档案管理制度

档案管理制度档案管理制度 第一节 总则 第一条 为加强档案管理 充分发挥档案在经营工作中的作用 根据 中华人民共和国档案法实施制度 结合公司具体情况 特制 定本制度 第二节 内容与适用范围 第二条 本制度规定了公司档案的立卷 归档 整理 保管 统 计 使用 鉴定销毁和移交等内容 第三条 本制度适用于公司各部门文书 技术 设备档案管理工 作 第四条 公司档案管理应遵循 集中统一 归口管理 的原则 既保证档案资料完整又便于使用的原则 第三节 档案分类 第五条 公司档案按类别分为文书档案和专门档案 按重要程度 分为机要档案和重要档案 1 文书档案 是指由国家法律法规 政府文件 材料形成的档 案 2 专门档案 是指公司在经营管理活动中具有保存价值的文件 材料形成的档案 包括 行政类 财务类 人事类 业务类 工程 类 项目类 技术类 合同合约 广告宣传类 3 机要档案 按照保密程度的不同可分为 绝密 机密 秘密 三级 密级资料分类见保密工作制度 4 重要档案 包括签订的合同合约 法律性文书 各类证照 批文 章程 股东会 董事会 监事会会议纪要 决议等 第四节 档案管理机构 第六条 公司档案 各部门密级性档案及重要档案由公司档案室 统一管理 第七条 公司办公室负责人事档案的管理 公司财务部负责财务 档案的管理 各部门非密级性 非重要性档案由各部门自行管理 并配备专职档案人员或指定专人负责管理档案 第五节 档案管理职责 第八条 建立和完善档案管理制度 并严格执行 第九条 收集 保管 整理档案资料 保证档案资料齐全 完整 准确 系统 使用方便 第十条 建立档案统计制度 对档案的收进 移出 保管 使用 等情况进行登记和统计 第十一条 定期检查档案保管状况 对破损或变质的档案应及时 修补 复制或作其他技术处理 第十二条 定期对超过保管期限的档案进行统计汇总 对无继续 保存价值的档案进行登记造册 并上报公司董事长批准后于每年年 底集中销毁 第十三条 按照档案归档的期限要求 按时对公司各部门移交的 档案进行分类 编号 归卷 各经营部门向档案室上报归档档案的 归档类目 案卷内档案变化情况 第十四条 建立档案工作责任追究制度 对不按规定归档而造成 档案资料损失的 或对档案进行涂改 抽换 伪造 盗窃 隐匿和 擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者 提出处理意见报公 司处理 第十五条 指导 监督 检查各经营部门的档案管理工作 第六节 档案移交 第十六条 各部门一般档案应每年归档一次 整理后于每年十二 月三十日前由移交部门负责人指定人员向档案室移交 并办理移交 手续 后附材料交接清单 第十七条 重要档案及密级性档案形成当日 由各部门负责人指 定人员向档案室移交 并办理移交手续 第十八条 建设工程的文件材料 图纸 电子版文件 设备说明 书及其他档案资料 在收到或形成定稿资料的同时交于公司档案室 归档 外购设备仪器的技术资料或引进项目的档案资料在开箱验收 调试完毕或接收后由组织验收部门整理移交公司档案室 需长期使 用不便存档的 将原件交于档案室 另行使用复印件 存有二份原 件资料的 可先办理归档手续后再办理长期借阅手续 第七节 档案借阅 第十九条 因工作需要借阅档案时 须填写 档案借阅登记表 并经相应核准人核准后方可借阅 第二十条 行政类档案 财务类档案 人事类档案 业务类档案 工程类档案 拓展类档案的借阅须部门经理核准 跨部门档案借阅 须分管领导核准 但仅仅限于档案的查阅 复印 使用原件或借阅 机要档案资料须董事长核准 第二十一条 档案管理人员必须严格按照 档案借阅登记表 上 所列规定办理借阅手续 归还时必须有归还人签字 由档案管理员 签收 第二十二条 借阅人必须是 档案借阅登记表 里注明的借阅人 第二十三条 档案借阅登记表 由档案管理人员留存备查 第二十四条 档案借阅时间最长不超过 8 小时 第二十五条 如借阅内容更改 借阅时间延长 应按借阅程序重 新办理手续 第八节 档案的立卷与归档 第二十六条 材料的立卷应照归档范围将需要归档材料收集齐全 完整 第二十七条 鉴定文件 资料的价值 确定永久 长期 短期三 种不同保管期限的文件 必须分别组卷 第二十八条 确定归档文件 资料的秘密等级 绝密文件应单独 立卷 第二十九条 按照文件材料之间的联系 组成案卷 不同保管期 限 不同年代的文件材料应分别立卷 跨年度案件材料归到结案的 一年 本级请示上级跨年度批复的文件 归到本级批复的一年 法 规性文件归入公布或批准的一年 年度工作计划 总结及各种统计 报表归入其内容针对的一年 长远计划 历年工作总结 报告归入 写成的一年 年度总结和第二年的计划在一起的文件 归入总结内 容针对的一年 第三十条 同一项工作 同一个问题 同一起案件 同一次会议 形成的文件材料 要按照文件的价值和数量进行合理组卷 第三十一条 一项工作由几个部门参与办理 在工作中形成的所 有文件材料 由主办部门负责收集归卷 第三十二条 归档材料的排列必须按照一个案卷内的材料进行系 统排列 正文在前 附件在后 议稿在前 定稿在后 批复在前 请示在后 第三十三条 归档文件必须使用碳素墨水或黑墨水进行书写 签 批 不得使用圆珠笔和铅笔 第三十四条 归档案卷应作到齐全完整 分类清楚 标题简明确 切 保管期限划分准确 第三十五条 案卷内的文件采用 A4 卷皮方式保管 以卷为单位 用铅笔在文件的右上角用阿拉伯数字编号 双面页编写一个张数 拆除金属物 用线绳在装订线一侧装订 第三十六条 卷内目录按文件材料下发日期排序归档 将案卷内 文件的有关内容和数据 按照公司文件档案管理软件系统的要求 输入电脑 第三十七条 打印或者填写 案卷卷内文件目录 附在案卷上 见附件二 第三十八条 打印或填写 备考表 放在卷尾 记述卷内文件存 在的问题及变化情况等 见附件四 第三十九条 装订案卷 拆除文件材料上的金属装订物 以防锈 蚀 凡文件材料大于规定尺寸 A4 的 右边折叠取齐 破损的张 页要进行修补 在装订线左侧有字的文件材料 在左边加边 最后 在案卷的左边用非金属装订物装订 厚薄适中 装入制式的档案盒 形成档案 第四十条 档案盒要按照一定的顺序编号 排列 依次存放 将 归卷类目 和 案卷卷内文件目录表 装订成册 供查询检索档 案 第四十一条 光盘 磁带 照片及底片 胶片等载体形式储存的 资料也要按照 归卷类目 按照一定的顺序编号 排列 依次存放 并将 归卷类目 和 案卷卷内文件目录表 装订成册 供查询检 索 第九节 归档要求 第四十二条 归档的文件材料应为原件 因故无原件但有凭证作 用的文件材料也须归档 文件材料归档后不得更改 第四十三条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档 外文 或少数民族文字 材料若有汉译文的应与汉译文一并归档 无译 文的要译出标题后归档 第四十四条 归档的电子文件 必须形成一份纸质文件同时归档 第十节 档案的销毁 第四十五条 超过保存期且无保存价值的档案应销毁 第四十六条 需销毁的档案由保管部门填报 档案销毁登记表 经董事长批准后方可销毁 第四十七条 部门内部档案由部门经理核准销毁 机要档案由董 事长核准销毁 其余档案由主管领导核准销毁 第四十八条 销毁档案须两人以上共同完成 综合办公室指定专 人监督销毁 并填写 档案销毁登记表 第四十九条 档案销毁每年年底进行一次 档案销毁登记表 由档案室留存 第十一节 其它规定 第五十条 存放档案的档案室必须安全 保密 坚固 要做到防 盗 防火 防虫 防鼠 防尘 防高温 第五十一条 所有档案不得随意查阅 复印 不得置于公共场所 第五十二条 对违反本制度有下列情形的责任部门或直接责任者 视情节轻重 给予批评教育或经济处罚 触犯法律的 要依法追究 责任 1 由于管理不善 造成档案资料丢失的 2 由于使用不当或违规操作 不及时上交的 3 擅自涂改档案内容或伪造档案材料的 4 擅自向外借出档案的 5 擅自对外公布 泄露档案内容的 6 由于工作人员玩忽职守 造成档案损坏 遗失的 附件 1 归卷类目 一 行政人事类 1 各部门的工作计划 工作总结 报告 2 各部门综合情况反映 汇报 简报 月报等 3 公司投资决策会议通知 纪要 决定事项等文件 4 公司董事长办公会议通知 纪要 决定事项等文件 5 公司工作会议通知 纪要 讨论材料 决定事项等文件 6 公司较大事件 活动大事记 电话记录等文件材料 7 公司宣传 新闻报道等材料资料 8 公司重大活动的照片 音像资料 9 各部门的各种工作职责 规章制度 10 各部门的办公自动化 通讯 微机 文件材料 11 公司各部门的行政 车辆管理工作文件 12 公司行政开支经费计划 预算 决算 执行情况文件材料 13 公司各部门档案管理工作文件 材料 14 公司各部门的机构设置 人员编制文件 15 公司各部门负责人考核 任免 调配等文件材料 16 公司各部门员工考核 培训等文件材料 17 公司各部门专业技术资格等文件 18 公司各部门工资制度 标准 福利 保险等文件材料 19 公司各部门离退休工作 20 公司各部门人员奖惩工作文件材料 21 国家法律 法规 22 国家 自治区 银川市政府有关政策 法规文件材料 23 公司各部门的调研情况 参加各种研讨会的文件材料 备注 空号 24 39 二 经营类 40 公司各部门发展规划 业务年度计划等材料 41 公司各部门各种企业管理制度 42 公司各部门各种统计 文件材料 43 公司及所立项目论证 请示 审批 操作 终结等文件材 料 一个项目一个卷 44 各经营部门的所立项目论证 请示 审批 操作 终结等 文件材料 一个项目一个卷 45 公司各部门企业经营文件材料 46 公司经济合同及其报批文件材料 47 公司各部门招标文件材料 48 公司各部门重大设备采购的文件材料 49 公司各部门所涉及法律事务方面文件材料 一个案件一个 卷 50 各部门上报较大事件 活动大事记等文件材料 51 公司各部门各类合同 协议书 契约 备注 空号 51 59 三 财务类 60 国家 自治区 银川市有关财经法规 制度 规定 61 公司各部门财务制度文件 62 公司各部门财务规划 计划 预算文件材料 63 公司各部门资产方面的文件材料 包括 土地证 土地合 同 房产证 矿产证 专项经营许可证等产权文件 64 公司各部门财务检查文件材料 65 公司各部门税务方面的文件材料 66 公司各部门会计凭证 账簿 报表 67 公司财务工作报告 总结等资料 68 有关财务事项的请示及批复 备注 空号 69 74 四 审计监察类 75 国家 自治区 银川市有关审计 监察的法规 制度 规 定 76 公司各部门审计 监察制度文件 77 公司各部门的审计监察报告 78 公司各部门的监察案件资料 一个案件一个案卷 79 审计监察相关会议纪要 内部呈报和批准文件 总结报告 备注 空号 82 84 五 项目类 85 国家 自治区 呼市有关土地 矿产 环保 水土保持 安全生产的法律 法规 政策文件 关于项目报批程序的法律 法 规 政策文件 86 公司各部门项目土地征用 规划报批 资源评估和确认 矿权申报和批准 环境评价报告 水土保持方案 安全评价报告等 重要文件材料 一个项目一个卷 87 公司各部门项目有关专家评审 政府主管部门评审会议纪 要和报告 88 与前期工作有