苏南万科物业前期介入相关操作指引--修改版090302-1

1 苏南万科物业前期介入操作指引苏南万科物业前期介入操作指引 1 目的目的 规范物业公司对新项目物业管理前期介入的程序和内容 指导新项目物业管理 业务的开展 2 范围 范围 适用于苏南万科房地产有限公司 苏南万科物业服务有限公司 3 职责 职责 3 1 物业公司负责本指引的制订 修改 指导和监督 3 2 地产公司各部门和物业公司共同负责在具体项目中依据本指引开展工作 4 物业前期介入的概念 物业前期介入的概念 物业前期介入是指物业公司在项目决策阶段就参与介入 直至跟进项目规划设计 施工建设 竣工验收的各个阶段 从物业管理运作和客户角度对物业的环境布局 功 能规划 楼宇设计 材料选用 设备选型 配套设施 管线布置 施工质量 竣工验 收等多方面提供有益的建设性意见 以确保物业设计和建造质量 为物业投入使用后 后期管理创造条件 5 具体实施内容 具体实施内容 5 1 物业前期介入工作小组成立物业前期介入工作小组成立 苏南万科物业前期 介入小组人员架构图 doc 5 2 物业与地产对接流程图物业与地产对接流程图 E 与地产对接流程 地产物业项目对接流程图 doc 5 3 物业前期介入根据地产公司的各开发节点进行持续性工作物业前期介入根据地产公司的各开发节点进行持续性工作 2 地产公司各开发节 点物业提前介入的工作关注的要点内容 doc 5 4 物业前期介入关注重点 物业前期介入关注重点 5 5 1 规划设计阶段 规划设计阶段 重点关注总体设计 安保布局 消防布局 交通布局 生活配 置 设备配套 新材料 新技术 管理用房 生态环保 公共空间 绿化配置 室内 配置 房屋单体 智能化配置 管理用房等方面应注意的内容 5 3 1 1 地产公司提前 1 个月向物业提出书面知会 要求物业公司参与具体项目规 划设计的论证与评估 5 3 1 2 物业公司接到书面知会后 于 3 日内回复 由相关部门组成评估小组 并 向地产提交评估所需的开发资料 报批报建文件 可行性研究报告 及批复 详规 及批复 项目选址意见书 勘测定界报告 配套条件明细资料 扩初批复 企划文件 市场调研 产品定位 目标客户定位 目标客户资料 设计文件 总说明 修建性详规规划图 建筑 设计说明书 设计图纸 平面图 立面图 透视图 结构设计说明书 给水排水设计说明书 电气设计说明书 弱 电设计说明书 采暖通风空调设计说明书 动力设计说明书 交通分析 绿化分析 经济指标等 5 3 1 3 地产公司接到资料目录后 3 日内向物业提供具体资料 对不能提供的资料 应书面知会物业公司 5 3 1 4 物业公司接到开发资料后一周内 组织评估小组研究 完成项目的实地考 察 一周内组织所属项目 设计 工程 营销等部门召开项目说明会 由相关部门介 绍项目情况并解答物业公司疑问 5 3 1 5 物业公司评估小组根据开发资料中针对项目评估细则所列内容及项目说明 会 实地考察情况 于一周内详细编写完成 项目规划设计评估报告 并提交地产公 司相关部门 物业公司评估时突出但不限于附件所列内容 3 设计阶段关注重点 doc 5 3 1 6 物业公司相关部门在评估小组提交报告 3 日内 组织公司评审组对 项目 规划设计评估报告 进行评审 5 3 1 7 物业公司评估小组根据物业公司评审会议的意见 于 3 日内完成对 项目 规划设计评估报告 的修改 5 3 1 8 经修改的 项目规划设计评估报告 由物业公司相关部门组织相关评审组 成员会签后 提交物业公司总经理审核签发 5 3 1 9 物业公司总经理签发后 评估报告提交地产公司 5 3 2 营销策划阶段 营销策划阶段 5 3 2 1 物业管理模式研究 物业管理概念及模式研究作为项目策划的一部分 以 满足销售包装设计内容的要求 同时此时的研究又是日后物业管理方案和特色服务设 计的核心 此研究完成时间节点应在项目编制销售包装设计任务书和营销工作方案前 5 3 2 2 物业管理方案 策划 包含管理模式 服务创新 内部管理机制 管理 服务标准 品质控制方法 管理费用测算等 此方案需获得集团物业管理部 财务管 理部等部门的确定 此策划完成时间节点应在项目正式完成营销推广方案前 5 3 2 3 物业公司协助地产公司完成前期物业管理招投标工作 签订 前期物业管 理委托合同 前期物业管理服务协议 业主临时公约 此项公司完成时间节点应 在项目预售前 5 3 2 4 物业公司准备示范区开放后的物业服务方案 人员 并与地产营销管理部 确认 提前两周将相关人员招聘到位并组织培训 此项工作完成时间节点为示范区开 放前一个月 5 3 2 5 物业公司主动了解地产公司在销售时对外宣传和承诺的内容 根据地产公 司需要提供物业推介资料 地产公司对与物业管理有关的宣传和承诺内容需要获得物 业公司书面确认 地产公司应适时安排物业公司相关人员参加相关培训 根据地产公 4 司委托要求 物业公司可在销售现场协助地产公司进行销售推广 了解客户情况 进 行客户调查 并现场解答有关物业管理承诺问题 此项内容应持续在项目销售过程中 5 3 3 施工建设阶段 物业公司积极参与工程监理工作 从物业管理的角度对工程施施工建设阶段 物业公司积极参与工程监理工作 从物业管理的角度对工程施 工 设备安装的质量进行全面监控 及早发现问题 及早解决问题 避免物业建成后工 设备安装的质量进行全面监控 及早发现问题 及早解决问题 避免物业建成后 给使用和管理服务带来的缺憾 给使用和管理服务带来的缺憾 5 3 3 1 物业公司将打破在交付前很短时间内进驻现场进行评估检查的惯例 否则 发现问题时整改难度已较大 相对成本较高 浪费了人力 物力和财力 5 3 3 2 物业公司将视项目实际情况安排 1 2 名专业土建工程师 设备工程师在主 体工程及安装开始时进驻现场 参与工程检查 验收 5 3 3 3 物业公司专业工程师负责将发现的重大问题 设计缺陷等及时汇总整理 上报地产公司 地产公司对接部门为 设计管理部 设计管理部负责在收到问题一周 内给与回复并在地产项目例会上予以通报 物业公司每半月将重大的施工质量问题及 设计缺陷问题加以汇总整理 形成案例并提交地产公司 与地产公司电子案例库形成 联动 具体案例填写模板应依据以下附件 案例模板 工程专 用版 doc 案例模板 通用版 doc 5 3 3 4 物业公司继续发挥细部质量检查的力量 进场时间严格控制在正式入住前 不少于 6 个月 直接对接部门为地产项目部 对检查出的问题抄送相关负责人后未落 实到位产生的一切后果将由地产公司自行承担 正式进场前一周内由地产和物业公司 签定细部质量检查协议 具体细部质量检查协议可参照以下附件内容 细部质量检查协议 doc 5 3 3 5 物业公司全程参与各类专业验收及项目的综合验收 对各施工单位的评估 及后续项目是否继续合作 物业公司具备优先建议权 5 3 3 6 物业公司按照地产公司编制的工地开放管理规定及时开展相关准备工作 确保工地开放顺利开展 5 5 3 4 竣工验收阶段竣工验收阶段 5 3 4 1 地产项目部在单项工程验收 分期竣工验收 综合工程验收阶段 提前一个星 期通知物业参加各阶段工程验收 5 3 4 2 物业接地产竣工验收通知后 3 日回复 并选定 2 3 名工程人员参加地产项目的 竣工验收 跟踪工程竣工验收情况 为接管验收作准备 5 3 5 接管验收阶段接管验收阶段 5 3 5 1 物业公司提前三个月组织相关技术人员组成验收小组 协助地产公司完成 竣工验收工作 及早发现设计 规划 施工 设备安装中存在的问题 积极参与风险 评估工作并提交风险评估报告 5 3 5 2 地产公司在售房合同约定入伙日期之前两个月左右以 接管验收邀请函 形式通知物业公司进行接管验收 物业公司了解工程建设的各个环节 审阅工程档案 资料 实地查验建筑工程和设备安装情况 并对工程设计 施工和设备质量等方面的 问题结合各类统计表汇总后提交地产公司 于 5 10 个工作日内对该工程是否已具备 接管验收条件予以审核并记录 新建房屋具备接管验收条件审核单 编制 新建物业 接管验收工作安排 并回复是否同意接管验收 5 3 5 3 物业公司与地产公司签定 新建房屋交接责任书 并签发 验收通知 约 定时间验收 5 5 3 3 5 5 4 4 物业公司按 新建房屋验收表 小区公共绿化验收单 小区公共设施 及道路设施验收单 所列项目进行逐项验收 总体时间控制在十五个工作日之内完成 对存在的问题及时签发 质量问题整改通知单 具体验收流程及标准可参阅以下两附 件规定执行 新建物业接管验收 工作规范06 3 28 doc 新项目房屋交付标 准 新 doc 5 3 5 5 地产公司在二十个工作日内完成返修 申请返修复验 物业公司随时提出 工地开放管理规定 1 0版 doc 6 随时复验 入伙前完成全部验收工作 5 3 5 6 地产公司进行项目正式移交 物业公司验收合格后 5 个工作日内签署 验 收通过证明 并签发 接管通知 移交钥匙 5 5 3 3 5 5 7 7 毛胚交付 100 150 户要提前一周 每增加 50 户增加 2 工作日 精装交付 100 150 户要提前 10 个工作 每增加 50 户增加 3 工作日 以此类推 地产公司项目部 负责或委托物业公司进行开荒保洁工作 物业公司 地产客户关系中心在交付前 3 天 负责清洁情况的评估 确保交付工作的顺利开展 地产公司项目部负责新项目交付时 实际发生的水 电 气等交接 新项目交接完成后 10 天内将相关费用划入物业指定账 户 5 3 5 8 正式入伙前一周内与地产公司工程采购部将房修中心人员架构 工程保修 委托协议等相关协议 在服务中心备案 确保房修工作顺利开展 5 3 5 9 按照地产公司编制的业主交付管理规定及时开展相关准备工作 确保项目 顺利入伙 交付工作管理规定 1 0版 doc 5 3 5 10 交付一个月后完成产品缺陷总结报告交地产公司 5 4 业主入伙业主入伙 5 4 1 物业接地产入伙时间一个月内与客户关系中心确定入伙方案 5 4 2 物业在业主入伙之日前 10 天组建验房师 验房客户大使队伍 5 4 3 业主入伙之日前 5 天完成验房师 客户大使的培训 5 4 4 物业在业主入伙之日前一个星期上报客户关系中心入伙服务流程及现场布置方案 5 5 业主大会成立之前管理业主大会成立之前管理 5 5 1 业主大会成立之前 物业负责新交付房屋的前期物业管理 5 5 2 地产公