外贸业务员助理的岗位职责.doc

外贸业务员助理的岗位职责 职责一 生产订单的核对 传递 归档 1 协助业务员对客户订单进行核对 确认产品种类 数量 包装方式 出货时间 出货方式及其他要求等订单详细信息无误 2 及时把确认无误的生产单传递给生产部 安排生产 生产单一式三份交给XX经理 电子档发送至XXX 邮箱 3 及时把订单的相关物件文档 有修改的订单等相关资料整理 归档 职责二 跟单 安排出货 做好客户与工厂 工厂内部的沟通协调 1 协助并督促生产部按客户要求保质保量按时安排订单生产 及时跟进生产进度 生产过程中如有异常情况 及时反映给业务员 以便业务员及时与客户沟通协调 生产单的追踪要积极主动 及时了解生产进度 如发现进度缓慢 及时与生产部负责人联系 如果无法解决 请于交货期前3周告知业务经理 以便及时沟通解决 2 及时与业务员沟通 如果客户订单有变动 及时告知生产部及相关部门 做好双方的协调沟通 3 及时安排货物所需标签 唛头 纸箱等 以保证按时出货 4 及时安排订舱出运事宜 合理安排船期及装柜时间 不要造成人为的成本增加 例如 预提货柜 货柜到厂时间与货好时间不一致等等 报关资料一定要保证准确无误 否则公司会被海关列入黑名单 5 货物出运后 按照客人要求确认好提单 及时安排产地证等客人所需相关资料 并及时把相关资料的COPY件交给业务员 要求业务员及时请款 6 及时向财务申请支付内陆运费 以便及时获取提单 申请付款的流程 填写 付款申请单 和发票COPY件或原件一起交给业务经理审核 审核无误后 业务经理签字 申请人凭签字后的申请单向财务申请付款 财务收到付款申请2天内将水单发给提交申请的申请人 申请人在收到水单的10日之内 负责将正本发票交给财务 以便财务做账 未能及时提交正本发票的需主动向财务提供不能及时提供正本发票的申请 财务根据付款情况 每月月末对发票提交情况做出汇总 对未能及时提供正本发票的申请人提出书面批评 7 货物发出后做好跟踪 协助客户顺利取得货物 TT操作的所有的提单 一定要收到财务的到帐信息 确定货款完全到账 才允许放单给客人 请务必不要凭水单电放或邮寄提单 如有特殊情况 请提交申请 经公司批准后才可放单 请注意 8 货物运出3天内 请打印开票资料 预录入单 实际出货备案表 装箱单 发票 合同 并领取仓库出货清单 给财务 另外将电子档的与报关资料一致的装箱单 发票 合同 提单的电子档发送到财务邮箱 发送邮件时 请写清楚邮件名 格式如下 发票号码 生产单号 客户名 取得报关行退单后 将完整的资料 装箱单 发票 合同 提单以及退下来的场站收据 报关单 交给财务 已经提交的无需重复提交 9 每月1号提供上个月的出货结汇汇总表给业务经理 表格内容务必保证真实准确 职责三 样品订单的安排 跟踪 1 协助业务员安排样品订单 并协助业务员与开发部核实确认样品信息 2 跟踪并督促开发部按客户要求按时保质保量的做出客户需要的样品 样品单的追踪要积极主动 及时了解样品进度 如发现进度缓慢 及时与开发部负责人联系 如果无法解决 请及时告知业务员及业务经理 以便及时沟通解决 3 做好样品的基本资料记录工作 如样品尺寸 重量 材质等重要信息的记录 样品完成后 拍清晰的照片留底 至少有清晰的 完整的产品正面 背面 侧面及样色效果图各一张 下生产单时 把清晰的 无压缩的样品照片发给QC经理以供生产及验货使用 4 安排样品出运 并及时跟踪样品运输信息 确保客户及时收到 样品如需运送到其他公司拼柜 请将拼柜公司详细情况告知业务员及业务经理 获得同意后方可运出 样品出运以后 请提供完整的样品出运资料给财务部 实际出货备案表上请标明是否正式报关 是否收汇等信息 正式报关的 请打印开票资料 预录入单 实际出货备案表 装箱单 发票 合同 并领取仓库出货清单 给财务 另外将电子档的与报关资料一致的装箱单 发票 合同 提单的电子档发送到财务邮箱 发送邮件时 请写清楚邮件名 格式如下 发票号码 生产单号 客户名 取得报关行退单后 将完整的资料 装箱单 发票 合同 提单以及退下来的场站收据 报关单 交给财务 已经提交的无需重复提交 非正式报关的 请打印实际出货备案表 并领取仓库出货清单 给财务 职责四 客户资料的整理维护更新 1 协助业务员做好现有客户信息资料的维护 更新 2 协助业务员做好新增客户的信息 并及时更新 3 各个客户产品及公司产品的信息维护及更新 职责五 客户接待工作 电话的接听 1 协助业务员做好客户接待工作 2