采购管理制度

山西锦波生物医药股份有限公司山西锦波生物医药股份有限公司 1 公司采购管理制度公司采购管理制度 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 建立公司内部采购管理制度 规范物资供应申报及采购操作流程 严格控制成本 杜绝管理漏洞 降低企业风险 严明采购纪律 特制订本管理 制度 第二条第二条 本制度适用于公司内部所需各类资产 含非资产类 生产研发 类 设施设备类及非设备类 行政类 销售类 物资 材料设备采购 包括年 度采购 单项采购及紧急采购 第三条第三条 物资供应部为公司采购 招投标 物品验收 质量保证的责任单 位 第二章第二章 采购原则采购原则 第三条第三条 严格遵守 谁使用 谁申购 谁保管 的原则 第四条第四条 严格遵守公司物资供应部统一询价定标的原则 第五条第五条 严格遵守 三个三 原则 1 1 选购三原则 选购三原则 1 一种物品采购由各部 参与部门或人员 共同提供三家商户 三家 联合询价 2 一种物品提供三家商户进行报价 三家报价 3 一种物品最后定一 三家 三家定价 2 2 定购三原则 定购三原则 1 同类物品质量最优 2 同类物品 同等质量 同等参数价格最低 3 同类物品的供应商服务最好 3 3 验收三原则 验收三原则 山西锦波生物医药股份有限公司山西锦波生物医药股份有限公司 2 1 由公司招标物资供应部 使用部门 储运部等部门共同参与验收 2 参与验收的各部门代表签字后方能视为有效 3 发现假冒伪劣产品 一票否决 坚决退换 第三章第三章 年度采购年度采购 第六条第六条 年度采购的定义年度采购的定义 年度采购是指对有计划 有持续需求的物资采购 第七条第七条 年度采购的范围年度采购的范围 1 办公耗材 行政类 等物料用品 含非资产类 办公耗材 办公文 具 低值易耗品 保洁物料 行政类印刷制品 行政类广告制品 常态化及标 准化行政材料设备 销售类相关日常物品 活动类物品 生产及研发所需仪器 设施设备及原料供给 包装类 广告宣传类等相关物品 2 物资采购标的金额 5 万元以上 5 万 必须以年度采购形式进行采买 签订年度合同 3 根据其采购主体性质界定 大宗类商品及年度使用常规物品必须以年 度采购形式进行采买 建立公司战略合作单位品牌库 进行固定供货 长期合作 第八条第八条 由需求部门确定所申购物资的数量 规格 产品档次及其他相关 要求 第九条第九条 立项申请立项申请 申购部门填写 立项报告审批表立项报告审批表 按权限逐级审批后 交由公司物资供 应部进行招标采购工作 需求部门在填写立项审批表时 须明确提出招标单位 资质等要求 招标项目及招标内容 数量 详细的规格参数技术要求和方案等 物资供应部按领导签批后日期进行相关采购工作 根据物资采购项目的内容 主要分为以下三大类内容 山西锦波生物医药股份有限公司山西锦波生物医药股份有限公司 3 第一类 行政类 相关立项应包括相关采购物品名称 使用用途 规格型 号 配置 物品的技术参数 数量 颜色 档次 到位时间等具体要求 第二类 销售类 相关立项应包括相关活动或采购物品名称 活动方案 具体实施清单内容 使用周期 使用部位 规格型号 配置 具体物品的技术 参数 数量 颜色 档次 进场时间 样品样板等具体要求 第三类 生产研发类 相关立项包括需采购项目或材料设备的名称 招标 采购项目的具体内容 使用部位 规格型号 配置 资质要求 具体图纸要求 的技术参数 数量 颜色 档次 进场时间和样品样板等具体要求 所提供需求方案须经需求部门负责人签字确认 立项完成时间以具体签批 时间为准 对于需求部门的需求计划 需求部门须在每月的 25 号之前提供经 审批后的次月的采购项目计划 并提报至物资供应部 第十条第十条 物资采购的审批权限及审批流程 月度及年度类 物资采购的审批权限及审批流程 月度及年度类 1 行政类申购 1 月度 申购 需求部门于每月 25 日前根据上月月度使用量提报次月 需求量并填写 物料采购需求月度计划表物料采购需求月度计划表 部门负责人提报 分管领导审核 人事行政经理审批 行政资产管理员汇总并填写 物料采购汇总申请表物料采购汇总申请表 人事行政经理签字确认 存档 资产管理员填写 物料采购 行政类 审批表物料采购 行政类 审批表 人事行政经理审核 人事行政总监审批 人事行政部按年度合同实施采购 验收并按季度办理相关结算手续 物品登记 领用 发放 2 年度 人事行政部根据上年度物资使用情况 预估使用量及出具预 算金额 按 招投标管理制度招投标管理制度 及流程执行操作 人事行政部由经办人 行政资产管理员填写 立项报告审批表立项报告审批表 部门负 责人提报 人事行政总监确认签字 总经理审批 人事行政部接收 2 销售类申购 山西锦波生物医药股份有限公司山西锦波生物医药股份有限公司 4 1 月度 销售部 相关需求部门经办人填写 资产购置审批表资产购置审批表 部门 负责人提报 分管领导确认签字 总经理审批 物资供应部接收 2 年度 按 招投标管理制度招投标管理制度 及流程执行操作 销售部填写 立项报告审批表立项报告审批表 并提供已确定标准的销售活动方案及材料 清单 部门负责人提报 分管领导审核签字 物资供应部确认签字 总经理审 批 物资供应部接收 3 生产研发类申购 1 月度 生产部 研发部经办人填写 资产购置审批表资产购置审批表 部门负责 人签字提报 分管领导审核签字 总经理审批 物资供应部接收 2 年度 按 招投标管理制度招投标管理制度 及流程执行操作 生产部 车间 及研发部填写 立项报告审批表立项报告审批表 并提供已确定标准物品 设备 原料清单及详细参数明细和相关要求 部门负责人提报 分管领导审核 物资供应部确认签字 总经理审批 物资供应部接收 第十一条第十一条 物资采购立项时间完成要求物资采购立项时间完成要求 1 行政类 行政部门申购立项 紧急类 立项签收完成时间至少在需求时间的提前 2 天完成 加急类 立项签收完成时间至少在需求时间的提前 5 天完成 常规类 立项签收完成时间至少在需求时间的提前 7 天完成 2 销售类 销售部门申购立项 紧急类 立项完成时间至少在需求时间的提前 3 天完成 加急类 立项完成时间至少在需求时间的提前 5 天完成 常规类 立项完成时间至少在需求时间的提前 7 天完成 3 生产研发类 生产部门 研发部门申购立项 紧急类 立项完成时间至少在需求时间的提前 5 天完成 山西锦波生物医药股份有限公司山西锦波生物医药股份有限公司 5 加急类 立项完成时间至少在需求时间的提前 10 天完成 常规类 立项完成时间至少在需求时间的提前 15 天完成 第十二条第十二条 物资采购属性划分物资采购属性划分 固定资产与低值物资的界定 1 单件本值 原值 金额在 5000 元以上为固定资产 单件本值 原值 金额在 5000 元以下为低值易耗品 2 可循环使用 且物品使用生命周期为一年 含 以上的为固定资产 不可循环使用 且物品使用生命周期一年以下的为低值易耗品 第十三条第十三条 供应商的考察 征召 资格审查和选择 确定供应商的考察 征召 资格审查和选择 确定 1 供应商的资格要求 入选企业必须是行业或区域综合实力较强 规模 大 企业资质及信誉度高 2 供应商的征召 年度供应商的征召由需求部门 物资供应部 相关联 部门人员按照 背靠背 原则 分别通过电话黄页 网络搜索 人脉推荐等方 式搜索至少 3 家及以上单位 由物资供应部负责人联合需求部门负责人 关联 部门负责人共同对其搜索单位的资质 实力 企业信誉度 商务经营资料等进 行调查 3 供应商的资格审查 1 根据联系情况由需求部门及物资供应部确定须考察的单位 并组织 由征召小组部门人员所组成的考察小组 必要时邀请相关部门人员参加 对供 应商进行考察 考察小组考察完毕后对供应商进行筛选 优选 剔除不符合要 求的单位 物资供应部填写 入选单位基本情况表入选单位基本情况表 2 物资供应部根据调查了解情况联系确定须约见的单位 征召供货商 至公司进行现场谈判 4 入围供应商的最终确定 根据考察情况 供货商资质 信誉度等方面 山西锦波生物医药股份有限公司山西锦波生物医药股份有限公司 6 由需求部门 物资供应部门联合对所有入围供货商进行现场商谈 报价 根据 质量 价格 服务 三方面对其标的进行竞价评标 物资供应部填写 采购采购 竞价表 含紧急类 竞价表 含紧急类 将最终谈价定标结果报总经理审批执行或直接由董事长 总经理根据实际情况指定供货商 第十四条第十四条 合同的签订合同的签订 1 公司采购的项目 由物资供应部根据总经理 董事长最终审批结果 按 权限逐级报批合同 2 由公司负责采购的生产原料中 属于公司自用的原材料由公司直接与 供应商签订供货合同 属于供应给第三方的原料或由第三方代为购买的 必须 签订代购代扣代付的三方协议 包括 货物验收 结算办理 各种单据的管理 第四章第四章 单项采购单项采购 第十五条第十五条 单项采购的定义单项采购的定义 单项采购是指对单项 批次 申报物资的采购 单项采购包含但不限于 各公司的办公及生产设备 办公软件 管理 ERP 软件 大型家具 服装 电 器 车辆 生产所需单件设备或单批原料等非标准化的生产研发材料等采购 第十六条第十六条 单项采购立项单项采购立项 1 单项采购立项同年度采购立项 2 生产及研发原材料采购 由生产 研发部经办人填写 资产购置审批表资产购置审批表 并附上相关原材料明细 生产 研发部负责人审核 主管 分管领导审核 总经理审批 物资供应部 3 办公家具 家电 公司设施设备类 申购 需求部门每月 10 日前填写 资产购置审批表资产购置审批表 申购部门经办人提 报 申购部门负责人审核 分管领导审批 人事行政部复核 总经理审批 物 山西锦波生物医药股份有限公司山西锦波生物医药股份有限公司 7 资供应部 4 固定资产 1 5 万元以内 含 5 万元 的固定资产审批流程 申购部门填写 资产购置审批表资产购置审批表 分管领导审批 人事行政部意见 总 经理审批 物资供应部 2 5 万元以上的固定资产购置或其他非固资类物品采购以及所有车辆的购 置经总经理审批后还须报董事长审批 第十七条第十七条 单项采购工作流程单项采购工作流程 1 询价 1 预算金额 1 万元以下 含 1 万元 的单项采购 由申购需求部门至 少一名员工 物资供应部一名专员 共计 2 名 分别提交至少 3 家供应商的最 终报价 2 预算金额 1 万元 5 万元 含 5 万元 的单项采购 由物资供应部 2 名物资采购员 含部门负责人 协同需求部门两名员工 含部门负责人 共 计 4 名 按 背靠背 原则 分别通过网络 平面媒体等方式搜索 5 家以上合 格单位 特殊情况下搜寻至少不低于 3 家单位 由四名相关询价人员分别提 交供应商的最终报价 需求部门负责人及物资供应部负责人审核签字后提交至 总经理 由总经理筛选出至少三家合格供应商后进行签批 2 定价 由物资供应部及需求部门负责人主持 1 名物资采购员及需求部门 2 名员 工 共 5 人参与 严格按照 公平 公正 公开 原则进行现场谈判 比价 谈价 定标 由物资供应部制作填写 单项 批次 项目定价审批表单项 批次 项目定价审批表 需求 部门及物资供应部共同出具评标意见 报总经理审批 3 预算金额 5 万元以上的单项采购 按年度采购方式进行 山西锦波生物医药股份有限公司山西锦波生物医药股份有限公司 8 4 对已经确定供货商且标的总定价为 5万以下 含5万 物资 IT产品及其他 周期时令产品 除外 一个月内再次申购的 经总经理审批后直接按前定标价格进行 采 购 第十八条第十八条 采购验收采购验收 1 物资供应部 需求 立项部门 储运部根据定标资料 进行合同签订 采购 三方验收并办理相关结算手续 2 原材料物资的验收 按验收三原则执行 生产及研发部原材料由生产部 研 发部 质量管理部三部门进行联合 验收 第十九条第十九条 采购跟踪采购跟踪 1 为确保供方交货准时 物资供应部应及时关注货品供给情况并跟催到 位 2 采购物资因故不能或无法按时采购到货时 物资供应部应及时通知各 需求部门 以便其及时采取其他应对措施 第五章第五章 紧急采购紧急采购 第十九条第十九条 议标议标 由于特殊原因 事务紧急 为快速推进工作及时完成工作而不能按正常程 序实施询价 评标 定标 需议标的项目须按下列程序进行 1 议标审批适用范围 因某种原因目前符合公司要求或可满足物资采购需 求的供应商有且仅有一家 不满足评标 招标条件 此类商品市场供货商资源匮 乏 2 车辆采购由公司物资供应部负责人及人事行政部 等相关人员共同到该品牌 的4S 店或总代理询价 议价 询价范围不局限于地区 第二十条第二十条 现金采购及联合现场采买模式现金采购及联合现场采买模式 原则上公司所有物资 物料 设备采购不允许进行现金采买 均采用 到 山西锦波生物医药股份有限公司山西锦波生物医药股份有限公司 9 送支票 商业承兑汇票 公对公转账 电汇 等方式进行支付 现金采购只适用于公司紧急 重大事务或由董事长 总经理授权指定事务 因紧急采购需用现金采购及现场采买的项目须填写 现场采购询价记录表现场采购询价记录表 并 按下列程序进行 1 预算金额 2000 元以下 含 2000 元 紧急采购至少由申购需求部门一 名员工 物资供应部 1 名员工 2 名以上人员进行现场联合询价 并取得不少 于两家供应商的现场最终报价 同型号 同品牌 同质量者 选取报价最低 的供应商进行购买 并将现场询价的相关供货商相关信息 单位名称 联系方 式 联系电话 企业地址等 做好登记 由物资供应部负责人和需求部门负责 人共同对其真实性复核后 在 现场采购询价记录表现场采购询价记录表 上由三方签字确认 询 价人员 物资供应部负责人 需求部门负责人 2 预算金额 2000 元以上 5000 元以下 含 5000 元 的现金采购 必须 由需求部门 2 人 物资供应部 1 人共同参与 原则上现场采买至少须在 3 家及 以上供应商有效最低报价的基础上形成统一意见后进行采购 采购后由三方 询价人员 物资供应部负责人 需求部门负责人 在 现场采购询价记录表现场采购询价记录表 上签字确认 3 预算金额 5000 元以上 10000 元以下 含10000 元 的现金采购 必须由 需求部门2 人以上 物资供应部1 人 其中1 人必须为部门负责人 共同参与 原则上现场采买至少 须在 3 家及以上供应商有效最低报价的基础上形成统一意 见后进行采购 采购后由三方 询价人员 物资供应部负责人 需求部门负责 人 在 现场采购询价记录表现场采购询价记录表 上签字确认 第六章第六章 采购纪律采购纪律 第二十一条第二十一条 采购系统以外的任何人员不得干预采购工作 第二十二条第二十二条 参与采购工作的各部门独立运作 禁止相互串通 干预 山西锦波生物医药股份有限公司山西锦波生物医药股份有限公司 10 第二十三条第二十三条 所有参与采购工作的人员不得接受供应商的任何宴请 馈赠 不得与供应商发生任何经济往来 第二十四条第二十四条 所有参与采购过程的人员须严格保守机密 应对有关采购信 息承担保密责任 不得泄密 公开 第二十五条第二十五条 相关采购人员必须注意保存并慎重地使用在履行工作职责时 所获取的资料 严禁以此谋求任何个人利益 严禁以有损于公司利益的方式滥 用上述资料 第二十六条第二十六条 凡违反采购纪律的 一经发现 将根据情节轻重给予相关当 事人人及主要负责人降职 降薪 免职 开除处理 情节严重者还将移交司法 机关追究其刑事法律责任 第第二十七二十七条条 各类采购招标原始资料必须归档 同一记录 按月度进行汇 总总计 建立台账 并存档入库 第七章第七章