办公用品管理制度-第一章总则-第一条为保证办公用品的有效使用和妥善保管

办公用品管理制度 第一章总则 第一条为保证办公用品的有效使用 和妥善保管 特制定本规定 第二条本规定中的办公用品包括 公司给员工个人配置的通讯工具 手机 BP 机 办公桌椅 电话 机和员工日常工作所需的办公文具 公司给部门配置的文件柜 传 真机 打印机 扫描仪等 公司公用的办公设备 如公共区域的传 真机 打印机 复印机等 公司为部门购置的书籍 杂志和报刊 第二章个人办公用品的管理 第三条公司行政须在新员工到岗之前为 其配置一套桌椅及一套办公用品 第四条员工日常办公用品的领用 公司员工领用办公用品须至行政部填写 办公用品领用登记 公 司员工应当自觉爱护公司财产 节约使用办公用品 第三章部门办 公用品的管理 第五条除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最 小申请单位 第六条部门申请购买办公用品的程序 第一步 部 门经理填写 办公用品申请表 第二步 交于公司行政部 分公 司则交于分公司行政 由其统一传真至上海行政部 第三步 上 海行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准 上报董事长 第 四步 董事长签核 第五步 上海行政部将申请结果及购买方式或 地点反馈给各部门经理 分公司则反馈 给分公司行政 第七条部 门办公用品领用之后 由部门经理分发办公用品给指定使用人 如 使用人更改 则部门经理须至行政部变更记录 第四章公共办公用 品的管理 第八条公司公共办公用品由行政部统一管理和维护 第 九条公司所有员工应当爱护公共办公用品 打英复印避免浪费 对 于公司内部文件资料 提倡使用二手纸 第十条员工在使用公共办 公用品时 如发现机器故障应及时向行政部或公司网管报修 第五 章附则 第十一条公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任 第 十二条本规定由公司行政部负责解释 自颁布之日起实施 一 办 公用品是指与办公直接联系的消耗性物品 如 笔 墨 纸张及微 机 打印机 复印机 传真机 照相机等的耗材 局机关的办公用 品由办公室负责购置 管理 发放 二 办公用品实行按季购买制 各科 室 根据工作实际需要 在每个季度最后一个月将下一季度 所需要办公用品清单送办公室 办公室审定并报分管的局领导审批 后 统一采购发放 三 办公用品实行限额管理办法 局有关科 室 每人每年限额 100 元 特殊情况超过限额的 须写出书面报 告说明情况 并报分管局领导审批 四 办公用品购买实行两人以 上共同负责制 采购大宗办公用品 按 市政府采购制度 规定执 行 五 办公用品实行专人管理 入库时 保管人员要对其质量和 数量进行核对和验收 并进行登记 品名 数量 单价 进货单位 等 购物人和保管发放人对所购物品清点无误 分别在清单上签字 六 办公用品验收入库后 经办公室主任签字 财务人员按清单和 发票进行审核报销 七 局领导所需办公用品随用随送 但仍需请 局领导本人签字 各科 室 所需的一般办公用品 原则上按季度 根据实际需要发放 打印纸 复印纸等贵重办公用品 原则上按实 际需要从严发放 发放办公用品 一般情况由科 室 负责人领取 也可委托科 室 内其他同志领取 经手人要签字 公司办公用品管理规定公司办公用品管理规定 为加强办公用品使用的管理 节约开支 避免浪费 特制定本管理 规定 一 办公用品分类 1 常用品 圆珠笔 芯 水笔 芯 铅笔 橡皮 墨水 胶水 回形针 大头针 装钉针 稿纸 2 控制品 名片 文件夹 压杆夹 文件架 计算器 钉书机 笔记本 会议纪录本 信封 笔筒 钢笔 白板笔 水彩笔 固体 胶 胶带 标签纸 涂改液 更正带 档案盒 档案袋 皮筋 刀 片 图钉 票夹 印台 油 量具 刀具 软盘 刻录盘 3 特批品 不列入办公用品费用考核 印刷品 各类宣传单 各类表格 文件头等 财务帐本 凭证 苹果机彩色墨盒及打印纸 U 盘等 二 办公用品使用对象 各公司主管以上管理人员 职能和业 务部门员工 具体由各公司核定 三 申购和采购 办公用品常用品由人事行政部门根据消耗情 况进行申购备领 控制品和特批品由使用部门 人 提出申购 控制 品经各公司总经理批准 特批品经董事长批准 批准后的 申购单 交采购中心执行购买 未填写 申购单 及未经领导批准擅自购买 的不予报销 四 管理和发放 1 办公用品由人事行政部门统一保管 并指定保管人 按公司 核定的费用标准向使用人发放 2 采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续 保 管人根据采购价格核定物品单价 计入领用部门 人 费用 并在每 月终填报 办公用品使用情况汇总表 3 各部门应指定专人领取办公用品 五 各部门费用核定及有关规定 1 各公司各部门应按总部核定的办公用品费用定额标准严格把 好申购和领用关 保管人不得超标发放办公用品 确因工作需要超 标领用的 应经分管领导同意 2 核定的费用实行增人增费 减人减费 各部门增人或减人 其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整 3 各部门因特殊情况需增加费用的 应以书面形式报批 经分 管领导审核后 由总经理特批 并报请总部增加该项费用 4 办公用品使用实行月统计年结算 截止时间为每月终和年终 12 月 31 日 由人事行政部门出具报表 财务部审核 费用超支在 超支人年终奖金中扣除 节约费用计入下年度使用 5 各公司可根据总部下达的办公用品定额自主确定各部门及各 使用人的办公用品使用标准 六 其它规定 1 各部门要控制和合理使用办公用品 杜绝浪费现象 水笔芯 圆珠笔芯 胶水 墨水 涂改液 计算器等办公用品重新领用时应 以旧换新 2 凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时 应将所领用的 办公用品 一次性消耗品除外 如数归还 有缺失的应照价赔偿 否 则不予办理有关手续 3 办公设备的耗材及维修费用 1 电脑 打印机 复印机 传真机等办公设备的耗材及维修费 用 总部另定定额标准 属多个公司共用的 按集团总部规定的标 准进行分摊 属各部门或个人保管使用的 计入所在公司定额费用 2 耗材包括 打印 复印纸 激光打印机碳粉 硒鼓 针式打 印机色带 喷墨打印机墨盒 水 复印机碳粉 传真纸 鼠标 键 盘等 其申购由设备使用部门 人 负责 并经总经理批准 属多个 公司共用的 由指定管理公司的人事行政部门负责申购 3 办公设备的报修参照耗材申购程序办理 七 本规定自下发之日起执行 XXXX 控股股份有限公司办公资产管理办法控股股份有限公司办公资产管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为了加强公司对固定资产 低值易耗品和办公用品的管理 掌握其使用情况 确保公司财产不受损失 提高其使用效率 特制 定 XX 控股股份有限公司 以下简称控股公司 办公资产管理办法 第二条第二条 本办法适用于控股公司范围内所有部门的办公资产管理 包括固定资产及低值易耗品管理和办公用品管理 一 固定资产是指用于经营管理 行政办公的主要设备物品 单 价在 2000 元以上 且使用期限超过 2 年的办公用工具物品 特别规 定办公室所用空调 照相机 摄像机 录音笔 传真机 打印机 碎纸机均属办公固定资产范围内 二 低值易耗品为单位价值低于 2000 元 使用期在 2 年以下 不 列入固定资产范畴内的各种工具 家具和物品 这里主要包括办公 室所用电话 饮水机 书柜 桌椅 沙发及茶几 衣架等 三 办公用品指各办公部门所用日常消耗办公品 第三条第三条 控股公司总裁办公室负责办公资产的实物管理 对控股公 司范围内的固定资产及低值易耗品 办公用品统一监管 办公资产 不论其资金来源 均由总裁办负责其实物监管 第四条第四条 资产实物管理部门职责 一 拟定控股公司固定资产及低值易耗品管理和办公用品管 理办法和有关规章制度 二 固定资产及低值易耗品购入后 做好分类 统一编号 登记 台账及卡片 做到账 物 卡相符 三 联合控股财务部进行定期盘点 统计各部门固定资产及低值 易耗品的使用情况 达到帐 卡 物相符 对丢失 损坏的要查明 原因 划清责任 严重者给予处罚 四 每月定期统计控股公司各部门办公用品的使用需求情况 统 一购办办公用品 五 严肃纪律 严禁出现擅自赠送 变卖 挪用办公资产的行为 和恶意破坏办公资产的现象 第五条第五条 办公资产使用部门责任 一 使用部门负责本部门的办公资产的使用管理 保管及维护工 作 要文明 节约使用 严禁出现恶意破坏现象 若物品出现故障 应及时向相关部门报修 二 使用部门对固定资产有保管责任 要防止其丢失 损坏 并 配合办公资产定期盘点工作 三 办公资产的领用 调出 报废必须经主管部门及上级领导批 准 未经批准 不得擅自挪用 报废 更不能自行外借和变卖 第二章第二章 固定资产及低值易耗品管理固定资产及低值易耗品管理 第六条第六条 固定资产及低值易耗品管理的具体内容包括 资产的购置 使用 处置和盘点清查 一 办公资产的购置 1 办公资产的购置 各部门根据其部门的年度预算进行计划 分配 固定资产及低值易耗品购入 不论其资金来源 购置物品到货后 由资产使用部门持相关发票单据 到总裁办办理登记入账手续 填 写 控股固定资产登记台帐 附件一 或 控股低值易耗品登记 台帐 附件二 登记后 由总裁办负责人在发票单据上签字 方可履行相应的报销程序 相关财务部门未见到总裁办负责人签字 不得予以报销 2 总裁办根据实物及台帐记录 填制办公资产登记卡加固于固定资 产及低值易耗品之上 确定其上编号 分类 名称 类型及使用部 门 使用人等信息与台帐 实物相符一致 二 办公资产的使用及管理 固定资产和低值易耗品实行 谁使用谁负责 的原则 落实到具体 部门或个人 有关部门要做好保管 使用和维护工作 如在使用过 程中出现故障 及时与责任部门联系 维修 上报 如出现由于不 及时报修致使延时修复而造成的资产损失 将由资产使用人分摊部 分经济损失 三 办公资产处置 办公资产的处置是指公司对各类实物资产在公司部门间进行转移管 理及资产封存保管 1 公司内部固定资产的调拨与转移 必须通过总裁办办理资产转移 手续 填写 办公用品管理责任转移证明 附件三 同时由调出 调入部门的双方领导及经办人签字 由总裁办负责人签字后 办理 转帐手续 进行帐 卡交接 2 凡停用三个月以上的固定资产及低值易耗品 使用部门需上报总 裁办 填写 控股资产封存申请单 附件四 后由总裁办封存 保管 已封存固定资产 如需使用 需填写 控股资产启封申请单 附件五 后由总裁办执行启封 使用部门可继续使用 四 资产盘点清查 为了保护固定资产的安全与完整 由财务部协同总裁办进行资产盘 点 于每年 12 月下旬对控股公司各部门的固定资产及低值易耗品进 行年度清查 盘点 填写 控股固定资产盘点表 附件六 或 控股低值易耗品盘点表 附件七 以掌握固定资产的实有数量 查明有无丢失 毁损或未列入帐的固定资产 保证账实相符 在清 查时若发现固定资产缺失 毁损 要查明原因 由责任部门写出书 面材料 报知上级领导及总裁办 待批复后 做相应的处理 第三章第三章 办公用品管理办公用品管理 第七条第七条 控股公司各部门办公用品由总裁办每月统计控股各部门上 报需求 汇总 统一采购 具体方法如下 一 控股总裁办于每月 25 日 将 办公用品采购需求表 附件 八 发放到控股各职能部门 各部门根据实际使用情况 本着节约 原则 填报需求物品及规格数量 由部门主管负责人审核 签字 二 总裁办将于每月 27 日 收取各部门 办公用品采购需求表 进行核对后 汇总控股公司办公用品需求总量 交付采购执行部门 统一购买 三 总裁办将于次月 5 日 将各部门所需办公用品 根据上报需 求物品及数量 发放到各办公室 各部门领取人确认物品后 填写 办公用品领取表 附件九 四 办公用品采购需求表 中所注明的办公用品多为常规使用 种类 如有特殊需求 请在其他项目栏中写明或提前通知总裁办所 需物品 第四章第四章 罚罚 则则 第八条第八条 对违反本办公资产管理办法的有关人员 将根据公司相关 规章制度 给予相应处罚 第五章第五章 附附 则则 第九条第九条 本办法如与其他有关公文规定出现不一致或相冲突的方面 以本办法为准 第十条第十条 本办法由控股总裁办公室负责解释与修订 第十一条第十一条 本办法自下发之日起生效 办公用品管理制度办公用品管理制度 1 目的 为满足办公需要 提高工作效率及公司经济效益 节约成本而 加强公司财产管理 2 适用范围 适用于本公司各部门 全体员工对各类办公用品 会议用品领 用 保管 3 职责 3 1 公司办公室负责对各部门提出的各类办公设施和各类办公用品 月采购计划的分类 送审及进公司后的登记 管理 3 2 公司供应部负责对公司办公室提供的月采购计划进行购买 交 验 3 3 公司总经理负责对办公设施配置的审批和各类办公设施的报废 审批 3 4 公司各部门积极配合公司办公室做好各类办公用品的月计划 管理及对办公设施和办公用品的领用 维护工作 4 程序 4 1 办公设施 办公用品的配置 4 1 1 根据公司工作的需要 4 1 2 结合企业形象的需要 4 1 3 技术发展的需要 4 1 4 使用人的综合素质能满足使用条件 4 2 办公设施 办公用品的采购 4 2 1 每月 25 日各部门根据公司年度办公设施 办公用品费用计划 结合工作需要编制月度计划 办公设施配置计划 必须阐明配置要 求及配置理由 并交公司办公室按规格进行审核 4 2 2 公司办公室收到各部门月度办公用品 或办公设施 计划后 进行项目分类 属于办公设施则交总经理进行审批 属于低值易耗 的办公用品则由公司办根据各部门费用计划核算并编制采购清单 4 2 3 公司办公室根据审批 核算 将采购清单交公司采购部进行 统一采购 特殊 用品无法统一采购时 经公司办公室同意后 可由各部门自行采购 4 2 4 供应部采购各类办公设施或办公用品 应严把质量关 对消 耗量大的物品 应实行定点 定量向批发商品或生产厂定购 4 2 5 各类办公用品