吉发食品有限公司档案管理制度

1 吉发食品有限公司档案管理制度吉发食品有限公司档案管理制度 第一章第一章 总则总则 1 为规范公司各类档案的管理 更好的为生产工作服务 特制定本制度 2 本制度根据 档案法 及有关条例制定 本制度仅适用于本公司内部档案的 管理 本公司相关岗位工作人员必须遵照执行 第二章第二章档案归档制度档案归档制度 3 本公司档案管理工作由行政部负责主管 各部门分管的原则 公司行政部负 责文书 人事 工程 设备类档案的管理 各部门负责所属业务范围内档案的 管理 档案工作人员岗位职责 1 认真学习贯彻执行 档案法 和档案工作的方针 政策 坚持以法治 档 忠于职守 全心全意为本部门各项工作做好服务 2 负责管理本部门的档案 做好各门类 各种载体档案的接收 收集 登记 整理 编目 保管 借阅 3 积极做好档案的服务利用工作 编制必要的检索工具和参考资料 及 时准确地提供利用 4 做好档案防火 防潮 防盗 防光 防高温 防尘 防鼠 防虫的 八防 工作 确保档案的完整与安全 5 严格遵守 保密制度 工作 未经批准 不得擅自扩大档案的借阅范 围 不得泄露档案的保密内容 4 文件材料的归档要求 1 公司在筹备 成立 经营 管理及产权变动过程中形成的具有保存价 值的文件材料均列入归档范围 2 公司各部门负责本部门范围内归档文件材料的收集和整理 并定期交 档案室集中管理 任何人不得拒绝归档 3 归档文件材料必须齐全 完整 准确 系统 签署完备 4 归档文件材料必须准确地反映企业生产 科研 基建和经营管理等各 项活动的真实内容和历史面貌 5 归档文件材料必须层次分明 符合其形成规律 保持同一案卷内文件 材料的有机联系 6 归档的文件材料主要包括纸质 光盘 磁带 照片及底片 胶片 实 物等各种载体形式 7 归档的文件材料必须为正本 本企业编制的文件应附发文底稿 8 归档的具有永久 长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料 一并归档保存 9 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档 10 外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档 无译文的要译出标题 后归档 11 为便于保管和利用 归档的文件材料用的纸张必须优良 纸面清洁 书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水 禁用圆珠笔 铅笔 红墨水 纯蓝墨 2 水及传真纸 复写纸等不牢固的书写材料 书写工整 图像 字迹清晰 5 归档范围及保管期限 档案分永久 长期和短期三种 永久为永久保存 长期保存期限在 16 50 年之间 15 年以下为短期保存 具体如下 1 永久保存 公司章程 股东名册 组织规程及办事细则 董事会及股 东会记录 财务报表 政府机关核准文件 不动产所有权及其他债权凭证 工 程设计图 其他经核定须永久保存文件和材料等 2 长期保存 预算 决算书类 会计凭证 事业计划资料 其他经核定 须保存 16 年以上的文件等 3 短期保存 期满或解除之合同 一般有保存期限的生产过程中形成的 记录 其他经核定保存 5 年以下的文件和记录 6 归档时间 1 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第 1 季度移交档案室归 档 2 外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记 安装调试后 归档 3 工程项目在竣工验收后三个月内接收归档 4 每年形成的会计档案 由财务部及有关部门保存一年 在下一年的第 一季度内向档案室移交归档 5 荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档 6 声像档案在每次活动结束后整理归档 7 相关会议 技术会议 专题会议 年度工作会议 在会议结束后归 档 8 变更 修改 补充的文件材料随时归档 9 公司内部机构变动和职工调动 离岗时留在部门或个人手中的文件材 料随时归档 7 公司档案主要分为文书档案 人事档案 基建档案 设备档案和财务档案等 几类 具体管理办法见具体的管理制度 第三章 档案查 借 阅制度第三章 档案查 借 阅制度 8 档案借阅是档案室的日常业务工作 是档案更好地为生产提供利用服务 的基本形式 为做好档案管理工作 特制订如下制度 9 凡本公司有关人员 因工作需要借阅档案者 一般只允许在档案室查阅 查阅必须取得相关领导签字 同时做登记 10 本公司有关人员如有实际情况必须借出者 须办理相关手续 超过两 天以上归还者 须经领导批准签字 但要如期归还 11 借阅档案者应爱护档案 确保档案的完整性 不得擅自涂改 勾画 剪裁 抽取 拆散或损毁 借阅档案交还时 须当面查看清楚 如发现遗失或 损坏 应及时反映给主管领导 12 外单位借阅档案者 须持单位介绍信 且经总经理批准后方可借阅 只限在本室查阅 一律不外借 且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出 第四章 档案的保密制度第四章 档案的保密制度 3 13 非档案室人员不得随便进入档案库房 库房门窗及箱柜应随时关锁 14 全体员工对重要档案 文件 资料均须严格执行公司保密规定 不失 密 否则应追究责任 15 凡查阅重要档案 均须办理审批和借阅手续 一般只允许在阅档室查 阅 不得带出或复制 确属需要者须办理相关手续 16 查阅人员对档案内容承担保密义务 违反规定造成后果者必须追究责 任 17 档案人员要忠于职守 认真执行各项保密制度 18 定期对保密档案保管情况进行检查 发现问题及时处理 第五章 档案库房管理制度第五章 档案库房管理制度 19 档案入库检查 1 档案出入库房要清点 登记 定期对库藏档案进行清理 核对 做到 账 物相符 对破损或载体变质的档案 及时进行修补和复制 2 入库底图应批边分类装袋 照片 磁带等声像档案应存放入专用档案 盒 袋 内 3 定期对档案保管状况进行全面检查 做好记录 发现问题要采取积极 有效措施 保证档案的安全 20 档案库房管理 1 档案库房未经许可 外来人员不得擅自进入 2 档案柜 卷排列科学 合理 整齐 美观 便于调卷 3 库房门窗须安装窗帘 库房内采用白炽灯且照度不超过 100 勒克斯 4 避免光线直射档案 更不能在烈日下曝晒档案 防止有害生物对档案 的危害 5 库房内应有空气调节和温湿度计等设施 及时做好温湿度记录 温度 应控制在 14 度 24 度 相对湿度控制在 45 60 6 库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表 库房应专门安装空调设备 7 库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟 定期检查 杜绝一 切发生火灾的可能 8 档案库房要做到八防 9 对库藏档案应经常进行检查 发现问题 及时报告并采取措施予以处 理 10 每年 9 月定期对库藏档案进行一次抽样检查 掌握档案管理情况 为科学管理积累资料 11 档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物 严禁吸烟和使用明火 第六章 档案鉴定 销毁制度第六章 档案鉴定 销毁制度 21 根据 档案法 及 广东省档案管理条例 中的相关规定 编制本企 4 业的档案保管期限表 其中会计档案见会计档案保存期限表 22 保管期限分永久 长期 短期三种 介于两种保管期限 保管期限从 长 23 从档案的内容 来源 时间 可靠程度 名称等方面监别档案的价值 24 档案通过鉴定 要求保管期准确 案卷质量达到规定标准 如果鉴定 中发现档案不准确 不完整 应及时责成有关部门修改 补充 25 销毁档案必须严格掌握 慎重从事 对于一些书藉 报纸等不具有保 密性质和保存性质的材料 可以做回收处理 对于记载公司在行文 生产等过 程中的一些文字性材料 必须造册登记 并予以销毁 一般做锅炉销毁处理 26 销毁前要造册登记 档案管理人员提出销毁申请 主管领导核查 并 经总经理审批 销毁档时要严格执行保密规定 27 档案销毁时要有二人以上监销 并在清单上签字 第七章 文书档案管理制度第七章 文书档案管理制度 28 文书档案管理是企业规范化管理的重要内容 也是企业发展过程中的 重要见证资料 它记录了一个企业的发展历程 为企业的发展壮大提供了文字 依据 文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件 29 归档的文书档案应字迹清晰 完整有效 30 文书档案归档范围 凡是公司经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档 主要 包括 1 具有保存价值的本公司正式收文 发文 除文件的正件外 还应包 括它的附件 2 本公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件 即 外部文件 包括请示 报告 项目立项 重要函件 经营合同等 3 本单位经营管理活动中产生的各种文件材料 即内部文件 如规章 制度 调研材料 计划 总结 条例 会议纪要 机构调整 人事任免 部门 管理职能性文件 部门岗位职责等 4 企业在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和 相关资格的证书材料等 31 文书档案归档要求 1 已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档 任何人不得随意留 存 各部门每季度应将归档的文件材料清理一次 登记造册 2 归档的文件材料要收集齐全 包括附件 按照文件形成的先后次序 排列清楚 并剔出其中的废稿 重复稿和不重要的便条等 3 存档文件必须为原件 至少三份 包括复印件 4 文件归档时要有交接手续 5 各部门的相关人员有责任协助档案管理人员共同做好文件的收集和保 管工作 32 根据公司基建档案的现状 基建档案相对较少状况 这一块的档案收 集由行政部档案管理员设立专门卷宗保管 5 具体基档案资料的收集范围 凡属新建 改建 扩建的房屋 从设计资料 项目建议书 可行性研究报告及扩初设计的批复 地质钻探资料 厂区规划 土方平衡 网络 室外标高 外水 外电 下水 初步设计 扩大初步设计 施工预算 开工报告 测量定位记录 施工合同 工程协议书 图纸会审记录 修改设计资料 设计修改图 工程变更 竣工图 隐蔽工程图 竣工结算 招 投标工作文件等资料 第八章 人事档案管理制度第八章 人事档案管理制度 33 为更有效的对员工人事档案进行妥善保管 有效保守机密 同时为了维护 人事档案材料的完整 防止材料损坏 便于高效 有序的利用档案材料 特制 定本办法 34 本制度适用于全体员工之个人档案 包括 员工入职档案 员工培训档案 员工个人档案 绩效管理档案 员工离岗档案 35 由行政部专人负责保管人事档案 收集 鉴别和整理档案材料 保证档案 资料齐全完整 并做好档案的安全 保密 保护工作 管理人员定期进行核查 36 档案管理内容 1 员工入职档案 1 个人简历 2 体检报告 3 试用期员工考核 表 4 各类合同及协议 5 离职证明 6 员工培训统计表等 2 员工培训档案 1 培训通知 2 考评结果 3 派出培训审批表 4 证书原件 3 员工个人档案 A 员工人事档案包括员工履历类 鉴定考核类 学历和评聘专业技术职务材料 党团类材料 奖励材料 处分材料 录用任免 岗位异动等材料等 B 日常使用的档案资料 学历学位 资格证书复印件材料 员工聘任 奖励的 文件及复印件 4 绩效管理档案 将员工绩效考核相关的档案资料按月归整 5 员工离岗档案 员工离岗包括员工与公司解除 终止 劳动关系 退休 死亡等情形 37 人事档案管理相关规定 1 基础管理 1 分类标准 归档及时 排列有序 层次清楚 整理规范 2 员工入职前 行政部应对人事档案的真实性 有效性进行核查 如有虚假 可不予录用或解聘处理 3 人事档案按入司时间 或部门 分类存档 按在职人员 离职人员进行整 理 并及时做好在职员工人事档案目录和离职员工人事档案目录 并在档案袋 上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号 人事档案原则上为永久保存 4 当在职员工的基本档案资料有变动时 如学历变动 身份证号码变动 个 人技术职称变动 婚姻状况变动等 应及时将相关资料复印交行政部归案 原 件当场查验 5 员工离职档案每月清查 另外存档 档案保存原则上二年后方可销毁 高 6 管及核心技术人员保留至该员工离岗 5 年止 6 行政部档案管理人员根据气候的不同变化 经常注意档案的 八防 工作 2 档案的查 借阅 1 各部门因工作需要查 借阅属本部门人员的档案 须填写申请 并经行政 部主管批准后方可办理 2 任何单位一般不得跨部门查 借阅人事档案 下级员工不得查 借阅上级 员工人事档案 特殊情况下经行政部主管批准后方可办理 3 所有经批准后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归还 特殊情况可延 长期限 对借阅后到期未还者 归还破损 私自复印档案者 遗失者依档案管 理的相关规定处理 4 档案管理人员应做好查 借阅登记 3 查 借阅档案注意事项 1 严禁涂改 圈划 抽取 撤换和损坏档案材料 2 不得擅自复制 拍摄 档案内容 如因工作需要从档案中取证必须事先经行 政部主管同意 3 查 借阅者不得擅自泄露档案内容 违反者视情节轻重 予以惩处 38 人事档案销毁 1 对到销毁期限的人事档案于每年 12 月下旬由总经理审批后 进行集中统 一销毁 2 档案销毁时要有二人以上 共同在销毁清册上签字确认 3 人事档案销毁暂留 也到销毁期限的人事档案 由于特殊原因需作保留的 档案管理员编制人事档案销毁暂留清单 确认需继续保留的期限 按审批权限 审批后 继续列入保存 第九章 设备档案管理制度第九章 设备档案管理制度 39 为加强对公司设备档案的管理 根据 中华人民共和国档案法 等有关规 定制定本办法 40 设备档案 是设备制造 使用 管理 维修的重要依据 为保证设备维修 工作质量 使设备处于良好的技术状态 提高使用 维修水平 充分发挥设备 档案资料为日常设备管 修 用服务的职能 必须加强对公司设备档案的管理 41 设备资料 是指从设备规划 设计 制造 购置 安装 使用 维修改 造 更新 直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸 图表文字 说明 计算资料 照片 录像 录音带等科技文件资料 42 设备管理员负责将公司生产设备逐台建立设备资料袋 设备资料的管理工 作 43 设备档案资料应当包括下列内容 1 制造厂的技术检验文件 合格证 技术说明书 装箱单 2 设备安装验收移交书 3 设备附件及工具清单 4 设备大 小修理施工记录 竣工验收单 修理检测记录 5 精度校验及检验记录 7 6 设备改装 更新技术 7 设备缺陷记录及事故报告单 原因分析处理结果 8 设备技术状况鉴定表 9 安装基础图及土建图 10 设备结构及易损件 主要配件图纸 11 设备操作规程 包括 岗位职责 主要技术条件 操作程序 维护保养 项目等 12 设备检修规程 包括 检修周期 工期 项目 质量标准及验收规范等 13 其他资料 44 设备档案资料管理的内容包括公司内机械 动力设备及土建的有关图纸说 明书 技术文件 设备制造图 备件图册 设备档案袋 设备改装图纸及设备 维修 使用记录等 45 设备档案资料由行政部所属资料室负责统一集中管理 保管设备档案资料 46 新设备进公司 开箱应当通知设备管理员及有关人员收集随机带来的图纸 资料 如果是进口设备需提请主管生产 设备 的领导组织翻译工作 随机说 明书上的电器图 在新设备安装前必须复制 以指导安装施工 原图交由设备 管理员妥善保管 47 随机带来的图纸资料及外购图纸和测绘图纸由行政部组织审核 校对 发 现图纸与实物不符 必须做好记录 并在图纸上修改 设备管理员应将有关图 纸复 制后供生产车间维修使用 原图未经批准一律不外借或者带出资料室 48 图纸入资料室后必须按总图 零件 标准件 外购件目录 部件总图 零 件图的图号顺序整理成套 并填写图纸目录和清单 详细记明实有张数 图面 必须符合国家制图标准 有名称 图号 有设计 校对 审核人签字 49 底图的保管 1 所有底图按设备类别清点 编号等 2 底图的修改应当由有关负责人员签名 盖章 批准 注明个性日期 3 底图作废 销毁 应当由设备管理员提出 经有关部门负责人批准后方可 销毁 50 动力传导设备技术档案资料的保管 1 动力传导设备技术档案资料是指蒸汽 自来水管系 高低压电力电缆 电 话电缆等的平面附设布置图 2 动力传导设备档案资料由有关部门组织有关技术人员按照各种电缆 管道 的实际附设走向进行测绘 底图交公司资料室作密级资料保管 3 档案资料必须保持与实物或者实际情况相符 根据公司管线布置变动的情 况 档案资料必须作相应的变动 修改后归档 51 检验 检测 检修 验收记录等资料由设备管理人员作分类整理后集中 统一管理 核对 并在图纸索引中加以注明 52 设备经改装或者改造后 图纸应当及时修改 53 图纸的修改应当表示在底图上 并在修改索引上注明 54 严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用 55 设备档案资料的借阅必须按有关规定办理借阅手续 8 第十章 财务档案管理制度第十章 财务档案管理制度 56 财务档案包括 原始凭证 记账凭证 手工账薄 财务报表 纳税申报表 及税务相关资料 各种票据领购使用登记薄 财务人员移交清单及交接登记薄 财务软件计算机拷贝磁盘或光盘 各种经济合同 项目成本资料 资产评估报 告 借款合同及抵押登记合同 验资报告 审计报告 已作废的各种票据 已 使用完的各种票据存根 各项内部审计报告等 57 财务档案管理人员职责 负责全部财务档案的整理 编号 调阅 借阅 复印 查询等 对财务会计档案的安全 完整