文员培训重点

文书处理与档案管理文书处理与档案管理 1 档案一词始于清朝初期 最早的档案是甲骨文 蝇索是最早的档案记录 档案是原始的历史记录 档案一词始于清朝初期 最早的档案是甲骨文 蝇索是最早的档案记录 档案是原始的历史记录 2 档案的特性 来源的广泛性 形成的条件性 记录方式和载体形式的多样性 原始的记录性 档案的特性 来源的广泛性 形成的条件性 记录方式和载体形式的多样性 原始的记录性 3 档案的类别 文书档案 科技档案 专门档案 档案的类别 文书档案 科技档案 专门档案 4 档案的作用 档案的作用 现实工作及各项社会活动的查考依据作用 现实工作及各项社会活动的查考依据作用 历史凭据作用 历史凭据作用 科学研究的基础和条件作用 科学研究的基础和条件作用 5 文书工作的内容主要包括三大环节 公文的形成 公文的处理和公文的管理 文书工作的内容主要包括三大环节 公文的形成 公文的处理和公文的管理 6 文书工作的具体要求是 准确 及时 安全 保密 文书工作的具体要求是 准确 及时 安全 保密 7 档案管理特点 档案管理特点 1 管理性 管理性 2 服务性 服务性 3 机要性 机要性 8 档案管理工作的基本内容包括 档案的收集 鉴定 整理 保管 检索 编研 提供利用和登记统计 档案管理工作的基本内容包括 档案的收集 鉴定 整理 保管 检索 编研 提供利用和登记统计 八项工作 八项工作 9 档案管理工作的具体要求 完整 安全 有效 档案管理工作的具体要求 完整 安全 有效 10 文书的种类主要有十三种 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意 文书的种类主要有十三种 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意 见 函 会议纪要 见 函 会议纪要 11 文书的格式包括眉首 主体 版记 文书的格式包括眉首 主体 版记 12 文书处理的 文书处理的 3 大程序 收文处理 发文处理 文书管理 大程序 收文处理 发文处理 文书管理 收文处理 主要包括对文书的签收 登记 审核 分送 拟办 批办 传阅 承办 催办和注办等收文处理 主要包括对文书的签收 登记 审核 分送 拟办 批办 传阅 承办 催办和注办等 工作环节 工作环节 发文处理 主要包括对文书的草拟 审核 签发 签发 编号 复核 缮印 校对 用印 登记和发文处理 主要包括对文书的草拟 审核 签发 签发 编号 复核 缮印 校对 用印 登记和 分发等工作环节 分发等工作环节 13 文书归档要求 文书归档要求 归档文件应齐全完整归档文件应齐全完整 确保归档案卷质量确保归档案卷质量 认真履行交接手续认真履行交接手续 14 文书立卷的方法 文书立卷的方法 按问题 作者 名称 时间 地区 通讯者特征立卷按问题 作者 名称 时间 地区 通讯者特征立卷 15 档案库房管理八防 防火 防水 防湿 防霉与防虫 防光 防尘 防盗 档案库房管理八防 防火 防水 防湿 防霉与防虫 防光 防尘 防盗 防湿 较为适宜的库房温度应在防湿 较为适宜的库房温度应在 14 摄氏度摄氏度 20 摄氏度之间 相对湿度在摄氏度之间 相对湿度在 50 65 之间 之间 防光 防光 照明灯具应使用白炽灯并加乳白色灯罩 灯泡最好是磨砂灯泡 不允许使用日关灯 荧光灯 作照明灯具应使用白炽灯并加乳白色灯罩 灯泡最好是磨砂灯泡 不允许使用日关灯 荧光灯 作 为库房照明灯具 为库房照明灯具 16 档案的损坏有人为 自然两种 档案的损坏有人为 自然两种 17 档案寿命长短跟档案保管工作相关 档案寿命长短跟档案保管工作相关 18 文件题材分纸质 声像 电子三种档案 文件题材分纸质 声像 电子三种档案 新闻采访与写作新闻采访与写作 1 新闻的特点 新闻的特点 真实性 思想性 时效性 2 新闻五要素 新闻五要素 五个 W when 何时 where 何地 who 何人 what 何事 why 何故 有时视报道内容的需要 还要加一个 how 怎么样 3 新闻因素 新闻因素 重要性 显著性 时新性 接近性 趣味性 1 比较出新闻比较出新闻 2 变化中见新闻变化中见新闻 3 深挖 新闻背后有新闻深挖 新闻背后有新闻 4 逆向思维找新闻逆向思维找新闻 5 在群众热议中抓新闻在群众热议中抓新闻 6 触类旁通寻新闻触类旁通寻新闻 4 采访准备 采访准备 收集新闻事件和人物的相关资料 熟悉和研究采访对象的基本情况 拟定采访计划和调查纲目 检查有关物质的完备情况 5 提问技巧 提问技巧 提问要具体 简洁 要自然 把问答变为交谈 要循序渐进 学会刨根问底 6 做好采访记录 做好采访记录 记要点 记易忘点 记疑点 记有关原话 记典型情景 7 新闻语言 新闻语言 准确 通俗 生动 简洁 8 新闻的体裁 新闻的体裁 消息 通讯 评论 调查报告 新闻照片等 9 消息写作要领 消息写作要领 拟好标题 设计导语 展开主体 穿插背景 收好结尾 10 标题写作的要求 标题写作的要求 准确 凝练 生动 11 导语的类型 导语的类型 直接导语 延缓性导语 12 通讯的种类 通讯的种类 人物通讯 事件通讯 工作通讯 风貌通讯 新闻小故事 人物专访 特写 13 通讯的写作要求 通讯的写作要求 选好题材 深化主题 写活人物 情节生动 叙议结合 14 新闻照片拍摄 新闻照片拍摄 第一 新闻照片一定要有新闻性 第二 要注重新闻照片的新鲜性 第三 拍新闻照要注意抓取典型瞬间 第四 写好简洁 准确 力求注入细节的文字说明 公务文书公务文书 1 公文的特点 公文的特点 法定性 政策性 实用性 时效性 规范性 2 公文的分类 公文的分类 行文关系 行文方向 上行文 平行文 下行文 紧急程度 特急件 急件 机密等级 绝密文件 机密文件 秘密文件 具体职能 法规性 指挥性 报请性 知照性 联系性 实录性 3 公文的构成要素 公文的构成要素 文头部分 公文版头 发文字号 印制编号 秘密等级 紧急程度 签发人 中间部分 标题 主送机关 正文 附件标题 发文机关 机关印章 成文时间 附注 主题词 文尾部分 抄送机关 印制时间 印制部门 印制份数 4 公文写作中常见的几种错误 公文写作中常见的几种错误 文种用错 格式不当 语言不妥 5 会议纪要特点 会议纪要特点 内容的纪实性 表达的概括性 称谓的特殊性 6 应用文写作特征 应用文写作特征 文体的实用性 体式的规范性 表述的简洁性 7 应用文的语言 应用文的语言 准确 简洁 庄重 严密 规范 8 应用文写作类型 应用文写作类型 公务文书 事务文书 生活文书 商务文书 法律文书 商务文书商务文书 1 商务文书 商务文书 合同 招标书 投标书 商务函电 2 合同的特点 合同的特点 严肃性 平等性 明确性 严密性 3 招标书的结构 招标书的结构 标题 正文 结尾 4 商务函电的特点 商务函电的特点 主旨单一 格式规范 平等互利 相互尊重 时限性强 5 广告的特点 广告的特点 传播性 启发性 灵活性 6 事务文书 事务文书 计划 总结 调查报告 述职报告 汉语知识讲座汉语知识讲座 1 字词辨析与运用 字词辨析与运用 容易念错的字词 弦 即 舛 膝 癸 卡 佘 秘鲁 吐蕃 可汗 纶巾 召公 谥号 谙习 褒贬 别扭 谄媚 木讷 档案 提防 忖度 蛤蜊 女红 粗犷 徘徊 攻讦 尽管 狙击 角色 龟裂 妊娠 封禅 粘贴 作坊 占卜 惬意 刽子手 入场券 低绮户 贾平凹 鸭绿江 区楚良 仇保兴 令狐冲 臧天朔 宁静 那英 一叶扁舟 厚此薄彼 呱呱坠地 沆瀣一气 戛然而止 拾级而上 莘莘学子 乳臭未干 暴殄天物 锲而不舍 按捺不住 心肌梗塞 悠然见南山 南无阿弥陀佛 2 容易写错的字 容易写错的字 食不 果 gu 腹 一 摊 t n 血 不能自 y 已 震 撼 h n 床 笫 z 之欢 再接再 厉 l 蛛丝 马 m 迹 坐 镇 zh n 宣 xu n 泄 黄 粱 li ng 美梦 3 容易误用的几个词 容易误用的几个词 1 凯旋凯旋 本来就包含了本来就包含了 胜利胜利 和和 归来归来 两个意思了 因此 在其前面加两个意思了 因此 在其前面加 胜利胜利 或者在其后面加或者在其后面加 而归而归 是不必要的 是不必要的 2 目睹目睹 在在 现代汉语词典现代汉语词典 上的解释是上的解释是 亲眼看到亲眼看到 这就意味着在 这就意味着在 目睹目睹 前面加前面加 亲眼亲眼 是多是多 余的 余的 3 莘莘学子莘莘学子 是是 众多的学生众多的学生 之意 在其前面加之意 在其前面加 一些一些 或者后面加或者后面加 们们 是多余的 是多余的 4 报刊报刊 在在 现代汉语辞典现代汉语辞典 中 直接解释为中 直接解释为 报纸和杂志的总称报纸和杂志的总称 因此 在 因此 在 报刊报刊 后面再加后面再加 上上 杂志杂志 多余的了 多余的了 二 逻辑常识二 逻辑常识 1 许老师常为班里的贫困学生买一些日常用品 衣服 球鞋 手帕 衬衫 拖鞋等 许老师常为班里的贫困学生买一些日常用品 衣服 球鞋 手帕 衬衫 拖鞋等 2 这次代表大会的代表包括工人代表这次代表大会的代表包括工人代表 55 人 农民代表人 农民代表 47 人 妇女代表人 妇女代表 39 人 文艺界代表人 文艺界代表 13 人 人 3 你不革命 你就是反革命 你不革命 你就是反革命 4 有谁能否认地球不是绕着太阳转的呢 有谁能否认地球不是绕着太阳转的呢 5 他的文章写得不长 所以很有特色 他的文章写得不长 所以很有特色 二 逻辑常识二 逻辑常识 一 内容不符合客观真实 一 内容不符合客观真实 1 不合事实 不合事实 例例 1 八百多人 几千条胳膊 同暴雨洪水搏斗了一天一夜 八百多人 几千条胳膊 同暴雨洪水搏斗了一天一夜 例例 2 他发愤苦读 用三年时间就学完了大学所有课程 他发愤苦读 用三年时间就学完了大学所有课程 2 不合事理 不合事理 例例 1 摩托车在盘山公路上像箭一样飞驰出去 摩托车在盘山公路上像箭一样飞驰出去 例例 2 我每次向他借书 他都不顾年老体弱 亲自冒着酷暑和严寒到小书房去找 我每次向他借书 他都不顾年老体弱 亲自冒着酷暑和严寒到小书房去找 例例 3 该市有人不择手段仿造伪劣产品 该市有人不择手段仿造伪劣产品 3 过于绝对 过于绝对 凡是有杰出成就的人 都是在艰苦环境中磨练成才的凡是有杰出成就的人 都是在艰苦环境中磨练成才的 二 逻辑常识二 逻辑常识 二 概念分类不合逻辑 二 概念分类不合逻辑 1 从属关系并列不当 从属关系并列不当 例例 1 我市已形成以机械 电子 食品 纺织 轻工 建材为支柱的工业体系 我市已形成以机械 电子 食品 纺织 轻工 建材为支柱的工业体系 例例 2 洪水可以冲走我们的房屋 庄稼和各种财产 但它冲不走我们的意志和决心 洪水可以冲走我们的房屋 庄稼和各种财产 但它冲不走我们的意志和决心 例例 3 我上街买了牙膏 牙刷和日用品 我上街买了牙膏 牙刷和日用品 二 逻辑常识二 逻辑常识 2 交叉关系并列不当 交叉关系并列不当 例例 1 出席团代会的代表有干部和青年 还有不少女同志 出席团代会的代表有干部和青年 还有不少女同志 例例 2 他是个文学爱好者 阅读了大量的小说 诗歌 散文以及外国名著 他是个文学爱好者 阅读了大量的小说 诗歌 散文以及外国名著 二 逻辑常识二 逻辑常识 3 非同一范畴的概念不能并用 非同一范畴的概念不能并用 例例 1 陈述句 疑问句 判断句和主谓句的特点一定要搞清楚 陈述句 疑问句 判断句和主谓句的特点一定要搞清楚 例例 2 全体共青团员特别是中学生 要努力学习科学文化知识 全体共青团员特别是中学生 要努力学习科学文化知识 例例 3 屋里陈设着鲁迅先生过去曾用过的各种各样的东西和书籍 屋里陈设着鲁迅先生过去曾用过的各种各样的东西和书籍 二 逻辑常识二 逻辑常识 1 前后矛盾 前后矛盾 例例 1 我基本上把不良的学习习惯完全改过来了 我基本上把不良的学习习惯完全改过来了 例例 2 由北京人民艺术剧院复排的大型历史剧 由北京人民艺术剧院复排的大型历史剧 蔡蔡 文姬文姬 定于定于 5 月月 1 日在首都剧场上演 日前正在紧张的排练之中 日在首都剧场上演 日前正在紧张的排练之中 例例 3 当你伫立岸边 放眼无边的大海 眼前会涌现出一幅我们的祖先日出而作 日落而归的壮 当你伫立岸边 放眼无边的大海 眼前会涌现出一幅我们的祖先日出而作 日落而归的壮 丽图画 丽图画 2 照应不周 例 1 电子工业能否迅速发展 并渗透到各行各业中去 关键在于要加速训练并造就一批专门 技术人才 例 2 青年男女不再以财产多寡和门第高低为条件 而以能劳动 有科学文化知识的标准去选 择自己的伴侣 例 3 水库和运河如同闪亮的镜子和一条条衣带布满了原野和山谷 例 4 许多父母对孩子过于溺爱 饭来张口 衣来伸手 这对孩子的成长是十分不利的 3 主客颠倒 主客颠倒 例例 1 在那个时候 报纸与我接触的机会是很少的 在那个时候 报纸与我接触的机会是很少的 例例 2 爱迪生这个名字对我国人民是不陌生的 爱迪生这个名字对我国人民是不陌生的 四 多次否定失当 1 是否用否定词判断不当 是否用否定词判断不当 例例 1 试问那些买官的人民 试问那些买官的人民 公仆公仆 们 你们买官的钱有多少是老百姓的血汗呢 们 你们买官的钱有多少是老百姓的血汗呢 例例 2 我和一些傣族演员觉得 这种色香味俱全的饭菜非用手抓着吃才过瘾 要不然就吃不出 我和一些傣族演员觉得 这种色香味俱全的饭菜非用手抓着吃才过瘾 要不然就吃不出 独特的傣族风味 独特的傣族风味 2 否定词的重复出现或多次出现造成否定失误 否定词的重复出现或多次出现造成否定失误 例例 1 谁也不会否认长江不是向东流的 谁也不会否认长江不是向东流的 例例 2 难道你能否认你不应该刻苦学习吗 难道你能否认你不应该刻苦学习吗 例例 3 几年来 他无时无刻不忘搜集 整理民歌 积累了大量的资料 几年来 他无时无刻不忘搜集 整理民歌 积累了大量的资料 3 防止防止 杜绝杜绝 忌忌 等否定词的误用造成否定失误 等否定词的误用造成否定失误 例例 1 为了防止这类事故不再发生 我们加强了交通安全的教育和管理 为了防止这类事故不再发生 我们加强了交通安全的教育和管理 例例 2 国务院台办新闻发言人指出 台湾当局对 国务院台办新闻发言人指出 台湾当局对 XX 功功 邪教组织利用设置在台湾的发射装置攻击鑫诺卫星邪教组织利用设置在台湾的发射装置攻击鑫诺卫星 事件应立即采取措施予以查处 并杜绝类似事件不再事件应立即采取措施予以查处 并杜绝类似事件不再 发生 发生 例例 3 睡眠有三忌 一忌睡前不可恼怒 二忌睡前不 睡眠有三忌 一忌睡前不可恼怒 二忌睡前不 可饱食 三忌卧处不可当风 可饱食 三忌卧处不可当风 五 分句间关系不当 五 分句间关系不当 1 强加因果关系 强加因果关系 例例 1 我两次看见他从这个工厂走出来 我才知道这个热心帮助病人的老人原来是个工人 我两次看见他从这个工厂走出来 我才知道这个热心帮助病人的老人原来是个工人 例例 2 我曾看见他和一个不三不四的人说话 他肯定是加入了流氓团伙 我曾看见他和一个不三不四的人说话 他肯定是加入了流氓团伙 例例 3 这位老先生是研究历史的 因此 他的女儿也是位历史教师 这位老先生是研究历史的 因此 他的女儿也是位历史教师 2 复句关系不当 复句关系不当 例例 1 对于这个人 我既不了解他 更没见过他 对于这个人 我既不了解他 更没见过他 例例 2 古老的中国气功已经运用于竞技体育 它不但可以有效地治疗运动员的新旧伤病 而且还 古老的中国气功已经运用于竞技体育 它不但可以有效地治疗运动员的新旧伤病 而且还 可以调节赛前运动员经常出现的紧张情绪 迅速消除他们的疲劳 可以调节赛前运动员经常出现的紧张情绪 迅速消除他们的疲劳 例例 3 只要同心协力 就能把事情办好 只要同心协力 就能把事情办好 三 修辞与写作三 修辞与写作 一 公文修辞的原则 一一 公文修辞要切合主旨公文修辞要切合主旨 二二 公文修辞要适合语体公文修辞要适合语体 三三 修辞要切合语境修辞要切合语境 二 公文修辞的运用 一 选择 是在众多的同义 近义语言材料中选择一种最恰当的形式来表达 对违反规定问题应对违反规定问题应 及时 立即 马上 迅速及时 立即 马上 迅速 处理处理 如如 教师工作特别重要 教师工作特别重要 教师是从事最美好职业的人 教师是从事最美好职业的人 教师是人类灵魂的工程师 教师是人类灵魂的工程师 教师是科学的信使 教师是科学的信使 二 创新 就是抛开现成说法 在修辞规律许可的范围 内 另创新的说法 1 利用原有的语言材料赋予新意 利用原有的语言材料赋予新意 如如 铁饭碗铁饭碗 下海下海 等等 这些词语都不能按原有语义来解释这些词语都不能按原有语义来解释 而另有特定的新意 而另有特定的新意 2 改变部分语言材料使之出现新意 改变部分语言材料使之出现新意 如如 用人唯才用人唯才 用人唯亲用人唯亲 同舟共济同舟共济 同舟共挤同舟共挤 等等 等等 3 紧缩原有词语使之出现新词紧缩原有词语使之出现新词 这是形式上的变化这是形式上的变化 与汉语双音节倾向有关 如与汉语双音节倾向有关 如 党群 军政 批转 抄送 支付等 党群 军政 批转 抄送 支付等 三 修正 是把错的手法改成对的说法 或把不恰当的说法改成恰当的说法 如如 因赌博 输赢形成的债务因赌博 输赢形成的债务 经公安核实认定后经公安核实认定后 一律废除 一律废除 如 如 无视干部管理原则和党规党法无视干部管理原则和党规党法 私调干部私调干部 接受由索贿 受贿得到的高档商品接受由索贿 受贿得到的高档商品 因而违犯因而违犯 了党的纪律了党的纪律 败坏党风败坏党风 也给组织部门的声誉造成了恶劣的影响 也给组织部门的声誉造成了恶劣的影响 四 增减 是指词语的增加和减少 增是对缺少成分而意义不明的句子增添必要的成分 增是对缺少成分而意义不明的句子增添必要的成分 如如 我们反对战争我们反对战争 意义不大明确意义不大明确 应在应在 战争战争 前加上前加上 非正义非正义 这一定语才对 这一定语才对 减是把多余的词 句去掉减是把多余的词 句去掉 使表达更精练 使表达更精练 如如 我边防部队凯旋归来我边防部队凯旋归来 其中其中 凯旋凯旋 和和 归来归来 重复重复 应去掉应去掉 凯旋凯旋 三 几种修辞在公文中运用举例 一 排比运用恰当 能够加重语势 增加说服力 例例 国务院 中央军委号召广大科技工作者向钱学森同志学习国务院 中央军委号召广大科技工作者向钱学森同志学习 学习他崇高的民族气节学习他崇高的民族气节 严谨的科严谨的科 学态度学态度 朴实的工作作风 像他那样忠于党 忠于社会主义祖国 忠于人民朴实的工作作风 像他那样忠于党 忠于社会主义祖国 忠于人民 像他那样坚持运用辩证唯物主像他那样坚持运用辩证唯物主 义和历史唯物主义的科学世界观 方法论指导科研工作义和历史唯物主义的科学世界观 方法论指导科研工作 像他那样勤勤恳恳像他那样勤勤恳恳 艰苦奋斗艰苦奋斗 顽强拼搏顽强拼搏 无私奉献 无私奉献 二 对比是一种表现力很强的修辞手法 运用恰当 可以大大增强公文的说服力和感染力 可以突出事物的 特征 揭示事物的本质 从而达到突出主题的效果 例例 十多年来十多年来 经济合同法在保护经济合同当事人的合法权益经济合同法在保护经济合同当事人的合法权益 维护社会经济秩序维护社会经济秩序 促进社会主义商品经促进社会主义商品经 济的发展等方面济的发展等方面 起了重要的作用 但是起了重要的作用 但是 这部法律毕竟是在改革初期制定的这部法律毕竟是在改革初期制定的 随着改革开放的不断发展和随着改革开放的不断发展和 深化深化 有些规定与现实经济生活已经不相适应 有些规定与现实经济生活已经不相适应 三 修辞与写作三 修辞与写作 三 恰当运用比喻 使公文语言形象生动 例例 某部的一份抓好某部的一份抓好 两防两防 防事故 防案件防事故 防案件 的工作通知中的工作通知中