 存货管理 35 1 总 则 1 1 为加强公司存货管理 规范存货的采购 销售 领用 核算及盘点等流程 根据国家有关规定 结合公司实际 制 定本办法 1 2 本办法所称存货是指公司在日常活动中持有以备出 售的商品或提供劳务过程中耗用的材料物料等 本公司存货主要包括库存商品 包装材料 周转材料等 库存商品是指外购并验收入库用于销售的各种商品 包装材 料是指包装商品用材料 如包装袋等 周转材料是指能够多 次使用 逐渐转移其价值但仍保持原有形态不确认为固定资 产的材料 如包装物和低值易耗品 1 3 公司业务部及各直营店是存货管理的直接责任部门 综合部是非生产用低值易耗品的管理部门 财务部是存货的 账务核算部门 1 4 本公司各类存货取得时按实际成本计价 发出时按 移动加权平均法计价 低值易耗品在领用时采用一次摊销法 摊销 2 入库管理 2 1 非烟商品采购入库 2 1 1 货与发票同时到达的 业务部门对货物与发票及 经过签批的 泰山 1532 经贸公司商品采购单 核对 无误后 对货物验收入库 填列 泰山 1532 经贸公司仓库入库单 在 36 入库单上写明供货单位 发票号码 货物名称 单位及数量 2 1 2 业务部门在货物验收入库 2 个工作日内 不得跨 月 将签批后的 泰山 1532 经贸公司商品采购单 增值税 发票 包括发票联 抵扣联及清单 和 泰山 1532 经贸公司仓 库入库单 记账联传递到财务部 办理单据传递手续 2 1 3 财务部收到业务传递单据后 当月进行存货的采 购入库账务核算 2 1 3 1 货到发票未到的 业务部门对货物及随货同行的 供货清单 加盖供货单位公章 与经过审批的 泰山 1532 经 贸公司商品采购单 核对 无误后对货物暂估入库 填列 泰 山 1532 经贸公司仓库入库单 在入库单上写明供货单位 货物名称 单位及数量 2 1 3 2 业务部门在货物验收入库 2 个工作日内 将审批 后的 泰山 1532 经贸公司商品采购单 供货清单 加盖供货 单位公章 和 泰山 1532 经贸公司仓库入库单 记账联传递 到财务部 办理单据传递手续 2 1 3 3 当月货到 当月应办理暂估入库手续 不得跨月 入库 2 1 3 4 财务部收到业务传递单据后 当月进行存货的采 购估价入库账务核算 2 1 3 5 货物暂估入库后 业务部门应积极与供货单位沟 通协调 督促对方尽快提供发票 收到发票后 业务部门与 37 泰山 1532 经贸公司商品采购单 和 泰山 1532 经贸公司仓 库入库单 核对 无误后 2 个工作日内将增值税发票 包括发 票联 抵扣联及清单 传递到财务部 办理单据传递手续 2 1 3 6 财务部收到业务传递发票后 当月冲销以前月份 估价入库 根据发票对货物实际价值进行入库账务核算 2 2 卷烟商品采购入库 2 2 1 业务部门整理直营店卷烟需求 制定要货计划表 根据卷烟订购流程进行订购 并将审核签批的要货计划表 2 日内传递至财务部 2 2 2 各直营店对货物与发票及卷烟订单核对 无误后 对货物验收入库 填列 泰山 1532 经贸公司仓库入库单 在 入库单上写明发票号码 货物名称 单位及数量 2 2 3 各直营店对在每旬结束后 1 日内 不得跨月 将 增值税发票 包括发票联 抵扣联 和 泰山 1532 经贸公司仓 库入库单 记账联传递到财务部 办理单据传递手续 2 2 4 财务部收到卷烟采购单据后 当月进行存货的采 购入库账务核算 2 3 调拨入库 2 3 1 业务部门根据经营需要 对货物在公司与直营店 之间进行调拨 调拨时出具 泰山 1532 经贸公司销售调拨单 列明收货单位 商品名称 货号 单位 数量 经业务负责 人签批后 将 泰山 1532 经贸公司销售调拨单 记账联 2 日 38 内传递至财务部 2 3 2 接受调拨入库的单位对调拨货物与 泰山 1532 经 贸公司销售调拨单 核对 无误后对货物验收入库 2 3 3 接受调拨入库的单位每旬结束后 1 日内将 泰山 1532 经贸公司销售调拨单 记账联交至财务部 办理单据传 递手续 2 3 4 财务部收到业务单据后 当月进行货物移库账务处 理 2 3 5 业务部门根据经营需要 对货物在直营店之间进行 调拨 调出部门调拨时出具 泰山 1532 经贸公司店间商品调 剂确认单 列明调出门店 调入门店 商品名称 货号 单位 数量 经业务负责人签批后 将 泰山 1532 经贸公司店间商 品调剂确认单 记账联 2 日内传递至财务部 2 4 仓库退货 2 4 1 业务部门对于需要退货的商品联系商品供应商并 同时通知直营店和区县局非烟物流科按照退货程序将商品 退回大库 2 4 2 业务部门按照要求联系对方开具相应的退货发票 2 4 3 仓库根据业务部门的通知在供货单位取货时填写 泰山 1532 经贸公司仓库退货单 取货人签字确认后进行 记账 财务记账联 2 日内传递到财务部 39 3 出库管理 3 1 公司业务部门正常销售出库 3 1 1 业务部门发生销售业务时 出具 泰山 1532 经贸公 司销售调拨单 列明收货单位 商品名称 单位 数量 并经 业务负责人签批 3 1 2 业务部门根据签批的 泰山 1532 经贸公司销售调拨 单 办理货物出库手续 3 1 3 业务部门完成销售业务 2 个工作日内 将签批后的 泰山 1532 经贸公司销售调拨单 记账联 银行收款单 或转 账支票 传递到财务部 办理单据传递手续 3 1 4 财务部根据业务传递单据 当月进行销售出库账 务处理 3 2 直营店正常销售出库 3 2 1 直营店销售货物根据销售小票 办理货物出库手续 钱货两清 3 2 2 直营店每旬结束后汇总销售数据 出具 旬进销存 表 每月结束后 出具 月进销存表 汇总表列明本店名称 商品名称 单位 数量 单价 销售金额 不含税金额及税额 并经店长签字 3 2 3 直营店上 中旬每旬结束后 1 个工作日内 将 旬 进销存表 及现金缴款单交至财务部 下旬 旬进销存表 现 金缴款单及 月进销存表 于次月 1 日上午交至财务部 办理 40 单据传递手续 3 2 4 财务部收到直营店传递单据后 进行当月销售出库 账务处理 3 3 退库 3 3 1 在商品超过保质期或需要调换时 区县局非烟物 流科和直营店填写 泰山 1532 经贸公司商品返仓单 经业 务部门签字确认后 随同商品发往仓库 3 3 2 仓库收到货物后 在 泰山 1532 经贸公司商品返 仓单 上签字确认后 仓库联留存记账 财务记账 2 日内传递 到财务部 4 存货日常管理 4 1 业务部门及各直营店仓库货物摆放整齐 归类存放 出入库时及时登记库存数量卡 帐 4 2 业务部门及各直营店仓库暂时代管商品应单独存放 不在盘点范围内 但要提供代存证明 4 3 杜绝白条抵库 不允许有白条现象 4 4 关于低值易耗品的管理 按低值易耗品相关规定办 理 4 5 各责任部门对存货疏于管理 给公司造成损失的 公司将给予责任人相应的处罚 并纳入绩效考核 5 存货盘点 5 1 业务部门及各直营店仓库保管员每日下班前清点货 41 物 与存货库存数量卡 账 进行卡 实核对 做到日清月结 5 2 业务部门及各直营店每月结束后对货物全面清点 业务部及财务部次月 6 日前组织人员对业务部门及各直营 店存货进行检查盘点 对盘点情况进行记录 5 3 年度结束后 综合部 业务部及财务部联合组织人 员开展存货的全面清点盘查 进行账 物核对 做到账账相 符 账物相符 对于存货的异常情况要查明原因 分清责任 按规定的程序 手续处理 附 1 非烟商品采购入库流程 42 非烟商品采购流程 厂家仓库运营部财务部 签批的采购审批单发货 仓库入库 暂估入账 记账有发票 无发票 联系厂家提供发票厂家开具发票 冲暂估入账 据发票入账 附 2 卷烟商品采购流程 43 卷烟采购入库流程 济南烟草运营部直营店财务部 提报计划商品采购单 形成订单 卷烟入库登记账簿 附 3 直营店及区县非烟物流科调拨入库流程 44 商品调拨流程 仓库运营部 直营店 非烟物流 科 财务部 货物购进申请审批仓库发货 直营店转库处理 非烟物流科 出库并登记应收账 款 附 4 相关表格 45 附 5 仓库出库流程 46 出库流程 直营店 非烟物流 科 运营部仓库财务部 非烟物流科报月进 销存表 登记系统销售销售记账 非烟物流科报现金 缴款单 直营店当日销保结 账 每旬报旬进销 存表 附 6 相关表格 47 附 7 存货盘点流程 48 存货盘点流程 总经理运营部存货部门财务部 每日进行盘点每月每月 分清责任 账务处理 不符 审批 实物资产管理 49 1 本办法所称实物资产 包括固定资产和低值易耗品 本办法中固定资产是指使用期限超过一年的房屋建筑物 机 器 机械和其他生产设备 与生产经营有关的器具 家具和 工具 运输设备 电子设备等 不属于生产经营主要设备的 资产 单位价值在 2000 元 含 2000 元 以上且使用期限超过 两年的 也作为固定资产 低值易耗品是指单价 200 元 含 至 2000 元 不含 且独立使用的物品 2 公司综合部负责固定资产的实物管理 负责固定资产 台账建立 资产调拨变更 资产盘点清查 资产报废处置等 固定资产综合事项管理 3 财务部门负责固定资产的预算管理 价值核算 账务 管理等工作 4 各固定资产使用部门应按相关要求使用固定资产 做 好本部门固定资产的保管 维护工作 资产使用者对所使用 的固定资产承担安全 完整的责任 5 固定资产购建应进行事项审批 并在批准的预算额度 内进行 6 新购建固定资产达到预定可使用状态时 应由采购部 门组织相关部门验收 验收合格后 由资产管理部门办理固 定资产验收手续 登记固定资产卡片 并由财务部门登记入 账 50 7 根据工作需要 固定资产可在公司内部调配使用 由 调出部门填制 固定资产调拨单 经实物管理部门和财务部 门同意后 调入部门签收确认 由资产管理部门办理调拨手 续 未经资产实物管理部门办理调拨手续而私自转移存放地 点的 调出部门视同资产丢失 追究责任人的责任并按资产 账面价值履行赔偿责任 8 固定资产日常管理坚持 价值管理与实物管理结合 用和管结合 账实相符 的原则 实行账实分管 财务部门管 账 实物资产管理部门管物 9 财务部门应对固定资产进行合理计价 正确计提折旧 并及时登记明细账 总账 实物管理部门应及时登记固定资 产卡片和固定资产台账 如实记录固定资产变动情况 并定 期或不定期对固定资产进行保养 检修和维护 10 固定资产实行标签管理 使用部门领用固定资产后 实物管理部门应及时将注明资产编码 使用人等信息的 资 产管理标签 粘贴到固定资产上 便于固定资产管理清点等 工作 11 固定资产的大修理 由使用部门提出需求 实物管 理部门提出固定资产修理计划 财务部门审核报单位负责人 批准后在预算额度内据实列支 12 固定资产实物管理部门应与财务部门组成清查小组 51 定期对固定资产进行全面清查盘点 查明有无丢失 毁损或 账外固定资产 保证账 卡 物相符 12 1 固定资产每年至少清查一次 遇到下列情况 应当 对固定资产进行临时清查 12 1 1 固定资产管理员发生变动 12 1 2 因机构 业务变动 办理财产交接 12 1 3 固定资产发生非常损失 12 1 4 其他根据工作需要决定进行的临时抽查 12 2 固定资产清查应当逐一点清实物 填制 固定资产 清查盘点表 财务部门根据盘点结果与固定资产财务账面 数进行核对 如发现盘存数与账面数不一致时 应当及时查 明原因 必要时由固定资产管理人员作出书面报告 12 3 清查盘点过程中发现的盘盈 盘亏 毁损 报废以 及非正常损失等 经清查小组审核 报分管领导审批 财务 部门根据审批意见 按照会计制度规定 做账务调整 13 超过折旧年限并经相关部门鉴定 不能继续使用的固 定资产 经审批同意后予以报废处理 相关部门鉴定是指 房 屋及建筑物类的报废由当地房屋安全鉴定机构鉴定 并出具 鉴定报告 电子设备类及机械器具类的报废由实物资产管理 部门组织技术人员进行技术鉴定 运输工具类的报废标准按 52 照国家规定的使用年限或累计行驶里程执行 除运输工具类超过国家规定的使用年限或累计行驶里 程 以及被专业机构鉴定为危房的房产等不做报废处理将影 响正常生产经营安全的 其他超过折旧年限但仍能继续使用 的固定资产 应继续使用 13 1 对未超过折旧年限但由于自然灾害 意外事故 管理不善等原因造成不能继续使用的固定资产 由相关部门 鉴定 经审批同意后可提前报废 14 对房屋建筑物 车辆等资产进行报废 应经中介机 构评估后公开拍卖 15 采购部门购置低值易耗品 应进行事项审批 15 1 低值易耗品实物管理部门和使用部门 单位 要分 别建立低值易耗品台账 明确责任人 人员变动需及时更新 低值易耗品台账信息 15 2 财务部门会同低值易耗品实物管理部门组成清查 小组 定期对低值易耗品全面清查 盘点 发现账实不符的 资产使用部门应查明原因 分清责任 财务部门 资产实物 管理部门提出书面处理意见 15 3 低值易耗品出现故障不能正常使用时 使用部门 单位 及时进行维修 经鉴定无维修价值的 由实物资产管理 部门组织进行报废处理 53 发票管理 1 总则 1 1 本办法所称发票 是指购销商品 提供或者接受服 务以及从事其他经营活动中 开具 收取的收付款凭证 1 2 公司财务部负责发票管理工作 1 3 各部门 直营店依据各自的职责 共同做好发票管 理工作 2 2 发票的购买和领取 2 1 财务部负责发票管理人员根据业务需要 持税务机 关要求的公司税务登记证 副本 一般纳税人资格证 增值 税专用发票管理人员资格证 税务管理卡 防伪税控IC卡 自助办税终端电子标签 增值税专用发票领购簿及发票验旧 结报表办理发票购买手续 2 2 发票开具人员领取发票须提前三天通知财务部发票 管理人员 2 3 发票开具人员领取发票时 要清点新领取发票的号 数是否齐全 有无漏号 缺页 经查无误后 按规定填写 发 票领用存台账 3 发票的开具 3 1 领取的发票只准在公司经营范围内按规定的用途使 54 用 严禁伪造 买卖 转借 代开 虚开 涂改 挖补 变造 撕毁 单联填开 开具的发票必须项目齐全 与实际交易相 符 字迹清楚 不得压线 错格 发票联 抵扣联和记账联加 盖发票专用章 3 2 销售商品需要开具增值税专用发票的 客户必须 提供一般纳税人资格证书复印件并加盖单位公章 并经业务 负责人对销售业务进行确认 单位负责人进行审批后方可开 具 3 4 销售商品需要开具普通发票的 按照经业务负责人 对销售业务进行确认的销售数据据实开具发票 每月月底将 核对无误并经部门负责人签字认可的 普通发票领用存表 发票类型汇总表 报财务部 3 5 各直营店销售商品使用的卷筒机打发票 由收银员 据实开具交给顾客 每卷发票用完 需填写 发票验旧信息单 交财务部到税务大厅验旧 每月6日前将专用U盘做申报后 连同发票月报表交财务部到税务大厅进行申报授权 有需要 购买发票的 需提前将U盘交财务部 由财务部购买后 各店 前来领取 3 6 每月1日分别对各开票机器上月发票开具信息进行 抄税 抄税操作前不能开具增值税专用发票 抄税后打印 增 值税专用发票汇总表 财务部根据汇总表进行当月的税款 申报工作 申报成功后 持税控IC卡到税务机关报税 55 3 7 发票开具人员根据增值税专用发票记账联顺序号码 按月装订成册 封面上必须注明税款所属时间和销售金额 税额 整理人等 普通发票的存根联按照发票的号码顺序每 100份装订一册 封面必须使用税务机关统一规定的 征税 扣 税单证汇总簿封面 并完整填写封面内容 3 8 发生退货 退票等情况 按照以下程序办理 3 8 1 增值税专用发票开具当月发生销货退回 开票有 误等情形 收到退回的发票联 抵扣联符合作废条件的 按 作废处理 开具时发现有误的 可即时作废 作废专用发票须 在防伪税控系统中将相应的数据电文进行 作废 处理 在纸 质专用发票 含未打印的专用发票 各联次上注明 作废 字样 全联次留存 跨月的发票不能作废 3 8 2 发生销货退回 销售折让以及开票有误等情况需 要开具红字专用发票的 必须在发票开具出的180日内办理 相应手续 超过办理期限的税务机关不予受理 3 8 3 发生销货退回 销售折让以及开票有误等情况需 要开具红字专用发票的 应视不同情况分别按以下办法处理 3 8 3 1 开具给客户的增值税专用发票抵扣联无法认证 的 由该客户填报 开具红字增值税专用发票申请单 并在 申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息 由 其主管税务机关审核后出具 开具红字增值税专用发票通知 56 单 客户持该 开具红字增值税专用发票通知单 及相对应 的蓝字增值税专用发票 到开具部门换开新的增值税专用发 票 发票开具人员须将 开具红字增值税专用发票通知单 及 相对应的红 蓝字增值税专用发票一起装订 3 8 3 2 因开具信息有误造成客户拒收专用发票或者收 取发票后发现信息有误退回的 首先发票管理人员要核查该 客户金税系统的信息是否正确 如果金税系统的信息正确 是录入时出现的错误 由录入人写出书面拒收情况说明 并 由录入人的直接领导签字认可后 将情况说明交财务部 同 时录入人将信息修改正确 如果客户提供的税务信息是错误 的 必须由客户重新提供书面正确的增值税发票信息 能够 证明需要修改的信息的资料 税务登记证复印件 一般纳税 人资格证复印件 银行开户证明等 及出现错误的情况说明 以上三项资料一式两份必须加盖该客户的单位公章 客户将 资料交给业务经办人 由经办人 经办部门负责人签字认可 后分别交信息录入人和财务部 发票管理人员向主管税务机 关填报 开具红字增值税专用发票申请单 并在申请单上填 写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息 同时提供由购 买方出具的写明拒收理由 错误具体项目以及正确内容的书 面材料 主管税务机关审核确认后出具 开具红字增值税专 用发票通知单 发票开具人员凭 开具红字增值税专用发票 通知单 开具红字专用发票 并将 开具红字增值税专用发票 57 通知单 及相对应的红 蓝字增值税专用发票一起装订 3 8 3 各发票开具部门须设置 发票领取台账 对已经 开具的发票逐份登记 并将领取的发票及时交给客户 不得 滞留 3 9 开具发票丢失的处理 3 9 1 开具的普通发票在交给客户之前丢失的 由送交 人员写出书面情况并经部门负责人签字后 到开具部门复印 相应的普通发票记账联交客户 开具的普通发票在送达客户 之后丢失的 由客户写出书面情况并经负责该客户的人员及 部门负责人分别签字后 到发票开具部门复