办公室管理制度

学习制度 1 时事 政治理论学习由人秘股负责组织 每月不 得少于二次 2 学习内容主要是党和国家的方针 政策 以及国 家 省 市的重要会议精神 重大时事政策 城市规划法 律 法规及有关设计规范等 3 参加人员为局机关全体干部职工 4 学习实行签到制 参加学习人员必须按通知要求 准时参加学习 有事必须事先请假 5 参加人员必须认真做好学习笔记 并作为年终考 核依据之一 考 勤 制 度 一 局机关工作人员必须按时上下班 特殊情况必 须履行请假手续 迟到或早退每次罚款 5 元 三次以上者 每次 10 元 二 每天对局机关各种人员考勤 考勤以股室为单 位 股长负责 三 考勤情况每月底汇总 股长签字后交局长审核 然后交财务室 四 局不定期抽查 由办公室实施 五 工作时间干私活 扣除当天工资 对工作时间 打扑克 下象棋等玩耍者 每发现一次扣除当天工资 对 迟到 早退 干私活 玩耍者当月发现三次以上 扣除全 月奖金并进行批评教育 六 考勤结果为年终奖罚条件之一 请 假 制 度 一 干部 职工因事 因病必须按规定办理请 销 假手续 凡不请假 超假或请假未批而擅离岗位者 以旷 工处理 旷工三日以上者 扣发计划外奖金并大会作检讨 旷工超过五日者给予行政处分 二 事 病假一天以内由各股室股长批准 两天由 分管局长批准 三天以上由局长或领导办公会议研究决定 三 正常情况全年事假不超过 40 天 超过 40 天的 每天扣除 10 元 病假不超过 60 天 特殊情况除外 全年 病 事假累计超过 70 天者 扣除全年奖金 四 职工婚假 3 天 晚婚 15 天 丧假 5 天 产假按 有关规定执行 五 局领导有事外出时应向办公室说明去向 有事 便于联系 六 股室负责人有事外出 应向分管领导汇报 领 导不在向办公室说明 有事以便联系 七 职工探亲假 长期病假按国家规定执行 财务管理制度 一 管理原则 1 坚持民主理财和集中管财相结合的原则 2 严格控制经费开支 健全财务审批手续 实行一 支笔审批制度 3 经费开支做到有计划使用 并严格按财务管理办 法施行 4 所有发票和正常开支必须有三人以上签字 即要 有 经手人 办公室证明人和分管财务的局领导签字 方 可报销 5 所有发票和正常开支一经分管财务的局领导签字 由经办人及时到财务上报销 做到即报即销 如发票数额 较大 财务上必须转账支付 原则上手续齐全 合乎财务 制度的发票 一到财务上报销 财务上必须在三个工作日 内 节假日除外 将所报金额如数报给经办人 6 每月开始的第 5 个工作日内 办公室 财务 必 须将上月财务报表报送局领导 7 办公室 财务 工作人员必须严格遵守保密制度 和财经纪律 对不遵守保密制度和财经纪律造成严重后果 的 按有关规定追究当事人责任 会议制度 办公会由局长或局长委托副局长召集和主持 局领导 班子办公会原则上一个月召开一次 如遇重要问题需要研 究 可随时召开 会议主要内容是 1 传达和研究贯彻上级的指示 决定和重要会议 精神 部署全局工作 2 讨论通过需要向上级请示 报告的重要事项 3 讨论研究全县城市规划工作的目标管理实施细 则 年度工作安排和月工作调度 4 讨论研究各项城市规划法律 法规贯彻执行情 况 会审重大业务事宜 会审业务科室提出的规划设计条 件 规划设计 建筑方案审查意见 建设项目规划竣工验 收意见 农民建房规划审查意见 规划设计院出图审查等 商讨解决有关技术问题 5 讨论研究本局较大财务开支 干职工生活福利 奖惩等重要事项 6 办公会由人秘股做好会议记录 根据需要 可 以 会议纪要 的形式 下发机关各股室 并督办落实 7 局领导班子办公会规定保密事项 必须保密 如有泄密 必须严肃查处 办公室工作制度 一 工作人员必须从严要求自己 遵守工作纪律 坚 守工作岗位 按时上下班 上班期间 不准干与工作无关 的事 二 对前来办事的人员或来访群众 要主动接待 热 情问候 认真解释相关问题 努力做到群众利益无小事的 工作作风 树立良好的机关形象 三 要减少办事环节 加快工作节奏 提高办事效率 对领导交办的工作要认真负责 从严从快 保质保量的完 成任务 不得互相推诿 四 协调各股室之间的工作 及时掌握工作动态 从 速向领导报送工作进展和城乡规划工作动态等相关材料 五 机关文书工作必须认真负责 文件起草 收发登 记 传批阅及时 印发的文件和各类材料必须认真核对 确保准确无误 如发现大的失误 依据 工作考核制度 相关规定进行处理 六 切实管好单位的微机 文件和档案资料 未经同 意 任何人不得随意翻阅 严防泄密 七 做好安全防卫工作 督促各股室 所属单位及职 工管好自己的财物 经常检查水 电 暖设施 严防失窃 失火 漏水等不安全事故的发生 搞好机关卫生 营造良 好的机关形象 规划股工作制度 负责和编制城市和乡镇总体规划 控制性详细规划 重要地块的修建性详细规划 参与编制与城乡规划有关的区域 经济和社会发展规 划及基础设施和公共服务设施专项规划 负责拟定全县村镇规划的有关政策 规定 指导全县 村镇规划工作 审核上报各乡镇及城区总体规划 承担核发县城及乡镇规划区内新建 扩建和改建建筑 物 构筑物 市政道路与工程管线等工程项目的 一书两 证 核发 乡村建设规划许可证 负责联络县城乡规划委员会和专家咨询委员会 承办 相关规划 咨询 项目会务工作和规划听证 公示 负责规划业务资料 档案管理 信息统计 综合分析 与编报 负责城市规划区内城市雕塑 大型固定广告的报建审 批和管理 规划技术股工作制度 负责各类建设 市政工程项目的放线 负责受理 审查建设工程 市政道路工程 管线工程 及其他工程项目报建资料 参与拟定全县村镇建设中长期发展规划 参与指导建制镇各类建设工程项目选址 规划方案的 审查 审批 组织 指导建制镇总体规划 专项规划 控制性详细 规划及重要地段修建性详细规划的编制 论证 公示及报 批 参与指导全市村镇体系规划 集镇建设规划及村庄规 划的编制 监督检查村镇规划的实施 协助查处各类违犯城乡规 划的建设行为 人秘股管理制度 负责办理机关党务 政务和事务及所属单位的综合协 调 督查督办工作 承担人事劳资 社区医保 财务资产管理 保密 安 全保卫 计划生育 后勤服务及工 青 妇工作 承担规划宣传 规划信息 文秘文档 会务 联络接 待 提议案办理 考核工作 负责全县规划行业的教育培训 专业技术工作 负责承办纪检监察和党风廉政建设相关工作 规划监察股制度 负责贯彻执行国家有关城乡规划的法律法规 方针政策 和省 市的政策规定 负责对城市规划实施情况进行监督检查 对城市规划 区内国有土地上的违法建设项目进行查处 负责各类建设 市政工程项目的验线和规划竣工验收 核发 建设工程竣工规划验收合格书 受理建设项目投诉 建设纠纷的调处 负责受理城乡规划方面的行政复议 行政应诉 承办有关城乡规划的执法咨询 业务查询 来信来 访 干部培训和宣传教育 负责全县工程竣工验收 文件收发 传阅 立卷归档管理制度 一 发文 因工作需要应以局名义对外行文 函 通知 报告 请示等 由有关科室 院 支队 拟定行文 稿件 包括发文稿纸上的有关项目 并在文稿上签字后送 分管领导审核认可 再送局办公室核稿无误后报局长签发 局长签发后再由办公室登记编定发文号 打印的稿件经有 关科 室 校对无误后 再打印 装订 留存 分送 二 收文 1 凡局机关收到来文 来函原则上由办 公室负责文件收发的同志统一启封 办理收文登记 送办 公室主任签署拟办意见 再呈送领导传阅 不得横传或随 意扩大传阅范围 一般情况下当天收文应当天处理 不得 积压 文函件呈送程序原则上先呈送局领导阅批 再送有 关科室阅悉承办 2 局机关工作人员外出学习开会 出差顺便捎回的文 件 资料须在本人回单位后及时交办公室登记 传阅 分 发 任何单位和个人不得代为保管和占用 3 文件登记后 应及时送领导阅批 阅批后及时收回 送有关科室阅办 承办科室须在办理完毕后的三天内向分 管领导汇报 如局领导外出无法阅签文件时 应及时请示 有关领导后 再送有关科室贯彻执行 并将执行结果向分 管领导汇报 逾期不办 造成工作失误的 要追究责任 来文必须坚持收文登记 主任签呈 局长阅批 科 室承办 回复承办结果的程序 严格交接手续 三 传阅 根据领导的意见需传阅的文件 由办公 室负责收发的同志依次送有关科 室 局属单位有关人员 传阅 传阅文件一般做到当天送达 当天阅毕 签名交回 以提高传阅时效 因需要而暂留的文件 须经办公室主任 同意 需要复印的文件须经局领导同意 由办公室具体操 作 归还的文件必须完整无缺 四 承办 需要承办的文件根据领导批示 由办公 室及时转交给有关科 室 直属单位或有关同志 按照要 求及时办理 超过时限的 由办公室催促办理 办理结束 后 将办理结果及时报办公室 需要答复对方的 拟发初 稿 由办公室报请领导审定后行文 五 立卷 收发的文件一般按照收发序号一月整理 一次 对缺少或残缺的文件 及时追查 弥补 次年五月 底前分门别类 附上目录 立成卷宗 保证文件 资料的 整齐 完整 六 归档 按照要求严格做好一年一次的归档工作 档案要摆放整齐 便于查找 同时落实防潮 防火 防蛀 防鼠等措施 保证档案安全 调阅 外借归档文件材料须 经局领导或办公室主任同意 并由工作人员具体操作 七 保密 密级文件应在办公室阅办 不准带离 不准擅自传阅翻印 对注明期限收回的文件 内部刊物 应按期回收存档统一管理 绝密文件一律由档案员当天收 回 存入柜橱内 杜绝失 泄密事故发生 人秘股公务接待制度 一 公务接待要本着热情 周到 节俭的原则 二 接待工作由局办公室统一管理 对口部门和分 管领导对应接待 陪同人员原则上不超过四人 三 接待用餐要求 1 实行接待用餐申报和定点制度 局领导及股室因 公务需要接待用餐 统一由办公室报局长或分管领导同意 后 安排到定点接待地点用餐 2 严把接待用餐关 要本着精减节约和 同城不吃请 的原则 能不请的尽量不请 能不吃的尽量不吃 除局领 导班子成员外 其他干部职工原则上不得自行安排公务接 待和用餐 四 公务接待报销要求 所有未经办公室签字的 财务上一律不予报销 车辆和驾驶员管理制度 一 车辆购置 1 车辆购置须提交领导班子会议研究 确定车型 价位 落实购车经费 2 车辆购置应坚持先报批 后购车 并由政府采购 中心负责采购 3 不准超标准购置车辆和装饰车辆 接车和装饰车 辆由办公室派专人负责 二 车辆使用 1 保证局领导用车 凡局领导工作用车 司机必须 保证随时出车 提供优质和安全服务 2 保证各股室工作用车 各股室因工作需要用车 经分管领导批准 可由办公室派车 3 保证干职工大病医疗用车 本局干部职工及家属 子女生病急需用车 经分管领导批准 由办公室派车 4 所有车辆原则上不外借 由办公室统一调度使用 5 实行车辆去向登记制度 凡车辆离开抚州市区 司机应向办公室报告 6 遵守纪委规定 机关干部不准开车 三 车辆用油 1 实行定点刷卡加油 除特殊情况外 省内加油发 票一律不予报销 省外加油发票应由乘车人签具证明后 按规定报销 2 用油实行与里程相配套管理 油卡充值时 办公 室查看车辆里程表 填写 车辆费用月报支出表 3 实行用油定期通报制度 每月对车辆用油情况和 里程数通知用车领导和司机 四 车辆保险 按照政府采购实行定点保险 除按规定车辆损失险 第三者责任险 车上人员险 不计免赔险四项险种外 另 增保盗抢险 五 车辆维修 1 实行车辆维修审批制度 本局车辆如需维修 由 驾驶员向办公室报告 经办公室审核后 200 元以下的由 分管领导批准 200 元以上的报局长批准 3000 元以上的 提交局领导班子会议研究批准 未经批准维修车辆的 费 用自理 2 实行定点修车制度 驾驶员修车 由办公室派人 同往 同时开具修车通知单 到指定厂家修车 修完车后 由定点厂家填写修车反馈单 经驾驶员 办公室同往人员 签字后 交办公室存档备查 实行定点维修后 修理费用 由办公室按协议和定点厂家结算 3 因公在外需维修时 应及时向办公室报告故障情 况和维修情况 回单位经办公室审核后 报分管领导批准 方能报账 外出途中的过桥过路费等 应由乘车人在发票 上签具证明 按规定核报 4 修车严禁使用假冒伪劣材料 严禁管理人员和驾 驶员私自收受业务单位的好处 六 驾驶员管理制度 1 牢固树立 安全第一 的理念 严格遵守 道路交通 安全法 谨慎驾驶 规范操作 坚决杜绝交通事故的发生 确保行车绝对安全 2 严禁酒后驾车 限制超速行车 3 爱护车辆 做到勤洗车 勤检查 勤维护 勤保 养 保持良好的车容车貌 坚持出车前和出车后的检查 随时掌握车辆运行状况 发现故障及时排除 不带故障行 车 4 坚持优质服务 保证随叫随到 要服从安排 听 从指挥 遵守时间 保障及时 上班时间要坚守岗位 有 事外出要向办公室请假 下班时间要开通手机 有事可随 时联系 5 妥善保管驾驶证件和行车证件 因丢失证件 违 章驾驶 乱停乱放等被罚款 费用自理 6 未经批准 不准私自出车 不准将车辆借给他人 驾驶 不准参与婚丧嫁娶活动 严禁用车辆进行违法违纪 活动 一经发现 要追究当事人责任 7 所有驾驶员由办公室统一管理 坚持季度一次的 安全例会 年终进行民主测评 表现好的给予适当奖励 表现差的给予批评教育 8 凡违反规定 不听指挥 不守纪律 态度不好 行为不端的 临时驾驶员给予辞退处理 正式驾驶员视情 节和后果给予扣发补贴等处理 印鉴管理制度 一 局办公室负责管理行政印章和党委印章 局监 察室负责管理纪委印章 二 公章确定专人管理 专职人员另有他事 必须 指定政治上可靠 责任心强 办事秉公的同志代管或兼管 三 使用印章必须认真负责 坚持原则 不徇私情 四 使用行政印章的范围 本局正式文件 包括各 类通知 通报 报告 决定 请示 计划 纪要 函件 报表等 行政介绍信 调查证明材料以及规定要盖章的其 他证件 五 盖章必须按批准手续办理 行政公章须经局长 同意方可盖用 党委公章须经党组书记同意方可盖用 纪 委公章须经纪检组长同意方可盖用 六 保持公章清洁 干净 印泥的颜色保持鲜艳 有光泽 盖章一般在骑年盖月的部位 保持端正 庄重 印章的字迹要清晰 模糊 重影应尽量剔除 七 启用新公章要发文告知 新公章正式启用后 旧印章即予作废 由局办公室封存或统一销毁 八 妥善保管印章 应将印章锁入保险柜内 严禁 携带公章外出 确保印章保管和使用的安全 电话管理制度 一 局领导办公室电话原则上仅为局领导各自使用 其他科室和人员不得使用 确因公因急需使用电话 须先 经局领导同意方可使用 二 局机关工作人员严禁私事擅自使用办公室电话 三 凡按上级规定安装的 可以报销的住宅电话 移动电话 费用由局里统一支付 标准按市委 市政府规 定执行 不得超标报支 并做到每季度内部公布一次 交 费与公布工作具体由办公室 财务 负责 计算机管理制度 一 不得在计算机安装违反国家规定以及内容不健 康的软件 上班时间不得玩游戏和网上聊天 不得查阅股 市信息等内容 二