常用法定公文写作

常用法定公文写作常用法定公文写作 法定公文即通用公文 指党政机关 团体 企事业普遍通行适用的 具有 法定效力和规范体式的公文 条例 和 办法 中规定的 18 个文种就是法 定公文 这里介绍其中最常用的 9 种 第一节第一节 决定决定 通知通知 一 决定一 决定 决定适用于对重要事项或重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更 或者撤销下级机关不适当的决定事项 1 决定的类别 决定在国家权力机关 行政机关和党的机关中普遍使用 分类情况不完全 一致 如人大对重要会议与人事安排 机构或区域的设置与调整使用知照性决 定 而行政机关则多用知照性通知 行政机关常用的决定可分为政策性决定 部署性决定和奖惩性决定三类 二 通知二 通知 1 通知的特点 通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通知的特点是 1 使用面宽 2 用途广泛 3 使用频率高 由于通知具有上述特点 所以目前它已成为现行公文种类 中使用频率最高的一种公文 约占各级行政机关收发文总数的半数以上 故通 知有 公文轻骑兵 之称 第二节第二节 公告公告 通告通告 一 公告一 公告 1 公告的特点 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 其主要特点是 1 郑重性 从制发机关看 公告只限于国家权力机关 较高级别的国家行 政机关以及国家授权的机构 一般的机关 团体 企事业单位不能制发公告 公告是公开告知而且是郑重宣布的 其内容必须是国内外关注的重要事项或者 是法定的事项 上述两方面说明发布公告是极为郑重严肃的事 这一文种是不 能随意使用的 2 周知性 公告是一种公布性公文 一般通过报刊 电台 电视等媒体告 知国内外人士和有关方面 其知照范围的广泛 是其他文种所不能比拟的 3 新闻性 有相当一部分公告 是向国内外迅速及时地报道新近发生的重 大事件 而且公告事项一般不起指令作用 主要是知照其事 这一点与新闻消 息极为相似 所以说公告具有新闻性的特点 二 通告二 通告 1 通告的特点 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 其主要特点是 1 广泛性 主要表现在三个方面 一是使用面广 各级行政机关和企事业 单位均可使用 二是涉及内容广 可用以宣布行政措施 也可用以告知社会生 活中的一些具体事项 三是行文对象广 它采取张贴 登报或广播等方式公开 告知一定范围内的群众 2 规定性 通告大多用于针对某些事项作出规定或限制 要求告知对象支 持 协助或遵照执行 所以具有法规性和约束力 自 布告 文种取消后 其原 先发布约束或惩戒措施的任务已改由通告承担 3 专业性 通告的内容多涉及公安 交通 邮电 税务 市政建设 工商 管理等方面的公务活动 带有专门性质 故行文中常常使用一些行业术语 第三节第三节 报告报告 请示请示 批复批复 一 报告一 报告 1 报告的特点 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 其主 要特点是 1 沟通性 沟通是现代管理活动中的一个重要环节 下情上达 可以通过 会议 简报 口头汇报 书面报告等多种渠道 而呈送报告则是其中最准确 有效的方式之一 对于上级机关来说 可通过下级提交的报告获取信息 了解 下情 为决策提供依据 对于发文机关来说 可以主动取得上级的指导和监督 做好工作 减少和避免失误 2 陈述性 报告是一种陈述性上行文 它以反映情况为立足点和基本点 行文时主要采用叙述和说明的表达方式 报告中对有关情况要作出分析 并提 出看法 但这些都建立在陈述情况的基础之上 3 单向性 报告向上级行文 不需要任何相对应的文件 即具有单向性 在这一点上报告与请示有明显的不同 请示有双向性的特点 必须有批复与之 相对应 鉴于报告有单向性的特点 因而应尽量避免使用 以上报告妥否 请批 示 之类的尾语 二 请示二 请示 1 请示的特点 请示适用于向上级机关请求指示 批准 其主要特点是 1 单一性 办法 规定 请示应当一文一事 一般只写一个主送机关 这条规定强调了请示主题集中单一和主送机关单一的显著特点 把握这一特点 对于正确运用请示文种尤为重要 2 期复性 请示是下级机关为请求上级机关批准某一事项或解决某个问题 而制发的 请示的目的是为了得到反馈 即期待上级明确表态 予以答复 批 复就是专为反馈请示事项而设的文种 3 紧迫性 一般来说 请示的事项是亟待明确或急需解决的问题 时效性 很强 上级机关受文后应及时研究 无论同意与否 都应尽快作出批复 不宜 久拖不复 否则 便会影响下级机关正常开展工作 三 批复三 批复 1 批复的特点 批复适用于答复下级机关请示事项 其主要特点是 1 针对性 批复属于答复性的下行公文 是专为请示而设置的文种 从行 文对象看 其主送机关是呈报请示的下级机关 从行文内容看 只针对请示事 项表明态度 发表意见 不涉及其他事项 所以 针对性是批复的主要特点 2 结论性 批复对请示的问题只作结论性的答复 不必叙述来龙去脉 前 因后果 不必展开分析议论 因此 多数批复篇幅短小 有的甚至只有几句话 3 及时性 批复的写作时限要求较高 这是因为请示中要求指示 批准的 事项多半是下级机关亟待解决的问题 上级机关受文后理应及时研究 迅速答 复 以免误事 第四节第四节 通报通报 函函 一 通报一 通报 1 通报的特点 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 其主要特点是 1 典型性 通报对受文对象主要起感召 宣传和教育作用 无论是表彰 批评的对象或所告知的情况都应当有代表性 写通报必须选准富于教育意义的 典型材料 而且应经过核实 做到确凿可靠 缺乏典型意义的事件不宜作为通 报的内容 2 说理性 通报目的在于发扬正气 打击歪风邪气 指导和推动工作 于 是 因果的分析 实质的揭示 意义的阐发便自然成为通报的核心与重点 与 其他公文相比较 议论分析是通报的显著特色之一 二 函二 函 1 函的特点 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和 答复审批事项 其主要特点是 1 多向性 在行文方向上 函以平行为主 即用于不相隶属机关之间 其 中包括平行机关 但是 它有时也可用于上行或下行文 2 灵活性 作为公务信件的函 任何一级机关 团体 企事业单位均可使 用 3 有效性 函作为主要文种之一 与其他主要文种同样具有法定效力 1 批办是指 A 对发文稿的审核批示 B 对收文应如何办理所作的批示 C 对公文正本的复核意见 D 对请示报告的处理 2 联合行文时确定成文时间的标准是 A 以第一个签发机关负责人签发的日期为准 B 以最后一个签发机关负责人签发的日期为准 C 以文件撰写的日期为准 D 以文件实际发出的日期为准 3 不是通知的特点 A 使用不受机关级别限制 B 受众的广泛性 C 功能多样化 D 使用频率高 4 是收文处理的核心问题 A 拟办 B 公办 C 承办 D 催办 查办 5 发送给抄送机关的文件 以及在报刊上公布的文件 可视为 A 副本 B 正本 C 存本 D 修订本 6 公文附件的顺序和名称应标注在 A 正文之后 成文日期之前 B 成文日期之后 附注之前 C 附注之后 主题词之前 D 主题词之后 抄送机关之前 7 依照有关法律公布行政法规和规章应用 行