《总裁办公室工作管理制度》.doc

当代集团发文稿纸文件标题当代集团关于发布总裁办公室工作管理制度的通知发文字号当代集团(总办文)字2004第001号密级无发布方式OA附件：总裁办公室工作管理制度主送：集团各中心、集团各子公司报送：总裁张雷、副总裁吴战民、韩凤国、陈 音、周学钧主办部门总裁办公室拟稿人陈海涛拟稿日期2004-1-7中心总监（签字）审核人（签字）主管副总裁（签字）总裁（签字）备注：当代集团(总办文)字2004第001号当代集团关于发布总裁办公室工作管理制度的通知集团各中心、集团各子公司：为协助集团总裁、副总裁、以及集团战略发展决策委员会委员高标准、快节奏、优质量、高效益经营管理，充分发挥总裁办公室的沟通、协调、督促作用，更好的为集团总裁和战略决策委员会提供的准确服务，有效沟通渠道，特制定此本制度。特此通知！附件：总裁办公室工作管理制度当代投资集团有限公司二四年一月七日主题词：总裁办管理制度通知主 送：集团各中心、集团各子公司报 送：总裁张 雷、副总裁吴战民、韩凤国、陈 音、周学钧签 发：张 雷校 对：蒋 莉发布方式：OA附件：总裁办公室工作管理制度1 总则为协助集团总裁、副总裁、以及集团战略发展决策委员会委员高标准、快节奏、优质量、高效益经营管理，充分发挥总裁办公室的沟通、协调、督促作用，更好的为集团总裁和战略决策委员会提供的准确服务，有效沟通渠道，特制定此本制度。2 信息的增值开发信息调研：密切跟踪房地产行业动态和集团其他产业发展方向，深入调研，及时反馈总结行业信息。3 督办工作董事局（会）会议、集团战略决策委员会会议由公司总裁办公室配合集团信息管理中心负责督办，在接到决议的一周内，根据决议的要求及公司实际制定工作计划和签订相应工作签证。工作计划中应明确责任人、工作步骤及完成时间，并配合集团信息管理中心对与决议内容有关的情况进行检查与考核。3.1 集团董事局（会）会议、集团战略决策委员会会议决议的督办：3.1.1 决议的督办由总裁办公室负责；3.1.2 决议形成后，由总裁办公室整理会议纪要，信息管理中心审查后发给参会人员，责任人应根据会议纪要的要求制定工作计划，并组织实施；3.1.3 总裁办公室根据会议纪要或工作计划实施督办，在督办过程中总裁办公室有权向各部门询问与决议内容有关的情况，并对责任人执行决议的工作进行检查及考核。3.2 总裁、副总裁的文字批示或口头指示，由总裁、副总裁负责督办。4 会议管理4.1 会议主要由日常临时工作会议组成：4.1.1 集团战略决策委员会办公例会通常情况下在每周一召开一次，是集团就一定时期工作事项做出决策的最高级会议。会议由集团总裁主持，参加人为集团总裁、副总裁以及集团战略决策委员会成员。4.1.2 日常临时工作会议由会议召集者起草会议通知经过相关领导批准后由集团信息管理中心行政管理部在OA上公布，特定会议需经总裁批准方可召开，会议通知由会议召集者起草，集团信息管理中心行政管理部OA公布。4.2 参加会议的人员无特殊原因不能请假，如请假需经主持人批准。4.3 有以下原因副总裁以上的高层管理人员可提议临时或提前召开会议：4.3.1 有重要事项需提交战略决策委员会讨论决定；4.3.2 集团重大经营战略调整；4.3.3 重大危机事件处理；4.3.4 各部门重要业务管理人员录用及辞退。4.4 会议纪要属公司内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。4.5 参会人员应开诚布公、知无不言、集思广义，一经会议决定之事，要求按期完成。4.6 参会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，窃窃私语，不得私自录音，不得使用手机、传呼机，以免集团机密外泄。5 保密管理保密工作是指对可能发生的泄密和窃密活动采取的系列防范措施。保密工作原则：积极防范，突出重点，严肃纪律。总裁办公室职员必须做到：不该看的不看，不该问的不问，不该说的不说。5.1 文件和资料保密：5.1.1 复印。复印秘密文件和资料，由主管总裁批准。5.1.2 递送。携带秘密文件外出由两人同行，并包装密封。5.1.3 保管。秘密文件由信息管理中心统一保管，个人不得保存。如需借阅，由主管总裁批准，并于当天收回。5.1.4 对外披露信息按集团规定执行，按下列程序办理：由部门经理、主管总裁、经济法律中心会签。5.2 保密内容按以下三级划分：5.2.1 绝密级：集团领导的电传、传真、书信；5.2.1.1 非公开的规章制度、计划、报表及重要文件；5.2.1.2 集团及公司领导个人情况；5.2.1.3 正在进行研究的项目资料；5.2.2 机密级：5.2.2.1 电传、传真、合同；5.2.2.2 技术性文件和资料；5.2.2.3 职员档案；5.2.2.4 组织状况，人员编制；5.2.2.5 人员调动，干部任免；5.2.3 秘密级：有损于公司及所属门店利益的其它事项。6 外事接待6.1 集团重要客户接待工作除由总裁或其他高层管理人员亲自接待以外，其余由总裁办公室配合有关部门负责安排接待工作。6.2 外事接待工作必须按照国家的有关规定和集团的接待流程统一部署安排办理。6.3 外事接待工作的基本原则是：认真负责，热情周到，不卑不亢，言行得体，严守机密。6.4 客户来访时，接待人员要准确掌握宾客或领导乘坐的交通工具和抵离的时间，提前通知有关单位和人员做好接送准备。6.5 接待者要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等选择安排参观项目，确定活动内容，拟定接待方案，报请总裁批准。6.6 有关单位根据批准的接待方案，认真做好政务接洽和业务洽谈。洽谈中遇有非权限内的事情，要向主管领导请示，来不及逐级请示时可直接请示主管总裁。6.7 在接待来宾工作中，要认真做好安全保卫工作。7 沟通协调7.1 为提高工作效率，保证总裁、副总裁以及集团高层领导与各级职员之间的积极沟通。7.2 沟通协调可以采用口头、电话、文件、会议等不拘形式，积极友善、第一时间解决工作中出现的问题。7.3 沟通协调要本着积极热情、对工作认真负责的态度。7.4 由于未做沟通协调，草率散布不同意见，给公司工作造成不良影响的，予以追究责任。8 组织纪律8.1 组织纪律指总裁办公室在处理日常工作及相关问题遵循的程序、原则、思想及行为规范。8.2 总裁办公室应根据该制度履行职责。8.3 当本部门工作与其它部门发生业务交叉、衔接或出现矛盾时，应按协调制度进行协调。8.4 支持但不干预其它人员所管辖的工作。8.5 日常工作中态度应谦虚，无法达成一致时，应保留意见或集体评议。8.6 对集团研究的事项，在没有发布之前，不得散布传播。8.7 离开集团要在总裁办公室通报登记，外出时要向总裁及副总裁请假。9 后勤服务9.1 总裁办公室成员外出行程安排；9.2 办公室的环境维护集团副总裁以上的高层管理人员的办公室环境（卫生、照明、饮用水及饮品等）应及时给予配备、补充；9.3 车辆安排维护9.3.1 经常对车况进行检查，整理车容，并添加各类油料、辅料，确实排除影响行车安全的因素；9.3.2 如领导需长途出车，应协调安排专职司机驾驶。同时应尽可能避免集团多位高层领导同乘一车的情况。9.3.3 总裁办对集团领导使用的车辆要根据使用情况进行定期的保养。10 公共关系管理集团总裁办公室应根据集团总裁的要求以及集团开展工作的需要，对集团的VVIP客户进行温情公关。具体的工作包括以下几方面：10.1 社会关系资料收集：定期与集团总裁副总裁进行沟通，了解并收集其重要的社会关系资料；10.2 建立、更新与维护集团客户信息库：整理收集到的社会关系资料，与行政管理部合作录入进集团的客户信息库，并积极收集重要客户的相关资料，以方便集团开展温情公关工作；10.3 重大节日联络及日常联络：在日常工作中注意与其他部门合作，通过电话，邮件，寄发集团出版的刊物等多种形式保持与重要客户沟通与联系；遇集团有重大社交活动时，及时协助集团总