办公室机构设置方案及工作职责

办公室机构设置方案及工作职责办公室机构设置方案及工作职责 一 办公室主任 副主任 3 人 主任 1 名 副主任 2 名 一 主任岗位职责 1 按照办公室工作职责范围主持学院办公室全面工作 2 根据党委和行政领导的要求 研究制定本部门工作计 划 统筹安排各项工作 3 搞好办公室的思想建设 作风建设 制度建设 业务建 设和环境建设 考核 督促工作人员落实岗位职责 4 按照院领导指示及会议决定 审定办公室发布通告 通知及其他文件 5 负责安全稳定工作 保密工作和信访工作 6 及时签批上级领导机关的来文 督办和检查领导批示 文件的贯彻执行情况 协调有关部门落实领导的批办事项 7 根据党 政领导指示负责组织 协调各部门综合性工 作 8 组织安排党委会 院长办公会议日程及党政工作的重 要会议 审定会议纪要并督办会议决定 9 调查研究 主动了解与全局有关的情况和问题 提出 解决办法 供领导决策参考 10 负责组织接待上级机关或兄弟单位领导来校视察 参 观 访问等工作 11 指导外事办工作 12 负责院领导通讯的管理 审批办公室经费预算 经费 支出 经费报销 13 完成学院党 政领导交办的其他工作 二 办公室副主任岗位职责 1 分管秘书科和信息档案科工作 2 协助主任做好办公室人员思想政治工作 负责办公室 人员考勤工作 3 协助主任做好督办检查工作 贯彻和落实学院的各项 决议和决定 做好信息反馈工作 为领导决策提供依据 4 协助主任做好综合协调工作及党政重要会议 全校性 大会 大型活动组织安排工作 5 协助主任做好安全稳定工作和信访工作 6 负责重要材料的起草和日常公文的审核工作 7 负责机要保密工作和公章 介绍信的把关 使用 8 负责办公室周工作 全院 3 周工作及领导接待日安排 9 负责办公室网页管理及信息采集 调研工作 10 负责学院大事记 年鉴及校史的编印工作 11 负责学院档案工作 指导全院的档案业务 12 完成领导交办的其他工作 三 办公室副主任 兼外事办主任 岗位职责 1 分管综合科和外事办工作 2 协助主任做好办公室人员思想政治工作和日常管理工 作 3 协助主任做好督办检查工作 贯彻和落实学院的各项 决议和决定 做好信息反馈工作 为领导决策提供依据 4 协助主任做好综合协调工作及重要活动的组织工作 5 负责学院节假日 重大活动时的值班安排和总值班工 作 6 负责车辆的管理 保证学院领导及各部门的公务用车 任务 7 负责公务接待的组织协调和具体事务的安排 8 负责学院对外联络和协调工作 9 负责办公室办公用品 固定资产和院领导办公用品的 管理工作 10 负责公用通讯管理 协助有关部门做好全院全院办公 设备的配置工作 11 负责办公楼值班室 收发室的管理工作 12 负责外事办工作 13 完成领导交办的其他工作 二 秘书科 3 人 科长 1 名 文字秘书 1 名 内勤秘 书 1 名 一 工作职责 1 负责学院党委和行政发文以及院外来文 院内呈文等 各类公文的规范化管理工作 2 参与学院发展规划 工作要点 工作总结 领导讲话等 重要文稿以及其它各类文字材料的起草工作 3 负责协助办公室主任 分管副主任组织党委全委会 常委会 院务会 书记办公会 中心组学习等重要会议 安排 会议议题 作好会议通知和记录 起草印发会议纪要 检查 落实会议决议的执行情况 4 参与全校性重要会议和重要活动的会务工作 5 负责上级重要文件和学院重大决议执行情况的检查与 督办工作 6 负责日常党务 安全稳定与保密工作 7 负责学院领导接待日 办公室周工作安排和全院阶段 性工作安排 8 负责学院及职能部门发文的初审工作 9 负责学院办公室主页有关栏目的管理工作 10 负责机要室和文印室管理工作 二 秘书科科长岗位职责 1 负责制订秘书科的工作制度和管理办法 统筹安排秘 书科的各项工作 2 负责党委全委会 院长办公会会议通知工作 负责会 议记录 起草会议纪要 检查落实会议决议的执行情况 3 参与学院规划 工作要点 工作总结 领导讲话等各类 文字材料的起草工作 4 负责以学院党委 行政和办公室名义发文的初审工作 5 协助分管领导做好安全稳定工作 6 具体负责院领导接待日 办公室周工作和学院各部门 三周工作安排 7 负责对外办公自动化管理工作 8 完成领导交办的其它工作 三 文字秘书职责 1 负责院外各级党政系统来文和院内党政部门呈文的办 理工作 2 负责学院党政发文和办公室发文的登记 编号 分流 分发 打印 归档等工作 3 负责党政收文和发文执行情况的检查 督办工作 4 负责机要文件 资料的管理和保密宣传教育工作 5 负责党政文件 材料的归档工作 6 参与党政会议的通知 组织等会务工作 7 参与党政公文 材料的起草工作 8 负责书记 院长信件 资料的收取及发放工作 9 负责机要室日常管理工作 10 完成领导交办的其它工作 四 内勤秘书岗位职责 1 负责学院印章 院领导名章及学院办公室印章的保管 和使用 负责全院各处级单位印章的刻制工作 2 负责学院事业法人证书 组织机构代码证 法人委托 书 介绍信及便函的管理和使用 3 负责院领导和办公室人员办公用品的管理和发放 4 负责办公室库房的管理 5 负责办公室工作人员的考勤 6 负责党委会 院长办公会等重要会议会务工作 7 负责接听办公室对外电话 8 完成领导交办的其它工作 三 信息档案科 3 人 科长 1 名 信息档案秘书 1 名 档案员 1 名 一 工作职责 1 负责围绕学院的中心工作 开展调查研究 为学院党 委 行政决策提供依据 2 负责学院信息报送和 学院领导参阅 等信息刊物的编 辑工作 3 负责学院高等教育基层统计报表相关数据的统计 发 布及上报工作 做好数据分析工作 4 负责学院办公室主页的建设 更新和维护 5 负责学院教育行政办公系统的实施与管理 6 负责学院办公室信访工作 7 负责政务信息反馈平台的日常管理和督办落实工作 8 负责学院年鉴及校史的编印工作 9 负责学院档案室的规划 建设 管理及对全院档案相 关人员的业务指导和培训工作 二 信息档案科科长岗位职责 1 负责制订信息档案科的工作制度和管理办法 统筹安 排信息档案科的各项工作 2 负责信息调研及 学院领导参阅 等信息刊物的编审工 作 3 负责高等教育基层统计报表相关数据的统计 分析工 作 4 负责学院办公室的信访工作 5 负责办公室网页的日常管理维护工作 6 负责学院教育行政办公系统自动化的实施与管理工作 7 负责学院年鉴编纂工作 8 负责学院档案室的规划 建设 管理工作 9 完成领导交办的其它工作 三 信息档案秘书岗位职责 1 负责信息报送及 学院领导参阅 等信息刊物的编辑工 作 2 围绕学院中心工作开展信息调研工作 并定期编辑出 版信息调研报告 3 做好上级部门和兄弟院校有关信息及网上信息的搜集 和整理 4 做好高等教育基层统计报表相关数据的统计 分析工 作 5 做好对全院档案相关人员的业务指导和培训工作 6 完成领导交办的其它工作 四 档案员岗位职责 1 负责全院档案的收集 归档 查阅工作 2 完成领导交办的其他工作 四 综合科 2 人 科长 1 名 政务秘书 1 名 一 工作职责 1 负责学院的公务接待工作 2 参与全校性重要会议 重大活动的会务和服务工作 3 负责学院领导及部门公务用车的安排 4 负责学院公务车辆的管理 维修 使用 5 负责公用通讯管理 协助有关部门做好全院全院办公 设备的配置工作 6 负责学院行政办公楼值班室及院领导办公室 会议室 接待室的管理 7 负责学院收发室的管理和全院报刊征订工作 8 负责院领导出差的请款 购票和报销工作 9 负责学院对外联络和协调工作 10 负责节假日放假及值班工作的安排 11 负责办公用品 纪念品的购置与管理 12 负责学院办公室固定资产的登记 管理和财务报销工 作 13 协调机关行政各部门的有关工作 二 综合科科长岗位职责 1 负责制订综合科的工作制度和管理办法 统筹安排综 合科的各项工作 2 协助做好学院公务接待 3 负责学院领导及部门公务用车的安排 具体负责车辆 管理 4 参与全校性重要会议和重大活动的协调与服务工作 5 负责学院对外联络和协调工作 6 负责办公室各类账务报销的初审及报账工作 7 负责院领导出差的请款 购票和报销工作 8 负责办公楼值班室及值班电话的管理工作 9 负责全校节假日值班及作息时间安排 10 负责全院报刊的征订和东西校区收发室管理工作 11 完成领导交办的其它工作 三 秘书岗位职责 1 负责书记 院长办公电话的转接及记录工作 2 负责记录书记 院长日常工作的安排情况 并做好重 大事件的提醒工作 3 负责书记 院长信件 资料的收取及呈送工作 4 完成书记 院长及主任交办的其他工作 5 负责学院领导办公室 会议室 接待室的管理 6 具体负责院领导通讯设备的管理 7 负责上级机关和兄弟院院领导的接待 票务和食宿安 排 8 负责学院纪念品 办公用品的购置工作 9 负责办公室固定资产的登记和管理工作 10 参与全校性重要会议 重大活动的会务和服务工作 11 完成领导交办的其它工作 四 收发室工作职责 3 人 正式工 1 人 临时用工 2 人 1 东校区收发员 负责东校区各系各部门及师生的报刊 信件分送工作 2 西校区收发员 负责西校区各系各部门及师生的报刊 信件分送工作 五 司机班工作职责 7 人 正式工 5 人 临时用工 2 人 1 负责车辆的保养 管理工作 2 负责学院领导有关服务工作和其它公务用车 3 完成领导交办的其他工作 六 办公楼值班室工作职责 临时用工 1 人 1 负责办公楼公共卫生 2 负责院领导办公室 会议室 接待室卫生及开水供应 3 负责办公楼夜间值班 五 外事办 2 人 主任 1 名 专干 1 名 均为兼职 一 工作职责 1 认真贯彻执行党和国家的各项对外方针 政策和外事 法规 根据学院发展需要 制定国际合作工作发展规划 为 学院领导提供外事咨询 协调全校外事活动 2 负责办理上级主管部门下达 学院组团及其他各类出 国人员的派出工作 3 负责外教人员资格审查 聘请 报批等手续 外教人员 的管理等工作 4 负责学院与国外院校交流与合作事宜 建立和保持与 国外大学和机构的联系与合作 5 负责接待来访外宾的邀请 接待及对外联络工作 6 积极主动开展对外交流 促进学院对外开放 7 招收和管理外国留学生 8 办理相关人员出国手续 二 外事办主任工作职责 1 认真贯彻落实国家外事工作有关法规条令 保守国家 机密 维护国家利益 组织制订学院外事管理 国际交流有关 规章制度 具体负责外事办公室的工作 2 制订工作计划 保证各项计划的贯彻落实 3 认真贯彻落实上级部门的指示精神 完成上级外事部 门下达的工作任务 4 指导外事专干开展各项业务工作 5 负责相关人员出国手续办理过程中的审核 把关 6 积极拓展对外交流平台 促进学院对外开放 7 完成领导交办的其它工作 三 外事专干工作职责 1 认真贯彻落实国家外事工作有关法规条令 保守国家 机密 维护国家利益 负责外事办公室的日常工作 2 协助主任制订工作计划 保证各项计划的贯彻落实 3 负责学院外事管理工作日常事务 4 负责外国专家聘请 服务等工作 5 负责外国留学生的招收 管理等工作 6 负责学院外派留学生的联络 管理等工作 7