会计从业资格考试备考辅导电算化会计信息系统内部控制研究

电算化会计信息系统内部控制研究 在飞速发展的信息社会中 计算机的运用已渗透到各个领域 会计电算化是以电子计算机 为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称 它是一个用电子计算机代替人 工 实现记账 算账 报账 查账并替代部分需由人脑完成的对会计信息 数据 的统计 分析 判断乃至提供决策的过程 会计电算化是会计发展的又一次重大革命 它不仅是把 会计从业站点加入收藏夹会计发展的需要 而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求 是时代发展的要求 内部控制是组织为保护其资产安全 保证信息的完整和正确 促进经 营管理政策得以有效实施 提高经营效率 控制经营风险 防止舞弊行为发生进而实现组 织目标的一项重要的管理制度与方法 近年来 我国十分重视对内部控制的研究 并发布了 一系列规范和指导意见 促进了企事业单位内部控制的建立和完善 随着 技术特别是 网络技术的发展和应用 电算化会计信息系统把会计从业站点加入收藏夹进一步向深层次 发展 这些变革无疑给企业带来了巨大的效益 但同时也给内部控制带来了新的问题和挑战 一 会计信息系统内部控制 由于会计工作组织或业务实施等方面的原因 导致会计信息失真 不合理 不合法等一系 列的控制问题 各级管理部门为了保护国家和企业的财产完整与安全 确保会计及其他数 据的可靠 保证国家及企业的各项方针政策的贯彻与执行 为提高经济效益所采取的一切制 度 方法措施和管理程序 均属于会计内部控制的范畴 任何一家企业 事业单位或其他 经济组织 不论其规模大小和业务性质 也不论其采取何种会计工作组织程序和信息处理方 式 在其会计业务处理系统中 总是不同程度 不同方面地存在着一定的系统内部控制问题 企业的会计信息系统内部控制问题是企业整个管理体系中的重要组成部分 二 电算化会计信息系统的产生和发展对内部控制的影响 从传统的手工会计到会把会计从业站点加入收藏夹计电算化系统 系统内部控制的基本要 求和目标没有变 仍然是保证资产的安全性 数据资料的准确性和可靠性 提高经营效率 以及保证管理方针的实现 会计核算的复式记账和借贷平衡的基本原理和方法也没有变 但由于会计信息处理方式和方法的计算机自动化 使得会计业务处理程序和工作组织发生 了质的变化 由此引发会计信息系统内部控制体系也出现了一些新的特点 一 内部控制形式的变化 原手工操作环境下的一些内部控制措施在电算化后不再有必要存在 如编制科目汇总表 凭证汇总表 试算平衡的检查 总账和明细账的核对 还有一些手工操作下的内部控制措 施在电算化后转移到计算机内了 如凭证借贷平衡校验 余额发生额平衡检查 在电算化 环境下 除了人这个执行控制的主体外 许多内部控制方法主要通过会计软件来实现 因此 计算机系统的内部控制也由单一人工控制转为人工和程序共同控制 由于电算化系统中内 部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点 电算化系统许多应用程序中包含了内部控 制功能 这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序 如程序发生差错或不起作用 由 于人们的依赖性以及程序运动的重复性 使得失效控制长期不被发现 从而使系统在特定方 面发生错误或违规行为的可能性较大 二 存储介质的变化 在手工会计环境下 企业的经济业务发生均记录于纸张之上 并按会计数据处理的不同过程 分为原始凭证 记账凭证 会计账簿和会计报表 把会计从业站点加入收藏夹纸张上的书 面数据形成会计人员所熟悉的会计证据原件 这些纸质原件的数据若被修改 很容易找出修 改的线索和痕迹 这是传统纸质原件的一个基本特征 但是 电算化系统下 原来纸质的会 计数据被直接记录到磁盘或光盘上 很容易被删除或篡改 由于在技术上对电子数据非法修 改可做到不留痕迹 这就很难辨别哪一个是业务记录的 原件 另外 电磁介质易受损坏 所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险 因此 如何使磁性介质上的数据安全可靠 防止 数据被非法修改是一个非常重要的问题 三 内部控制的范围变化 传统的内部控制主要针对交易处理 计算机技术的引入 给会计工作增加了新的工作内容 同时也增加了新的控制措施 由于系统建立和运行的复杂性 内部控制的范围相应扩大 包 含了传统手工系统所没有的控制 如网络系统安全的控制 系统权限的控制 修改程序的 控制等 以及磁盘内会计信息安全保护 计算机病毒防治 计算机操作管理 系统管理员 和系统维护人员的岗位责任制度等 四 交易授权的变化 授权 批准控制是一种常见的 基础的内部控制 在手工会计系统中 一项经济业务的每 个环节都要经过某些拥有相应权限的人员的签章 自然形成了层层复核 道道把关的严格 的审核复查机制 但在电算化会计信息系统中 大部分处理由计算机完成 审查 把会计从 业站点加入收藏夹复核等控制被削弱甚至取消了 五 财务网络化带来的新问题 近年来 随着计算机技术和网络通讯技术的发展 网络化会计信息系统日趋普及 网络的广 泛应用在很大程度上弥补了单机电算化系统的不足 使电算化会计系统的内部控制更加完 善 同时也带来了新问题 目前财务软件的网络功能主要包括远程报账 远程报表 远程 审计 网上支付 网上催账 网上报税 网上采购 网上销售 网上银行等 实现这些功 能就必须有相应的控制 从而加大了会计系统安全控制的难度 从以上分析可以看出 会计电算化使系统内部控制体系出现了一系列变化 计算机会计系统 的内部控制是范围大 控制程序复杂的综合性控制 控制的重点为职能部门和计算机数据 处理部门并重的全面控制 是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制 就目前我 国会计电算化的应用现状来看 大部分还停留在一般应用水平上 人们对于人员职责分工 数据备份和保管 软硬件使用和维护等方面的重要性往往认识不足 因此 强化内控管理 提高电算化的科学管理水平是建立现代企业制度的内在要求 也是提高企业竞争能力的重 要途径 三 建立和完善电算化会计信息系统环境下的内部控制 建立和完善会计电算化内部控制的基本思路为 坚持明确分工 相互独立 互相牵制 相 互制约的安全管理原则 建立系统的人工与机器相结合的控制机制 使会计电算化运行的每 一个过程都处于严密控制之中 一 系统开发和维护控制 1 系统开发控制 它是一种预防性控制 目的是确保财务系统开发过程及内容符合内部控制的要求 财务软 件的开发必须遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范 在财务系统开发之初 要进行 详细的可行性研究 在系统开发过程中 内审和风险管理人员要参与系统控制功能的研究与 设计 制订有效的内部控制方案并在系统中实施 在系统测试运行阶段 要加强管理与监督 严格按照 商品化会计核算软件评审规则 等标准进行 在系统运行前要对有关人员进行 培训 不仅培训系统的操作 还要使受训人员了解系统投入运行后新的内部控制制度和对财 务提供的高质量会计信息的进一步分析与利用等 此外 应及时做好新旧系统转换 企业应 在系统转换之际采取有效的控制手段 做好各项转换的准备工作 如旧系统的结算 汇总 人员的重新配置 新系统初始数据的安全导入等 2 系统维护控制 系统维护包括软件修改 代码结构