葛洲坝集团第五工程有限公司合同管理办法

1 葛洲坝集团第五工程有限公司合同管理办法 第一章第一章 总则总则 第一条 为规范公司合同管理 防范和化解合同风险 维护公司的合 法权益 促进公司持续健康发展 根据集团股份公司合同管理办法 结合公 司实际 制订本办法 第二条 本办法所称合同是指公司及其子 分 公司 工程项目部签订 的各类民商事合同 协议以及设定民事权利义务关系的意向书 劳动合同以及有关身份关系的协议除外 三三三 本办法适用于公司及其子 分 公司 直管项目部 特定行业或者业主对于合同管理有特别规定的 可以从其规定 第四条 合同行为必须遵循合法 平等 自愿 诚信原则 第五条 合同管理应当以防范风险 实现合同利益最大化为目标 禁 止任何单位和个人在合同行为中以任何方式损害公司利益和国家利益 第六条 合同管理实行分级管理 分类管理 协作管理和归口管理的 原则 实行全员 全过程 全方位管理的原则 第七条 各单位主要负责人对合同管理负领导责任 合同管理工作纳 入二级单位经济责任制考核体系 第二章第二章 合同管理机构及其合同管理机构及其职责职责 第八条 公司设立合同管理委员会 在公司范围内行使合同决策权 第九条 依照法律法规和上级规定 应当报审的合同 须报请有关上 级单位审核决定 第十条 公司法律事务部门是公司合同归口管理部门 其他职能部门 是其职责范围内的分类合同管理部门 第十一条 合同归口管理部门的职责是 1 建立健全公司合同管理制度 规范各类合同范本 2 2 参与合同的起草 谈判 审查和签订工作 对合同的合法性负责 3 统计和上报公司合同签订情况 4 处理重大合同纠纷 指导分类合同管理部门和责任单位处理一般合 同纠纷 参与内部合同纠纷的调解 5 监督 检查合同管理制度的执行和合同的履行 提出改进合同管理 的指导意见 6 负责指导和评价公司合同管理员工作 提高合同管理员业务水平 7 完成公司交办的其他合同管理工作 第十二条 分类合同管理部门的职责是 1 建立健全本系统合同管理制度 规范本系统合同范本 2 组织本系统的合同起草 谈判 审查和签订工作 3 建立本系统合同档案和统计资料 定期向合同归口管理部门报送统 计报表 4 负责处理本系统一般合同纠纷及内部合同纠纷 协助合同归口管理 部门处理本系统的重大合同纠纷 5 监督 检查本系统合同管理制度的执行和合同的履行 6 完成公司交办的其他合同管理工作 第十三条 公司实行合同管理员制度 合同管理员的职责是 1 负责本单位合同的初审 核查基础资料的真实性和合法性 2 负责按合同评审程序报送公司评审 3 负责本单位合同档案资料保管 4 负责向公司归口和分类合同管理部门报送有关统计报表 5 负责在合同管理信息系统中输入基础资料 并做到及时 真实 准 确 6 负责监控本单位合同履行情况 并按规定上报 7 协助公司归口和分类合同管理部门处理合同纠纷 3 8 完成公司交办的其他合同管理工作 第十四条 合同管理员有关管理办法由公司合同归口管理部门另行 制定 第十五条 任何合同应由合同责任单位指定签约承办人和履约责任人 签约承办人对合同签订负直接责任 履约责任人对合同履行及合同纠纷处 理负直接责任 本办法所称责任单位包括负责合同谈判 签订的签约责任单位和负责 合同履行的履约责任单位 签约承办人是指在合同签订过程中代表责任单 位负责对外联络 资信审查 协商洽谈 合同文本起草和办理审核会签的人 员 一般应具备合同管理员资格 履约责任人是指在合同签字生效后 代表 单位全面行使合同权利 履行合同义务的负责人 第十六条 签约承办人和履约责任人应为公司职员 指定非本单位职 员为签约承办人和履约责任人的 须经本单位法定代表人书面批准 第十七条 公司承揽的国际工程项目合同依照中国葛洲坝集团国际工 程有限公司有关合同管理规定执行 但符合本办法第条规定应当由公司评 审的分包合同和采购合同仍需经公司评审和决策 第三章第三章 合同合同评审评审和和签订签订 第十八条 合同应当以权利义务承受主体的名义签订 经工商行政管 理部门登记注册的子 分 公司和项目部可以在登记的营业范围或公司的 授权范围内以自己的名义签订合同 禁止任何职能部门和未取得营业执照的分支机构 包括项目部和办事 处等 以自己的名义对外签订合同 第十九条 签订合同应当采取书面形式 凡能适用公司合同范本的 应当适用合同范本 合同文本应当条款齐全 权利 义务明确 逻辑严密 文句通顺 含义 4 准确 第二十条 签约承办人或委托代理人经授权后 应当在授权范围和期 限内进行代理活动 行为人没有代理权 超越代理权 代理权终止后以被代 理人名义订立合同的 除得到被代理人追认外 由行为人自己承担责任 委 托代理人应当亲自行使代理权 未经委托人书面同意 不得转委托 第二十一条 公司对公司所有具有合同签订主体资格的单位实行严格 授权制度 公司合同管理委员会根据二级单位的经营规模 合同管理水平 风险承担能力等因素具体核定每个单位的合同签订权限 合同签订权限的授权办法和制度由合同归口管理部门另行制定 第二十二条 任何单位未经公司合同管理委员会授权 不得擅自签订 合同 第二十三条 以公司名义签订的合同由公司分类合同管理部门组织评 审 子 分 公司和项目部在授权范围且以自己名义签订的合同由子 分 公 司和项目部自行组织评审 但超出授权范围的合同必须报公司评审 未经评审的合同 一律不得签订 第二十四条 签约责任单位应当对合同相对人的主体资格 资质 履 行能力等资信情况进行调查 了解和分析 必要时 签约责任单位可组织相 关部门进行合同风险调查和分析 形成合同风险评估报告 供领导决策参 考 第二十五条 合同签订前 签约责任单位应当将合同草案 合同相对 人资信情况等资料送交分类合同管理部门 财务部门 经济责任制办公室 法律事务部门审核 审核部门收到资料后应当尽快审核 并出具审核意见 部门审核时间原则上不应超过 1 个工作日 合同评审部门在审查中发现材料不全 可以要求签约承办人补充材料 由于补充材料而影响审查时间的 审查时间重新计算 第二十六条 分类合同管理部门对合同草案应当从经济和技术可行性 5 履约能力 合同风险等方面提出审查意见 财务部门对合同草案应当从产权关系 资金支付的方式和风险 税务 风险等方面提出审查意见 经济责任制办公室应当从合同价款的合理性 合同商务风险等方面提 出审查意见 法律事务部门对合同草案应当从合法性 严密性 法律风险等方面提 出审查意见 第二十七条 签约责任单位在按照部门审查意见修改合同草案后 将 合同草案 部门审查意见 资信情况资料等全部合同材料呈送分管领导 由 分管领导在职权范围内决定是否签订 但依照本办法第九条规定应当上报 批准的除外 合同决策机构或决策人对于缺乏部门审查意见的合同草案 应当拒绝 审批 第二十八条 影响公司重大权益的合同须由公司领导或授权代表组 织经济 技术 财务 法律等方面的专业人员组成谈判小组进行合同谈判 第二十九条 合同用印应当严格执行公司印章管理制度 任何人不得 超越权限或违反制度使用印章 第三十条 依据法律 法规规定或者依照合同约定应当履行一定手续 才能生效的合同 应当办理生效手续 第四章第四章 合同履行合同履行 第三十一条 合同生效前 不得实际履行 禁止先履行 后签约 第三十二条 合同生效后 应当按照合同规定全面履行合同 任何人 不得擅自违背合同约定 第三十三条 转让合同权利义务 应当符合法律 行政法规及合同的 约定 并履行本办法规定的合同变更的审查 批准程序 第三十四条 合同生效后 签约责任单位和签约承办人应将合同履行 6 阶段所需材料移交负责合同履行的履约责任单位 并组织有关单位和人员 向履约责任单位进行合同交底 第三十五条 履约责任单位应当组织有关人员熟悉合同内容 全面 准确理解合同条款 分析合同履约风险和利弊 制定合同风险防范策略和 措施 最大限度地化解合同风险 第三十六条 发现合同相对方不履行或不全面 不适当履行合同时 履约责任单位应当及时通告公司分类合同管理部门和归口管理部门 并在 法定或约定期限内以正确的方式向对方提出异议 必要时应当和法律顾问 商议并经合同管理分管领导同意后行使抗辩权 重要的异议文件 函复应 经法律事务部门审核后送出 第三十七条 合同相对方违反合同约定的 履约责任单位应当采取必 要的措施 避免损失扩大 并及时收集对方违约的证据 第三十八条 合同履行过程中 如遇到不可抗力影响合同履行时 履 约责任单位应及时以书面形式通知对方 并采取措施减少损失 同时收集 有关发生不可抗力的有效证据 与对方协商解决 第三十九条 履约责任单位的财务部门应根据合同 书面变更协议 结算资料等合同文件对外进行财务往来 未履行结算 批准程序 不得对外 支付款项 财务凭证是合同履行的原始证据 应严格保管 未经主要领导书 面批准 不得将涉及合同履行商业秘密的财务凭证对外出示 出借或复印 禁止任何单位或部门未经法定代表人书面批准在对外往来函件上加 盖单位或部门印章 禁止任何人未经法定代表人书面批准向合同他方出具 证明 泄露履行情况 提供合同资料 第四十条 工程分包和劳务分包合同解除 中止或工程完工后 履约 责任单位应当收集合同相对方出具的最终结算书面承诺 避免结算纠纷隐 患 第五章第五章 合同的合同的变变更和解除更和解除 7 第四十一条 合同变更应由履约责任单位与对方协商一致后签订书 面协议 涉及合同价款 质量 数量 履行期限 履行地点 履约方式 违约 责任 纠纷处理方式等条款的重大变更 或解除合同 应当拟订协议草案 按照本办法第四章规定 送分类合同管理部门 财务部门 经济责任制办公 室和法律事务部门审查 报公司领导依权限批准后 方可签订协议 变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定的期限内办理 第四十二条 变更或解除后 履约责任单位应当按照合同规定做好合 同结算和清理事务 及时处理未完结事务 避免造成纠纷或损失 第六章第六章 合同合同纠纷纠纷的的处处理理 第四十三条 合同发生纠纷时 应采用协商 调解方式解决 发生重大 合同纠纷 经协商或调解能够达成一致的 应将协议草案送法律事务部门 审核 经公司领导依权限批准后 方可签订协议 协商或调解不成的 经公 司领导批准后 提请诉讼或仲裁 重大合同纠纷是指争议标的金额在人民币 100 万元以上的纠纷 第四十四条 发生合同纠纷时 履约责任单位应及时书面报告公司 在法律事务部门的指导或直接参与下迅速收集有效证据 第四十五条 以诉讼或仲裁方式解决纠纷时 履约责任单位应商法律 事务部门确定代理人 诉讼方案等 并报公司审批 公司重大合同纠纷诉讼或仲裁活动应由法律事务部门牵头办理 第四十六条 以公司名义仲裁或诉讼的 公司委托代理人的代理手续 由公司法律事务部门审核并经公司领导批准后办理 以公司作为一方当事人的诉讼或仲裁纠纷 分支机构非经公司分管法 律事务领导批准 不得自行处理 第四十七条 调解书 协议书 裁决书 判决书 裁定书正本应由法律 事务部门归档 副本或复印本可交有关机构或人员使用 8 第四十八条 对方当事人逾期不履行生效调解书 裁决书 判决书 裁 定书时 履约责任单位应及时向人民法院申请强制执行 第四十九条 处理合同纠纷的费用和责任由履约责任单位承担 如有 异议 则由公司领导裁决 第七章第七章 合同档案管理合同档案管理 第五十条 合同书面档案资料一般由履约责任单位合同管理员妥善 保管 公司另有特别规定的 从其规定 第五十一条 合同签订后 20 天内 签约责任单位应将合同副本或复 印件分送分类合同管理部门 法律事务部门备案 需要查阅 复制的 应向 分类合同管理部门申请办理 禁止个人保管合同文档原件 禁止未经批准私自复印 留存合同文档 第五十二条 合同文档内容包括 1 合同文本及份数 合同补充协议 变更和解除协议 授权委托书 2 签约承办人及履约承办人情况登记 3 合同附件 合同评审表及其他有关文件 4 合同履行原始证据材料 履行情况记载 5 纠纷或争议的处理情况记载及有关材料 6 其他有关合同资料 第五十三条 合同履行阶段的一切往来函电 会谈纪要 变更文书 统 计资料等履约原始证据 由合同管理员统一编号 留存 严格管理 除业务 性质应由其它部门保管的外 禁止其他部门和个人保管履约证据原件 第八章第八章 合同管理合同管理检查检查 监监督与督与奖惩奖惩 第五十四条 合同归口管理部门对公司及所属单位合同管理实施监 督 检查与指导 9 分类合同管理部门对各自业务系统的合同管理实施检查与指导 审计部门和监察部门依职责分别履行合同管理监督职责 第五十五条 公司各单位应定期自行检查合同管理制度执行情况和 合同的订立 履行 管理情况 总结经验 发现问题 研究措施 不断提高合 同管理水平 第五十六条 合同管理工作纳入二级单位经济责任制考核范畴 具体 考核指标由公司合同归口部门与经济责任制考评部门协商确定 第五十七条 合同管理工作纳入公司在建工程检查项目之一 重点核 查工程分包 劳务分包 设备材料采购合同和设备租赁合同 第五十八条 公司每年对合同管理工作进行考核评比 表彰和奖励先 进单位和个人 对合同管理成绩特别突出