西软酒店管理系统系统基础知识手册5.0.

本文由酒店it 论坛 发布 转载请保留此声明 否则追究责任 西软酒店管理系统系统基础知识手册5 0 FOXHIS 系统基础知识 2 第一节 如何进入 退出FOXHIS 系统 2 一 如何进入Foxhis 系统 2 二 如何退出功能模块 4 三 如何关机 4 第二节 系统菜单的构成 5 第三节 FOXHIS 系统的基本概念 7 一 帐号的构成和使用 7 二 主单状态 7 三 楼号与房号 8 四 房间类型 8 五 虚拟房类 10 第四节FOXHIS 系统的常用辅助功能 10 一 运行状态 10 二 职员留言 11 三 口令修改 13 四 更换工号 14 五 退 出 14 FOXHIS 系统基础知识 第一节 如何进入 退出FOXHIS 系统 一 如何进入Foxhis 系统 一般系统管理员在你使用的电脑中 已预先安装了你可使用的饭店管理软件模 块 打开电脑进入WINDOWS 桌面 如图 1 1 所示 图1 1 Windows 桌面 根据需要在桌面上选择功能模块的快捷图标 例如 需要打开 预定接待系统 re serve 只需双击相应的图标即可 如图 1 2 所示 图1 2 预定接待系统图标 该模块启动后 屏幕上会弹出登陆界面 如图 1 3 所示 图1 3系统登陆界面 观察登陆界面 其内容主要包含了Foxhis 饭店管理软件的版本 模块名称 用户等信息 正确输入 S 班号 根据上班情况分别输入1 2或者3 1对应与早班 2对应 于中班 3对应于晚班 E 工号 操作员编号 代表相应的操作员 代码长度为三位 P 口令 操作员自己的密码 密码长度为1至7位 在密码输入时要注意字母的大小写的区别 正确地输入工号和口令后 按回车键即可成功地登录到该系统中 屏幕上会出 现如图 1 4 的界面 图1 4 Foxhis欢迎界面 此时用左键单击x 关闭 欢迎使用西软产品 的界面 或者用ESC 键 即可进行正常的前台预定接待操作 如果他人给你输了留言 系统将首先显示职员留言画面 如图 1 5 所示 图1 5 职员留言画面 其中 1 留言人工号和留言人姓名 给你留言的操作员的工号和姓名 2 收言人号和收言人名 你的工号和姓名 3 留言日期和留言时间 留言的日期和时间 4 收到日期和收到时间 你第一次查阅留言的日期和时间 5 留言内容 留言的具体内容 6 屏幕右上角中的第一数字表示总的留言数 第二数字表示当前留言的序号 此时 操作者可以进行以下的操作 1 按 PageUp 键 上翻给出前一个留言 若不止一个留言 2 按 PageDown 键 下翻查找下一个留言 若不止一个留言 3 单击删除按键 可删去当前留言 删除后下次就不再显示此留言 4 退出 单击退出按键退出留言查阅功能 进入相应系统 二 如何退出功能模块 一般情况下 操作员平时不必也不允许任意开 关机 遇到特殊情况应请系统管 理员来处理 如确需退出模块 如宾馆要停电时 后台部门正常下班等 则有以下2种常见的方法 1 可选择模块中的 其它 功能 退出 功能 如图 1 6 所示 图1 6 退出子菜单 2 直接按键盘上的快捷键Ctrl X 不管是哪种方法 操作之后系统都会出现如图 1 7 的提示框 图1 7 FOXHIS信息提示框 如果选择 是 Y 即可以退出该模块 三 如何关机 正常关机的过程可以由以下三步完成 1 退出正在应用的功能模块 方法参见上 二 如何退出功能模块 2 单击 开始 出现如图 1 8 所示的界面 在 开始 栏选择单击 关闭系统 图 中兰色条所在位置 Windows 会出现如图 1 9 的提示框 单击 关闭计算机 前的圆 单击 是 Y 系统自动关机 3 切断电脑主机和显示器电源 图 1 8 图1 9 第二节 系统菜单的构成 为了用户操作方便 系统通过屏幕将各功能模块象菜单一样显示出来 等待用 户观察和选择 下面以图 2 1 Foxhis 预订接待系统的菜单格式为例 描述Foxhis 系统的菜单构成 图2 1 预定接待系统的菜单 1 主菜单 如图2 1所示 就是进入系统后出现在屏幕顶端的那一行菜单 它显示了系统的各种基本功 能 例如 预订接待系统 的主菜单共包括以下七个部分 1散客 2团体 3AR帐 4房类 5房间 6报表 7其它 2 子菜单 如图2 1所示 单击选中主菜单中某一项 系统自动弹出其下拉式子菜单 子菜单中的每一 条都对应相应的功能 选择执行子菜单的常用方法有2种 介绍如下 1 移动鼠标 单击选中某一项 即可执行该项功能 2 用键盘右下方的 或 键移动蓝色条 将其停留在要执行的功能项 按回车键 同样可以执行该项功能 3 工具栏 如图2 1所示 主菜单下的一组图形按钮 当您把鼠标指针停留在某一图标上时 系统自动 会显示相应的功能提示 单击图标可以直接进入该项操作 而无需从菜单中选择进 入 这样可以简化操作 这也是系统建议的一种方式 因为工具栏集成了模块中最常 用的功能 4 快捷键 如图2 1所示 在菜单系统中 如要快捷地操作某项功能 可以按下组合键 ALT 加字母 相 应字母在系统中均以下划线标明 来快速选择 如在预订接待主菜单中 按 ALT G 键就可选择 团体 功能 子菜单中 相应快捷键也会特别标明 如 Ctrl X 键即 为退出系统的快捷方式 系统在屏幕菜单上会有相应的提示 Alt Y 来实现快捷操作 说明中编写了 快捷键一览表 读者可以根据需要 查询此表 第三节 FOXHIS系统的基本概念 要掌握Foxhis 系统 首先必须领会该系统的一些基本概念 下面依次介绍以下这些基本概念 帐号 楼号 房类 虚拟房类 房号 主单状态等 一 帐号的构成和使用 帐号是客人帐单的计算机代号 它由计算机自动产生 本系统有许多种帐号 如 散客帐号 团体帐号 团体成员帐号 宾馆工作帐号 AR 帐号 历史档案帐号和特别提醒客人帐号等 但是无论什么帐号都由7位数组成 且 有统一的规则 熟记这些规则 有助于操作员快速掌握客人的分类信息 比如看到一 个帐号能马上分辨是团体客人还是散客等 下面我们用下表 1 1 解释几种主要帐号的构成规则 表1 1 Foxhis 系统帐号 注释1 这个数的含义 第一个2取自于本年即2002年的最后一位 001说明今 天是一年中的第二天 即1月2日 最后三位数003说明此人是1月2日本宾馆的第3位 客人 思考 解释帐号的意思 注释2 根据帐号的结构 第二位开始是 之间的流水号 此帐号必定为团体帐号 类似与散客帐号 第一位数字2取自于2002 年的最后一位 说明此团队是今年本宾馆接待的第3个团队 注释3 第一位数字2含义同上即取自于2002年的最后一位 401根据团体成员 帐号的构成规则可以拆成400 1 其中400说明此人是团体成员 1代表一年中的第一 天 即1月2日 最后三位数003说明此人是第3位客人 注释4 第一位数字2含义同上即取自于2002年的最后一位 是 之间的流水号 注释5 任何一个AR 帐都是以字母AR 开始的 其后加上五位流水号 例如AR00023代表它是第23笔AR 帐 二 主单状态 主单状态反映一个客人的信息在饭店中所处的状态 本系统对客人的不同状态 用专门的字母表示 具体见表 1 2 表1 2 几种主要的主单状态 要掌握整个FOXHIS 系统 理解其主单状态的变化过程非常重要 所以要求使用者记住这些字母的含义 以下图 3 1 为主单状态的流程图 你可以从中看到主单的状态是怎么转变的 下图的信息流图中 字母表示客人主单的状态 箭头表示流转过程 到 未 预订 R I O D 历史档案 确 住 挂 结 认 入 住 帐 帐 C 入 S 图3 1 客人主单流转图 三 楼号与房号 本系统所指的 饭店 最多可由36幢楼组成 每幢楼由 楼号 来表示 每个楼号 由一位字符表示 一般用字母A B C 等来表示 其房间用五位的房号来标记 四 房间类型 Foxhis 系统为了便于提供全面的客房信息 创建了各种类型的房类图表 这些图表包括 V C VD房按房类列表 VC VD房按楼层列表 客房列表 客房简报 实时房态表等 下面我们首先以客房简报为例 图3 2 来看一下在这些图表中 房间信息分别是用什么符号来表示的 在客房简报中有房号 房类 状态 预定房等列 系统中对于这些分类信息加以 不同的标识 本系统图标中使用了三种不同的方式来表示 具体介绍如下 图3 2 房间简报 1 对于每种房间类型Foxhis 系统允许最多使用三个大写字母来表示 系统中 常用以下符号来表示不同的房间 类型 VC 干净的空房 可卖房 OC 住房净房 VD 脏的空房 走房 OD 住客脏房 HU 自用房 OO 维修房 TP 临时态 EA 将到 ED 预离 2 使用不同的图标显示房间类型 直观 形象 常用的有以下这些 3 用以下符号显示特定的房间附加信息 预订房 这一列中红色表示在起止日期内将离开此图中起止日期是2002 09 25 到2002 09 26 同时起止日期可以根据统计的需要加以修改 黑色表示将到达 表示 在住房 维修房表示在该周期内要维修 在整个系统中 有很多显示房间信息的图表 都需要用到以上这些图标 熟记这 些表示能帮助操作者快速有效的从图表中获取不同信息 提高工作效率 干净的空房 长包房 自用房 团队将走房 团队预订房 维修房 散客在住房 团队成员房 脏的空房 五 虚拟房类 在实际应用中 不少饭店会碰到因楼层或朝向等不同而设定多类标准房等情况 实行不同门市价 但在相关报表及信息统计时则需要将其统一起来 为了处理这种 情况 系统在普通房类之上提出了虚似房类的概念 例如设置一虚拟房类标准房 包 含了景湖标准房 高层标准房 普通标准房等多类 虚似房类主要应用于公关销售与 预订接待系统 及相应的统计报表 第四节FOXHIS 系统的常用辅助功能 进入每一个Foxhis 系统的功能模块之后 观察每个主菜单的最后一项 可以发现都是 其它功能 图 4 1 显示的是前台收银系统的 其它功能 可以看到在 其它功能 里有 运行状态 职 员留言 口令修改 打印设置 工具条 关于 更换操作员 退出 共八条命令 本节 将着重介绍 运行状态 职员留言 口令修改 更换操作员 退出 这五个常用的 辅助功能 图4 1 前台收银系统菜单 一 运行状态 用于显示整个系统电脑运行的状况 执行此功能的操作方式如下 1 用鼠标左键单击主菜单上的 其它功能 2 移动鼠标箭头至 运行状态 此时 运行状态 蓝色显示 3 用鼠标左键单击 运行状态 屏幕上跳出运行查询状态的界面 如图 4 2 所示 图4 2 运行状态查询 上图中 站 点 指各工作站的IP 号 电 话 与工作站相对应的内部电话号码 它可用于内部联系工作 启动时间 指启动计算机管理系统的日期和时间 状 态 工作站当前的状态 可选择 运行 表示系统正在操作过程中 挂起 表示系统正处 于最外层 操作员尚未登录 停机 表示已经退出计算机管理系统 工号 姓名 即当前操作员的工号和姓名 登录时间 为登录具体功能的时间 也就是输入工号的时间 使用功能 指当前工作站正在使用的模块功能 二 职员留言 职员留言可用于操作员之间的通讯和交接班 如果是给自己留言 那么就相当 于备忘录功能 执行此功能的操作方式如下 1 单击主菜单上的 其它功能 2 移动鼠标箭头至 职员留言 此时 职员留言 蓝色显示 3 单击 职员留言 屏幕上跳出Foxhis 留言系统的界面 如图 4 3 所示 如何使用 职员留言 功能呢 第一种情况 给单个人留言 我们以给前台接待员徐静留言为例 说明具体的操 作步骤 1 在A 区选择收言人 单击 前台接待员 前的 号 单击 徐静 前的 则显示 这表示 你已 经选择了 收言人 徐静 2 单击B 区右边的选项卡 发件箱 3 在C 区 主题 处 输入留言的主题 在主题下的空白处 输入留言的具体内容 4 单击C 区 发送 留言将被发送到王静的 收件箱 只要王静登录到饭店管理系 统 系统将自动提示王静有留言 同时屏幕变成如图 4 4 所示 注意 收言人和留言的主题是必须选择的 否则留言发送将会失败 如果这样系 统将会 图4 4 留言成功后的界面 第二种情况 同时给几个人留言 操作步骤除第一步外 其余和给一个人留言的 情况完全相同 第一步 在A 区选择收言人时 在所有的收言人姓名前都打上勾 即可 第三种情况 整理收件箱或发件箱 以删除收件箱中的留言为例 如图4 5所示 说 明操作步骤 其它操作类同 1 在B 区把光标移到你要删除的那个留言条上 左键单击选中 2 此时主题和留言内容会在C 区显示 鼠标左键单击C 区右端 删除D 键 则此留 言被删除 3 同时此留言被放进垃圾桶 界面转换成如图4 6所示 图4 5 Foxhis 留言系统发件箱 图4 6 Foxhis 留言系统垃圾桶 三 口令修改 功能是修改当前操作员的口令 操作员应该经常修改自己的口令以防止泄密 因为口令泄密可能造成一定的经济后果 该功能只有在正确地输入原口令情况下 才能修改成功 以防他人误改 执行 口令修改 的命令方法同 运行状态 和 职员留 言 口令修改 的界