标书制作流程

第 1 页 共 10 页 标标 书书 制制 作作 流流 程程 标书制作准备阶段标书制作准备阶段 1获取招标文件 无论以什么样的方式获取招标文件 业务责任人应当尽量取得电子版 并 且在第一时间将招标文件以邮件 传真 扫描件等方式发回公司以争取更 多的标书制作时间 2标书浏览在拿到招标文件后 业务责任人必须仔细 完整地阅读招标内容 2 3 遍 3评估可行性 在认真看完招标文件后 业务责任人需要去评估这个标的可行性 我们的 资质 产品提供等能否满足招标方的要求 4重点内容标注 在确认标书可行性后 业务责任人要将招标文件整体复印一份 原件交行 政人事部归档 复印件上着重对标书内出现的投标截止日期 投标地点 标书数量 相关证明 样品要求 投标保证金提交方式 评分标准 废标 条款等内容 及时做好标注记号 标书的截止日期是非常关键的 这点在 明确后需要制作人员立即对时间进行合理分配 把握投标的实效性 5任命与分工 标书的制作是一个团队工作 每道工序的责任人也是上道工序的检验人 业务责任人作为投标总负责 以开会 研讨等方式确定标书制作的重点倾 向与工作分工 同时填写 标书制作控制表 见附件 1 交行政人事部备 案 6质疑与答疑 标书制作人在接到招标文件后将自己的质疑报投标总负责汇总 投标总负 责代表公司参加答疑会或将答疑文件传送给招标方相关人员 7 抓住标书核心 部分合理安排 制作时间 1 关于设计 设计方案要严格按照方案讨论会确定的时间完成 2 关于样品要求 一般情况下样品完成时间尽量提前 留有充分时间去 检查产品的质量 样品到货时间最迟把控在投标截止日前两天 3 关于证明原件 需要到相关部门开具证明原件的 相关责任人需提前 办理 最迟把控在投标截止日前两天 4 关于报价 采购部在接受投标任务后 需要尽快找供应商询价同时落 实供货时间并给出明确的采购建议和材料成本价 所有采购意向最迟 把控在投标截止日前两天 标书制作阶段标书制作阶段 第 2 页 共 10 页 8标书的点对点响应 根据招标文件制作标书内容 应完全进行点对点的响应 如商务部分 技术部分 售后服务等具体要求 如果招标文件内提供了文字部分的规 定附件格式 我们在制作过程中要完全符合它 如果这些内容没有提供 附件格式 那就以公司的标准格式去套用 9抓住评分重点 在标书制作的过程中 需要了解投标评分方法 在知道每个招标单位评 分侧重点后 制作人员应对标书中占的比例分值最大的内容制作更加详 细 规范 10投标书口径统一 如果是公司与合作伙伴以合作形式投标 业务责任人在拿到招标文件时 应及时与合作伙伴进行沟通 确定最终投标书内的口径 11标书总审 标书制作人应认真做好自审工作 确保标书的正确性 投标总负责应做 好标书正本的总审核 采用模拟开标的审核方式 着重审核标书的完整 性 评分响应情况 有无废标的情形 12副本制作 经过审核通过的标书 开始制作标书副本 副本数量除满足招标文件要 求外 另需交行政人事部一份电子档备案 无电子文档的 如产品认证 书等 需要留扫描件备案 13 终审 签章封标 取证 行政人事部负责全套标书的终审 包括光盘能否打开 标书完整性 标 书格式 公司资质资格原件种类数量等 重点审核以往投标中发现的常 见问题 见附件 3 审核无误后签章封标 同时办理资格资质原件借 出手续 14标书交底执行投标 1 制作人就标书中评分的响应部分及重点部分向投标代理人进行交底 制作人将全套标书交投标代理人 投标代理人携本人身份证原件按时 完成投标工作 2 项目经理需参加答辩的 制作人还应向项目经理就答辩内容进行交底 15总结交流投标结束后 及时向公司反馈投标结果 总结经验 重点 提示 1 在标书制作过程中 建议先建立一个大概的目录提纲 在提纲框架上进行完整填充 在内 容全部完成后再重新去制作目录 能够保证标书的完整性 2 行政人事部需要存档的文件包括 招标文件原件 答疑文件 纸质及电子文档的全套标书 标书制作控制表 中标通知书 第 3 页 共 10 页 附件 1 标书制作控制表标书制作控制表 1 基本情况基本情况 填表日期 工程名称 招标日期 质疑 答疑日期 投标日期 2 分工分工 投标总负责 业务联络人 投标代理人 业务经理 制作内容 责任人 方案部分技术部分商务部分产品部分其他 制作责任人 总审核人 完成时间 其他 3 资源匹配资源匹配 投标保证金 设备与软件 其他 4 注意事项注意事项 5 进度控制进度控制 工作内容预计完成时间实际完成时间责任人签字确认 问题汇总与答复 提请书面质疑与传达答疑文件 投标保证金 正本 含光盘 制作与自审 正本 含光盘 总审 副本制作 第 4 页 共 10 页 终审 盖章 封标 原件等重要资料借出 标书交底 投标代表接收全套标书 存档 6 总结交流总结交流 投标结果及投标反馈 经验及不足 其他 说明 本表由投标总负责填写 送签 作为工程重要档案交行政人事部留存 第 5 页 共 10 页 附件 2 标书制作流程示意图 第 6 页 共 10 页 附件 3 参加招标投标活动中的常见问题提示 1 技术 商务部分 1 1 商务报价的格式不能用指定软件打开 1 2 商务报价光盘无法正常打开 1 3 光盘刻录时文件丢失 1 4 商务报价光盘中项目经理等基本信息与投标文件不符或错误 1 5 同时制作两家以上标书时 出现多处报价取费错误 且错误处完全相同 导致串标废 标 1 6 投标保证金的汇缴方式与招标文件不符 1 7 投标保证金填写字迹是否工整 收款人抬头是否无误 2 综合部分 2 1 关于法定代表人身份证明书 公司有工商部门出具的 法定代表人身份证明书 2 2 授权委托书身份证号填写错误 2 3 资格预审的项目班组人员与投标文件中的项目班组人员不符 2 4 缺少项目经理代表业绩的响应文件 如合同 竣工验收证明等 导致无法加分 2 5 封标时 档案袋底部的封口处未妥善封标 2 6 由市政管理处出具的相关证明 部分地区不予承认 2 7 公司名称错误 注意错别字 日期错误 2 8 供应商相关资质文件过期 2 9 法定代表人签字的地方是否按规定签字 第 7 页 共 10 页 附件 4 标书盖章规范 1 招标文件有要求的 按照招标文件的要求签字盖章 2 标书正本总审完成后到行政人事部统一盖投标专用章 公章和法人章 标书正本需要 逐页盖章 其中有公司名称的地方需要盖在公司名称上 附件 5 标书排版规范 招标文件有要求的 按照招标文件的要求格式排版 招标文件没有要求的按照以下原则排 版 1 标书所有纸张均采用标准 A4 纸 设计投标除外 2 标书封面采用彩色硬纸 3 标书分目录采用统一彩色 A4 纸 4 所有文字及表格一律采用黑颜色进行打印 打印形式为单面打印 5 标书封面 投标文件 字样采用小初号宋体加粗 居中 正本 副本 字样 加框 采用小三号宋体 置于页面最上角 单位信息等内容为四号宋体 居左 封面 采用 2 倍行距 6 目录 目录 字样采用小初号宋体加粗 居中 目录内容采用四号宋体 居左 分 目录采用小初号宋体加粗 居中 7 标书正文 标题统一采用一号宋体 正文统一采用小四号宋体 8 版面 任何一页上均不得设置页眉页脚 上下左右页边距统一设置为 3cm 正文的行 距为 1 5 倍行距 表格内部分的行距为单倍行距 第 8 页 共 10 页 标书制作标书制作 一 一 前期制作 前期制作 在做标书前应该认真研读招标单位的招标文件两遍以上 了解标书的格式 字体 字号 间距等要符合要求 获取我们所需要的相关信息并做好标记 首先了解保证金数额 保 证金提交方式 标书数量 电子文档的装配方式 项目开标地点 开标人员 开标时所 需要的证件 是否需要原件 保证金截止日期以及开标时间 其次了解人员要求 项目 经理级别职称和业绩的要求 技术负责人的要求 以及需要配备的其他相关人员和证件的 要求 特别注意招标文件中小字注释部分的内容 里面包含标书制作的部分重要信息 二 二 资信部分制作 资信部分制作 按照招标文件的格式对投标文件的文本进行排版 严格响应招标文件的要求 按照项目相 关要求准备投标需要的相关人员的证件 社保证明的复印件以及业绩与财务报表的复印件 再将准备的材料根据投标文件要求进行编辑组合成为资信部分 制作过程中应注意 1 注意项目名称应与招标文件项目名称严格一致 2 注意投标金额大小写是否正确相符 3 注意文本格式与报表格式应符合要求 4 注意投标函 授权委托书 保证金 公司相关证件复印件 财务报表 业绩 项目经 理以及相关人员资料等证明材料的顺序应准确 5 注意所有使用的复印件扫描件要清晰准确 6 注意授权委托书中被委托人的姓名 身份证号正确无误 7 注意公司名称与日期应准确 8 注意投标保证金数额应填写正确 投标保证金缴纳证明应准确放置在证明材料中 9 注意工程人员的姓名 证件号码应填写正确 10 业绩证明材料中应包含中标通知书 施工合同与竣工验收报告 并且项目名称应一致 三 施工组织设计编制 第 9 页 共 10 页 1 施工部署 2 施工现场平面布置图 3 施工方案 4 施工技术措施 5 5 施工组织及施工进度计划 包括施工段的划分 主要工序及劳动力安排以及施工 管理机构或项目经理部组成 6 施工机械设备配备情况 7 质量保证措施 8 工期保证措施 9 安全施工措施 10 文明施工措施 四 工程量清单报价编制 根据招标文件提供的工程量清单 与报表格式 结合工程地点与施工组织设计编制投标报 价 要求报价合理 数据准确 项目名称准确 公司名称准确 清单项目内容准确 报表 格式准确 报表数量准确 清单编制说明书 五 五 后期制作 后期制作 1 将准备好的资信 施工组织设计以及报价清单按正确顺序组合 并根据清单报价金额 填写投标函中的投标金额 大小写一致 2 在标书中注明签字盖章的地方签字 注意字体 盖章 应盖在有文字的地方 标书 正本应逐页加盖鲜章 有公司名称的地方应盖在公司名称上 3 被委托人在标书每页右下方进行小签 注意字体一致 不要太靠下 4 签字盖章之后详细检查是否有遗漏 5 装订前仔细检查标书所有内容是否准确无遗漏 重点检查投标报价 项目名