excel应用技巧

你的复制你的复制 所见即所得所见即所得 吗 吗 在 Excel 2000 中 出于某些目的 如果你对工作表的部份栏或列予以隐 藏后 然后对工作表正常显示的内容进行复制贴上时 你会发现 隐藏的内容 也同时被复制进来 或是你使用了 分类汇总 功能后 在将汇总结果复制到 另一张工作表或 Word 中时 就会发现 表面上你复制的是显示的那几行汇总项 目 而贴上的结果却包括了汇总与汇总之间的详细项目 非常烦人 其实 Excel 2000 提供了一个功能 可以很方便的让你的复制做到 所 见即所得 步骤如下 1 选择要复制的区域 2 选择菜单 编辑 定位 或直接按 CTRL G 快捷键 计算机显 示 定位 对话框 3 按 定位条件 按钮 计算机显示 定位条件 对话框 选择 可 见单元格 见图 2 中红线区 4 按确定后回到工作表窗口 5 在选定区域按鼠标右键 选择 复制 或直接按 CTRL C 快捷键 这是你会发现 计算机显示的画面与普通复制不一样 有很多个流动框 表示 处在多重选择下 6 点击目地区域的左上角储存格 按鼠标右键 选择 贴上 或直接按 CTRL V 快捷键 7 你会发现计算机己按你的要求贴上了你要的项目 干净利落 锁定和隐藏锁定和隐藏 ExcelExcel 公式公式 在 Excel 中辛辛苦苦编制的计算公式 通常不希望使用者查看和修改 怎 么办呢 利用 Excel 锁定 隐藏和保护工作表的功能 把公式隐藏和锁定起来 1 选中整个工作表数据区域 执行 格式 单元格 命令 打开 单元 格格式 对话框 2 切换到 保护 标签 清除 锁定 选项前面复选框中的 号 确定返回 3 执行 编辑定位 命令 打开 定位 对话框 单击其中的 定位条 件 按钮 打开 定位条件 对话框 4 选中其中的 公式 选项 确定返回 一次性选定工作表中所有包含 公式的单元格 5 再次打开 单元格格式 对话框 切换到 保护 标签下 在 锁定 和 隐藏 选项前面复选框中加上 号 确定返回 6 执行 工具 保护 保护工作表 命令 打开 保护工作表 对话框 输入密码 确定 再确认输入一次密码 确定返回即可 注意 如果自己需要查看或修改公式 请先执行 工具 保护 撤销工作 表保护 命令 解除对工作表的保护 如何改变回车键的功能 如何改变回车键的功能 一般情况下 我们在一个单元格中输入资料后 按下回车键后活动单元格 会转入下一行的同列单元格中 如果要转到右边的单元格 能不能实现呢 打开 工具 菜单 选择 选项 命令 单击 编辑 选项卡 多后从 方向 下拉列表框中选择 向 右 单击 确定 这时再按下回车键 活动单元格就转到右边了 同样 我们可以将回车键设置为其它跳转方向 也可以取消回车键的 单元格跳转功能 注意 按 Tab 键也可以实现活动单元格向右跳转 如何将姓与名分开 如何将姓与名分开 有这样一个问题 一个数据表中 A 列是由姓和名组成了 如何将姓和名分 开呢 一个简单的方法是应用 Left 函数 此函数可以返回文本串中的第一个或前 几个字符 Left 函数的语法形式为 LEFT text num chars 其中 Text 是包含要提取字符的文本串 Num chars 要提取的字符数量 这个值必须大于或等于 0 如果 num chars 大于文本长度 则返回所有文本 如果忽略 num chars 则假定其值为 1 下面我们看一下这个例子 要将姓分开 且例子中都是单姓的 所以我们可 以在 B1 中添入 left A1 然后利用自动填充功能 完成下面单元格公式的复制 我们再看一个例子 某些会计程序在显示负数时会在数值的右边添加负号 如果导入的文件是在按此方法保存负数的程序中创建的 则 Microsoft Excel 会将这些数值作为文本导入 要将此文本串转换为数值 必须返回除最右边字符 即负号 以外的所有文本串字符 然后乘以 1 对于 num chars 参数 可使 用 LEN 函数计算文本串中字符的个数 然后减去 1 例如 如果单元格 A1 中 的值为 234 我们可以在 B1 中输入 LEFT A1 LEN A1 1 1 按回车后 B1 中就显示为 234 同样 我们可以利用自动填充的功能完成 其余数据的转换 好 Left 函数的功能就讲这些 与之相对的还有个 right 函数 可以返回文 本串中后一个或几个字符 你可以放手一用了 页码设置页码设置 Excel 的页码设置是通过对 页面设置 中 页眉 页脚 的设置来实现的 首先是打开 页面设置 选择 页眉 页脚 选项 一般情况下选择 自定义 页脚 打开 页脚 设置对话框 如图 1 图中第二个按钮 是用来设置 页码的 单击后自动输入 2 打开 Excel 所在的文件夹 用鼠标将 Excel 图标拖到 启动 文件夹 这时 Excel 的快捷方式就被复制到 启动 文件夹中 下次启动 Windows 就可 快速启动 Excel 了 如果 Windows 系统已启动 你可用以下方法快速启动 Excel 方法一 单击 开始 文档 命令里的任一 Excel 工作簿即可 方法二 用鼠标从 我的电脑 中将 Excel 应用程序拖到桌面上 然后从快 捷菜单中选择 在当前位置创建快捷方式 以后启动时只需双击快捷方式即可 快速删除选定区域数据快速删除选定区域数据 如果用鼠标右键向上或向左 反向 拖动选定单元格区域的填充柄时 没有 将其拖出选定区域即释放了鼠标右键 则将删除选定区域中的部分或全部数据 即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域 在释放了鼠标右键后其内容将被删 除 给单元格重新命名给单元格重新命名 Excel 给每个单元格都有一个默认的名字 其命名规则是列标加横标 例如 D3 表示第四列 第三行的单元格 如果要将某单元格重新命名 可以采用下面 两种方法 1 只要用鼠标单击某单元格 在表的左上角就会看到它当前的名字 再用 鼠标选中名字 就可以输入一个新的名字了 2 选中要命名的单元格 单击 插入 名称 定义 命令 显示 定义名 称 对话框 在 在当前工作簿中的名称 框里输入名字 单击 确定 按钮 即可 注意 在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字 它最 多可包含 255 个字符 可以包含大 小写字符 但是名称中不能有空格且不能 与单元格引用相同 ExcelExcel 数据录入技巧数据录入技巧 1 快速录入分数 通常在单元格内输入分数 8 9 会显示为 8 月 9 日 如果你想避免这种情况 发生 除了将单元格格式设置为 分数 外 Excel 2000 有分数格式 输入 8 9 时在它前面添加一个 0 和一个空格 它在 0 与 8 9 之间 即可 但是用此法 输入的分母最大不能超过 99 2 录入文本格式数字 如果你要在单元格中输入文本格式的数字 如 身份证号码 除了事先 将单元格设置为文本格式外 只须在数字前面加一个 单引号 即可 3 行或列重复填充 如果你要在同一行或列内重复填充某些数据 可按以下方法操作 选中包 含原始数据的单元格 或区域 将鼠标移至所选区域右下角的填充柄 当光标 变为小黑十字时 按下左键拖过所有需要填充的单元格再松开鼠标 注意 如果被选中的是数字或日期等数据 可能会以序列方式填充 这时 应按下 Ctrl 键再拖动 4 周围数据填充 如果你要填充的数据与周围单元格 或区域 中的数据相同 可用以下方法 快速重复填充 1 按 Ctrl D 键 将上方单元格中的数据填充进来 按 Ctrl R 键 将左侧 单元格中的数据填充进来 2 单击 编辑 填充 子菜单下的 向上填充 向左填充 命令 可将下方或右侧单元格中的数据填充进来 注意 如果要填充的是一个区域 可先将其选中 再按上法操作 即可将 对应区域内的数据填充进来 5 简单序列填充 数字 日期等简单序列填充可按以下方法填充 1 在起始单元格中输入序列的初值 然后在下方或右侧的单元格中输入序 列的第二个值 这两个值的差就是序列的步长 2 选中已输入的所有单元格 将鼠标移至所选区域右下角的填充柄 当光 标变为小黑十字时 按下左键沿行或列拖动 如果要按升序排列 应由上而下 或由左而右拖动 如果要按降序排列 应由下而上或由右而左拖动 6 自定义序列填充 如果你输入的序列比较特殊 可以先加以定义 再项内置序列那样使用 自定义序列的方法是 1 单击 工具 菜单中的 选项 命令 打开 选项 对话框中的 自定 义序列 选项卡 2 在 输入序列 框中输入自定义序列的全部内容 每输入一条按一次回 车键 完成后单击 添加 按钮 整个序列输入完毕后 单击对话框中的 确 定 按钮 此后 你只要输入自定义序列中的前两三项 就可以按前面介绍的方法将 其输入 7 选择填充 若需要填充前一两个单元格面已输入过的数据 文本或文本与数字的混合 纯数字不行 可以采用以下方法 1 让光标停留在需要填充的单元格 按 Alt 键打开本列已填充内容列 表 选择快捷菜单中的 选择列表 命令 打开本列已填充内容列表 2 用上下方向键选中列表中你需要填充的内容回车 或直接用鼠标单击所 需的内容 它就被填入内容列表上方的单元格 8 双击序列填充 此法适用于填充列左侧有完整数据列的情况 用于排名次等场合非常方便 填充方法是 1 若要填充数字序列 可在起始单元格中输入两三个数字 全部选中后双 击填充柄 则产生的序列会自动向下填充 直到左侧数据列的空白单元格处为 止 2 若要填充含数字的文本序列 如 第 1 名 之类 可在起始单元格中输 入序列初始值 如 第 1 名 将其选中后双击填充柄 则产生的序列就会自 动向下填充 直到左侧数据列的空白单元格为止 9 工作表重复填充 如果你想一次填充多张相同的工作表 省略以后的复制 粘贴等操作 可 采用以下方法 1 选中需要填充相同数据的工作表 方法是 若要选中多张相邻的工作表 可先单击第一张工作表标签 按住 SHIFT 键后单击最后一张工作表标签 若要 选中多张不相邻的工作表 可先单击第一张工作表标签 按住 Ctrl 键后单击 要选中的其他工作表标签 2 在已选中的任意一张工作表内输入数据 则所有选定工作表的相应单元 格会填入同一数据 如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表 可采用以 下方法 按下 Ctrl 键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表 再选 中含有数据的单元格区域 最后单击 编辑 填充 子菜单下的 至 同组工作表 命令 在对话框中选择要填充的内容 全部 内容 或 格式 后 确定 1010 个小技巧个小技巧 1 如何一次打印多个工作表 按住 Ctrl 键 选择需要打印的工作表 再打印即可 2 怎么批量删除单元格内的换行符 选定数据区域 单击 格式 单元格 将 单元格格式 对话框 对齐 标签中 自动换行 前的小勾去掉 3 如何将外部连接的数据转化为固定值 点编辑菜单的链接 选择断开连接即可 4 为什么录入数据时 会自动扩大 或缩小 100 倍 试试将 工具 选项 编辑 中 自动设置小数点 项清除 5 如何将文本类型的数据转化成数值 从外部导入 Excel 的数据常常不能计算 只要复制一个