管理体系文件发文规范

1 11 管理体系文件管理体系文件 编号 MLZY GF 0001 版号 A 0 管理体系文件发文规范 发布日期 发布日期 2013 年 3 月 编制单位 编制单位 名流置业集团 编制部门 编制部门 行政人资中心 修 订 记 录 日期日期修订状态修订状态修改内容修改内容 2013 3 1首次发布 2 11 管理体系文件发文规范 第一章 总 则 一一一为强化集团管理制度文件的规范性 提高审核效率 根据 董 事会议事规则 总裁办公会议事规则 授权手册 相关内容 制定本办法 一一一本规范适用于全集团 一一一行政人资中心为集团管理体系文件的主管部门 对各类管理体 系文件的发文具有审核和监督权 下辖各公司行政人资部为本 公司管理体系文件的主管部门 对本公司的各类管理体系文件 的发文具有审核和监督权 第二章 文件命名与审核 一一一分分类类及定及定义义 管理体系文件分为两大类 制度体系文件和流程体系文件 4 1 制度体系文件指企业制定的管理过程和进行管理的规则和制度 的总和 包括 制度类文件 规范类文件 4 1 1 制度类文件是指由企业针对某项具体工作 具体事项制 订的 要求全体员工共同遵守的行为规范 4 1 2 规范类文件是指企业为维护内部纪律和公共利益制定的 3 11 要求员工遵守的条规文件 包括管理办法 规定 规范 细则 标准 手册等 4 2 流程体系文件指企业为达到期望的管理或业务目标 通过明确 的组织 人员 按照标准的步骤执行并输出成果的一系列的管 理流程或业务工作指导性文件 包括管理流程 作业指引 导 则 指导等 一一一文件文件签发签发及命名及命名 管理体系文件审批依据 授权手册 执行 原则如下 5 1 制度类文件签发及命名 此类文件适用范围为集团全体员工 签发人为董事长 是否需 提交董事会审议 由董事会办公室在审核过程中予以判断 文 件后缀名统一规范为 制度 即 制度 例如 薪酬管理制 度 奖惩管理制度 等 5 2 规范类文件签发及命名 管理体系文件 制度体系文件 制度类 如薪酬管理制度 奖惩管理制度 考勤管理制 度等 规范类 如开发项目采购管 理办法 营销工服管理规范 工程部门印鉴管理实施细 则 安全文明现场标准等 流程体系文件 流程类 如交房计划实施流 程 景观设计标准指引 建 筑防水设计及施工技术导则 4 11 5 2 1 适用范围用为集团内的 签发人为总裁 是否需提交总裁 办公会审议 由行政人资中心在审核过程中予以判断 如 销售案场管理规范 安全生产管理办法 开发项 目招标采购开标 评标管理规定 等 5 2 2 适用范围为下辖各公司内部的 签发人为下辖各公司总经 理 如 社区巴士管理办法 项目部员工食堂管理规定 等 5 2 3 规范类文件 根据文件内容 其后缀名统一规范为 管理办 法 规定 规范 细则 标准 等 即 管理办法 规定 等 5 3 流程类文件签发及命名 5 3 1 适用范围为全集团的 签发人为总裁 如 物业管理例行工 作信息传递指引 栏杆 护栏 百叶选型及验收导则 等 5 3 2 适用范围为下辖各公司内部的 审批人为下辖各公司总经 理 如 城中村项目部还建房管控流程 5 3 3 流程类文件 根据文件内容 其后缀名统一规范为 管理流 程 作业指引 导则 即 管理流程 作业指引 等 第三章 发文规范 一一一发发文部文部门门 5 11 职能部门是本专业管理体系文件的制定 修订部门 并负 责文件的解释 培训 指导 考核 发文前应充分广泛征求意见 发布后及时跟进执行情况 并适时修订 保障管理体系文件的 科学性 适用性 严谨性 一一一编码规则编码规则 7 1 文件编码采用三级编码 第一级为公司简称首字母缩写 第二 级为文件类别首字母缩写 制度类代码为 ZD 规范类代码为 GF 流程类代码为 LC 第三级为流水代码 编号规则 一级 代码 二级代码 三级代码 如 MLZY ZD 0001 7 2 各单位管理体系文件一级编码由行政人资中心统一分配 新成 立的公司 由公司行政人资部提出申请 由行政人资中心确定 该公司管理体系文件一级编码号 公司简称公司简称代代 码码公司简称公司简称代代 码码 集团总部MLZY陕西名流SXML 广东中心GDML沈阳名流XYML 武汉中心WHML芜湖名流WHML 名流地产MLDC重庆名流CQML 合肥名流HFML 一一一文件文件结结构构 文件结构模板见附件 其中制度类 规范类文件必须结构完整 6 11 见附件 1 流程类文件中 工作指引 导则等除首页外 可根 据实际情况制定 见附件 2 一一一制度培制度培训训 管理体系文件必须组织培训 原则上应在发文之日起 10 个工 作日内 由文件主导部门组织实施培训 并可根据文件内容组 织考试 以巩固执行效果 一一一发发文通知文通知 管理体系文件的发文通知应包括文件启用时间 培训安排 有 必要的可体现考试 检查 考核等安排 初次印发的文件和修 订印发的文件在发文通知中予以区分 属于修订文件的 应说 明主要修订条款 并将修订清单做为附件审核 发布 一一一一合并合并发发文文 制度 规范类文件发文时 如需同时发布相应管理流程的 可将 管理流程一并审核 发布 发文审批按 制度 规范类 文件履行 一一一一集团层面发布流程见 管理体系文件发布流程 见附件 4 第四章 附 则 一一一一对于不按本规定执行的单位或个人 视情况轻重 予以 50 500 元的处罚 由行政人资中心 行政人资部按 奖惩管理规 定暨实施细则 的规定报分管领导审批后执行 7 11 一一一一本规定自发布之日起执行 解释权归行政人资中心 附件 1 管理体系文件模板 制度规范类 2 管理体系文件模板 流程类 8 11 附件 1 管理体系文件 管理体系文件 制度制度 规规范范类类 模板 模板 管理体系文件管理体系文件 编号 MLZY GF 0001 版号 A 0 管理办法管理办法 发布日期 年 月 编制单位 编制部门 修 订 记 录 日期日期修订状态修订状态修改内容修改内容 年 月 日首次发布 一级代码 二级代码 三级代码 字母 数字 说明 字母 首次发布为 A 较大改动用字母 B 数字 每修订一次用续接阿拉伯数字 表示 9 11 管理办法 第一章 总 则 第第 1 条条 第第 2 条条 第第 3 条条 第 章 第第 4 条条 4 1 4 1 1 4 1 2 第 章 附 则 第第 条条 第第 条条 本办法自发布之日起执行 解释权归 部门 内文样式 仿宋 四 号 内容 制订目的和依 据 章节样式 黑体四号 不加 粗 一级编号样式 仿 宋 四号 加粗 标题 黑体二号 不加粗 管理权限 适用范围 标准结束条款 可选 相关奖惩条款 或其他说明事项 二 三级 编号样式 仿宋 四 号 10 11 附件 2 管理体系文件 管理体系文件 流程流程类类 模板 模板 管理体系文件管理体系文件 编号 MLZY LC 0001 版号 A 0 流程流程 发布日期 年 月 编制单位 编制部门 修 订 记 录 日期日期修订状态修订状态修改内容修改内容 年 月 日首次发布 一级代码 二级代码 三级代码 字母 数字 说明 字母 首次发布为 A 较大改动用字母 B 数字 每修订一次用续接阿拉伯数字 表示 11 11 管理体系文件管理体系文件 编号 MLZY LC 0001 版号 A 0 草案编制文件审核文件发布运行 组织编制草案 组织征集意 见 修订 参与讨论 开始 初审 评审 审批 文件发布 行政人资中 心 组织制度培训 组织制度考试 参加培训 参加考试 执行 监督 Y N 结束 1 评审的