会务接待实施细则

精品文档 1 1欢迎下载 河北有限公司河北有限公司 会务接待实施细则会务接待实施细则 综合 2014 006 第一条第一条 为进一步规范公司会务接待管理工作 提高公司 对外形象 结合公司实际情况 特制定本实施细则 第二条第二条 本实施细则适用于公司级会务接待管理工作 第三条第三条 根据工作需要或上级安排 凡由公司承办的会议 应由综合管理部会同主办部门组成秘书组和会务组 编制会议 指南 见附件1 共同完成接待任务 第四条第四条 接待登记 一 签到处应设立背景板或指示牌 签到处桌子要求整 洁大方 台面铺桌布 签到人员一字排开 按照签到 发放会 议资料 领取房卡的程序进行 见附件 2 二 会务组成员应提前领取与会领导住宿房间的门卡 注意检查冷热水 网络情况 电视信号 房间空调是否正常 三 会务组签到人员着装应整洁得体 举止应落落大方 不卑不亢 热情接待每一位来宾 做好大厅来宾的导引工作 使来宾感到心情舒畅 第五条第五条 就餐安排 一 会务组应提前预定好酒店 并与酒店谈妥就餐标准 和就餐地点 安排好就餐 二 根据会议需求 如果安排接风和会餐 要统一安排 精品文档 2 2欢迎下载 好桌号 桌签或麦克 保持正常的就餐秩序 第六条第六条 会议安排包括什么内容 简答 一 做好开会前的准备工作 摆好桌牌 悬挂会标 调 好音响 备好会议资料和纸笔 准备好茶杯 二 做好会议过程中的摄 照相工作 及会议的宣传报 道工作 明确相关责任人 做好会议记录或会议纪要 第七条第七条 车辆安排 一 一 会务组要做好车辆的统一调度 做好车辆的接送站 工作 二 参与会务接待的车辆要干净整洁 做到车内无异味 驾驶车辆平稳 行驶规范有序 提前规划好车队的行驶路线 提车时 注意引导车和 1 号车的停放位置 1 号车应停放正门 口 第八条第八条 会务组做好日常简单必备药品等后勤保障工作 第九条第九条 会议接待初步方案提出后 公司接待专责应将整 个接待过程的费用开支作出预算 主要为食宿费用 会场费用 及其他费用等 应在制订方案时明确落实责任人 完成时间和 具体要求 第十条第十条 会议结束 会务组应及时召开总结会议 不断完 善会议接待工作 持续加以改进 同时 注意完成会议的决算 第十一条第十一条 本细则执行情况 由综合管理部根据要求 进 行检查与考核 精品文档 3 3欢迎下载 第十二条第十二条 本细则由综合管理部负责解释 第十三条第十三条 本细则自下发之日起执行 附件 1 会议指南模板 2 会议签到表 3 桌签及餐劵 4 车号牌及接站牌 精品文档 4 4欢迎下载 精品文档 5欢迎下载 一 会议议程 一 会议议程 日期日期会议内容会议内容发言人发言人主持人主持人 精品文档 9 6欢迎下载 二 会议时间地点 二 会议时间地点 时 间 201X 年 X 月 XX 日 会议地点 XXXXXXXXX 三 餐饮安排 三 餐饮安排 XX 日早餐 时间 8 00 就餐地点 XXXX XX 日午餐 时间 12 00 就餐地点 XXXXXX 日 XX 日晚餐 时间 18 00 就餐地点 XXXX 四 会务组 四 会务组 组 长 XXXX 手 机 XXXX 1 会务组设在 XXXX 2 会务组具体负责安排餐饮 住宿 活动 返程 日 常生活等相关事宜 如有需要 请及时联系 3 与会人员身体若有不适 请及时与会务组联系 五 注意事项 五 注意事项 一 请注意会议作息时间 集中精力开好会议 作 好会议记录 以备讨论 二 妥善保管好会议资料和个人物品 防止丢失 三 开会期间请将手机设为振动 静音模式 请勿 精品文档 9 7欢迎下载 在会场中接听电话 四 会议时间如有所变动 会务组将另行通知 五 会议结束后 房卡在退房时自行交到酒店总台 六 参会人员名单 六 参会人员名单 精品文档 8欢迎下载 会议签到表会议签到表 序号单位名称姓 名性别职 务是否住宿房间号签字手机号码 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 精品文档 9欢迎下载 桌签及餐劵要求桌签及餐劵要求 1 桌牌打印采用粉红色波纹纸 150cm 宽度 80cm 高 度 格式如下 2 会议所用餐劵尺寸为 9cm 5 4cm 格式如下 早餐卷早餐卷 附件 3 精品文档 10欢迎下载 车号牌及接站牌车号牌及接站牌 1 如会议使用车辆较多 需打印上车号 尺寸为 146cm 宽度 92cm 高度 其格式如下 2 如需要接站 需备好接站牌 尺寸为145cm 宽度 8