书面沟通的一些心得体会20100929

致致 To To 协信 协信 HRHR 团队同仁团队同仁 抄送抄送 Cc Cc 日期日期 Date 2010 Date 2010 年年 9 9 月月 2929 日日 发自发自 From From 李鑫华 李鑫华 主题主题 Subject Subject 分享职业化环境下书面沟通的心得体会 好好看 一般人我还不愿意告诉 分享职业化环境下书面沟通的心得体会 好好看 一般人我还不愿意告诉 公司在书面沟通方面的能力急需改善 最近我看到各公司都在 OA 上提交了一些题材进行组 织层面的书面沟通 看完后有两个感受 一是我们的组织在变大 沟通的难度也逐渐增加 以前很多事情可以点对点的沟通现在变成多维度的沟通 以前很多事情可以口头沟通现在 变成需要书面沟通 以前的沟通方式容易简单直接 现在会变得复杂 在这种环境下职业 化的书面沟通会越来越重要 二是公司同事还没有掌握职业化环境下的书面沟通技能 最 近几个 OA 的新闻或软文就是佐证事实 千遍一律的流水帐 基于上述现象 是有必要在人力资源团队内部先学习掌握职业化环境中书面沟通技能 所 以临时对我个人的一些心得体会作了梳理总结并结合了房晟陶传授给我的一些经验 希望 可以提供一些帮助 未必全对 不要照搬 通过书面沟通不外乎需要达到几个目的 而这些目的是口头沟通不太容易达到的 通过书面沟通不外乎需要达到几个目的 而这些目的是口头沟通不太容易达到的 理清工作思路 气态 液态 固态 取得工作结果 节省时间 减少信息混乱和谣言 在职业化环境下最高效的文体是在职业化环境下最高效的文体是 职业文职业文 在从穿封档裤时起至今我们所学到的记叙文 说明文 议论文 散文 杂文 小说 戏剧等文体都不适合职业化环境 OA 上最近的内容 几乎全是记叙文 小学毕业都好几十年了还没写够呀 职业化的环境文体一般常用建议文 分析文及信息文 建议文 分析文一般都是特定的沟通内容针对特定的人且会有标准格式 在 OA 公开的一般会是信息文 信息文主要是大面积提供信息 并引导言论或思想 一般没 有标准格式 建议公文的标准格式 致致 To To 抄送抄送 Cc Cc 日期日期 Date Date 发自发自 From From 主题主题 Subject Subject 开篇段落 本次沟通的目的类型 主要背景 已获得的同意及预算 开篇段落 本次沟通的目的类型 主要背景 已获得的同意及预算 本文建议 建议 方案主要特征 建议 方案主要特征 建议的依据 一般不超过三项 建议的依据 一般不超过三项 1 2 3 细节细节 讨论 如其它关键注意事项 根据需要可能没有 讨论 如其它关键注意事项 根据需要可能没有 下一步计划 如果建议被批准的话 建议人准备做什么 怎么做 下一步计划 如果建议被批准的话 建议人准备做什么 怎么做 附件 根据需要 一般与建议的依据有关 附件 根据需要 一般与建议的依据有关 附件 1 附件 2 公文自查 公文自查 1 本建议是否有助于公司的业务 与业务相关 增加公司竞争力 2 本建议是否平衡考虑了长处和短处 3 本建议是否有其他选择可以代替 4 组织里是否有先例 5 本建议获得的同意 预算是否表述清楚 6 本建议是否考虑了组织上的影响 对人员 组织 文化的影响 7 本建议现在是否是合适的实施时机 主次优先 分析公文的标准格式 致致 To To 抄送抄送 Cc Cc 日期日期 Date Date 发自发自 From From 主题主题 Subject Subject 开篇段落 本次沟通的目的类型 主要背景 已获得的同意及预算 开篇段落 本次沟通的目的类型 主要背景 已获得的同意及预算 结论结论 主要发现 结论的依据 一般不超过三项 主要发现 结论的依据 一般不超过三项 1 2 3 细节细节 讨论 如其它关键注意事项 根据需要可能没有 讨论 如其它关键注意事项 根据需要可能没有 意味的下一步行动 如果此结论成立的话 意味的下一步行动 如果此结论成立的话 附件 根据需要 一般与结论的依据有关 附件 根据需要 一般与结论的依据有关 附件 1 附件 2 在分析文及建议文中在分析文及建议文中第一句话使用精确的动词是简单直接的重要保证第一句话使用精确的动词是简单直接的重要保证 例 例 1 本文建议 2 本文确认您同意 3 本文通知您 4 本文总结了 5 本文答复管理层 6 本文提供 的背景信息 7 本文记录某次会议达成的一致意见 8 本文就某次会议的原则性的 非具体的结论做了记录 9 本文探讨关于双方合作的其它可能方式 信息文一般没有固有的格式 但还是有些技巧的存在 信息文一般没有固有的格式 但还是有些技巧的存在 标题要生动 传神 标题要生动 传神 信息文和建议文 分析文阅读对象的不同点在于选择性阅读 所以点 击率会是我们这次沟通的成败关键 标题就承担了提高阅读兴趣的使命 否则 即使内容 再好 也会由于长了一张 丑脸 而达不到传播沟通的目的 信息文标题的小巧门 标题必须集中文章最关键信息 用专业术语来说就是 文眼 通过构筑矛盾 焦点 冲突 让读者内心产生强烈的震撼 从而情不自禁地想弄个究 竟 用词都很生动 动感强烈 每个人都能看得懂 尽量用动态结构 也就是 行为 主体 行为 行为客体 的形式 在用词上 要多用动词 慎用形容词 副词 读起来 才能文气贯通 尽可能用主动语态 慎用被动语态 这样可以使事实表达得更加清楚 直接 有力 标题的字数最好控制在 8 11 个 特殊情况除外 这是根据人眼的正常视觉和阅读习惯 来确定的 短了 可能信息量不足 太长了 难以接受 尽量不用逗号 破折号 这些符号影响阅读时的流畅和对主题的理解 除了标题之外 开局有时还会有导语或结尾还有归纳除了标题之外 开局有时还会有导语或结尾还有归纳 其实上面建议文及分析文模板中的 开篇段落也属于导语部分 我个人一般会在内容较多时或者阅读对象时间较紧时写导语 我习惯应用导语的手法有两种 一是将核心结论或者主题思想作为导语 二是将最精彩内 容组合成导语 好比一支乐曲的 过门 应将全曲最优美 最动听的地方集中到一起来表 现 然后吸引听众听下去 如果文本较长 还需要在结尾时对核心内容再次作提炼 免得 阅读者 顾腚不顾头 信息文的主题要鲜明 信息文的主题要鲜明 信息文读后一定要给人留下深刻的印象 而不是一头雾水 信息文 的主题是隐含在内容中的 不像建议文及分析文直接表现在标题上 一篇好的信息文应该 只有一个主题 并且内容言简意骇 让人读后眼前一亮 最忌面面俱到 与其将十个优点 全部讲到 还不如把一个优点讲透讲亮 这样才会给人留下深刻的印象 篇幅不要太长 篇幅不要太长 要力求简洁明了 直切主题 减少套话和空话 如果是想引导阅读对象的 思想作为目的 最好是引用一些权威语言 即我们所谓的意见领袖 Opinion Leaders 大多数人都有这样一个心理 就是容易被暗示 尤其是常常容易被权威机构和知名人士的 观点说服 事实要求准确 事实要求准确 要经得起阅读者的挑剔 不要撒谎或夸大其词 一旦被人发现 哪怕只是 虚构一个小小的谎言 你在报告或信件中所说的每句话都将会引起他人的怀疑 尽量用对话式的风格去写尽量用对话式的风格去写 通俗易懂 活泼有趣 态度友好 更容易让人接近 避免使用 不纯正 不必要的词语 当然也没有必要用复杂的句子 避免文雏雏的酸味 且要形成自 己的风格 让人一看就知道是某某写的 语气语态要让人感觉到力量 语气语态要让人感觉到力量 它会让你倍感自信 坚决不要让下列词语出现在你所撰写的 商业材料当中 有一点儿 有几分 相当 非常 这些词语会减弱 你的说服力 比如 下面这种句子将会是致命的 这是一种相当好的好产品 我非常相 信你一定会喜欢它的 多用主动语态 少用被动语态 他将棒球击出了左外场的围栏 当然比说 棒球被他击出了左外场的围栏 好得多 接下来的行动建议接下来的行动建议 请任选以下一个主题用模板写一页公文 给你的梦中情人二妞儿 女 或二愣儿 男 写一页纸的公文 可以是求爱 分 手 求婚等各类 可以是建议型的 也可以是分析型的 对所在公司的人力资源工作提出一个意见或建议 可以是分析型的 也可以是建 议型的 同时在未来的几个月里用书面交流时请用以下方法 开篇明义 开门见山 这里包含两个意思 一是将结论写在全文的前面 让读者一 看就明白此文在表达什么 二是每个段落的第一句话也是总结该段的核心思想 当然 要做到会有一定的难度 需要反复和坚持 做出一个你想在沟通文件中包含的所有重要事实或者观点的清单 用大纲形式组织条款 这样的方式能够整理出一点到下一点的逻辑思路 这可以避免 遗漏或混淆读者 进入到细节时 清楚地陈述你的主要观点 避免冗长和不必要的细节 避免使用不必要的技术词汇 可能的话 你的写作应该反映出谈话的风格 避免模糊不清和无用的概况 在消息末尾摘要出主要观点和请求 对自己写的每篇内容都修改三次 文章不厌百回改 我个人的习惯是先读几遍 看看 有没有不顺口的地方 然后再看 2 3 遍 只要觉得不顺眼就把他修了 发送该信息以前检查两次 如果一个特别的句子看上去在阅读时感到不解 试着重组 或者缩短它 请你的同事阅读你写出的文件 作为检查你写作的一个方式 看看他们是否能够找出 该文的重点 如果这个行动建议对你来说有困难 再降低点难度就是分成三个阶段 如果这个行动建议对你来说有困难 再降低点难度就是分成三个阶段 第一个阶段练造句 这是小学三年级开干的事情 还记得小学三年级语文老师是谁吗 用一句话在心理骂他一 百遍你就学会了 第二阶段练写一个故事或写表达一个观点 这是小学五年级的水平 不 要再写那个放学路上遇到牛吃菜的故事了 实在想不起来有趣的事就回忆你的初恋吧 别 告诉我还没开始 第三个阶段练从结论写起 这个阶段主要是练结构逻辑及提练中心思想 核心思想的要决