最新公司档案资料管理办法

公司档案资料管理办法公司档案资料管理办法 试行 试行 一 目的一 目的 为加强公司档案管理工作 规范公司资料 文件保管程序 保护公司的知 识产权和保证各种资料的完整性 并符合 ISO9001 质量体系的规范要求 根据 中华人民共和国档案法 及局机关有关档案管理工作的要求 特制定本办法 二 适用范围二 适用范围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件 技术文件和资料等的管理 其中包括企业管理 工程设计 产品研发 生产制造 财务管理 销售供应等 涉及企业经营各方面的 反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保 存价值的实物 文字 图纸 图片 软盘 光盘 声 像等资料 三 机构设置及职责三 机构设置及职责 健全档案工作管理体系 公司设立档案资料室 负责全公司各类档案 资 料的管理 隶属于公司综合部 负责建立健全档案管理各项制度 对全公司各 类档案进行收集 整理 归档和综合的管理工作 健全档案人员网络管理体系 各部门负责人是本单位档案收集 编制 移 交工作的第一责任人 同时要明确一名专 兼 职档案人员 具体负责对本部 门归档文件资料进行初级管理 专 兼 职档案员一旦工作岗位调整 则需要 重新制定专 兼 人员并报办公室备案 以保持档案工作的完整性和延续性 1 各项日常生产 管理工作中形成的文件材料 由各职能部门按其业 务范围 指定专门的部门及专人负责文件材料收集 整理后归档 然后交给 公司档案管理人员 统一管理 分类 存档档案 2 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理 交总经理审阅后归档 3 一项工作由几个部门参与办理的 在工作中形成的文件材料 由主办部 门或负责人收集 整理 会议文件由综合部收集 4 强化业务学习 各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识 熟悉 掌握档案管理的相关制度和收集 整理 归档的范围和标准 四 档案归档四 档案归档 一 归档要求 1 必须字迹清楚工整 纸张及文件格式符合国家要求 禁止使用圆珠笔 铅笔 复写纸 红墨水 纯蓝墨水等书写材料 各类文件材料一般归档一式一 份 重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份 2 归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿 装订好 的原始记录 归档文件材料之间的历史联系 并进行科学分类 立卷和编目编 号 3 卷题名应确切反映卷内文件内容 并区分保管期限 4 破损的文件应予修整 字迹模糊或易退变的文件应予复制 5 文件和资料如有保密要求和查阅限制的 由归档部门与档案室拟定保密 级别和限制查阅使用范围 6 文件材料的归档必须办理移交手续 7 管理文件和资料的归档 凡正式发文的公司文件按发文序号归档 不得缺少 公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档 以保证借 阅人员能使用更新后的有效版本 8 技术文件和资料的归档 突出难点 抓好技术档案的管理 技术档案是我们公司档案的重要组成部 分 也是档案管理中的薄弱环节 但技术档案 含设备档案 利用率高 实用 性强 必须下大力把技术档案收集好 整理好 技术部和车间各部门 要对过去长期积压未整理归档的技术资料和设备档 案进行梳理 强化技术和设备主管部门的职责 做到技术档案一年一收集一整 理一移交 杜绝将技术资料和设备档案据为己有或存放在部门等类似现象的发 生 1 凡公司及所属各部的工程项目 研发项目 产品生产 工艺文件 各 类标准 引进技术 涉外活动等文件和资料均纳入归档范围 2 研发项目 工程项目 工艺文件 产品标准等资料的归档 实行项目 负责人负责制 由项目 或技术 负责人主持有关文件资料的整理 归档工作 项目 或技术 负责人和兼职档案员对归档材料的完整性 准确性和真实性负 责 各部门由部门领导和项目负责人对归档资料进行技术审查并签署意见 确 定保密级别和查阅限制 经审查合格的资料送档案室归档 9 其他资料的归档 1 要存正本 公司文件及外部文件应归档原件 一般不存复印件 2 图纸与软件 盘 同存时 应保持一致 3 光盘 声像 照片等资料 归档时要有保护措施 包装良好 封面书 写标题及编号 无涂改 4 SO9001 质量体系的受控文件应填写受控编号 10 凡对公司有保存价值的各种文件 资料 实物等 各部门有责任及时 归档 因归档不及时造成资料损坏或丢失 给公司利益造成损害的 有关部门 须承担责任 二 归档时间 1 各归档部门每年年初 向综合部档案室移交前一年度的文书资料档案 各类管理文件 产品标准 技术文件每年年初归档一次 其余各类具有保存价 值的文件和资料应及时归档 重要工作 创新 成果 重大事件 重要性专项 工作 应予及时移交归档 年度档案的归类应予次年的三月底前整理装订移交 归档 业务 专项工作 类材料应在业务审批完结后的两个月内整理装订移交 归档 2 财会档案在本单位保存一年后 于第二年六月三十日以前归档 3 基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档 5 声像档案可根据实际情况提前归档 6 如果有些案卷需要继续留在部门使用 应先办理档案交接手续 再办借 阅手续 使用完毕 及时归还 三 归档程序和手续 各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷 归档时要作 档案移交登 记 档案卷内目录 属质量体系受控文件要提交 受控文件和资料清单 经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查 对不完整 不准确或不符合存档要求的各类档案 档案室有权要求归档部 门完善达到要求后 再办理归档手续 同一项目的成套资料在归档时要有资料目录 并按要求提供 图纸资料存 档清单 四 归档责任部门 行政文件 管理制度 公司重要会议材料 外来文件由公司办公室负责 各职能部发的文件 管理细则由主办部门负责 技术文件 工程文件 研发文件 生产文件 产品标准 工艺文件由相关 部门负责 五 归档范围 见附件一 完整移交 及时归档入库 各类档案均要按要求及时移交综合部档案室归 档 综合部对各部门的档案整理移交情况 以季报表的形式上报领导 并利用 OA 办 公系统进行通报 凡档案整理移交不及时 不完整不规范或造成档案缺损的 将按有关规定追究相关责任人的责任 五五 档档案案级级别别的的划划分分 一 档案等级的划分标准根据 档案文件的性质 重要性 档案类型 及常用程度划分为四个等级 等级的划分 一级为绝密文件 二级为秘密文件 三级为机密文件 四级为普通文件 1 重要的会议材料 包括会议的通知 报告 决议 总结 典型发言 会 议记录等属于普通文件 划分等级为四级 2 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书 此类型文书属秘密文件 划分等级为二级 3 本公司的各种工作计划 总结 报告 请示 批复 会议记录 统计报 表及简报 属公司内部重要文件 为机密文件 划分等级为三级 4 本公司与有关单位签订的合同 协议书等文件材料 属非常重要的文件 此类型文件为绝密文件 其等级划分为一级 5 本公司职工劳动 工资 福利方面的文件材料 属于人事方面的档案 为绝密文件 其划分级别为一级 6 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报 照片 录音 录像等 属于秘密文件 其等级为三级 附表格如下 文件等级文件类型归档管理及期 限 调阅管理 一级 绝密文 件 公司与有关单位签订的合 同 协议书等文件材料 公司职工劳动 工资 福 利方面的文件材料 在材料 合同 形成确立一个 月内进行归档 归档为一式一 份 原件及扫 描件 原则上不可调 阅 但因特殊 情况要经过总 经办领导的批 准 并由部门 领导及综合部 部长签字确认 二级 秘密文 件 公司对外的正式的发文与 有关单位来往的文书 在材料 合同 形成确立一个 月内进行归档 归档为一式一 份 原件及扫 描件 原则上不可调 阅 但因特殊 情况要经过总 经办领导批准 并由部门领导 及综合部部长 签字确认 三级 机密文 件 各种工作计划 总结 报 告 请示 批复 会议记 录 统计报表及简报 公司的大事记及反映本公 司重要活动的剪报 照片 录音 录像等 形成文件的半 个月内进行归 档 归档为一 式一份 原件 及扫描件或电 子文档 要办理调阅手 续 并由部门 领导及综合部 部长签字确认 二 相关规定 1 各部门的档案管理必须按规定的等级分级 分类存档 其一级 二级存 档的文件均为复印件及扫描件 原件交由公司档案室存档管理 2 各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理 不设置专职岗位 需 各部门的档案管理自行安排 六 制度规范六 制度规范 一 档案管理人员岗位职责 1 热爱本职工作 全面了解和掌握档案室情况 2 对本单位档案室保管的档案科学分类 排列 编号 要排列整齐 与存 放索引相一致 3 定期检查和核对档案内容和数量 以及存放的顺序和位置 做到心中有 数 4 搞好库房内的清洁卫生 库房内要适时投放和更换防虫药物 严禁虫 鼠害发生 5 库房内严禁烟火和存放易燃 易爆 易腐等物品 设置防火器材 定期 检查防火 防水 防盗等安全设施 使设施保持完好状态 6 根据季节变化 及时掌握档案室温湿度 及时采取防光 防尘等措施 以减少对档案的损害 定时期抽查档案保管情况 及时掌握档案的破损 褪变 程度和数量及其原因 7 严格遵守各项保密制度 非档案室人员未经许可不准入室 进入时须由 管理人员陪同 8 严格各项规章制度 坚持档案收进 移出登记 统计制度 坚持调卷 归卷的登记 查点 注销手续 四级 普通文 件 会议材料 包括会议的通知 报告 决议 总结 典型发 言 会议记录 形成文件的一 个星期内进行 归档 归档为 一式一份 原 件及扫描件或 电子文档 要办理调阅手 续 并由综合 部部长 档案 负责人两级签 字确认 9 管理人员离开库房时 应断绝电源 关锁门窗 钥匙应妥善保管 10 忠于职守 爱岗敬业 做到热情服务 认真负责 树立良好的职业道 德 尽职尽责的做好本职工作 二 档案利用制度 1 档案室应根据工作需要 编制必要的检索工具 编辑档案文件汇编及各 种参考资料 积极主动的开展利用工作 为公司各项工作服务 2 制定借阅制度 对档案利用者态度要热忱 做到调卷及时准确 3 档案原件一般不得外借 如确因工作需要外借时 需经有关领导批准 归还时档案人员要认真检查 核对 发现问题应及时汇报或处理 4 根据公司工作需要 加强研究 搞好档案的开发利用 不定期编写有关 课题 提高服务水平 5 搞好档案利用工作的信息反馈 积极宣传档案信息在各项工作中所发挥 的重要作用 三 档案借阅制度 1 凡本公司有关工作人员 因工作需要借阅档案者 一般只允许在档案室 内查阅 查阅利用本馆开放档案 资料者 须持部门领导批示 有效证件 借 阅目的 同时填写查阅登记表 工作人员方可接待 2 查阅重要或密级档案 以及查阅本职范围外的重要档案 须经办公室领 导批准 一律只准在馆内查阅 不准外借 不准复制 查阅珍贵档案或技术档 案正本需经公司总经理以上领导批准 方可查阅 如确因工作需要 经领导批 准后 由档案室提供复印件 3 档案 资料原件一般不外借 本公司有关人员确因工作需要外借的 除 出具所在单位证明外 须经办公室负责人批准 并办理外借手续 填写 借阅 档案登记表 确保如期归还 4 借阅档案者应爱护档案 确保档案的完整性 不得擅自涂改 勾画 剪 裁 抽取 拆散或损毁 借阅档案交还时 须当面查看清楚 如发现遗失或损 坏 管理人员应及时反映给主管领导 5 外单位借阅档案者 须持单位介绍信 且经总经理批准后方可借阅 只 限在本室查阅 一律不外借 且复制声像财会档案或抄摘内容也须经总经理同 意审核后方能带出 6 未经主管领导批准或办公室授权 任何单位 个人无权公布档案内容 四 档案鉴定销毁制度 1 根据档案保管期限规定 对已归档的档案 每年进行一次清理鉴定 对 保管期满的档案进行鉴定 销毁 2 鉴定档案必须采用直接审阅档案原件的方法 严禁只看案卷标题的间接 鉴定方法 3 经鉴定 对已经失去保存价值 需要销毁的档案 由档案人员编造销毁 清册 一式二份并写出销毁意见 经有关领导审批 方可销毁 4 对已批准销毁档案 为弥补工作上的失误 一年后再做销毁 销毁档案 前登记造册 注明题名 数量 鉴定时间 参加鉴定人员 销毁时必须有两人 以上监销 监销者要在档案销毁清册上签字 注明销毁的方式和日期 5 严格遵照保密工作守则 销毁档案要严格执行保密制度 与保卫部门联 系 指定专人专车 监销人和销毁人必须在两人以上 并在销毁清册上签字 6 销毁清册要长期保存 以便备查 五 档案整理制度 1 对归档的各类文件材料 要根据其形成的规律和特点 进行系统整理 妥善保管 2 将归档文件以件位单位教学装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使 之有序化 符合国家或行业标准 3 对已损的文件应予修理 字迹模糊或易退变的文件应予复制 做到无金 属装订物 4 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于 保管和利用 六 档案保密制度 1 高度认识档案保密工作的重要性 严格遵守有关法规和制度 经常对全 体人员进行保密教育 增强保密意识 提高保密观念 严防丢失泄密事件发生 2 查阅涉密档案或内部材料 须经办公室负责人批准 必要时报请分公司 领导审批 查阅时须严格履行等级手续 注明查阅目的和内容 3 未经批准 任何人不得私自将档案资料带出档案室 档案工作人员不得 私自摘抄 复制 传播具有保密性质的档案内容 4 因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的 须妥善保管 用后销毁 如 发生泄密问题 后果有其使用者负责 5 档案工作人员或使用者 如有违反保密规定的 视情节轻重按有关规定 处理 6 发现丢失泄密情况后 立即向有关领导报告 并积极配合有关部门查处 七 档案阅览室制度 1 凡本公司职工 因工作需要查阅档案时 可在阅览室查阅 2 室内严禁烟火 查阅档案时禁止抽烟 以防损坏档案 3 阅览室要保持安静 不许大声喧哗 不准将档案转给他人查阅 4 利用者在查阅档案时 临时因事外出 档案应交档案人员 不准随便带 出或随意摆放 差毕后立即归还档案人员 5 需要复印的档案交档案人员办理 摘录的档案材料 经档案人员核对无 误后 加盖档案专用章后方可有效 八 安全与消防制度 1 库房重地 非本室工作人员不得擅入 2 严禁烟火 易燃 易爆及腐蚀物品进室 3 做好安全巡查工作 下班时关好水电 锁好门窗 4 档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法 做好消防器材的保养 更新工作 使之可靠有效 5 发生火警 火灾要立即报告 并迅速采取措施 全力扑救 附 附 附表一附表一 档档 案案 分分 类类 编编 号号 表表 一级二 级分 类目类 目类基 本 范 围 名称名 称号 党务综合 A11 党委综合性工作 党委有关会议 党员代表大会 党委办 公室及其他党务性工作等 组织工作 A12 党的组织建设 整党建党 党员及党员中层干部管理 党 费管理等 宣传工作 A13 理论教育 各种工作活动宣传 思想政治工作 精神文明 建设等 统战工作 A14 民主党派 无党派人士 港澳台工作 民族事务 宗教事 务等 纪检工作 A15 党风治理 党纪检查 案件审理工作等 工会工作 A16 职工代表大会 职工民主管理 劳动竞赛 劳动福利 女 工工作 文体活动 组织建设 会费管理 先进职工管理 技术比赛 共青团工作 A17 组织建设 思想政治工作 团员大会 团员管理 团费管 理等 党群工 作类 A 协会工作 A18 协会业务综合性管理工作 各专业学会 协会工作 各群 众团体活动工作等 行政事务 B11 综合性工作 政策法规 办公室会议 文秘机要保密工作 干部会议 信息工作 机构设置 人事 B12 干部管理 工人管理 老干部管理 调配工作 企业劳务 出口工作 法纪监察 B13 法律事务 政纪监察 违纪案件审理等 行政事 务类 B 审计 B14 审计业务综合管理 专项审计工作活动 教育 B15 普通教育 中专和职业教育高等教育 职工在职培训 幼 儿教育等 外事 B16 企业涉外活动等 后勤福利 B17 职工生活福利 食堂 幼儿园 农林副业 职工住房等 医疗卫生 B18 卫生监督与管理 职工防病治病 计划生育工作等 武装保卫 B19 社会治安 武装保卫 枪支弹药管理 民兵工作 消防 交通管理 刑事案件审理 人防工作等 经营决策 C11 企业改革 重大经营战略性决策 企业发展规划 方针目 标管理 企业改制 投资管理 承包合同 市场预测 经 营法规 企业管理制度 工作标准等 计划统计 C12 企业中 长期计划 年 季 度计划 各项专业发展计划 全面计划管理工作及各种统计报表 企业综合性统计分析 工作等 财务 C13 财会业务综合管理 资金固定资产产权管理 成本管理 价格管理 财务计划 会计管理 税务 外汇 关贸 信 贷和优惠政策管理等 资产评估 物资 C14 物资供应 仓库管理 废旧物资回收与修旧利废等 产品销售 C15 市场分析 用户调查 商务洽谈 产品销售 广告宣传 售后服务工作等 企业 C16 企业普查 整顿和企业升级 经济责任制管理 企业管理 现代化工作等 经营类 C 多种经营 C17 房地产买卖 租赁及商品房出售 多种经营及第三产业等 工作 综合 D11 企业生产有关规章制度 技术规程 措施 标准 经验汇 编等综合性文件材料 生产调度 D12 生产组织 调度指挥工作 外协加工等形成的各种材料 质量管理 D13 企业全面质量管理 产品质量检测和质量控制工作 劳动管理 D14 劳动定额 定员 劳动调配 劳动工资 劳动保护等 能源管理 D15 能源消耗定额管理 节能降耗工作等 安全管理 D16 安全管理 工伤事故处理 职工安全教育等 生产技 术管理 类 D 科技管理 D17 新产品开发 科技成果管理 技术引进 技术革新 合理 建议 环境管理 D18 环境保护检测与控制 污染治理等 计量管理 D19 计量综合管理 各种计量检测工作 计量晋级与复查工作 等 标准化 D21 企业技术标准化管理工作 各种技术标准档案等 档案和信息 D22 企业档案工作 电子计算机系统 科技信息工作 图书资 料工作等 开拓与开采 D23 机电 D24 机电管理 设备达标等工作 矿井通风 D26 防治水 D27 选煤煤质 D28 小煤窑管理 D29 边坡稳定及 排土复田 D31 矿井报废 D32 其他 D39 综合11 规程规范 地质调查 资料汇编 矿产储量 煤矿地质测量及勘 探工作 矿井储量管理等 煤田 地质 12 煤田地质综合性文件材料 预查 普查 详查 勘探 精查 有 关材料 煤矿 地质 13 煤矿地质综合性文件材料 建矿地质 生产地质 水平延伸补充 勘探 煤矿闭坑地质报告 各种地质台账 资料 审批文件以及 矿井 三量 表等 水文 地质 14 水文地质综合性文件材料 矿区专项水文地质报告 审批文件 涌水量台账等 工程 地质 15 工程地质综合性文件材料 井筒检查钻勘探 岩土工程勘察专项 工程地质勘查等 环境 地质勘 测类 E 地质 16 环境地质勘察 监测 环境水文地质 环境工程地质 采矿塌陷 矸石山防灭火 其他地质灾害 地球物理勘 查 17地震勘探 电法勘探 特殊地球物理测井 矿井物探等 遥感及化学 勘查 18遥感勘察 化学勘察等有关材料 探矿 工程 19槽探 坑探 井 巷 探 钻探等探矿工程有关文件材料 实验 测试 21实验测试综合性文件及测试 化验 鉴定等有关材料 共伴生矿产22煤田内共伴生成的各种资源 专门勘探报告等 测量 测绘 23 地形测绘 高程测量 三角测量等 近井点测量 井上下控制测 量 采区测量 贯通测量 沉降测量 岩移观测等 测量原始资 料与成果计算资料台账等 矿图24 矿井测绘图 矿井地质图 采掘 机电 运输 通风 安全监测 排水 防尘 防火注浆 压风 充填 抽放瓦斯 避灾等系统图 其他25 建设项目管理制度 标准 方案 办法 规定 建设项目发展规 划 计划 报告 会议记录 纪要 项目建议书及报批文件 立 项核准 开工备案的批复文件 项目选址意见书及报批文件 可 行性研究报告及其评估 报批文件 项目评估 包括借贷承诺评 估 论证文件 安全预评价 环境预测 调查报告 环境影响 水土保持报告书和批复 项目用地相关文件 红线图 坐标图 移民拆迁 安置 补偿文件 协议书等有关行政主管部门 人防 环保 节能 消防 交通 园林 市政 文物 通讯 保密 河 湖 教育 白蚁防治 卫生等 批准文件或取得的有关协议 综 合11 采矿许可证 安全生产许可证等相关证照 矿建 工程 12 矿井及露天矿基本建设 改扩建 工程 包括井筒 井底车场 大巷 硐室等单位工程及竣工图等 工业 建筑 13 井塔 井架 输煤栈桥 选煤厂厂房 煤仓 提升机房 压风 机房 通风机房 变电所 修配车间 库房等单位工程及竣工图 等 民用及公用 建筑 14 住宅 宿舍 浴池 游泳馆 报告厅 体育馆 图书馆 办公楼 矿区医院 幼儿园 学校 矿区及生活区给排水 采暖供热 煤 气管网 公路 铁路 桥梁 涵洞等单位工程及竣工图等 基本建设类 F 设备布置安 装 15 矿井 选煤厂及露天煤矿生产设备安装 机电修配厂 车间 坑木厂等辅助生产厂 车间 设备安装 供水 供热 煤气 通 讯 广播电视等设备安装及竣工图 设计 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 初步设计图纸和说 明 技术设计图纸和说明 审定设计方案通知书及审查意见 政 府有关部门对施工图设计文件的审批意见等 文件 16 施工组织设计文件 施工图及其说明 设计计算书等 勘察 设计 施工 监理 物质 设备 采购的招投标文件 合同谈判纪要 合同审批文件 合同书 合同变更文件等 招投标及合 同文件 17 未中标文件 监理文件18 监理规划 监理实施细则 监理部总控制计划 监理制度 监理 会议纪要 监理通知 监理日志 质量 进度 安全 投资控制 资料 预验收 质量事故报告及处理意见 工程延期报告及审批 合同争议 违约报告及处理意见 费用索赔报告及审批 合同变 更材料 专题总结 月报总结 工程竣工总结 质量评价意见报 告等 竣工验收19 矿井联合试运转 专项验收 竣工决算 财务审计 项目评价 工程创优 建设项目竣工验收等文件材料 综 合11基础理论研究 与应用技术研究综合性文件材料 地质 勘测 12地质专业与测绘专业技术研究文件 技术