教你如何制定中介公司员工手册

第十九章 中介公司员工手册的制定 员工手册是一个公司关于员工遵循的行为和思想准则 是员工了解公司的窗口 也是一个新员工进入一个陌生的环境的向导 制定一个可行的有效的员工手册 对于给员工方向性指引 灌输企业文化理念 提高团队的凝聚力有重要的意义 每个新进员工 第一个接触就是应该关于公司历史 制度和目标等全面介绍的 员工手册 所以制定一个切实可行的 符合本企业现实和发展目标的员工手册 是每个房地产经纪公司必须的 它作为企业内部的管理规范 涵盖企业的各个 方面 适应企业的独特个性 它既规范企业的人事制度 又传播企业形象 是 有效的管理工具 员工的行动指南 一 制定员工手册的原则 1 员工手册不是 企业大全 不可能也无必要包罗万象 面面俱到 员工手 册所含内容 应是员工最为关心的 与员工日常工作和切身利益相关度最高的 事项和行为守则 2 员工手册编写的依据只能是公司现有状况 勿夸大和带有不实之词 3 员工手册不要称谓不一 一会用 公司要求 一会又用 我们认 为 其实 这里的 我们 就代表着公司 不如一律用 公司 当某件 事情要求员工与公司一起努力 协同一致去完成时 再用 我们 岂不更 好 也有的员工手册中 员工 职工 职员 等主体词交替出现 容易引 起不必要的疑虑 最好一律称之为 员工 至于称呼员工为 你 还是 您 虽无碍大局 却亦有技巧 譬如可作如下处理 在董事长致辞中用 您 以示上级对部属的尊重和爱护 且渲染欢迎气氛 而在正文中 不妨就用 你 似更显直接 亲切 4 员工手册应尽量作到简洁流畅 易懂易记 以便让员工了解和吸收 不要太 过于书面化和晦涩难懂 5 员工手册从框架到段落 由语句至标点 都要反复琢磨 不仅要简洁通顺 还要力求匀称优美 不能漏洞百出 制作要精美一点 也代表公司的形象 6 口气生硬 说教意味严重 员工手册不是一般意义上的规章汇编 最好少用 不准 严禁 绝对不许 等字样 更慎用 过时不候 后果自负 之 类 将命令改为沟通 对员工发出心灵的呼唤 无疑是现代公司的文明之举 不仅要求员工承担义务 遵守制度 亦讲明员工可享有的权利 公司旨在营造 文明宽松 安全温馨的工作环境 以最大限度发挥广大员工的聪明才智 多用 几个 请 用协商口吻 让我们 拉近管理者与部属的距离 将公司与 员工融为一体 以发扬团队精神 7 员工手册不是制度大全 不需要从员工规范到考勤制度 再到奖惩机制 应 有尽有 包罗万象 8 员工手册要按照企业实际情况和房地产经纪行业的特殊行业性质来编写 9 一个员工手册蕴含的精神应该是 1 强调了管理这者对于企业的期许 同时也表达了对从业者的职业化要求 2 员工手册成为了辅助管理的工具 员工的工作指南 并不是锁在员工抽屉中 的一叠废纸 3 员工可以在员工手册中得到从业者所必须领会与掌握的方法与 要求 同时它也是在职员工的一本工具书 二 员工手册包含的内容 员工手册应当包含的内容员工手册应该含有哪些内容 并无定规 也无固定模 式 但一般可由以下几个部分组成 1 公司概况 概要介绍本公司历史 现状及隶属关系 让新员工大体了解公 司性质 经营范畴 主导产品 含劳务 服务 市场分布 注册资本 现有资 本及实现利税等基本情况 以对公司实力和竞争能力充满信心 简要回顾公司 创业历史 对公司战略目标和发展规划略加阐述 亦将公司美好前景展示给员 工 以激励斗志 为实施目标管理打好基础 2 公司文化 企业文化是企业具有自身特色的意识形态和行为规范总和 大致 包含企业哲学 企业规范 企业形象和企业精神 企业哲学是企业一切活动的 行为指南 其核心是价值观念 在员工手册中介绍企业经营理念 即始终遵循 的价值观念 以统一员工思想 为企业整体目标共同奋斗 企业精神是企业 内部规范和外部形象的融合与升华 集中体现出企业经营哲学和独特风格 是 公司迎着市场风浪前进的旗帜和号角 企业精神是一种无声无形的信念 但通 常又可用简短 响亮的标语或口号予以表述 可将凝炼出的企业精神 印到员 工手册的扉页 以求醒目 鼓舞斗志 3 组织结构 员工来到公司 自然应对公司结构框架有个粗略的了解 一般 可绘制部门结构图 通过该图 员工不仅可一目了然地知晓公司包括哪些部门 且对公司的产权构成 组织管理模式以及各个系统 办公系统 生产系统 营 销系统 财务系统等 形成印象 4 部门职责 通过阅读各部门工作职责 员工自会明白某个部门负责何种事 务 协同哪些别的部门 参与哪些其他工作 部门自身职 责 权分明 部门 之间纵横关系清晰 有利于回答员工 有事找谁 和 我所在的部门管什么 两个基本问题 有助于员工搞准自身位置 尽快进入角色 5 政策规定 这部分内容较多 且涉及员工切身利益 可谓手册的 重头戏 首先是人事政策 即员工选聘依据 考核标准 晋升条件 聘用 解聘 程 序 其次是工资待遇 即工资结构及分级 工龄计算 各种奖金和补贴发放办 法 试用期待遇等 还有劳动纪律 即劳动合同的签订 到上下班时间 以及 请假制度 其他各项制度 如报销制度 指差旅费 医药费等 安全制度 卫 生制度 保密制度等 可视必要作出详略不同的介绍 现代公司为员工提 供的各种社会保险 如养老保险 医疗保险 人身保险 以及其他福利 以体 现公司的关怀 展示公司为员工创造的良好工作 生活条件以及必要的保障 6 行为规范 一个现代化的经纪公司 其精神风貌必然体现于员工的仪表 风度 包括着装 发型 化妆等 员工的一言一行 一举一动 均代表着企业 形象 公司在这些方面的要求 应明确且具体地写人员工手册之中 以利员工 经常对照 不断提高自身道德修养和文明素质 待人接物的行为准则 虽为企 业文化的有机组成部分 但单独列为一节 以期引起员工特殊重视 自觉强化 日常训练 以达 习惯成自然 在员工手册正文之前 可由董事长致辞 对新员工表示诚挚欢迎 预祝事业成功 并书亲笔签名 如有必要 可增添图 片插页 三 房地产中介企业员工手册介绍 范例 员工手册范例样本 目 录 第一部分 关于公司以及董事长致词 指 XX 地产公司是于 XX 成立 企业大事记 公司现在的发展状况 公司未来 的战略发展目标 公司是一个什么性质的公司 公司荣誉等等 董事长欢迎词 第二部分 企业文化 一 公司战略 二 企业精神 三 公司理念与文化 指的是公司的经营理念 用人理念 服务理念 企业的灵魂和精神是什么 核 心价值观 愿景和目标 参考范例 企业灵魂 诚信 企业精神 创新 领先 真诚 创新 稳定是我们发展的基础 创新是我们持续发展的保障 要在高速发展的 今天 立于不败之地 唯有不断创新 不断进取 领先 我们仅仅要做到业务在同行业公司中领先 同时我们在观念 机制和理 念上也要领先 真诚 不但对员工 对客户 对企业真诚 也真诚回报社会 做良好企业公民 企业口号 XX 房产 诚信服务 专业领先 企业宗旨 造福社会 发展自我 提高效益 回报员工 企业核心价值观 与所有的人共赢 经营理念 以房产为主 实现企业的多元化 规模化 品牌化 管理理念 一个核心 二个关系 三个满意 以客户和市场为核心 发挥团队精神 处理好公司与客户的关系 部门间的协作关系 做到 客户满意 领导满意 部门之间满意 服务理念 守信于民 便捷于民 专业为民 用人理念 虽不能聘您一生 却让您一生受益 只有员工是公司前进的最大动 力 团队精神 配合企业组织建设和达到工作目标的主要动力 互助和竞争的团队精神 不断学习和思考的团队文化 透过各种机制和政策形成的小组层次的团队文化 延伸到大集体 上 发挥整个团队应发挥的动力 企业愿景 成为国内一流的 多元化的 实力雄厚的房地产经纪品牌明星企业 公司员工行为准则 第一章 员工规范 仪表规范 礼仪规范 办公行为规范 环境卫生规范 语言规范 人际关系 规范 第二章 考勤及请假管理制度 第一条 工作时间 第二条 考勤办法 第三条 休假种类和假期待遇 第四条 考勤奖惩制度 第五条 请假程序 第三章 出差管理制度 出差管理制度 第一条 目的与范围 第二条 出差申请程序 第三条 出差的审核决定权限 第四条 出差期间除正常计薪和报支相应差旅费外 不再计算加班费 适逢重 要假日出差 可另行安排时间倒休 第五条出差旅差费项目 分为交通费 住宿费 伙食费 通讯费等 第六条出差时间 路线的变更 第七条交通费标准 第八条住宿费标准 第九条伙食费标准 第十条通讯费标准 第四章 文书管理制度 范例 文书管理制度 第一条 公司总部的文件由管理部负责起草 行政总监审核 公司总经理签发 公司下 属各部门的文件由各部门自行起草 主管副总 总监 审核 总经理签发 第二条 经总经理签发的文件 原稿由管理部加盖公章后统一存档备查 需要外传的另行打印加盖公章后传阅 第三条 机密文件 拟稿人应该在页眉处注明 保密 字样 并确定传阅范 围 第四条 公司总部文件统一由管理部负责发送 各部文件自行发送 送件人应将文件内 容 报送日期 部门 接件人等事项在 文件接收登记表 上登记清楚 并向 文件签发人报告报送结果 秘密文件由专人按核定的范围报送 第五条 传阅性质文件资料由送件人负责收回 对于公司决策性的文件 管理部应专人及时给予督办落实 第六条 文件传阅或管理过程中出现问题 造成不良影响的 将追究有关 工作人员的责任 第五章 档案管理制度 第一条 本制度所称的档案 是指 1 各类公司制度性文件 2 公司人事资料 会议记录纪要等 3 公司各类合同 契约及各类手续 证照文本 4 公司各部门及员工在从事业务 经营 管理 公关策划宣传等活动中所直接 形成的对企业有保存价值的各种文字 图表 账册 凭证 报表 技术资料 电脑盘片 声像 胶卷 荣誉实物 证件等不同形式的历史记录 5 其他需要存档的资料 第二条 档案管理由人力行政资源统一领导 各部门自行安排专人负责接收 收集 整 理 保管本部门档案 人事部负责整理和保管公司人事档案资料 管理部负责 接收 收集 整理 保管应由公司总部保管的档案资料 并提供其利用服务 同时监督各部门的档案工作 第三条 档案的管理期限 区分不同价值确定保管期限 短期 1 年 长期 3 年 永久 第四条过程管理 1 属于公司总部保管的档案 公司及各下属部门的内勤资料员做好平时文件的收 集整理工作 并在事件结束后或在每季度的第一个月的十日前将上季度应归档 的文件整理成册移交公司管理部 核定保管期限后集中保管 任何人不得据为 己有或私自处理 2 属部门保管的档案 在每季度第一个月的十日之前将上季度应归 档的文件汇编成册 并将目录上报管理部 3 属部门保管的档案 保管期限由部门经理核定 标志后分别存放 第五条 监督 管理部根据各部门上报的档案总目录 进行定期或不定期 的检查 监督各部门档案的管理工作 第六条 销毁 到期的档案销毁须报请行政总监批准 销毁时应有两人以 上负责监销 并在档案销毁清单上签字 第七条 借阅 因工作需要借阅总部保管档案资料的 应请示部门经理和行政总监 经 批准后在指定地点查阅 因工作需要借阅部门保管档案资料的 应请示主管总 监批准 在指定地点查阅 未经许可不得私自将公司重要的文件材料带离保管 处 确因工作需要外带 需办理档案外借手续 填写 档案借阅单 经行政总 监或主管总监核准后方可带出 用毕归还 阅档人对所借阅档案须妥善保管 不得私自复制 调换 涂改 污损 划线等 更不能随意乱放 以免遗失 第八条 复制 因公务确须复印公司文档的 应请示部门经理和行政总监 批准 并在使用后将复印件交还档案保管部门 第九条 备份 公司所有有价值的文件 报表 业务记录等必须备份 第十条 对存入电脑的资料 档案 按 计算机管理制度 规定管理 第十一条 员工有下列行为之一 依据 公司奖惩制度 给予相应处罚 情 节严重构成犯罪的 依法追究法律责任 1 因工作失职造成档案丢失或私自毁损 销毁公司档案 2 私自向外界提供 摘抄 复制公司档案 3 私自涂改 伪造档案 4 档案管理者个人原因未及时上报归档或管理不善造成损失 5 未按手续就私阅 外带档案资料者 档案管理者同罚 第十二条 本制度适用于 XX 公司全体员工 解释权在行政部 第六章 保密管理制度 第一条 保密事项 1 公司的重大决策或重要会议决议中尚未公开宣布的事项 2 公司尚未付诸实施的战略规划 重大项目方案或措施 3 公司获得的同类行业 产业 动态或相关案例 4 非公开的规章制度 计划安排 5 各类财务凭证 帐簿 数据资料和报表 6 员工工资和奖金及人事档案资料 7 公司证件 证书和印鉴 8 公司与其他单位签定的合同 协议 9 其他经公司确定或注明保密的文件资料 第二条 除各类财务报表和员工工资奖金记录外 其他各类保密文字资料应注明 保密 字样 各类保密资料拟订 收发 传阅 复印和保管由行政总监指定专人负责 第三条 涉及公司机密的会议活动应当按保密范围确定参加人员 选择具 备保密条件的会议场所 并予以指明哪些内容应当保密 第四条 了解秘密的人员应当遵守保密制度 防止秘密外传 各类保密材料的操作人员 拟订 打印 收发 保存 携带等 应妥善操作 防止失密 第五条 公司各部门员工都有保守公司机密的义务 须遵守下列规定 1 不得私自携带密件外出 查阅 复印保密材料须经部门主管和行政总监同时 批准 并由专人督办 2 在对外宣传 交往或合作过程中提供的资料可能涉及公司机密的 须 提前请示总经理并获批准 3 不应在公共场合谈论公司机密 私人交往或通信不得涉及公司机密 4 不该看的不看 不该问的不问 不该听的不听 不该说的不说 不该记 摄 录 拍 的事 不要记 摄 录 拍 不自行索取其他部门的资料 5 特殊情况意外了解公司机密的范围外员工 有义务保守公司机密 第六条 任何员工发现公司机密泄露都应立即报告相关负责人同时采取补 救措施 相关负责人接到报告后应立即作出相应的处理 第七条 对于故意或过失泄露公司机密的 依据公司 奖惩制度 视性质 和后果给予当事人适当处罚 第八条 本制度适用于 XX 公司全体员工 解释权在人事行政部 第七章 印鉴管理制度 第一条 基本要求 1 公司公章及各专用印鉴要责成专人负责保管 2 印鉴要有专柜保管 用后及时上锁 如有被盗 遗失 损坏情况发生应立 即上报 3 使用印鉴一般不准离开办公室 特殊情况携带外出须经行政总监批准 第二条 用印程序 1 审核 印鉴管理者负责审核用印事由 凡符合用印规定的 要填写 印 鉴使用登记簿 2 签批 印鉴管理者携 印鉴使用登记簿 请公司行政总监在 主管领导审批 意见 一栏内签署明确意见 3 用印 公司行政总监同意用印后 印鉴管理者方可用印 用印后 印鉴管 理者将 印鉴使用登记簿 留存备查 第三条 各下属部门有自备印鉴的 基本要求和用印程序参照上述规定 审批 权限在部门经理 第四条 印鉴管理者违规用印 一切后果由本人承担 第五条 本规定未尽事宜 由部门主管 或当事人 请示行政总监处理 第八章 办公用品管理制度 第一条 为保证办公用品的有效使用和妥善保管 特制定本制度 第二条 本规定中的办公用品包括 1 办公桌椅 办公电话和员工日常工作所需的办公文具用品 2 文件柜 复印机 传真机 打印机 扫描仪 数码照 摄 象机 笔记本 电脑等办公设备 3 公司购置的书籍 杂志和报刊 4 公司购置或建造的其他服务于办公的物品 第三条 新员工到岗之前 人事部应通知管理部为其配置一套桌椅及一套办公 用品 第四条 员工日常办公用品的领用 1 公司员工领用办公用品须到管理部填写 办公用品领用登记 2 公司员工应当自觉爱护公司财产 节约使用办公用品 第五条 申请购买办公用品的程序 1 管理部行政助理填写 办公用品购置申请表 2 交于公司行政总监审批签字 3 填制财务借款单预借购物款 经批准后出外购买 4 返回后实物及时入库 根据实际数量金额填制 办公用品领用登 记表 5 除少数使用量大的消耗品外 一般办公用品按需购入 即进即出 不留库存 第六条 公司电话不得私用 公务电话应注重礼节和节约 简明扼要 长话短说 如发 现员工使用公司电话聊天或挂私人长途 将依据 公司奖惩制度 给予当事人 适当处罚 因公务需要挂长途时 应取得部门主管同意 并在专门记录本上记 明对方单位名称 手机或电话号码 含区号 通话时间和内容简要说明 否则 一律视为私人长途处理 第七条 复印机 传真机 打印机 扫描仪 笔记本电脑 数码摄象机等贵重设备须由 管理部经理或使用部门主管指定专人管理使用 未经许可 他人不得擅动 第八条 公司所有员工应当爱护公共办公用品 打印 复印避免浪费 对 于公司内部文件资料 提倡办公用纸二次利用 第九条 员工在使用办公设备时 如发现机器故障应及时向管理部或部门 主管报告 因保管或使用不当造成损坏的应追究当事人赔偿责任 第十条 员工离职时 应将所保管使用之办公用品交回管理部 方可离职 第十一条 本制度解释权在管理部 第九章计算机使用管理制度 范例 第一条 计算机是公司重要办公工具 是信息处理的主要手段 为 保证计算机操作系统的安全可靠运行 特制定本制度 第二条 公司所有计算机的购置统一由事业发展部负责 包括采购 使用 维修 升级等 第三条 事业发展部应设立系统操作员一人 第四条 公司所有人员 凡上机操作者 必须经过专门培训 第五条 系统管理员应根据计算机内信息的使用需要和保密等级 设置公司内各类人员 的操作权限 并经部门主管报总经理批准 运行过程中需调整变化 按同样程 序办理 第六条 公司为各部门配置的计算机 归各部门专人专用 其他人使用须 经主管同意 严禁私自改动他人文件信息 第七条 为防止病毒感染 公司计算机禁止私自使用外来软光盘 确需使 用时 在使用前必须作好病毒检查工作 第八条 主要的数据 帐表 财务资料和其他重要信息等应及时备份 备 用软盘 光盘由系统管理员统一提供 第九条 任何人不得私自在计算机上安装软件 确需安装时 需经部门主 管同意后 由系统操作员负责安装 第十条 禁止在公司计算机上玩游戏 私自上网聊天 浏览与工作无关的 内容 私自下载软件和与工作无关文件等 第十一条 所有计算机均不得安装游戏软件 第十二条 计算机发生故障 应通知系统管理员进行维修 不得私自拆卸 如公司确无能 力修复 应及时与计算机供应商或专业人员取得联系 所有可能引起资料丢失 或错乱的维修操作应事先作好备份 第十三条 其他本制度未达事项 由管理部酌情处理 第十四条 本制度解释权在管理部 会议管理制度 第一条 目的 为规范公司会议管理 提高会议质量 降低会议成本 特 制定本制度 第二条 适用范围 本制度适用于公司总部及下属各项目部的会议管理 第三条 管理权责 一 管理部负责公司总部会议的统筹协调及本制度的执行监督 二 会议发起人或主办部门 含各项目部 负责会议的组织工作 并 有权对违反本制度的行为提出处罚 第四条 会议分类 一 公司例会 1 每周五或周六下午 4 00 公司中层以上管理人员统一在河贸十 楼总经理办公室开会 2 每月月底公司统一安排全员例会 各部门总结本月工作进度 由 管理部负责记录和整理纪要 3 每周周一上午 9 00 公司各部门工作例会 总结上周工作 部 署本周工作 4 特殊情况 会议可推迟或改期 易地 进行 二 专题会 不定期 专为某一议题而召开 参加范围由发起人与主管领导协商确 定 一般要求拿出结论或决议 及时整理会议记录或记要 主办部门负责存档 三 汇报会 不定期 一般在项目考察阶段或项目进度进入某一标志性阶段 由相 关人员准备详实资料汇报工作情况 会议发起和组织由主管总监负责 参加范 围由主管总监与总经理协商确定 四 调度会 不定期 根据业务或项目发展需要 通过组织调度会进行跨部门任务 安排 人员派遣及设备物资的资源共享 会议发起和组织由主管总监负责 参 加范围由主管总监与总经理协商确定 五 总结会 根据需要由主管总监负责发起和组织 专为总结前段工作 研究 部 署下阶段工作 参加范围由主管总监与总经理协商确定 六 交流会 由各部门自行组织不定期的经验或专业技能交流会 目的是学习先进 激励后进 共同提高 全公司范围的交流会由人事部负责组织 七 其他 其他各类公务需要会议解决 亦可参照上述规定举行 第五条 会议管理内容 一 审批 1 公司例会和部门交流会无须接受审批 2 各类公司临时会议由公司总经理直接发起或由议题涉及业务的主 管总监发起 由总经理批准 3 部门会议可由各部门自行安排 但会议时间 参加人等 不得与 公司会议或其他统一安排相冲突 二 本着务实高效的原则组织会议 各类会议的优先顺序为 公司例会 公司各类 临时会议 部门会议 其他会议 公司级全体会议一周内一般不应多于一次 因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限 三 会议发起部门应提前做好会议资料 如会议议程议题 提案 汇报材料 计划 草案 决议决定草案 要求与会人应提交资料等 准备的组织工作 四 会议组织遵照 谁发起 谁组织 的原则 公司全员参加的会议可要 求管理部协助组织 五 会议主持人的职责 1 主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场 检查会务落实情况 做好 会前准备 2 主持人一般应于会议开始后 将会议的议题 议程 须解决问题 及达成目标 议程推进中应注意的问题等 进行必要的说明 3 会议进行中 主持人应根据会议进行中的实际情况 对议程进行适时 必要的 控制 并有权限定发言时间 中止与议题无关的发言 以确保议程顺利推进及 会议效率 4 属讨论 决策性议题的会议 主持人应引导会议作出结论 对须集体议决的事 项应加以归纳和复述 适时提交与会人表明意见 对未议决事项亦应加以归纳 并引导会议就其后续讨论安排统一意见 5 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序 实施责任人 部门 达成标准和达标时间等会后的跟进安排向与会人明确 六 与会人须遵守以下规定 1 应准时到会 并在 会议签到表 上签到 2 会议发言应言简意赅 紧扣议题 3 遵循会议主持人对议程控制的要求 4 遵守会议纪律 与会期间应将各类通讯工具调至无声状态 原则上不允许接打 电话 如须接打电话 请向主持人示意后离开会场 七 关于会议记录 1 会议记录遵照 谁组织 谁记录 谁存档 的原则 总经理主持的公司例会 临时会议原则上由总经理秘书或行政助理负责会议记录工作 特殊情况可临时 指定会议记录员 2 会议记录员应遵守以下规定 1 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录 根据需要整理会 议纪要 2 会议记录应尽量采用实录风格 确保记录的原始性 3 对会议已议决事项 应在原始记录中括号注明 议决 字样 4 会议原始记录应于会议当日 会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审 核签名 5 做好会议原始记录的日常归档 保管工作 及时将经主持人核准的 会议 签到表 的考勤记录报考勤人员 3 下列情况下 应整理会议纪要 1 公司各类专题会 汇报会 调度会 总结会 2 须会后对会议决议进行落实和跟进的会议 3 其它主持人要求整理会议纪要的会议 4 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定 公司级各类会议的会 议纪要须备份送管理部存档备查 5 会议记录为公司的机密档案 保管人员不得擅自外泄 其调阅应 严格按公司文书档案管理制度和保密制度的有关规定执行 八 会议跟进 1 会议决议 决策事项须会后跟进落实的 遵照 谁组织 谁 跟进 的原则 会议主持人另有指定的 从主持人指定 2 公司总经理主持会议的会后跟进工作原则上由总经理秘书负 责落实 总经理另有指定的 以总经理指定为准 3 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准 第六条 会议考勤 1 迟到 早退 缺席 1 迟到 所有参加会议的人员在会议主持人宣布会议开始时未到的 计为迟 到 视同上班迟到 2 早退 凡参加会议人员 如未经主持人同意在在会议主持人宣布会议结束 前离开会场的 计为早退 视同上班早退 3 缺席 凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参 加会议的 计为缺席 视同旷工半天 4 因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的 由传达人承担责任 2 奖罚 对会议举办或决议作出特殊贡献可适当奖励 迟到 早退 缺席或严重 违反会议纪律 规定者 依据 奖惩制度 有关规定给予相应处罚 第七条 本制度解释权在公司管理部 第十三章 合同管理制度 第一条 总 则 1 为降低经营风险 减少失误 保障公司权益不受侵害 根据 中华人民共和国 民法通则 中华人民共和国合同法 以及其他相关法规 结合本公司的实际 情况制定本制度 2 本制度适用于本公司和下属独立经营核算子项目 3 本制度仅适用于各类经济合同 第二条 合同的规范 1 当事人订立合同应遵循公平 平等 自愿的原则 当事人应当遵守法律 行政 法规 尊重社会公德 不得扰乱社会经济秩序 损害社会公众利益 2 合同内容由当事人约定 条款主要包括 当事人的名称 或姓名 和住所 标 的 数量 质量 价款或报酬 履行期限 地点和方式 违约责任 合同解除 条件 解决争议的方法 当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同 3 对外签定合同必须是公司法定代表人 法定代表人可委托代理人对外签订合同 但须有法定代表人的授权委托书 委托代理人在授权范围内行使对外签约权 无权或越权行为人所订立的合同由该行为人自己承担责任 第三条 合同的签订 1 在经济合同签订前 签约人 经办人必须认真了解对方当事人的情况 包括 对方当事人的主体资格 经营范围 履约能力以及资信情况 对方签约人的签 约权限等 2 合同均应采用书面形式 有关修改合同的文书 图表 传真 各 类单证 发票 对帐单等均为合同的组成部分 3 重要 大额合同在正式签订前必须请法律顾问审核并签署意见 根据法律 法 规的有关规定和实际需要 有些合同可以报工商行政管理部门鉴证或请公证部 门公证 4 公司常务性的合同一般应采用标准文本 标准文本每年至少审核 完善一次 第四条 合同的审批 1 公司实行合同会签制度 所有涉外经济合同均应逐级会审 程序为 合同拟订 人 或标准文本提供人 部门经理 法律顾问 主管副总 总监 总经理 合同签定 重要 大额合同签订前必须经过公司总经理审核批准 经总经理授权批准 上述程序可适当简化 主管副总 总监 可审核批准一般 合同 标准文本 的签订 2 一般合同是指公司各下属部门在经营范围内 其标的金额在规定标准以下 标 的金额的规定标准由主管经理与总经理协商确定 为从事正常经营业务所签订 的合同 3 重要合同是指对外合资 合作经营合同 对外投资 融资借款合同 承包经营 合同 重大设备 资产租赁合同 其他对公司经营可能产生较大影响的合同等 4 大额合同是指业务涉及金额达到或超过一般合同规定标准的合同 第五条 合同的履行与变更 1 合同依法订立即具有法律约束力 各下属部门和有关人员都应认 真严格履行合同的条款 应当重点注意几个方面 1 履行合同条款的权利和义务时一定要注意时效性 防止和规避我方出现违 约现象 若出现问题应及时协调 化解风险 2 合同一旦签订生效 应复印一份交公司财务部门 以便按合同条款所规定的时 间和款额收款或付款 财务部门应对出现违反合同条款的情况应及时通知有关 负责人 3 加强验收手续 无论是装修工程竣工 外购各类有形实物 还是外购劳务 服务等均应严格验收手续 同时以书面形式保留验收资料 2 合同履行过程中确因无法逾越的困难或障碍而不得不变更或解除 合同的应从注意保护公司的合法权益出发 慎重处理 1 当事人双方应在法律规定或合同约定的框架内进行协商 协商一致后方可 变更或解除合同 变更或解除合同均应以书面形式予以确认 2 变更或解除合同的程序同签订合同的审批要求一致 3 若须工商鉴证或公证处公证的合同均应报有关部门备案或重新公证 第六条 合同纠纷的处理 1 合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷 应按合同约定 法律法规的有关规 定妥善处理 发生合同纠纷后公司应立即成立专题小组或指派专人认真应对 处理 合同签定人负责督办 绝不允许由于我方的怠慢失误而造成额外损失的 情况出现 2 处理合同纠纷的原则是 以友好协商为主 酌情申请司法介入 做到有理 有 利 有节 以法律法规为准绳 以合同约定为依据 保障我方合法权益 3 合同纠纷处理或执行完毕 应将有关资料汇总 归档 以备查考 同时向公司总经理作出书面汇报 第七条 合同的管理 1 公司对合同管理的要求是 分级管理 专业归口 责任到人 2 各项目部归口管理人一般为经理助理或内勤 所有合同原件交由 公司档案室存档 部门留存复印件 3 加强合同基础管理工作 1 每份合同都应编号 不重复 不遗漏 变更合同后 合同编号不予改变 合同 的各种资料 包括合同正副文本及附件 合同文本的签收记录 分期履行的情 况记录 变更 解除合同的协议 包括文书 函电 等 均应及时建档 妥善 保管 2 签署合同应使用单位公章或合同专用章 其他印章一律不得用于签订合同 合 同专用章经申报批准后刻制 统一编号 专人保管使用 凡使用公章或合同专 用章签约的必须填写用印记录 印章如被盗或遗失 应立即向公安机关报案 登报声明作废 还要追究有关人员的责任 3 合同保管部门 或专人 应对合同内容中涉及保密的条款承担保密责任 以免由于商业机密泄露对公司造成不必要的经济损失 4 合同查询办法参见 档案管理制度 第八条 本制度条款有与国家相关法规相悖的以国家法律为准 本制度的 解释权归公司管理部 第四部分 财务制度体系 财务人员必须严格贯彻会计法 按照国家制定的会计制度认真记帐 报帐 报 表 按期 足额缴纳税金 第一章 现金和支票管理 第一条 现金库存限额 一般不超过三天零星开支额度 2000 元 超过时应 及时交存银行 第二条 现金支取 每次存取现金数额在 10000 元以上 须有二人同往 20000 元以上须有专车护送或乘坐出租车 第三条 现金保管 出纳人员对现金必须妥善保管 保险柜必须及时上锁 乱 码 第四条 结帐 现金帐目必须及时记帐结帐 做到日清月结 第五条 现金余额核查 公司财务主管应对现金余额进行定期和非定期核查 定期核查 应于每月月末进行 发生差错应及时进行核查 并向财务总监报告 第六条 支票保管 现金和转帐支票必须妥善保存 严格领取手续 批准 登记 签字 报销后注销 第七条 作废支票 作废现金和转帐支票必须单独保存 以备核查 第八条 财务人员签发支票必须填写收款单位 签发日期和业务内容 特殊情况确需领 用空白支票时 须经财务主管批准同意 并至少填写金额 业务内容 时间 或收款单位其中的二项 严禁签发全空白支票 凡因签发全空白支票发生的损 失由支票发放人员和领取人员承担责任并赔偿由此造成的一切损失 第九条 支票遗失 支票一旦发生被盗 遗失 应立刻逐级汇报 并由财务部 立即通知银行 办理登报声明作废手续 第二章 发票及有价证券管理 第十条 公司所有发票 收据及有价证券均财务部统一管理 包括购买 保管 开具等 第十一条 保管 上述票据一般可由出纳员放置保险柜具体保管 第十二条 票椐必须如实填开 不得虚开 多开 外借 票椐存根须完整保 存 以备核查 第十三条 领取 为方便工作 公司所属子项目可指定专职或兼职的出纳人员 可向公司 领取规定的票据 财务部应建立专用的领取登记簿 进行领取审批 登记 核 查 注销等 第十四条 遗失 上述票据一旦发生遗失 应逐级汇报 并立刻通知税务机 关同时办理登报声明作废 第三章 借款和报销制度 第十五条 非因公一般不得向公司借款 特殊情况须经总经理亲笔签字 数 额不得超出本人一个月的工资额 第十六条 因公借款 须填写 借款单 经部门主管和公司规定的审批权限 人审批签字后 可予借款 第十七条 借款后须在三天内办理报销手续 一般掌握 前款未请 后款不 借 的原则 特殊情况须经部门主管 财务总监批准 第十八条 借款及报销审批权限 1 数额在 1000 元以下的开支由行政总监审批 2 数额 在 1000 元以上的开支由总经理审批 3 新开发中的项目 须按照经总经理批准的项目预算执行 其中 1 每次 500 元以下的 由项目经理审批 2 每次 500 元 1000 元的 由行政总监审批 3 每次 1000 元以上的 由总经理审批 4 已进入成熟运转的项目 由项目经理 或项目管理部门 编制年度 月份日常 费用开支预算 报公司财务部审核 总经理批准 凡在预算范围和额度内的开 支 1 每次 1000 元以下的 由项目经理 或项目管理部门 审批 2 每次 1000 元以上的 由总经理审批 第十九条 员工报销时须填写 费用报销单 经部门主管 审批权限规定的 审批人 经办人 购物须由接受人 审核签字后予以报销 第二十条 员工办理业务 一般情况 须索取正式发票或收据 特殊情况经 财务部门同意 可变通处理 以加盖经营者印章的收据代替 第二十一条 报销时须将有正式票椐的业务和无正式票据的业务分别填 列 费用报销单 第二十二条 财务部门应对项目预算和费用开支预算予以严格掌控 认 真审核报销单据和业务内容 第二十三条 为便于工作安排 报销时间定为每周二 五下午 第四章 关于非独立核算的子项目财务管理办法 第二十四条 人员管理 视项目需要设专职或兼职核算员一人 第二十五条 票据管理 1 公司出纳将收款收据或发票的报销联加盖公司财务专用章并建立领用登记簿 子项目核算员经公司财务总监签字批准后领取并在领用登记簿上签字 2 子项目核算员负责收款 为客户开具收款收据或发票并保存好存 根联 用完后 将存根联交公司出纳员审核无误可领取新收据 第二十六条 收款管理 1 公司可就近在子项目所在地开立银行帐户或公司指定人员开设借 记卡 子项目核算员将所收现金直接交到银行 2 子项目一般不设保险柜 故核算员应在每天下午 5 00 以前到银 行交款 所存现金余额不得超过 500 元 第二十七条 开支管理 1 子项目可建立备用金制度 经公司财务总监批准 可领取 500 3000 元的备用金 以备日常开支 用完后到公司办理报销手续予以补足 2 子项目启动期所需资金 由项目经理编制预算 超支须编制追加报告 经总 经理签字批准后 公司行政总监按预算监督执行 具体审批权限祥见 借款和 报销制度 第四条 3 子项目日常性借款和报销手续均应由项目经理审批并签字 核算 员具体审核 办理 审批权限详见 借款和报销制度 第四条 4 超出项目经理审批权限的开支 应按照规定的权限事前请示 批 准后方可办理 不得事后补办 第二十八条 结算 1 公司实行内部结算方式 子项目实行报帐制 2 子项目自身收 付的业务 可根据原始单据进行分类 明细记录 公司直接收 付的业务通过转帐单方式通知子项目 子项目可凭以进行分类 记录 3 子项目出纳员须在每月 30 日到公司办理报帐手续 集中收款期间可视收支情 况每 10 天或随时办理 须将整理好的本期交款凭证 收款收据 发票存根联及 费用开支票据一并交到公司出纳员处办理核对 核销 报销及手续 并将应缴 款额提交公司出纳员 4 公司出纳员将核对无误的收款收据核算联和存根联加盖现金收讫 印章 5 所有原始单据均由公司财务部统一保存 第二十九条 核算模式 1 公司财务公司统一进行一级财务核算 将收入 成本费用等所有 业务按照各子项目进行二级帐目核算 单独计算各项目盈亏 2 子项目以统计核算方式对本项目的业务收入 成本费用 税金和 利润进行明细核算 3 公司根据财务帐记录与子项目明细核算进行核对 第三十条 核算内容 1 子项目经营过程中发生的直接成本和费用 内容详见 销售 租赁项目成本费 用核算明细说明 间接费用和公司管理费用暂不予以核算和分摊 第三十一条 核算帐式 子项目核算应建立如下帐簿 1 现金帐 逐日 逐笔