吉林正大拍卖有限责任公司财务管理制度

1 吉林正大拍卖有限责任公司文件吉林正大拍卖有限责任公司文件 吉正大司字 2010 第 6 号 关于下发关于下发 吉林正大拍卖有限责任公司吉林正大拍卖有限责任公司 财务管理制度财务管理制度 的通知的通知 各部室 现将 吉林正大拍卖有限责任公司财务管理制度 下 发 请遵照执行 附件 吉林正大拍卖有限责任公司财务管理制度 吉林正大拍卖有限责任公司 2010 年 7 月 26 日 2 附件 吉林正大拍卖有限责任公司吉林正大拍卖有限责任公司 财务管理制度财务管理制度 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为加强吉林正大拍卖有限责任公司 以下简称 公司 会计核算 会计监督 财务管理和内部控制 促进公司经营业务的 发展 提高公司经济效益 根据国家有关财务管理法规制度和公司 章程有关规定 结合公司实际情况和管理要求 特制定本制度 第二条第二条 公司会计核算遵循权责发生制原则 第三条第三条 财务管理的基本任务和方法 一 筹集资金和有效使用 资金 监督资金正常运行 维护资金安全 努力提高公司经济效益 二 做好财务管理基础工作 建立健全财务管理制度 认真做好财 务收支的计划 控制 核算 分析和考核工作 三 加强财务核算 的管理 以提高会计资讯的及时性和准确性 四 监督公司财产的 购建 保管和使用 定期进行财产清查 五 按期编制各类会计报 表和财务说明书 做好分析 考核工作 第二章第二章 会计机构及会计人员会计机构及会计人员 第四条第四条 公司设置财务部作为统一的会计机构 具体负责会计核 算 会计监督 财务管理 第五条第五条 财务部设置财务经理 财务会计 出纳等岗位 岗位职 责如下 3 出纳职责 一 了解财务部各岗位工作内容 做好与各岗位 的衔接工作 二 熟悉公司各类财务管理制度 三 准确收付 现金 妥善保管现金及有价证券 各类印章 保证资金安全 四 随时掌握各银行户头余额 禁止签发空头支票 五 及时核对信 用卡拉卡明细与银行入账的对账单 月底编制银行对账单 六 坚持每天盘点现金 及时核对现金日记账 做到日清月结 七 树立良好的服务意识 财务会计职责 一 熟悉掌握财务制度 会计制度和有关法 规 遵守各项收费制度 费用开支范围和开支标准 保证专款专用 二 按照会计制度编制记账凭证 做到凭证合法 内容真实 数 据准确 手续完备 账目健全 及时记账算账 按时结账 如期报 账 定期对账 包括核对现金实有数 保证所提供的会计信息合法 真实 准确 及时 完整 三 严格票据管理 保管和使用空白 发票 收据要合规范 票据领用要登记收回要销号 四 妥善保 管会计凭证 会计账簿 财务会计报表和其他会计资料 负责会计 档案的整理 五 及时清理往来款项 定期做好财产清查和核对 工作 做到账实相符 六 遵守 会计法 维护财经纪律 执 行财务制度 实行会计监督 七 对主管部门和审计 财政 税 务等部门依照法律和有关规定进行的监督要如实提供会计凭证 会 计账簿 财务会计报表和有关资料 不得拒绝 隐匿 谎报 八 会计调离本岗位时 要将会计凭证 会计账簿 财务会计报表 印 章 票据 有关文件 会计档案 债权债务和未了事项向接办人移 4 交情楚并编制移交清册 办妥交接手续 九 遵守职业道德 做 到廉洁奉公 坚持原则 实事求是 一丝不苟 热忱服务 财务经理职责 一 负责公司的全面财务会计工作 二 负责制定并完成公司的财务会计制度 规定和办法 三 解释 解答与公司的财务会计有关的法规和制度 四 分析检查公司财 务收支和预算的执行情况 五 审核公司的原始单据和办理日常 的会计业务 六 审核公司的记账凭证 审核公司的会计报表 七 定期检查公司库存现金和银行存款是否账实相符 八 负 责定期财产清查 九 承办总经理交办的其他财务工作 十 保证按时纳税 负责按照国家税法和其他规定 严格审查应交税金 督促有关岗位人员及时办理手续 第三章第三章 财务管理的基础工作财务管理的基础工作 第六条第六条 加强原始凭证管理 做到制度化 规范化 原始凭证是 公司发生的每项经营活动不可缺少的书面证明 是会计记录的主要 依据 第七条第七条 公司应根据审核无误的原始凭证编制记账凭证 记账凭 证的内容必须具备 填制凭证的日期 凭证编号 经济业务摘要 会计科目 金额 所附原始凭证张数 填制凭证人员 复核人员 会计主管人员签名或盖章 收款和付款记账凭证还应当由出纳人员 签名或盖章 第八条第八条 健全会计核算 按照国家统一会计制度的规定和会计业 务的需要设置会计账簿 会计核算应以实际发生的经济业务为依据 5 按照规定的会计处理方法进行 保证会计指标的口径一致 相互可 比和会计处理方法前后相一致 第九条第九条 做好会计审核工作 经办财会人员应认真审核每项业务 的合法性 真实性 手续完整性和资料的准确性 编制会计凭证 报表时应经专人复核 重大事项应由财务负责人复核 第十条第十条 建立会计档案 包括对会计凭证 会计账簿 会计报表 和其他会计资料都应建立档案 妥善保管 按 会计档案管理办法 的规定进行保管和销毁 第十一条第十一条 会计人员因工作变动或离职 必须将本人所经管的会 计工作全部移交给接替人员 会计人员办理交接手续 必须有监交 人负责监交 交接人员及监交人员应分别在交接清单上签字后 移 交人员方可调离或离职 第四章第四章 货币资金管理货币资金管理 第十二条第十二条 库存现金的管理 一 严格按照国家颁布的 现金管理暂行条例 规定的范围 内使用现金 超出范围的应通过银行进行转账结算 二 现金出纳员应当对批准后的现金支付申请进行复核 复 核支付申请的审批手续是否完备 原始凭证的填制是否符合规定要 求 金额计算是否正确 支付方式是否妥当 复核无误后 方可办 理支付手续并及时据以登记现金日记账 财务主管审核记账凭证及 所附原始凭证后 应在原始凭证上加盖 现金付讫 戳记 现金出 纳员收到现金款项时 必须开具现金收据 6 三 现场收取客户现金作为拍卖保证金 必须用信封封存 并让交款者齐缝签字 妥善保管 开据拍卖保证金单 一式三联 一联存根 一联交竞买人 结算拍卖成交价款或者退拍卖保证金时 必须收回 一联财务留存 四 每日的库存现金余额不得超过 1 5 万元 超过部分应及 时解交银行 五 现金出纳员不得用白条抵库 不得坐支现金 不得设置 小金库 六 现金出纳员每日清点库存现金并与现金日记账余额进行 核对 如发现现金短缺或溢余 应及时向财务经理汇报并先通过 待处理财产损溢 账户来核算 及时查明原因报请总经理作出处 理后 再据以转入有关账户 财务经理每周至少对库存现金盘点一 次 每月末必须盘点 以保证账款相符 第十三条第十三条 银行存款管理 一 银行账户必须按国家规定开设和使用 银行账户只供本 公司经营业务收支结算使用 严禁出借账户供外单位或个人使用 严禁为外单位或个人代收代支 转账套现 二 银行账户支付权限及印鉴管理 1 单笔支付金额为人民币 2 万元以下或等值外币的票据 加盖 财务专用章和法定代表人章 单笔支付金额为人民币 2 万元以上或 等值外币的票据 需总经理签字审批 2 财务专用章由财务经理保管 法定代表人章由出纳保管 印 鉴保管人出差时需经总经理同意后授权委托指定人员代保管 7 3 出纳员应当对批准后的银行支付申请进行复核 复核支付申 请的审批手续是否完备 原始凭证的填制是否符合规定要求 金额 计算是否正确 支付方式是否妥当 复核无误后 方可办理支付手 续并及时据以登记银行日记账 不得开具空头支票 票据收款人与 发票开具人必须一致 除发票开具人书面要求除外 财务经理审核 记账凭证后 应在原始凭证上加盖 银行付讫 戳记 4 月末 财务经理应将银行存款日记账与银行存款对账单核对 若有未达账项的应编制银行存款余额调节表 对于未达款项 应查 明原因督促有关经办人员及时处理 如果经过调整仍然不相符的 应及时报请总经理审批后 再进行相应的账务处理 第五章第五章 固定资产管理固定资产管理 第十四条第十四条 固定资产是指使用期限超过 1 年以上 单位价值在 2000 元以上 并且在使用过程中保持原有物质形态的资产 包括房 屋建筑物 运输设备 办公设备等 第十五条第十五条 财务部固定资产的管理职责 一 财务部应建立健 全固定资产的明细账 二 负责办理固定资产购入 出售 清理 报废等财务核算 三 监督和组织使用部门进行固定资产定期盘 点及清查核对 做到账 卡 物相符 四 整理核查检查中发现 的问题 督促使用部门办理相关手续 五 严肃财经纪律 对违 反固定资产管理制度 擅自赠送 变卖 拆除固定资产的行为和破 坏固定资产的现象 要严格追查责任 视情节给予处罚 使用部门固 定资产的管理职责 一 使用部门固定资产保管人员作为第一责 8 任人 负责保管好固定资产设备 二 建立本部门固定资产明细 账 固定资产的领用 调出 报废必须经总经理批准 未经批准 不得擅自调动 报废 更不能自行外借和变卖 三 根据主管部 门的要求 配合归口管理部门定期对本部门固定资产的盘点 做到 账 卡 物三相符 四 部门使用人员工作变动时办理固定资产 转移手续 第十六条第十六条 固定资产的报废与封存 凡符合报废条件的固定资产 可申请报废 公司的固定资产报废处理时 须使用部门提出申请 财务部门与使用部门要预估回收价值 填写设备报废单 报总经理 批复后 及时作价处理并办理报废相关手续 对于使用不当造成报 废的 应追究相关责任人的责任 第六章第六章 期间费用管理期间费用管理 第十七条第十七条 期间费用是指公司为取得经营收入而发生的销售费用 管理费用 财务费用 管理费用是指公司为组织和管理公司生产经 营所发生的各种费用 销售费用是指公司销售商品和材料 提供劳 务的过程中发生的各种费用 财务费用是指公司为筹集生产经营所 需资金等而发生的筹资费用 财务部应加强对期间费用的核算 控 制 分析 对期间费用的核算应根据公司管理的需求分部门 分项 目 分责任人进行 对期间费用的控制应进行事先 事中 事后全 过程控制 第七章第七章 内部牵制和稽核内部牵制和稽核 9 第十八条第十八条 公司按照互相制约 互相协调的原则 通过严密会计 工作流程 明确岗位责任制 逐步完善内部牵制和稽核制度 凡涉 及款项和财物的收付 结算 登记等业务工作 必须由两人或者两 人以上分工办理 第十九条第十九条 货币资金收付业务 应按以下规定办理 一 所有 收 付款业务由公司财务部统一负责 二 实行钱 账分管 出纳 员不得兼任稽核 会计档案保管和收入 支出 费用债权债务账目 的登记工作 不得由一人办理货币资金业务的全过程 三 公司法 定代表人印章和财务专用章分别由出纳和财务经理保管 严禁交由 一人保管 四 所有货币资金的收付 必须凭证齐全 审批手续不 全 财务部将不予办理 五 各项付款凭据一经支付 应立即加盖 支付印戳销案 防止重复请款 第二十条第二十条 稽核工作的范围 一 账务稽核 1 记账凭证的审核或检查 应注意下列事项 1 每一交易行为发生 是否按规定填制记账凭证 如有积压或 事后补制者 应查明其原因 2 会计科目有无误用 摘要是否适当 有无遗漏 错误以及各项数字的计算是否正确 3 转账是否合理 借贷方数字是否相符 4 应加盖的戳记编号等手续是否完备 有关 人员的签章是否齐全 5 记账凭证所附原始凭证是否合乎规定 齐 全 确实及手续是否完备 6 记账凭证编号是否连贯 有无重编 缺号现象 装订是否完整 7 记账凭证的保存方法及放置地点是否 妥善 10 2 账簿检查 应注意下列事项 1 各种账簿的记载 是否与 记账凭证相符 应复核者 是否已复核 2 各相对科目的余额是否 相符 有无漏转现象 3 库存检查 须注意下列事项 1 检查库存现金 支票签发 数额与银行存款对账单是否相符 空白未使用支票是否齐全 作废 部分有无办理注销 2 现金是否存放库内 如有另存他处者 应立 即查明原因 3 库存现金有无以单据抵充现象 4 内部往来账 是否经常核对 4 报表检查 应注意下列事项 1 各种报表是否按规定期限 及份数编送 有无缺漏 2 各种报表内容是否与账簿上的记载相符 3 数字计算是否正确 签章是否齐全 4 报表编号 装订是否完 整及符合规定 5 报表保存方法及放置地点是否妥善 二 财务稽核 1 财务处理过程中所采用的会计方法及操作流程是否正确 合 理 2 复核费用的核算是否准确 3 复核公司各项经济合同及执行情况 第八章第八章 会计工作交接会计工作交接 第二十一条第二十一条 会计人员工作调动或因故离职 必须将本人所经管 的会计工作全部移交给接替人员 没有办清交接手续的 不得离开 原会计岗位 11 第二十二条第二十二条 会计人员办理移交手续之前 必须做好以下工作 一 已经受理的经济业务 尚未填制凭证的 应当将凭证填制完毕 二 尚未登记的账目 应当登记完毕 并在最后一笔余额后加盖经 办人员印章 三 整理应该移交的各种资料 对未了事项写出书面 材料 四 编制移交清册 列明应当移交的会计凭证 会计账簿 财务会计报告 公章 现金 有价证券 支票簿 发票 文件 其 他会计资料以及会计软件和密码 会计软件数据磁盘等有关资料 实物等 未了事项的书面材料也应列入移交清册 五 财务经理 财务主管和移交时 还应将全部财务工作 重大财务收支和债权 债务的遗留问题写成书面材料 该书面材料是移交清册中的重要内 容 第二十三条第二十三条 会计人员办理交接手续 必须有监交人监交 一般 会计人员交接 由财务经理负责监交 财务经理交接 由总经理监 交 第二十四条第二十四条 移交人员在办理移交时 要按移交清册逐项逐笔移 交 接替人员要逐项逐笔核对点收 第二十五条第二十五条 交接完毕后 交接双方及监交人员要在移交清册上 签名或盖章 移交清册应注明 公司名称 交接日期 交接双方和 监交人的职务 姓名 移交清册页数等 移交清册应填制一式三份 交接双方各持一份 存档一份 第二十六条第二十六条 接替人员应继续使用移交的会计账簿 不得另立新 账 以保持会计记录的连续性和会计档案的完整性 接替人员应继 续办理移交的未了事项 12 第二十七条第二十七条 移交人员对所移交的会计凭证 会计账簿 会计报 表和其他有关会计资料的真实性承担法律责任 第九章第九章 会计档案管理会计档案管理 第二十八条第二十八条 会计档案包括 会计凭证 会计账簿 会计报表 审计报告 验资报告 财务会计制度及与会计核算相关的董事会决 议 股东会决议 合同 章程等重要资料 第二十九条第二十九条 会计档案的保存 一 会计档案的保管期限分