档案管理规章制度

档案管理规章制度 档案接收制度 1 定期收集各部门在工作中形成的具有保存价值 经过整理立卷后的 不同载体的文件材料 2 档案室要对各部门的立卷归档工作加强监督 检查和指导 3 接收归档的案卷必须保证质量 应符合下列要求 l 应归档的 文件材料齐全完整 2 文件按其内容的联系 合理整理 立卷 归档的文件材料 保持文件之间的历史联系 区分保存价值 分类整 理 立卷 案卷标题简明确切 便于保管和利用 4 接收档案时间和手续 党政部门和能按年度归档的部门在次年底以前归档 教学部门和能按 教学年度归档的部门应在次年寒假前归档 科研 基建项目和专题性 成套性档案 在项目完成通过鉴定验收后 及时归档 接收档案必须履行手续 填写移交清册 一式二份 写明案卷标题 卷内文件页数 案卷数量 移交时间 交接双方要签名盖章 二 档案管理制度 1 按照档案形成的特点 保持档案之间的历史联系 充分利用原有基 础 使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌 便于保管和利用 2 对接收按要求整理好的档案进一步系统化 主要是 l 对所接 收的档案进行严格检查 检查的内容有 全宗内的档案是否完整 分 类 排列 组卷 编目等工作是否正确 2 进行必要的编目工作 3 根据它的分类方案和排列次序 将案卷顺序上架 3 定期对档 案进行全面整理 包括 档案的分类 立卷 拟制案卷标题 案卷排 列等 定期对档案进行局部整理 对不符合整理要求的案卷进行加工 调整 三 档案的修破补充制度 1 已归档的档案如需更改 须经主管领导批准 填写更改单后 方可 更改 一律不得在原件上随意修改 2 修改内容较少时 可直接在原件上修改 但要注明 修改示记 3 如遇修改内容较多或原件需报废时 应另出新件代替 并在备考中 注明 4 科技档案部门有责任监督归档后的蓝图及有关重要技术文件材料的 补充或修改 各形成技术档案材料的单位应主动协助做好对归档后的 技术档案的补充和修改工作 以保证科技档案的真实 完整 四 档案保管制度 1 档案库房需保持适宜的温度 库房的标准温度为 14C 24oC 湿度 为 45 60 并配备干湿温度计 2 档案库房严禁吸烟 须配备灭火器 消除一切火灾隐患 3 对库房照明线路定期检查 发现问题 及时检修 防止短路引起火 灾 4 档案入库前要进行检查 被虫咬蚀的档案不能入库 档案柜及库房 内 要定期投放防虫药 并勤于检查 5 档案管理人员外出时 须锁好档案柜 门窗 6 档案库房门窗应设有遮阳装置 避免阳光直接照射在档案柜上 7 档案库房须经常打扫 保持清洁 严禁将有害物质带入库房 8 案卷入库时应检查卡 物是否相符 以全宗为单位 按不同门类 载体 依档案顺序排列 9 案卷应依档案顺序排放 库房柜架须编顺序号 各柜应有档案资料 存放标志图 示意图 10 档案工作人员要认真做好库房的安全保卫和保密工作 非本部门 人员 未经同意 不得进入库房 五 档案借阅制度 1 凡需借阅档案者 须履行借阅登记手续 并有义务将利用效果反馈 给档案部门 2 借阅本单位 本专业范围内机密以上的科技档案时 需经本单位或 专业主管负责人批准 借阅本人拟制的或机密以下的科技档案时凭本 人工作证到综合档案室借阅 查阅学生成绩须按校长办公室通知精神 办理 3 因工作需要借阅其他单位的机密以上的科技档案时 须有原主管单 位负责人签署的介绍信 绝密级的须经校主管科技档案工作负责人或 校长办公室负责人批准 4 校外单位向我校借阅科技档案时 按上级或学校有关规定办理借阅 手续 5 凡属永久保存的科技档案原本和绝密级的原则上不准借出 只能在 档案室内查阅 如有特殊需要 须经档案室负责人同意后报请主管领 导批准 方可借出 但必须在当日内归还 6 密级以上的科技档案 未经批准不得复制 摘抄 转借他人或公开 展览等 需要时可提出申请 经综合档案室同意后报主管领导批准 方可进行上述工作 7 所需查阅的档案材料一般不得携出档案室 遇特殊情况 必须借出 时 按照规定办理借出手续 但每次借出时间不得跨月 如到规定时 间还需借用 应办理续借手续 8 借阅者对所借档案材料要确保安全 完整 不得涂改 勾划 转借 和拆卷 如发现损坏档案 视情节给予处理 9 借用档案材料 应及时归还 不得长期放置个人手中或超过规定时 间 重大节日前 应主动归还所借的档案 10 非本学校人员因工作需要借阅档案 须持所在单位介绍信 经主 管领导批准 方可借阅 11 如遇借阅人员将档案丢失 应及时报告档案部门 写出书面材料 以利于及时采取措施 六 档案的统计制度 1 认真做好档案年度案卷数量统计 以原始记录为依据 做到准确 可靠 2 坚持进行档案提供利用及利用效果的统计 3 建立健全统计台帐 掌握档案的收进 整理 利用 移出 销毁和 本部门内各种情况数据 按照有关规定及时报送各种报表 4 按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析 找出 在在的问题 提出改进措施 建议 报告学校领导 5 通过档案统计工作 总结和掌握档案的发展规律 不断提高档案的 科学管理水平 七 档案的保密制度 1 严格执行我校档案的保密制度 维护人事和技术档案的安全 凡规 定不能查阅和不该摘抄的档案材料 一律不准查阅 摘抄和复印 2 凡需复制保密档案材料 须经主管档案的领导批准后 方可复制 3 如遇所借档案丢失 须及时通知档案部门 并写明情况以便及时处 理 4 档案人员应以维护档案完整 准确 系统 安全为准则 随手锁好 档案柜 做到不失密 不泄密 5 严守保密规定 不该说的话不说 不该做的事不做 做到 保守机 密 慎之又慎 6 档案室无人时 应将门 窗关牢 柜上锁 确保安全无误 八 档案征定用毁制度 1 对已满期的档案 在分管校长领导下 档案部门和有关部门组成鉴 定小组 采用直接鉴定的方法 凡需销毁档案 须提出销毁申请 编 制 销毁档案目录 经主管领导和学校领导审核批准