材料采购流程范文

材料采购流程范文材料采购流程范文 1工程项目材料采购流程 一 工程初期准备 1 工程初期的询价 需设计师详细汇总本工程所用材料 将材料使 用表转给公司采购员 采购员将此表转交给采购部经理 采购员根 据采购部经理等公司领导提供的材料供应商 进行本工程所用所有 材料的初步询价 采购员需详细记录各个供应商 各个品牌材料规 格尺寸 产地 材质 供货周期 单价 运费 单价有效期 税金 等资料 出完整的询价结果 呈送给采购部经理等领导 采购部经 理等领导详细进行同质量同产地 同规格尺寸的货比多家后 最后 敲定最终供应商 将最终确定供应商告知采购员 同时采购员将纸 板询价函及最终确定的供应商等资料存档 2 采购部经理等公司领导确认好材料供应商后 由公司领导最终审 核签订工程材料供应合同 确定材料使用数量 确定供货周期 付 款方式 下料与到料格式等 在合同中明确现场最终收货人 一般 为现场项目经理或公司指派个人 同时将接货人电话告诉供应商 供应商送货前提前告诉现场接货人 由现场接货人通知具体接货人 时间 地址 同样现场施工队收到工程材料的同时 有义务保管 好 如有其他项目急需要援调相关材料 需征求项目经理的的同意 办理材料出厂手续 填写材料出厂单 3 供应商每次送货都要准备送货明细三联据及采购员传给供应商的 下料单 清晰写明送货品名 规格尺寸 数量 重量等 随车附带 该材料的检测报告 材质单等资料 运送的材料由现场接货人查看 有2必要的借助卡尺 电子称等测量检斤工具 做好记录 认真清 点后在到货三联据上确认签字 同时将材料转交给施工队保管 现 场施工队在收到材料 清点无误的话 在送货单上确认签字 材料 供应商在最终结款时 供应商须携带此确认签字联做为结款的附件 之一 4 公司应尽量固定采购员与供应商联系 尽量避免多个采购员与供 应商联系 保证材料下料单从一人手中传给供应商 同时采购员需 在下料单上签字 由采购员签字的下料单作为结款的附件之一 如 出现公司其他人采购现象 一方面 其他采购员尽量告知固定采购 员 另一方面供应商应及时与公司固定采购员取得联系 达到下料 单的时刻更新 以免因下料单缺失而影响最终结款 二 工程中准备 1 设计部根据现场施工人员放线的具体数值及国家等相应标准 进 行工程初期下料 详细下料编号需询问固定采购员 保证下料单号 的完整统一 设计师需打好材料供应提前量 留出足够的材料采购 加工 运输 到场时间 下料具体数量根据采购部经理确认最终 下料占总体下料的百分比进行实际下料 下料单上需分清供应商 工程施工队 工程施工的位置等 设计师需携带下料单找部门经理 签字 将有设计师 部门经理签字审核的下料单转交给采购部相关 人员 如没有相关签字 则视此采购料单作废 采购员有权不去采 购 采购员根据采购经理的要求通过传真 邮件等方式传给最终确 定的供应商 并电话确认是否收到 采购员需时刻跟踪材料进场时 间 同时定期将下料单与到料单转交给公司相关人员保管 自己存 留复印件 具体下料单3号及下料单格式详见附件1 2 如有现场施工队下料的 需根据采购部经理及项目经理协商后尽 量规范下料具体日期及下料总数 尽量避免因未打好提前量而影响 材料使用供应不上现象 同时现场施工队应尽量为设计部 采购部 等打好提前量 然后由现场办公室人员将现场下料情况分供应商 下料施工队 材料使用位置分类后下给设计部相关设计师 设计师 根据以前下料情况及现场实际情况首先审核下料品名及数量 保证 材料的充分利用 如有疑问 及时与下料施工队电话沟通 如对此 次下料没有疑问 设计师下好料单后 请公司部门领导复核签字 最终传给相应采购员手中 采购员将采购单通过相应途径传给供应 商 电话确认是否收到 如有施工队临时用料现象 施工队相关人员将情况汇报给项目经理 由项目经理直接给采购部经理打电话说明此情况 采购部经理根 据实际情况 做出具体问题具体解决办法 根据他们最终协商的结 果进行灵活的采购 灵活采购需要有采购部等相关领导审核价格 厂家后 指派专人去临时采购 留存好采购资料 3 各月项目经理需开两次材料需求会 制定完善的材料供应时间及 供货周期 将材料需求及时转给公司采购员 由采购员将材料需求 情况反馈给采购部经理 采购部经理根据材料需求情况 让设计部 及时了解工程现场材料使用情况 同时给供应商一个相对宽松的供 货准备期 保证材料加工 运送周期 同时保证工期顺利完成 4 对于设计师及现场施工队的下料单 采购员需时刻根据合同具体 供货周期时刻跟踪材料到场时间情况 做好催料记录 如在其中遇 到4供应商送货周期延迟现象 深入了解情况后 第一时间将了解的 情况反馈给采购部经理 由采购部经理与供应商进行协调 保证工 程材料正常供给 如供货周期确实无法满足施工现场的 则有采购 部经理等公司领导商议批准后 临时购买材料 以备工程材料一时 之需 同时采购员需与供应商取得联系 减少本次供货周期延迟材 料的相应数量 做好减少记录 5 由现场最终到货确认人保留两份到料确认单原件及复印件 定期 将材料到料单原件转交给公司相关人员 做好材料交接手续 自己 保留复印件 同时公司相应人员做各个施工队各个材料分类下料和 到料对比表详见附件2 此对比表要做到及时更新 公司相应人员定 期将下料和到料对比发给公司相关领导 让公司领导掌握工程成本 中材料使用情况的第一手资料 6 如涉及到检斤情况 公司会规定固定人员进行检斤 同时需将检 斤单中的一联附在到料单上 一联给供应商 7 采购部协助项目经理及设计部控制好工程材料所用数量 扣除耗 材情况 做好工程材料使用记录 以备日后工程参考 8 如没有特殊情况 采购部与供应商各月月末进行对账 如有疑问 立即解决 如无疑问 则双方确认签字 则下一次对账只对当月账 单 待年终或工程竣工后 将各月供应商与我方对账确认签字联出 示 做合同规定的付款 三 工程后期准备 1 核算汇总各施工队具体用料情况 52 对于工程剩余的材料进行汇总 该入公司库房的及时办理工程 材料入库手续 对于不能入公司库房的 可与供应商洽商协调解决 剩料退回手续 双方各保存好退料单 在结款时 扣除退料金额 3 根据采购合同的付款方式进行付款 付款时 其中付