会计从业资格考试备考辅导论会计电算化环境下的会计档案职能

论会计电算化环境下的会计档案职能 会计电算化是指电子计算机代替传统的人工记账 算账 报账以及部分代替人脑完成对信 息分析 预测与决策的过程 是以电子计算机为主的当代电子技术与信息技术应用到会计 实务中的简称 会计电算化与会计档案管理之间是相互依存 互为促进的关系 一方面 会 计电算化工作拓宽了会计档案的职能范围 提高了会计档案管理的效率 另一方面 会计档 案管理也对电算化环境下的会计提出了新要求 并为会计控制提供了重要的理论依据 本 文拟从会计环境变化对会计职能影响的角度 论述会计档案职能应随着会计职能重心的变 化而相应调整 会计档案职能的定位应确保会计电算化环境下会计控制职能的需要 档案的 管理应从软件与硬件两个方面确保会计档案职能的实施 一 会计电算化环境把会计从业站点加入收藏夹对会计职能的影响 会计工作电算化是伴随着科学技术进步与管理的要求而发展成为一种实现会计职能的手段 是科技环境与管理环境共同作用于会计工作的结果 在会计电算化环境下 一方面 会计人 员的工作环境得到改善 效率得到提高 另一方面 会计职能作用形式产生了变化 会计职 能的重心由人工记账时期的会计核算转向会计电算化环境下的会计监督 1 简化了会计核算过程 会计是伴随着经济活动的规模与复杂性到了一定程度后 从其他 经济管理活动中分立把会计从业站点加入收藏夹出来的 形成其自身独立的专职工作 传 统的人工记账时期 会计工作的主要任务是进行会计核算 会计核算的过程包括设置账户 复式记账 填制凭证 登记账簿 编制会计报表等内容 其中大量重复的劳动是填制凭证 登记各种账簿与编制会计报表 在会计电算化环境下 会计核算的过程除设置账户与填制凭 证是采取人机交互方式外 人工记账时代大量重复进行的登记账簿与编制报表工作主要由 计算机自动完成 会计人员所进行的主要是审核与监督工作 显然 在电算化环境下 会计 核算过程得到简化 会把会计从业站点加入收藏夹计工作效率明显得到提高 2 拓宽了会计监督职能 人工记账时期会计人员的主要精力是放在登记各种账簿与编制会 计报表上 会计职能主要表现为核算职能 会计监督仅仅体现在核算之中 监督的形式主要 是事后监督与被动监督 在会计电算化环境下 一方面 会计人员可以从繁重的手工劳动中 解脱出来 在时间上保证了会计人员能够有效地行使监督的职能 另一方面 由于会计电算 化环境下的预算控制不仅实现了对单位经济活动的 时时监控 而且还可以打破时间的 跨度 完成把会计从业站点加入收藏夹对历史会计信息的处理与未来信息的分析等工作 较 好地协助会计人员进行事前预测 事中控制与事后考核等对经济活动全过程的控制工作 从而大大地拓宽了会计监督职能的空间 二 会计电算化环境下会计档案职能的特点 同人工记账时代的会计档案相比 会计电算化环境下会计档案的形成与管理有以下三个方 面的特点 1 内容复杂性与领域拓展性 传统的会计档案是指会计凭证 会计账簿和会计报表等会计 核算纸质材料 它是记录和反映经济业务的重要史料和证据 具有严格的数据平衡性 时序 性和严肃性 实行会计电算化后形成的会计档案 从实际内容看 一方面保留了传统意义上 具有严格规范性 史料性和整体性的会计档案 另一方面又包括了存储在计算机硬盘中的 会计数据 其他磁性介质或光盘存储的会计数据 使电算化会计档案与传统的会计档案相 比 存储的范围和领域明显扩大 2 环境依赖性与载体特殊性 传统的会计档案不需要软 硬件的支持 比较直观 可以直接 查看到会计信息 而会计电算化档案必须在特定的计算机硬件与软件系统才可重现 对系统 环境具有很强的依赖性 会计档案的数字化 使会计核算资料的记录方式发生了突破 改变 了信息的介质 提高了会计信息处理的质量和速度 但由于电算化会计档案中的档案载体不 是纸张而是磁盘 光盘等 它们受载体的质量 存放环境 存贮信息有效期与载体在计算 机文件中阅读器质量好坏等因素的影响 3 信息共享性与数据易改性 网络技术的运用 可以提高会计文档的多方位检索速度 并能 够实现档案信息的网上远距离传送 有利于会计档案资源共享 但是 由于存储磁介质与光 盘中的数据可以很容易被修改 从而导致会计档案信息的失真 甚至被破坏的可能 而使会 计档案失去价值 三 会计电算化环境下会计档案职能的定位 由于会计电算化环境下会计工作的结果 会计档案 具有领域的拓宽性 环境的依赖性与数 据易改性等特点 会计电算化虽然有助于简化核算过程与拓宽会计监督的职能 但在会计工 作质量控制与会计信息安全利用等方面存在较多的问题 给会计工作提出了新的任务与要 求 笔者认为 要解决这一问题 使会计职能适应会计环境对会计工作的要求 就应从调整 会计职能入手 将会计职能的行使设置为两个层次 一是由前台工作人员行使对经济活动的 核算与监督职能 完成对单位经济业务的处理工作 二是由后台工作人员行使对会计工作的 再监督职能 完成对会计信息质量控制与信息利用工作 会计档案作为记录会计工作过程 与反映单位经济活动状况的证据 既是联系会计工作前台与后台的纽带 也是实现会计质量 控制与会计信息利用的主要途径 因此 同传统手工记账时代的档案管理职能相比较 会计 电算化环境下会计档案的职能主要应突出它的两大功能 1 会计质量控制关口的职能 在会计电算化环境下 会计质量控制的重点是建立一种内部 制约机制 及时预防 差错 与 舞弊 行为的发生 会计档案管理的主要职责是要留下包 括 差错 与 舞弊 行为在内的经济业务记录与会计工作痕迹 并通过相应的事后监督 机制 及时发现并中止上述行为 因此 在会计电算化环境下 会计档案管理首要职能是实 现档案归集关口的前移 确保会计档案资料的真实性 反映经济业务与会计工作的本来面貌 其次 要将内部会计控制制度与实施结果纳入档案管理的范畴 把事后监督信息定期反馈到 会计工作前台 同时真实记录信息反馈与信息处理的过程 第三 要建立会计档案归集的审 查制度 制订各种会计信息处理过程的归档要求 做到内容完整 手续完备 要求具体 责 任明确 使会计档案的归集成为单位会计工作质量再完善的过程 2 会计信息利用窗口的职能 由于计算机中的数据文件是动态的 时刻都在发生变化 因此 会计档案利用的首要任务是要根据会计工作的特点 在规定的时间段内进行数据备份 并定 期将计算机系统中的所有档案要素复制到磁介质上 与相关的文字材料和电子文档等一同 归档 保证归档资料的完整性 为实现档案数据的综合查询与有效利用奠定基础 其次 要运 用相关的统计分析方法 根据单位经济业务的分类 对会计信息进行加工整理 并通过对会 计档案的编研 以财务年鉴等方式形成有价值的会计信息 防止保存档案信息的载体失效而 使重要的会计信息丢失 第三 根据工作需要 在有针对性地实现会计档案信息对外提供与 提高会计档案利用价值的同时 做好会计档案数据的日常维护工作 四 会计电算化环境下会计档案职能的实施 要实现会计电算化环境下会计档案的各项职能 必须从观念 制度 手段与人力等方面入 手 才能确保会计档案职能的实施 1 强化档案意识 首先 要克服传统会计档案管理过程中的一些错误观念 纠正会计档案管 理过程中的一些错误做法 比如 重凭证 账簿管理 轻辅证材料管理 重纸质实物档案管 理 轻磁性介质档案管理 重档案移交后续管理 轻前台会计工作的档案管理 重一般档案的 统一管理 轻专门档案的专门管理 其次 要将先进的档案管理思想 管理方法 管理理论 和管理成果应用于会计档案的管理实践 树立会计档案管理的时效性意识 完整性意识 过程控制意识 质量保证意识 妥善保管意识与有效利用意识 2 健全档案制度 会计档案管理应从严密 有序与规范的要求出发 充分重视制度建设 严 格按照 会计档案管理办法 与会计电算化环境档案管理的要求 积极推进会计档案管理 的科学化 规范化 制度化与现代化工作 要建立会计档案入库前的审查制度 加强前台 会计工作的会计档案管理 确保人库会计档案的质量 要建立会计档案查询 对外借阅 复 印等内部控制制度 防止档案资料的遗失与泄密 确保会计档案的安全 要加强对有保存价 值与利用价值的辅证材料以及磁性介质会计资料的管理 防止磁性介质档案信息的失效 确 保会计档案的完整 3 完善档案手段 传统意义上档案手段主要是指档案库房 档案设施 随着新型存储介质 的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用 出现了许多新型的档案载体 新型载体与传统 档案载体在形成介质 利用方式 存储方式等各个方面都有不同的特点和要求 以新型档 案载体为对象的会计档案 将是电算化环境下会计档案管理的重要形式 它不仅要求有效地 保护档案载体 还要确保档案信息内容的安全性 真实性与完整性 这就给会计档案的管理 手段与管理环境提出了更高的要求 会计档案管理部门只有将当代先进的技术设备 技术 手段与技术成果引入档案管理实践中 才能满足新型档案载体管理的要求 4 培训档案人员 现代化的管理需要现代化的人才 现代科学技术手段与先进科学管理方 法的掌握和应用 人是决定因素 由于会计档案资料内容广泛 具有专业性 广泛性与严密 性的特点 作为一种专门档案 不能按一般档案的管理办法进行管理 而应该按照专门档