2011河北第十六届城博会培训资料

河北第十六届城博会培训资料河北第十六届城博会培训资料 1会展行业知识 3 1 1什么是会展 3 1 2会展的功能 3 1 3会展策划流程 7 1 4会展营销 8 1 5会展宣传方式 14 1 6企业为什么要参展 14 1 7企业选择展会的因素 17 1 8企业参加展会的流程 17 1 9参加展会需要什么费用 22 1 10参展商参展技巧 23 1 11会展专业术语 24 1 11 1专业术语 24 1 11 2中英对照 25 2城博会资料 27 2 1城博会简介 27 2 2邀请函 27 2 3实施方案 27 2 4招商范围 27 3建材行业知识 28 3 1行业范围说明 28 3 1 1新型结构技术体系 28 3 1 2建筑节能保温系统 28 3 1 3新型墙体系统 29 3 1 4干混砂浆技术 29 3 2专业术语 29 3 3行业展会还有哪些 29 4电话招商的流程 30 4 1准备资料 30 4 2数据收集 30 4 3企业数据分析 30 4 4第一次电话联系 31 4 5发送资料 传真 Email 邮寄 32 4 6后续跟进 32 4 7签单 32 4 8收款 32 4 9参展前服务跟进 32 5脚本示例 32 6常见问题 Q A 32 1 会展行业知识会展行业知识 1 1 什么是会展 什么是会展 会展概念一会展概念一 这是会展早期的概念 主要是将会议和展览简单地加和起来 展览 会议 奖励旅游 是从国外引进的概念 会展概念二会展概念二 这种概念在外延上没有扩大 但在内涵上有所丰富 大型会议 奥运会 世界妇女大会 中小型会议 论坛 高峰会议 大型博览会 世界博览会 中小型展示活动 汽车展 服装节 会展概念三会展概念三 这种概念无论在内涵和外延方面都有所丰富和扩大 创意产业已经成为社 会开始 关于会展的定义很多 狭义的会展仅包括会议和展览会 欧洲是会展 的发源地 在欧洲 会展被称为C E convention and exposition 或者 M E meeting and exposition 而广义的会展就是通常所说的 MICE M meeting I incentive tour C conventions E exhibition and events 1 2 会展的功能会展的功能 会展具有强大的经济功能 包括联系和交易功能 整合营销功能 调节供需功能 技术扩散功能 产业联动功能 促进经济一体化等 联系和交易功能联系和交易功能 联系和交易功能会展孕育巨大商机 具有联系和交易功能 会展的联系沟通作用非 常明显 联系量大 联系面广 联系效果好 因此会展可以向会展组织者 参展商 观 众提供彼此联系和交流的机会 通常在短短几天有限的会展期间 参展商往往可以接触 整个行业或市场的大部分客户 可能比登门拜访等其他常规方式一年甚至几年所接触的 客户还多 展会参加者在专业展会上可以接触到行业主管部门领导 本领域专家 现 有客户 潜在客户 供应者 代理商 用户等与己相关的各种角色的人 其中不乏决策 人物 关键人物 形成的人际联系质量高 会展的环境氛围典雅 有利于进行高质量的 交流 贸易成交一般有若干环节 生产厂家向客户宣传产品 客户产生兴趣并进行询问了 解 客户产生购买意向 厂家与客户洽谈 讨价还价成交 通常这个过程有时可能比 较长 但在展览会上 这一过程可以比较迅速完成 在会展中 丰富的信息 知识交流 传播使得生产 贸易 生活趋于更轻松 直接 快捷 准确 消除了供求中的许多不确 定因素 产生高效低耗的经济功能 创造了 经济均衡的巨大可能性 在 展销会上 参展商为卖而参展 参观者为买而参观 均有备而来 参展商可以在有限的时间内最广 泛地接触买主 观众购买商可以在有限的空间里最广泛地了解产品 参展商可以于潜在 客户表示出兴趣时就抓住机会开展推销 洽谈工作 直至成交甚至当场回款 买卖双方 可以完成介绍产品 了解产品 交流信息 建立联系 签约成交等买卖流通过程 展会 起到沟通和交易作用 国际展览会与博览会是经济全球化的产物 大大促进国际间的交流与交易 在 中世纪时代 作为展览会前身的贸易集市就定期或不定期地在人口集中 商业较为发 达的欧洲城市举行 到 15 世纪末 16 世纪初 由于 地理大发现 的进展 世界各大 洲的经济文化交流密切起来 形成连接 大西洋 太平洋 印度洋的国际市场 国际展 览业形成萌芽 17 世纪英国工业革命和后来的比利时 德国 法国 美国的产业革命 推动世 界科技迅猛发展 特别是通讯和运输工具的使用 在伦敦 法兰克福 巴黎等城市 贸易集市发展成为较大规模的国际展览会或博览会 1851 年在伦敦首次举行了世界 博览会 标志着旧贸易集市向标准的国际展览会与博览会过渡 1895 年莱比锡第一 届国际样品博览会 满足了当时 资本主义生产方式 和市场交易的需要 国际展览业形成对经济全球化的强大推动力 19 世纪末至第一次世界大战 前 展览会与博览会成为 发达国家争夺世界市场的场所 为世界经济复苏注入勃勃生机 第二次世界大战 结束不久 一批因战争停办的展览会和博览会重焕生机 例如世界著 名的 米兰博览会 莱比锡博览会 巴黎博览会 后被誉为连接各国贸易 的三大桥梁 值得一提的是 莱比锡博览会 在冷战期间为沟通东西方贸易联系所起 到的重要作用 前民主德国每年与西方国家达成的贸易额中 有三分之一是在莱比锡 博览会上达成的 此外 原 东欧社会主义国家特邀西方国家商人到 莱比锡博览会 洽谈业务 签定 合同 因此 莱比锡博览会 被誉为 通往东欧国际贸易市场的门槛 通过商品或科技成果的会展 使供需双方充分了解对方的信息和需求 再加上可以 通过实物观看 迅速促成供需双方达成商务合同 因此会展市场孕育了无限的商机 在 新加坡举行的 2004 年亚洲航空展 单是公布的部分交易额就达到了35 2 亿美元 整合营销功能整合营销功能 整合营销功能会展作为企业之间的一个有效的营销平台 为企业展示产品 收集信 息 洽谈贸易 交流技术 拓展市场提供了桥梁和纽带作用 会展在企业市场营销 战略中的地位日显重要 在发达国家 会展营销已经成为很多企业的重要营销手段 同时 会展经济也是一种竞争的经济 众多的供给者和需求者聚集在一起 供给 信息和需求信息直接交流 信息被充分披露 是一个近似于完全竞争的市场 市场 价值规律可以发挥最大的作用 产品的销售价格趋近生产成本 消费者可以购买到 价廉物美的产品 整合营销理论认为 在营销可控因素中 价格 渠道等营销变数可以被竞争者仿 效或超越 而产品和品牌的价值难以替代 因它们与消费者的认可程度有关 整合营销 的关键在于进行双向沟通 建立一对一的长久的关系营销 提高顾客对品牌的忠诚度 会展具有整合营销功能 可以利用多维营销的组合手段 如会展的报刊 电视 广播 因特网 户外广告 实地展示 洽谈沟通等各种营销方式 这种整合营销功能有利于企 业与顾客的交流 增强消费者对企业产品与品牌的认同度 促进企业销售工作 在会展上 生产商 批发商和分销商汇聚一堂 进行交流 贸易 某种程度上甚 至就是一个信息市场 企业可以利用各种信息渠道宣传自己的产品 推介自己的品牌 形象 企业与顾客可以直接沟通 得到及时反馈 企业可以收集有关竞争者 新老顾客 的信息 企业能了解本行业最新产品动态和行业发展趋势 构成决策依据 会展具备了其他营销工具的相关属性 作为广告工具 会展媒介将信息针对性地传 送给特定用户观众 作为促销工具 会展刺激公众的消费和购买欲望 作为直销的一种 形式 可以直接将展品销给观众 作为 公共关系 会展具有提升形象的功能 会展营销成本低 据英联邦展览业联合会调查 通过推销员推销 广告 公关等手 段的一般营销渠道找到一个客户 平均成本219 英镑 通过会展寻找一个客户 平均 成本 35 英镑 仅为前者的 1 6 调节供需功能调节供需功能 调节供需功能展览会可以视为信息市场 信息得以交换 企业参展产品的信息实为 市场信息 是市场经济的重要资源 信息市场是经济运行循环过程的轴心 会展信息市场反映信息交换中供求之间的 各种经济关系 它连接市场信息供应方 市场信息用户 市场信息资源应用等重要生 产力要素 促进各类 市场资源得以优化配置 有效地刺激需求 调节供给 1 刺激需求会展提供 新产品示范的平台 通过参展的产品或科技成果的展示 广 大消费者可以发现以前未曾有过的消费品和相关信息 可以促进消费结构的优化和重组 提高自己的消费水平 因此会展可以培养新的消费需求 更好地满足消费者的需要 北京每年一届的 中国国际科技产业博览会 是国内外高新产品的 比武台 中外高科技最新成果惊现不穷 异彩纷呈 叫人目不暇接 诱导市民进行现代消费 2004 年 5 月第七届北京 科博会上 国内高科技企业排头兵 不甘落在境外高科技企业 之后 海尔 首钢 联想 四通等国内著名企业纷纷在展会上强势推出最新 看家 杀手锏 863 项目成果 电动客车 每充电半小时就可以行驶 150 200 公里 最高时速能达到 90 公里 集机 电 液为一体的全断面隧道挖掘机 堪称现代 土 行孙 新款个性化手机 数码相机令观众爱不释手 数码门锁 机器人吸尘器 智能化冰箱也十分抢眼 深得观众青睐 这些新产品一经展会亮相 经媒体报道 为全 国众多顾客消费群所了解 必定刺激 中国社会产生新的产品需求 2 调节供给会展活动能为产品供给者提供展示产品性能的机会 比较不同产品的性 能 价格等方面的差异 测算 市场供给方面的竞争态势 为企业的市场供给决策提供 依据 从而促进有效供给增长 会展活动能增加不同地域 不同文化背景 不同传统习俗的人们之间的互相交流与 了解 消除沟通障碍 扩大共识 为产品的跨区域 跨文化 跨民族 跨环节的流通创 造条件 有利于供给实现和供给创造 会展活动中的营销关系会展活动中的营销关系 营销主体营销对象营销的主要内容营销目的 会展城市 会议或展览会的组 织者 优越的办会 展环境 吸引更多 更高档次的会 议或展览在本城市举办 会议策划 服 务公司 会议主办单位 者 大力宣传自己非凡的会 议策划和组织能力 争取更多的会议业务 展览公司 政府 参展商 专 业观众 强调展览会对当地经济 的促进作用 突出展览 会能给参展商或专业观 众带来的独特的利益 争取政府的积极支持 吸 引更多的参展商 和专业观众 塑造展会品 牌 会议中心 会议公司 专业会 议组织者 PCO 完善的会议设施和优良 的配套服务 吸引更多 更高档次的会 议在本中心举办 展览场馆展览会的主办者 功能完善的场馆 先进 的管理和优质的服务 吸引更多的展览会特别是 国际性的品牌展会 与会者 会议主办者 其它 与会者 组织和个人的思想 技 术等 让公众理解自己或所在组 织的思想 增加互相学习 交流的机会 参展商专业观众 新产品 新技术 新服 务等 吸引更多的专业观众 加 强学习 交流的机会 相关媒体会展企业 参展商 媒体在会展活动中的桥 梁作用 提高媒体知名度 广告 1 3 会展策划流程会展策划流程 1 3 1 流程一 对企业进行有针对性的市场调研 收集有关本项目的各种资料 包括文字 图片以及录像等活动资料 对收集的资料要分类编排 结集归档 1 3 2 流程二 制定详细完整的会展策划方案 确定会展的目标市场 会展的规模 展品的选择 评估观众数量的多 少和 展览面积的大小以及参展的费用预算 1 3 3 流程三 实施前的培训 让全体的实施工作人员理解策划方案精神 熟悉策划方案要求 掌握 实施方案的工作 方法 步骤和技巧 1 3 4 流程四 印刷材料的设计制作 利用会展的会刊 展前快讯 媒体报道等手段来进行前期宣传 扩大 企业的影响力 吸引更多的目标客户 1 3 5 流程五 展台的布置及展示 设备的调试安装 展台的人员配备 1 3 6 流程六 相关的会展服务 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆 根据参会人 员的喜好 预定各种形式的餐会 推荐不同的用餐地点 根据参会人员的 喜好 为您设计不同的休闲方式 设计专门的旅游线路 介绍下榻酒店附 近的娱乐设施 1 3 7 流程七 做好对活动的评估 开好总结会 做好善后公关工作 1 3 8 会展服务项目 视听设备租赁 展示道具制作 展厅专卖装潢 舞台设计灯光表演 花 草租赁 写真 泡沫字 雪弗板字等美工制作 拆装运输 大型仓储 大型 活动安排 提供礼仪 司仪 各地巡演 T 台制作 租赁 1 4 会展营销会展营销 作为一个前景广阔的朝阳产业和绿色产业 会展业在我国已初具规模并获得快速发展 会展经济时代即将到来 随着市场竞争更加激烈 产品市场日益细分化 会展作为企业之 间的一个有效的商务平台 具有其它营销媒介不可比拟的优越性 企业通过参加会展进行 产品推广 树立品牌形象将成为企业的重要营销活动 与此同时 对参展企业的展示能力 也必然提出更高的要求 目前我国许多企业对参展不够重视 究其原因 一方面是目前我 国会展业的发展还不成熟 大多数会展规模小 缺乏明确定位 参展费用高 低水平恶性 竞争 导致企业参展的效果不佳 影响企业参展的积极性 另一方面 企业本身对会展的 认识不深 在会展上树立品牌形象的意识不够 展示能力不强 参展目的不明确也是重要 原因 提高企业对会展功能的认识 加强企业的展示能力对我国会展经济的健康发展无疑 有着重大意义 本文就会展在企业营销战略中的功能和作用以及企业的参展策略做出探讨 一一 会展的内涵及其分类会展的内涵及其分类 一 会展的内涵 一 会展的内涵 所谓会展 即会议展览的简称 是一种旨在促进营销的活动 其形式可以是展示会 交易会 展览会或商业市场 其主要目的在于宣传竞争和互补卖方的有关信息并展示其产 品和服务 这些卖主租用了聚集在某幢建筑物中或有限场地上分配划界的区域或摊位 其 观众包括经选择的部分顾客 可能的买主 决策影响者和中间商 随着社会的演变和科技的进步 会展业作为一种经济存在形式 其存在的形式 内容 功能和办展方式等各方面都在不断进行调整和变化 特别是被称为永不落幕的会展 网 上会展的出现使会展业发生了深刻的变化并有取代实物展览的趋势 二 会展的分类 二 会展的分类 会展可以根据其地理范围 市场覆盖范围 和面向的对象来分类 根据地理范围 会展可分为国际 全国 地区 本地四个层次 本地会展的规模相对 小 旨在吸引附近的参观者 如各城市举办的房展会等 地区性会展一般是全国性会展的 一部分 国际性会展的参展商和观众往往来自许多国家 如今年由德国汉诺威展览公司在 上海光大展览中心举办的首届亚洲信息技术展览会 CeBIT Asia 中国出口商品交易会 广交会 等 随着经济全球一体化的发展以及我国加入 WTO 后 在我国举办的国际性展 览将会越来越多 根据会展的市场覆盖的范围或产品的性质 会展可分为专业性 垂直性 会展和综合 性 水平性 会展 前者的主题性比较强 针对具有集中兴趣的顾客而举办的 其规模一 般要小于综合性会展 随着经济的迅速发展 会展市场的逐步完善 众多的会展为参展商提供了丰富的参展 机会 参展商对市场细分的需求越来越迫切 综合性的会展已不能满足参展商的要求 专 业性的会展成为会展的主流 几乎每个行业都有自己的会展 西方发达国家的会展已经完 成从综合性会展向专业性会展的转型 我国的会展也有转型的趋势 如北京国际博览会自 第七届起从大型综合展转向消费品专业展 根据其面对的对象不同 会展可分为面向商业性顾客 专业人士 的会展和面向普通 大众的会展 如 8 月 17 日起在广东省博物馆举行的题为 生命 自然 性 的科普系列展 览就是面向大众的会展 二二 会展在企业市场营销战略中的功能及其作用会展在企业市场营销战略中的功能及其作用 会展在传统营销理论中只是营业推广的手段之一 随着其内涵 形式 内容和功能的 不断发展 与其它促销方式相比 会展在企业市场营销战略中的地位重新得到认识 就其 功能和作用而言 主要有以下几方面 第一 通过会展 企业可以展示自己的品牌 通过会展提供的信息渠道和网络宣传自 己的商品 企业可以在很短的时间内与目标顾客直接沟通 可将产品的信息发送给特定的 客户 并可产生来自顾客的即时反应 第二 会展是生产商 批发商和分销商进行交流 沟通和贸易的汇聚点 专业性会展 是其所代表行业的缩影 在某种程度上甚至就是一个市场 企业可以在会展中建立并维持 与利益相关者的关系 建立在市场中的企业整体形象 第三 通过展会期间的调查和观察 企业可以收集到有关竞争者 分销商和新老顾客 的信息 企业能够迅速 准确地了解国内外最新产品和发明的现状与行业发展趋势等 从 而为企业制定下一步的发展战略提供依据 第四 成本低 据英联邦展览业联合会调查 会展是优于推销员推销 公关 广告等 手段的营销中介体 通过一般渠道找到一个客户 需要成本 219 英镑 而通过会展 成本 仅为 35 英镑 可以说 会展具备了其它营销沟通工具的共同属性 作为广告工具 会展利用特定媒 体 展览会 将消息发送给有针对性的观众 作为促销工具 会展具有多方面功能并提供 顾客以刺激和购买的紧迫感 作为直销的一种形式 会展可产生来自观众的即时反应 作 为公共关系 会展通常可以增强公司形象 随着市场竞争日益激烈 产品市场细分加快 人们对会展的重要性的认识越来越深刻 会展作为企业之间的一个有效的商务平台 为企业展示产品 交流技术 洽谈贸易 收集 行情 拓展市场提供了桥梁和舞台 会展在企业市场营销战略中的地位益发重要 在发达 国家 企业通过参加会展进行产品推广已成为企业的重要营销活动 美国贸易展览局近期 的一份调查显示 制造业 通讯业和批发业中 2 3 以上的企业经常参加会展 金融 保 险等服务性行业虽然只能展示资料和图片 但依然有 1 3 以上的公司将会展视作主要的营 销手段 在德国 企业将参展作为生产研发之后的头等大事 他们认为没有哪一项商业活 动能够像参展这样每天与数十个客户面对面交谈 并最终促成签约 在我国 随着经济的高速发展 作为经济的晴雨表的会展业已经成为国民经济的一个 新增长点 覆盖各行业的各种形式的会展不计其数 参展企业也越来越多 据中国国际展 览中心统计 1999 年全国举办展览会总数为 1326 个 比 1998 年增长近 5 如房地产销 售方面 房展会由于花钱少 收益大 见效快 已成了房地产开发商卖房的最佳营销方式 之一 房展会不但为购房者提供了看房的场所 同时也为开发商提供了一片展示楼盘 展 示企业形象的天地 重展薄销 已是房展会发展的趋势 一些开发商在谈到房展会的好 处时都认为 参加房展会的费用要比投入媒体广告的费用低廉 而且与目标客户接触 针 对性更强 房展会现场即使无法售出大量楼盘 但肯定能带来隐形的和长期的利益 三三 企业如何制定参展策略企业如何制定参展策略 会展是一项极为复杂的系统工程 受制因素很多 从制定计划 市场调研 展位选择 展品征集 报关运输 客户邀请 展场布置 广告宣传 组织成交直至展品回运 形成了 一个互相影响互相制约的有机整体 任何一个环节的失误 都会直接影响展览活动的效果 一个精心策划的会展可以成为营销计划最节省成本的组成部分 从时间顺序上分析 企业的会展营销策略通常包括明确参展目的 选择会展 会前活动 会中活动 会后活动 营销策略效果评估以及作为补充的网上展览等 一 明确参展目的 一 明确参展目的 每个企业由于各自情况不同 其参展的目的也就不同 在决定 参展之前 企业必须设定参展目标 企业的参展目的不外乎展示实力 树立品牌形象 宣 传产品 达成交易 物色代理商或批发商或合资伙伴 研究当地市场 开发新产品等 德 国展览协会根据市场营销理论将参展目标归纳为 基本目标 产品目标 价格目标 宣传 目标和销售目标五类 企业应根据顾客需求来细分市场并适应这些变化的需求 比如寻求 潜在的可能顾客的策略与进一步加强长期顾客关系的目标的策略就截然不同 二 选择会展 二 选择会展 在众多的展会中 企业必须有选择地参加某个会展 选择会展时主 要考虑如下一些因素 一是会展的目标市场 展会的目标市场包括其主题定位 目的 观众结构等 企业参 展前确定该展会是否与企业的发展计划相吻合 能否促进企业达到预期的目标 二是会展的规模 成功的会展必然具备一定的规模 规模大的会展可以吸引更多的专 业观众 而这正是保证参展商达到参展目的的最主要因素 评估展会的规模主要看参展商 和专业观众的数量以及展览面积的大小 三是会展组织者的能力 选择有影响力 富有经验及对行业的认知度高的组织者 会 展的组织是一个庞大的系统工程 从会展推广 专业观众的邀请 行业活动的组织安排到 客户服务等一系列工作需组织者在切实了解参展商需求的情况下做出策略性统筹才能成功 举办 企业可以从其对外的招展函 广告以及各项组织计划等方面来评估组织者的策划能 力和宣传推广能力 与德国汉诺威展览公司等国外著名展览公司相比 我国的展览公司整 体水平不高 在招展 组展 展台建设等方面还有较大差距 四是会展的历史和影响 如在过去的几年中 参展商有哪些 会展的效果如何等 企 业应选择有影响力 知名度高 参展商多且参展商的影响力强的会展 五是参展的费用 在参展费用越来越高的趋势下 企业根据自身的财力在预算内选择 适合的会展 参展的费用不能对企业造成额外的负担 对于开支谨慎的中小企业来讲 更 是如此 六是会展所在城市和展览馆 一般来说 大城市 国际性大都市是会展选择的重点 其交通运输 酒店 报关 签证以及展馆的配套及服务水平要优于其它城市 我国大部分 的会展都在经济 交通 信息 人才 科技 服务等方面拥有综合优势的上海 北京 广 州 大连 深圳等城市举办 三 会前活动 三 会前活动 会前活动包括公关活动以及提前辨识可能的客户并给其发送特别邀 请 可以利用会展的会刊 展前快讯 展前的媒体宣传等手段来扩大企业的影响力 吸引 更多的目标客户 四 会中活动 四 会中活动 与其它方面相比 这是决定企业参展成败的决定因素 主要包括展 位的选择 展台的布置 展品的选择及其展示方式 展台的人员配备 洽谈环境以及展会 期间的相关活动等 展位的选择具体涉及展位的位置 面积的大小的决策 展位的选择一般是根据人潮在 整个会场移动的方向来考虑 展位面积通常为 9 平方米 称为标准展位 值得说明的是特 修展位 也称为自由布展区 指展位面积超过 4 个或 4 个以上标准展位的面积时 企业可 以只预定光地面 其它的装修则可以根据公司产品特点 技术特点 市场定位 展览期间 的活动安排等因素由企业自主决定 这类展位能充分表现企业文化 宣传品牌理念 非常 有利于树立企业整体形象 展台是企业显示企业实力和产品特色的窗口 有个性 有视觉冲击力的展台布置可以 使企业在众多的参展商中脱颖而出 展台设计的根本任务是帮助企业达到参展的目的 展 台要能反映企业的形象 能吸引观众的注意力 能提供工作的功能环境 在展品的选择上 要选择能体现自身产品优势的展品 展品品质是参展企业给观众留 下印象的最重要的因素 选择展品有三条原则 即针对性 代表性 独特性 针对性是指 展品要符合展出的目的 方针 性质和内容 代表性是指展品要体现企业的技术水平 生 产能力及行业特点 独特性是指展品要有自身的独特之处 能和其它同类产品相区别 在展示方式上 展品本身大部分情况下并不能说明企业产品的全部情况 显示全部特 征 一般需要配以图表 资料 照片 模型 道具 模特或讲解员等真人实物 借助装饰 布景 照明 视听设备等展示手段 加以说明 强调和渲染 总之 展示设计应做到内容 与形式的统一 整体与局部的统一 科学与艺术的统一 继承与创新的统一等 在人员配备上 人员配备的质量决定着参展企业在会展上的成败 企业配备的人员的 能力及其展示反映了企业在行业中的地位 没有代表参展或仅有狭小摊位的企业 将面临 失去市场份额的危险 特别是服务人员的身体语言 对话和知识是否具有亲和力对会展的 成功是极为重要的 服务人员在发放资料时应尽量多与观众沟通交流达到互动的效果 展 台的人员配备一般可以从以下方面来考虑 第一 根据展览性质选派相关部门的人员 第 二 根据工作量的大小决定人员数量 第三 注重人员的基本素质 如相貌 声音 性格 能动性等 第四 加强现场培训 如专业知识 产品性能 演示方法等 参展企业还可以在展会期间进行新产品发布会 经销商年会 产品演示等配套活动 这是在稳定老客户的基础上发展新客户的有效手段 此外 营造轻松 愉快的洽谈环境对 提高商务成功率也大有帮助 五 会后活动及营销策略效果评估 五 会后活动及营销策略效果评估 企业应将在会展中收集到信息纳入企业的营销 信息系统中 对获得的市场信息进行分析和评估 企业还应及时将展览结果与预定目标进 行比较 总结效果如何 分析原因何在 一般来说 展会的效果难于精确评估 其原因主 要是有些成果可立刻产生 但更有可能在展会后的一段时间之后产生 会展的组织者为了 帮助参展商进行会展评价 一般会提供有关会展与会者的统计信息 企业可根据这些统计 信息并结合自身实际情况对参展的效果进行评估 并就下次是否参加该会展做出初步决策 六 重视网上展览的作用和发展前景 六 重视网上展览的作用和发展前景 网上展览已成为会展业的一道新风景线 被 称为永不落幕的展览会 网上展览目前只是实物展览的补充和配角 但随着信息技术和电 子商务的进一步发展 网上展览有望后来居上 成为现代会展业的主体 与实物展览相比 网上展览具有下面一些优点 一是成本更低 速度更快 成功可能性更大 二是机会平等 无论企业强弱 只要产品合适就有可能找到合适的买家 三是可以减少中间商的盘剥 越 来越多的买家都在想方设法直接向生产厂家购买产品 企业可以自建网站或把产品信息放在专业展览网站上实现实物展览与网上展览的相互 补充 目前我国已经出现一些展览专业网站如中国展览总网 中国国际展览网 中国会议 网 中国出口商品网 在线广交会 易成商务网站 阿里巴巴网站 美商网等等 仅中国 出口商品网就已经吸纳了 19 万家出口企业和 100 多万种商品 为广大无缘进入广交会中小 企业提供了出口交易的机会 1 5 会展宣传方式会展宣传方式 会展促销方式特点 招展函 信息应明确 尽量突出展会的特色 以信件的方式直接寄 送给厂家 商家或者相关人员 会刊 展会的参展商 投资商名录及对其产品的介绍 还会辞出 专门版面来给商家做广告 一般是在展会前后免费向参展 或观展人员发放 以便于日后的联络 会展网站 外界了解会展的最主要的宣传工具 其主要特点是信息容 量大 传播范围广 更新快 所有关于展会的信息基本上 都可以在会展网上找到 媒体广告 充分利用广播 电视 报纸 专业期刊杂志 网络广告 邮件广告 直接邮寄广告和户外等媒体开展广告宣传 展会活动策划 活动应与特定的展会项目主体联系起来 同时可以结合会 展举办地的文化习俗 风尚礼仪以及会展参加者生活与消 费形态 例如会展期间举办各种论坛 峰会 邀请业内知 名人士和政府官员 吸引新闻媒体及行业内外人士的关注 1 6 企业为什么要参展 企业为什么要参展 1 6 1 企业参展的一般目的 1 新产品宣传推广 2 融洽客户关系 维持与老客户的接触 3 接触更多的潜在客户和行业人士 认识实力强大的买家 4 企业形象宣传 产品品牌提升 5 收集市场信息 进行实地调研 6 找到新的市场推销思路 1 6 2 会展给企业带来的好处 一个上百家参与的展会 它的信息是一个企业 3 年遇到的信息量 相当 于 10 个调查员 一年的工作量之和 姑且不计算企业在展会上的其它收获 所以参与展会对企业来说是一劳永逸的事情 具体来讲参展对企业帮助如下 所述 参展对于一个企业来说 就像读书一样 开卷有益 它是推广企业产品 文化 品牌重要的助推手 有一位经济学家这样形容展会 一个上百家参与 的展会 它的信息是一个企业 3 年遇到的信息量 相当于 10 个调查员 一年 的工作量之和 姑且不计算企业在展会上的其它收获 所以参与展会对企业 来说是一劳永逸的事情 具体来讲参展对企业帮助如下所述 1 企业形象及文化展示 在展会上参展商将企业形象 文化 以企业自身 定位与独特风格搭建展出 让来会的参观商免去和展商企业所在地的距 离限制 能目睹企业文化及风彩 加强人们对展出企业产品和企业品牌 的信任 2 新品推广和贸易 不管企业在展会所地有没有销售网络 参展对企业也 说都十分重要 对于在展会所在地没有销售网络的企业 大可利用展会 平台 好好拓展一下市场 寻找合作伙伴 建立自已销售网络 对于在 展会所在地已经有了自已的销售网络 通过参展 也可和自已销售网络 合作伙伴多一个见面机会 加强与合作伙伴的合作关系 巩固企业销售 网络渠道 3 信息 学技交流 一个行业展会 可为是百花齐放的状态 通过参展企 业可以得知合作商对自已产品的看法 或自已产品和同行业产品的优劣 势 若是处于优势状态 那也要加紧开发新产品 若是劣势状态 更需 要学别人好的做法 改进产品品质 也包括外包装等 4 资金 人才 项目对接 一个展会基本构成就是有参展商 参观商两大 类构成 参展商一般是都是生产厂家或产品独家总代理商 但参观商包 括类别就要宽广的多 有行业上下游商家 经销贸易商 产品消费商 酒店 餐饮机构 对行业有兴趣的投资机构或自然人等 展商可以在 展会代着多种意愿 是找资金支持 找人才 找项目或是找 OEM 代加 工等都可以在展会寻找合作伙伴 5 展会是企业市场 宣传 营销的需要 展会是经济交换 流通 的一种 形式 是目前人类经济交换的主渠道 它具有成本低 相对传统营销 宣传来讲 是一种比较省时省力 并且对企业营销效果最直截的方式之 一 根据世界经济营销专家调查 企业通展会接触到客户平均成本为 177 美元 而通过传背统营销接触到客户平均成本为 295 美元 通过展 会还可以和客户巩固感情 助成意向客户 挖掘潜在客户 是快速建立 客户关系的最佳平台 1 6 3 企业参展是一种高效率的营销方式 1 低成本接触合作客户公司要接触到合格的客户 参加展会是最有效的 方式 根据展览调查公司的一项研究 展销会上的每一个参观者被接 触到平均成本为 177 美元 而通过销售电话接触一个客户的平均成本 为 295 美元 2 工作量少质量高在展销会上接触到合格客户后 后继工作量较少 展 览调查公司的调查显示 展会上接触到一个合格的客户后 平均只需 要给对方打 0 8 个电话就可以做成买卖 相比之下 平时的典型业务 销售方式却需要 3 7 个电话才能完成 根据麦克格罗希尔调查基金的 另一项研究 客户因参观展销会而向展商下的所有订单中 54 的单 子不需要个人再跟进拜访 3 潜在客户展览调查公司的研究显示 以一家展商摊位上的平均访问量 为基数 只有 12 的人在展前 12 个月内接到该公司销售人员的电话 88 为新的潜在客户 而且展销会还为参展带来高层次的访问者 对 于参展公司的产品和服务来说 展会上 49 的访问者正计划购买那些 产品和服务 4 竞争力优势展览会为同行的竞争对手显自身提供了机会 通过训练有 素的展台职员 积极的展前和展中的促销 引人入胜的展台设计以及 严谨的展台跟进 参展公司的竞争力可以变得光芒四射 而且 展会 的参观者还会利用这个机会比较各客参展商 因此 这是一个让参展 商展示产品的优异功能的公开机会 5 节省时间在三天的时间里 参展商接触到的潜在客户比销售人员三个 月里能接触到的人数要多 面对面地会见潜在客户是快速建立客户关 系的手段 6 融洽客户关系客户关系是许多公司的热门话题 展览会是强煞费苦心 现存客户的关系的好地方 参展商可以用下列方式对客户表达谢意 热情的招待 一对一的晚餐 特殊的服务等 7 手把手教客户试用产品销售人员携带产品在路上进行演示的机会恐怕 不多 展览会是参展商为潜在客户测试产品的好地方 8 竞争分析展览会现场提供了研究竞争形势的机会 这个机会的作用是 无法估量的 在这里 有关竞争对手提供的产品 价格以及市场营销 战略等方面的信息 参展商通过观察和倾听就可以了解很多 9 大多数展会 尤其是大型展会 通常都吸引媒体的关注 利用媒体进 行曝光可以成为参展商的优势 邀请重要的媒体记者访问展台是一项 重要的工作 10 产品和服务市场调查展览会提供了一个进行市场调查的极好机会 如 果参展商正在考虑推出一款新产品或一种新服务 可以在展会上向参 观者进行调配查 了解他们对价格 功能和赔偿以及基本上质量的要 求 1 7 企业选择展会的因素企业选择展会的因素 1 7 1 主办单位是否具备一定的权威性 参加展会一般要根据面向的市场范围来选择 如果想面向全国市场 则选择有由权威部门主办的 具有丰富经验的展会 如 每年 6 月的 广州国际照明 建筑电气技术展览会 中国古镇国际灯饰博览 会 等 如果企业是针对国内某局部市场 则可以参加由各省市照明协会或商 会主办的展会 1 7 2 展会是否具有相当的影响力 有针对性地选择展会更能提高招商的成交率和效 果 1 7 3 展会的举办时间 照明灯饰产品的生产及销售具备一定的季节性 在产品的销 售旺季 很多经销商根本没有时间参加展会 另外 展会如选择在节假日举办 也会对展会效果产生影响 1 7 4 展会的宣传规模和宣传力度以及展会展位预定情况 具备一定规模和影响的展 会一般都会在各种媒体投入较大的资金进行宣传和推广 其带来的展会效果不 可估量 1 7 5 展会的投入与回报 参加展会必须付出一定的资金 投入的多少 效果自不待 言 1 7 6 参加展会注意事项及展会时间和地点 1 8 企业参加展会的流程企业参加展会的流程 参会准备参会准备 确定参展产品确定参展人员 准备物品和资料 宣传资料名 片办公用品服 装 确定参展负责人 费用预算 报展 布展 撤展 食 宿 会场交流会场交流 会后跟踪会后跟踪 资料整理 联系客户 传递信息收集信息 1 申请参展申请参展 选择某个展览后 与主办单位取得联系 对方会传真或邮寄申请文件 给公 司这些文件应包括展览会介绍资料 参展申请表格 参展费用 有关服务 展馆 展位图 参展人员手册等 填好参展表格 返回给展会主办者 并得以确认之后 还要将全部或者部分 展位费作为定金汇至主办者 这样 展位便得到最后的确定 2 费用预算费用预算 参展费用包括展位费 展位装饰装修费 展品运输费 机票火车长途车费 市内交通费 食宿费 必要的设备租赁费 广告宣传费 资料印刷费 礼品制作 费 会议室租赁费等 做参展经费预算时 还要加上总费用的 作为不可 预见费用的支出 3 展台位置展台位置 展台的位置由主办者全盘规划 按照产品和服务的内容 行业 地区等因素 安排展台的位置 或者是以展位费的多少来区分位置的好坏 主办者提供的展位 图上标出了哪些位置可供选择 总之 越早将参展申请表格递交给展会主办者 越容易得到好的位置 4 标准展台标准展台 除国内某些大型商品定货会仍采用面积较小的展位外 通常展览会的展位面 积为 平方米 米 米 成为标准展台 展会主办负责标准展台的搭建并 提供展示所需要的基本设施 包括三面展墙 二个能固定在展墙上的射灯 一个 展桌 长 米 宽 厘米 高 厘米 二把椅子 地毯 三 项电源插座一个 以及刻写眉板文字即贵公司的名称 无特殊要求 眉板文字是 单位名称 展览会的标准展位中 有一种特殊的位置 位于每行展位的顶端 是最多只 有两面展墙的展位 它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通道 能更多接 触到参观者 因此 如果越早申请参展 越有机会向展会主办者寻求该种展位 5 特殊装修特殊装修 超过四个或者四个以上的标准展位的面积时 可以只预定光地面积 而自行 策划 特殊装修 特殊装修可以根据公司产品特点 技术特点 市场定位 展览 期间的活动安排 做出别出心裁的独特装修 展位的装修展会提供标准展位的搭建 展墙 桌椅都采用的防火材料 在做 特殊装修时要特别注意 如果采用的是木结构的展架和装饰物 应涂上防火材料 6 家俱家俱 大多数参展商会有这样的感受 就是一个资料桌不够用 展会组织者 展览 场馆以及展览服务公司 可以提供桌 椅 柜子 沙发等家俱的临时租用服务 7 水 电 煤气水 电 煤气 如果在展览中要有大的用电量 使用上下水 煤气 天然气等 一定要在参 展申请表格中加以说明 特别强调 在收取一定的费用后 展会主办者会安排 并可以提供这些服务 8 电话电话 可以申请在展览期间租用电话线 国内长途 和国际长途 但要提前向主办单位提出 以免除不必要的加急费用 9 物品保管物品保管 展览期间 展会组织者对展会提供安全保障 展览馆出入口设有保安 大件 展品的出入馆都要登记 但目前我国展馆尚缺少贵重物品保险柜租用存放服务 展览期间人来人往 难免零乱 所以小件展品和贵重物品等应自己妥善保管 如 果是特装修的展位 不要忽略了贮藏室的设计和搭建 贮藏室可以放置公司礼品 文件 和工作人员的衣服 随身物品等 标准展位的参展工作人员则应随身携带 公文箱包 用于携带和临时存放小件物品 钱财等 10 包装箱的存放包装箱的存放 展览开始之前 主办者和展览馆管理者 展览运输服务公司会收走包装纸箱 包装木箱和材料 或者指定统一存放的仓库 这是为展位整洁的需要 同时也是 防火安全的要求 通常 展览结束撤馆时 包装材料会退还或自行领走 11 展品的运输展品的运输 展会主办者会在参展细则里提供展品运输的提货负责人的姓名和收货地址 可以按此 将展品提前运往展览所在地 另一便捷的方式是委托运输代理 运输 代理提供门到展位到门的服务 12 布展和撤展布展和撤展 展会组织者通常会给布展留出足够的时间 展会的布展时间为 天以上 并 且可以在正常工作时间之外加班施工 在展会最后一天 观众清场以后即可以开 始撤展 13 清洁服务清洁服务 展会免费提供参观者通道和其他公共场地的清洁卫生 但展位内的清洁通常 由参展单位自行负责 14 工作证工作证 参展人员报到时 展会主办者会提供参展工作证 一般一个标准展位提供 个工作证 工作证也是通行证 在整个布展 展览和撤展期间有效 15 入场券入场券 展会主办者视展位面积的多少分配给每个参展单位一定数量的展览入场券甚 至开幕式请柬 这给公司提供了联系客户和关系单位的机会 可以列出名单 将 入场券和名片一起寄给这些嘉宾 邀请他们前来参观和见面 16 会刊会刊 每个展览会都要出版一期展览会会刊或参展商名录 可免费列入每个参展单 位的名称 地址 电话 联系人 甚至产品介绍 这是展览会的重要一环而不可 忽视 它是展览会的延续 那些在展览会上没有看到公司的参观人员 那些没有 来参观该展览会的人们 都可以在会刊中找到公司的名字 如果有足够的展览和 宣传经费 在会刊上刊登广告 其效果当然更加明显 17 场地广告场地广告 除会刊宣传外 展会主办者和展览馆还提供室内室外的场地广告 包括条幅 横幅 旗帜 气球等 对展览馆场地熟悉 有经验的参展单位的展览策划者会最 早占领有利的位置 18 技术讲座技术讲座 部分展览会还同期举办技术讲座和研讨会 除展会特别要请的专题报告讲座 外 参展商也可以要求在期间举办一场或者多场讲座 这是向各界来访者推荐新 产品和新服务的一种很好的形式 这些有备而来的参加者 非普通听众 而是专 业人士 这是公司发展的良好机会 通常 在交纳规定的费用后 展会主办者提 供会议室和基本的会议设备 特殊的会议设备 可以预先甚至临时租用 19 举办活动及租用会议设备举办活动及租用会议设备 为了吸引观众 参展商可以在展位内举办小型活动 如小型产品讲座 技术 讲座 有奖活动 发送小纪念品 甚至新颖的文艺演出 总之 应在有限的时间 场地和经费预算内达到最好的宣传效果 这些活动所需要的设备 包括上述会议 技术讲座所需要的设备 如声像设备的大屏幕电视 电视墙 音响 舞台灯光 电视 录像机 等 20 参展人员的选用参展人员的选用 选用了合适的参展人员 便能得到更佳的参展效果 更好的销售业绩 参展 人员应具备以下基本条件 对公司的产品和技术有较深入的专业知识 对产品的 性能 材质 价格有较全面的了解 自信 适应能力强 性格外向 易于与各种 人交谈 有参展经验 身体健康 乐于出差 21 着装着装 除日用消费品 食品的展销活动 娱乐性展示活动和产品促销活动的需要外 展览会期间应穿着正式服装 首先 在展位里参会人员是公司的发言人 代表的 是公司的形象 另一方面也是对参观者的尊重 如果能配合展台的搭建和公司颜 色统一着装 则效果会不同凡响 22 食宿食宿 如果对展览所在的城市不熟悉 可以住宿在展会推荐的招待所 宾馆和饭店 展会组织者推荐的住所通常是距离展馆较近 来往展馆交通方便并且价格适中 通常情况 展会会安排展览期间的午餐供应 23 展览资料的准备展览资料的准备 参加展览会之前要准备足够的宣传资料 包括名片 产品介绍 公司介绍 产品价格清单 其使用量往往会超过预料 所以要做好充分的准备工作 会后的 联系 展会期间 参观者只是对公司有了粗浅的认识 真正的生意往往会来自于会后 展览会虽结束 生意则刚刚开始 所以切记两点 1 展会期间的客户访谈记录 这是第一笔财富 2 会后资料的整理 客户跟踪联系 1 9 参加展会需要什么费用 参加展会需要什么费用 1 9 1展位费用 1 9 2 展位装修费用 1 9 3差旅费 1 9 4产品运输费 1 9 5资料费 1 9 6 宣传费用 1 10 参展商参展技巧参展商参展技巧 1 10 1摊位地点的选择摊位地点的选择 选择合适的场地是参展计划中重要的一部分 首先须考虑的是人群流动 的方式 了解人潮在整个展览会场移动的方向 再依此挑选摊位 举例而言 通常人潮流量最高的地方是靠近入口及出口处 洗手间 休息室及饮食区 而展厅圆柱及上货区则有阻碍人潮的潜在问题 如果自己的摊位设在了竞争 对手隔壁时 参展商要将摊位有效利用 以展示自己产品有利于竞争者的地 方 如果在展览期间要使用悬挂牌示 高加架或罩盖等需架高物品 则须选 择有足够高度的地点 避免其影响可见度 此外集团化公司或企业间也可组 团参加展览 一来可壮大声势 扩大影响 二来也可在展览会场上开设专馆 展示品牌 1 10 2展览人员的培训展览人员的培训 通常展览人员都将注意力放在为参展者提供资料信息上 却忽视了企业 参展的真正目的 将手册 赠品及样品摆放在桌上任参观者自动拿走后离开 这不仅无法有效了解客户及市场信息 也非参展的目的 他们常因缺乏发问 技巧而错过一些重要信息 要避免这一问题就要进行展览前的培训及准备工 作 很重要的一点是参与展览的人员需乐于跟陌生人交谈 并了解他们的需 要 会将事先准备好的企业印刷品或精致小礼品适时发送给潜力客户 达到 营销的最终目的 图片及公司手册可让参观者进一步了解展示产品以外的产 品资讯 此外 参展商还可在会场提供录象带 模型 产品展示名片 明确 列出电话号码 网址 传真 邮寄住址等信息 扩大宣传效果 1 10 3展台创意与装饰展台创意与装饰 大部分展览会提供给参展商天花板聚光灯 或自己准备携带式照明系统 根据产业调查 照明可将展品认知度有效提高 30 至 50 另外 选用少量 大幅的展示图片 以创造出强烈的视觉效果 太过密集或太小的图片都是不 易读取的 同时限制了宣传文字的使用 要将图片在视线以上的地方开始放 置 并且使用大胆而抢眼的颜色 避免使用易融入背景的中性色彩 这样使 展台从远距离便可突现出来 此外 参展商在采用传