总经理办公室工作制度

总经办的工作原则及任务总经办的工作原则及任务 1 一 总经办的基本原则一 总经办的基本原则 概括地说 总经办工作的基本原则有如下几项 1 准确的原则 总经办的任何工作都与总经理的工作相关联 可以说 总经办工作 的准确性 相当程度地保证了总经理工作的准确性 保证了总经理工作的正常运转 总经 办工作的准确性 涉及的方面很多 简单地说 办文要准 办事要稳 情况要实 主意要 慎 总之只要准确无误 就可事半功倍 做到这些 就须态度认真 作风过细 比如说办 文 就应保证文件的原文一字不错 保证文件质量不被破坏 为此 必须从起草 缮写 校对 印制到呈批 传阅 登记装封 递送 收拆 复制 分阅等等每一步都不发生差错 有了错 就可能破坏文件的内容 降低文件的质量 工作出错有时虽然是难免的 但错出 多了就是个工作态度 工作作风问题 而且会贻误大事 准确 是提高时效的基础 也是 反对官僚主义 文牍主义作风的一种保证 2 迅速的原则 迅速 就是要求工作及时 高效 所有的文件都有自己的使命 所 有的文件都是为了办事而发的 一切要办的事 欲达目的 都有两个要素 一是准确 二 是时限 两者任何一条失误 事情就办不成 况且讲求时效是当今社会的要求 有些文件 信息常常需要瞬间即到 办事不及时就会贻误大事 3 保密的原则 总经理制发的文件 大部分都具有不同程度的秘密性 尤其是董事 会制发的文件 有许多涉及公司重大决策 涉及公司行政 财务 营销 研发等核心机密 是竞争对手猎取的主要对象 总经办人员经常接触总经理和一些重要文件 参加一些重要 会议 了解一些重要机密 这里有两个方面的要求 一是在工作中采取措施保证文件 资 料的安全 在包装 运转 拆封 知密范围和传达中制定安全措施 二是总经办人员要保 证自己知密不泄密 对于总经办工作的安全与保密问题 务必引起思想上的足够重视 并 在组织措施上给予必要的保证 比如 一切尚未公布的机密文件 不得随便给无关人员阅 看或谈论 文件的运转交接应当严格登记 履行签收手续 明确责任 绝密文件应有专人 负责 不得擅自携带外出 总之 要有制度 要检查 严防泄密 4 关心员工的原则 总经办直接贯彻总经理的各项决议 为总经理服务 又直接面 对公司员工 代表总经理为员工着想 所以 总经办是总经理联系员工的纽带和桥梁 关 心员工应成为总经办各方面工作的首要原则 总经办工作加强员工关系主要应从以下三个 方面着手 1 关心员工的工作和生活 总经办每天都要跟员工打交道 因此 总经办不能像某些 旧衙门或新官僚 而应该处处关心员工 为员工着想 虽然 总经办工作种类繁多 但不 管什么工作 都应该以员工的工作和生活为基本出发点 2 做好员工咨询 总经办在很大程度上是把员工的情况和意见反映到总经理 再把总 经理对员工的关心意念落实到员工身上 所以 真实 准确 及时 全面地向总经理反映 员工的意见和建议 是总经办最重要的工作之一 多年来的工作实践证明 要把员工关系 搞好 并不是一件容易的事 它要求总经办工作人员能深入员工工作及生活的地方 亲自 跟员工谈心 访谈 对员工反映的问题加以解决 由于总经办是总经理的参谋助手 因此 将员工的真实信息反映给老总可谓至关重要 3 汇聚员工智慧 总经办人员应协助总经理采取不同方式扩大员工对企业管理的参与 程度 集思广益 通过各种有建设性的提议和建议 调动全体员工的积极性 群策群力 积极参与 团结协作 促进各项管理工作的有效实施 5 精简高效的原则 精简高效是总经办的重要组织原则 我们知道 组织形式历来 为适应工作任务的需要而设置 由于工作任务的不同及其变化 组织形式也必然随之不断 改进 所以 只有从不同的具体任务出发 根据管理需要设置下属单位 才能实现精简 高效的目的 6 严谨科学的原则 总经办工作的特点 要求我们要有严谨的作风 严密的原则 首先是各项计划的制定 工作部署必须严密 要考虑到目标 措施 可以预见的各种问题 及解决办法 各项工作的协调和时间上的衔接等 总之 事前考虑得越周密 计划目标的 实现就越有保证 作为总经办的经常工作 周 月 季 年度都应事先作出计划 重大工 程或活动更应单独制定详细计划 只有这样 才能使工作按部就班 不断提高预见性 其 次 是执行计划中组织管理工作必须严密 没有严密的组织 计划往往落空 特别是大型 会议和活动的组织 更需要精心筹划 每一件事情都要具体落实到人 有布置 有检查 最后 总经办工作有许多是文字性 技术性工作 更需严密细致 文件和报告 应做到整 齐 干净 没有错字 甚至连一个标点符号也要认真推敲 不出错误 文件收发 传递 归档 应做到准确无误 一丝不苟 对文件的保密工作尤其要加倍谨慎 做到万无一失 随着办公自动化的提高 总经办人员应会熟练地应用计算机 对工作要求也应更加精细 否则将会贻误工作 总经办工作的特点 还要求我们讲究科学的原则 面对复杂的工作 要使我们的认识比较正确 能够达到预计的目标 减少失误 就必须按照人类认识发展的 规律 对总经办工作的对象进行深入了解 摸索其运动的规律性 掌握事物各个方面的制 约关系 用正确的认识指导实践 7 协作配合的原则 总经办要协助总经理推动各项任务的完成 总经办每一位工作 人员之间的协作配合尤其必要 没有这种协作配合 不发挥总经办的整体功能 难以制定 出好的行动方案 有了方案也不可能很好地付诸实施 当然 协作配合要建立在明确分工 建立部门责任制和岗位责任制的基础上 没有分 工 就谈不上协作 必须把建立和完善责任制作为部门改革的重要内容 在此基础上 才 能运行协作配合的原则 二 总经办的基本任务二 总经办的基本任务 总经办的任务 总的来说就是参与内务 管理事务 搞好服务 但企业因规模 体制 的不同 其任务也不尽相同 然而 就总经办的共同性质 地位和作用来说 其基本任务 主要有以下几个方面 1 辅助决策 帮助总经理制定总体规划 参与目标管理 协助总经理抓好中心工作 搞好调查研究 及时发现新问题 掌握新情况 总结新经验 提出新思路 这是总经办最 重要的任务 2 信息管理 要建立一个完整的信息网络 保持信息渠道的畅通 并建立一套科学 的信息工作制度 使信息的收集 传递 处理 利用 存储等一系列环节紧密衔接 3 公文起草 公文包括命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 以及发展规划 工作计划 总结等等 同时 还要根据总经 理的意图 起草诸如董事长或重要人物会议上的讲话初稿 或者提供有关资料 供董事或 总经理备用 4 协调关系 协调是总经办基本和经常性的工作 总经办的协调范围有企业内各部 门之间的协调 上级与下级之间的协调 公司与外界企事业单位的协调等 协作的内容一 般都涉及到人 财 物等方面的问题 工作中有一定难度 所以说 协调工作的好与差 是衡量总经办工作质量和办事能力的一项评估标准 5 建章立制 组织制定企业各项管理规章制度 包括对工作规范 行政管理 人事 管理 经营管理 企业发展方面所制定的各项规划 章程和制度等 建章立制是科学管理 的必然要求 是实现管理目标的重要保证 也是由 人治 到 法治 的重大转变 6 人事管理 人事工作作为总经办的重要环节 它关系到企业的人才建设和队伍稳 定 人事管理包括 人力的规划 需求 招募 甄选 聘用 考勤 考核 晋升 劳资等 方面的管理 在有些企业 人事管理作为人力资源与总经办分开行使权限 这也说明人事 在企业的地位越来越重要了 7 后勤管理 员工衣食住行是总经办最应该重视的环节 古人有 兵马未动 粮草先 行 之说 这说明做好员工的后勤管理工作 是企业搞好经营管理的前提 8 工务管理 公司的机器设备 水电安装维护等 是总经办须加以重视的另一方面 每个企业都有其自身的工务队伍 负责土木工程建设和维护 故对总经办来说 这份差事 不是件容易的事 9 会议管理 开会议事自古至今都是一项重要工作 总经办是会议工作的主要组织 者 总经办对会议工作的主要任务是 组织 监督 执行 效果评估等 10 督促检查 总经理的重大决策 会议决议 重要工作部署等 都需要总经办去办 理 这些重要事项可能涉及到员工管理 部门管理 因而在执行过程中 可能会遇到这样 那样的问题 这就需要总经办认真督促检查和抓好落实 11 机要保密管理 在实际 工作和管理中 总经办会涉及很多需保密的工作 因 此 我们要认识到总经办不仅仅是办事机构 同时又是机要保密部门 应该将保密 工作 寓于总经办的日常事务工作中 12 员工关系管理 员工关系最基本的管理要素是搞好员工福利建设 在满足员工的 生活福利之后 接下来是考虑员工的精神激励 因此 总经办应根据工作需要设立员工关 系机构 企业规模较大的可以配备专职的员工关系管理人员 小企业也要由人兼职承办 总之 一定要在公司允许的范围内切实为员工着想 树立和维护总经办的良好形象 13 档案管理 每家企业都有档案室 而档案管理是一项专业性较强的工作 总经办 应根据专业特点搞好档案管理 切实抓好档案的收集 整理 鉴定 保管 统计 使用等 环节的工作 以发挥档案的利用价值 14 外事管理 外事工作有其一定的特殊性 它同档案管理一样应没专人负责 企业 因性质不同 其外事工作内容也不相同 不过值得注意的是 所有的外事工作都心贯彻外 事工作原则 处理好相关的外事问题 15 日常事务管理 总经办的业务范围除文秘 信息 人事 后勤 督查等工作外 还包括日常事务工作 诸如前台接待 车辆管理 门禁管理 安全卫生等等 有的还需要 搞好企业或部门内事务管理工作 如 5S 活动 合理化建议等 16 部门自身建设 要完成总经办上述的各项任务 关键在于人和制度 总经办自身 建设的任务 就是要有一个合理的群体结构 使其能发挥整体效应 要有计划 有闩的地 培养内部专业人才 提高其业务素质以及工作水平 同时也要对办公设备不断更新和改进 以提高总经办工作效率 总经办组织结构分析总经办组织结构分析 1 总经办属于综合性部门 从横向角度来看 它是和各业务部门共同组成的 其组织结 构如图 1 从纵向角度划分 它可以分为不同的级别和层次 其组织结构如图 2 1 总经办机构的领导与管理 总经办机构的领导与管理 一个有多个事业部或分公司组成的集团企业 它的总经办机构可能也是多个的 如图 1 所示 但由于总经办是直接为集团或本事业部 分公司 领导服务的办事机构 故对集团总 经办 总裁办 来说 对下各事业部的总经办只是间接行政领导关系 这一特点决定了集团 事业部之间不可能形成一个自上而下的 独立的垂直领导体系 也即事业部的总经办如事 业部的其他部门一样 它是由事业部总经理直接领导和管理的 从这个意义上讲 集团内 各总经办部门具有一定的 封闭性 2 总经办之间的横向关系 总经办之间的横向关系 企业内总经办机构之间虽然存在一定的封闭性 但这并不意味着总经办机构之间没有 垂直或横向联系 相反 在新经济时代 这种联系有很大的发展 纵向联系表现为 集团 总经办有义务 也可以对事业部 分公司 总经办进行业务上的指导 这种业务指导关系体 现在总经办的各种管理制度 条例 规定的制定和实施上 而且 对下属总经办人员的培 养 能力评估等 集团总经办能从专业的角度来加以执行 故从某种意义上说 上级总经 办和下级总经办又不完全是 封闭性 的 编辑 总经办的管理职能及人员要求总经办的管理职能及人员要求 1 1 总经办工作职责 总经办工作职责 1 人事资料 文件 档案和相关法律 法规的管理 2 人力资源计划的制定 管理和实施 3 各岗位职责的权限及需求标准的制定 4 外部行政文件的收集 管理和分发 5 人员的招聘 调动 人事关系的管理 6 人员考核制度的制定 实施及相关记录的管理 7 培训计划的制定 组织 相关培训记录的存档 管理 8 人事管理制度的制定与实施 9 薪资制度 职位设定的制定和管理 10 公司会议的组织 协调 11 董事会和总经理的文秘工作及交办的特殊事项 12 管理评审的计划 组织和实施 13 行政管理制度的制订和实施 14 后勤 总务管理 公司设备维护 15 办公没备 用品的庶务采购和维护 16 食堂 宿舍 车队 保安的管理及相应管理制度的制定和实施 17 质量管理体系文件的管理 发放 18 各种认证的申请 准备 联系与取得 19 员工福利 医疗 工伤 保险的管理 20 员工关系的咨询 信息的取得与维护 2 总经办工作人员的素养 总经办工作人员的素养 通常对总经办工作人员所下的定义是 总经办工作人员是掌管文书并协助总经理或各 部门处理相关事务的人员 可见 总经办工作人员是总经办工作的主题 能否做好这份工 作 在很大程度上取决于总经办工作人员所应该具备的素质修养 1 思想修养 总经办工作人员必须具备正确的就业观和强烈的事业心 还要有较高的 工作能力和实于作风 2 知识结构 总经办工作综合性强 接触面广 这就要求总经办工作人员尽可能具备 相当广博的知识与合理的知识结构 当然 不同性质的企业 其总经办工作的层次也不同 对总经办工作人员的知识结构要求也不尽相同 一般来说 总经办工作人员的知识结构可 分为 基础知识 这是总经办人员不可缺少的 是知识结构的奠基 专业知识 它是总经办工作人员知识结构的核心 也是区别于其他人才知识结构的 根据 相关知识 这部分知识是独立于专业知识之外 但是又与总经办工作密切联系的知 识 心理素养 总经办工作人员由于工作岗位的特殊性 不仅人际关系较复杂 在紧张 的工作中所遇到的矛盾和困难挫折也较多 如果总经办工作人员没有较强的心理承受能力 就难以应付工作中出现的各种情况 产生心理上的不适应 所以提高总经办工作人员心理 素质 具有十分重要的现实意义 3 总经办工作人员良好的心理素质包括 要树立正确的人生观 确定适度的抱负水平 克服不良的心理影响 学会调节心理压力 培养健康的情绪 情感 培养健康的兴趣和爱好 克服不良的嗜好 养成良好的生活习惯 积极参加各种形式的娱乐活动 3 总经办工作人员的能力要求 总经办工作人员的能力要求 总经办工作人员既要有知识 更要有能力 知识素养再高 没有实际的动手能力 算 不上是一个好的工作者 能力是指工作人员在实践中高效率完成各项任务的本领 这些能 力主要包括以下几个方面 1 分析判断能力 这是一种高级思维形式 2 表达能力 它包括口头表达能力和书面表达能力两方面 3 协凋能力 它是总经办工作的重要内容之一 4 咨询能力 它是指咨询访谈的能力 5 办事能力 它包括组织能力和应变能力等 6 反应能力 这是一种原则性和灵活性相结合的能力 7 交际能力 它是指与各种公众 组织打交道的能力 8 运用 OA 的能力 这是要求总经办工作人员必须掌握运用 OA 的能力 4 总经办工作人员的职业道德要求 总经办工作人员的职业道德要求 道德是一种社会意识形态 是人们调整自身与他人及社会之间关系的行为规范的总和 职业道德是具有一定职业特征的道德规范和行为准则 作为企业总经办 由于其工作的特 性 工作人员应具有以下职业道德 1 忠于职守 2 廉洁诚实 3 严于律己 4 严守机密 5 团结合作 6 文明礼貌 编辑 总经办人员胜任素质模型总经办人员胜任素质模型 2 1 总经办主任胜任素质模型 总经办主任胜任素质模型 总经办主任胜任素质模型概括了总经办主任出色完成工作所需的职业素养 知识和技 能 能力三个方面的内容 具体内容如图 3 所示 2 总经理助理胜任素质模型 总经理助理胜任素质模型 依据企业的战略目标 企业文化等各方面的要求 在对总经理助理各个工作要项进行 详细分析的基础上 构建了总经理助理胜任素质模型 它参考了其他优秀辅助类人员的胜 任行为特征 包括职业素养 知识 技能能力三个方面的内容 具体内容如图 4 所示 编辑 总经办绩效考核制度总经办绩效考核制度 3 编号编号 制度名称制度名称总经办经营管理目标责任书总经办经营管理目标责任书 受控状态受控状态 执行部门执行部门监督部门监督部门编修部门编修部门 为保证公司经营目标的如期实现 调动部门员工的积极性 强化各项效益指标的考核 公司实行部门经济效益与员工分配直接挂钩 经协商 总经办主任 同意签订如下经营 管理目标责任书 一 责任期一 责任期 年 月 日 年 月 日 二 部门定员二 部门定员 部门核定定员 人 其中总经办主任 1 人 总经理助理 人 行政秘书 人 办事专员 人 三 部门职责三 部门职责 1 建立和健全公司的管理体系与组织机构 协助制定公司的整体发展战略规划 2 协助公司领导起草公司的工作总结 计划等综合材料 安排公司领导行政事务日 程 3 按时安排各部门进行半年度和年度工作总结 对各部门年度 季度 月度计划总 结进行审核与审批 4 负责组织和安排相关会议活动 督办公司领导决策以及会议决议 5 负责审批公司各类报批文件及内部发送的文件 会签公司所有