文秘须知的基础知识

文秘须知的基础知识文秘须知的基础知识 文秘须知文秘须知 一 基本素质 1 身体素质 健康的身体应该是做好任何工作的一个重要 前提 要有一个健康的体魄 身体状况不佳的人是不能胜任秘 书工作的 2 心理素质 要时刻保持良好的心态 心理状态要正常 不 要被情绪所左右 每一天都应以平和的心态从事自己的工作 一个有着心理障碍的人 一个对社会充满仇恨的人 一个喜怒无常 的人是不可能做好秘书工作的 3 思想素质 这是更高的一项要求 作为现代社会的高级管 理人员 在一个国际知名的机构里工作 应当具有爱岗敬业精神 实事求是精神和开拓创新精神 此外 还应具备博大的胸怀 宽广 的视野和高度的社会责任感 在现代社会里 人们的工作生活的节奏加快 社会的变化日新 月异 外边的世界很精彩 几乎每天都有令你感慨的事情发生 且 不说每天的国内外形势 就在我们身边 就会经常有一些新奇事 突发事 今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱 明天你的一个朋友倒 房地产亏大发了 昨天 你的哥们当了大官 前天 你的一个熟人因 腐败问题露馅 进去了 这些都会令你感慨 但不要受 各种情况的影响 不能看人家发财了 就想到 做人就得胆大 而一 看到出问题的 马上又一转念 做人还是谨慎为好 二 业务素质 1 理论知识 必须认识到理论学习的重要性 一方面要掌握 扎实的基础知识 包括法律 外语 经贸以及对业务工作有帮助 的其它知识 另一方面也注意收集新的信息 关注的法学领域的 新的发展动态 2 实践经验 要注意总结工作中好的经验 尽量避免走弯路 要 经常进行经验交流 要多向有经验的人学习 3 办事能力 秘书工作繁杂 琐碎 这就要求我们必须具备 较高的办事能力 无论是办案 办会 还是处理日常事务 都要注意 锻炼自己的办事能力 提高办事效率并应掌握一定的办事方法与 技巧 详见 四 三 文化素质 1 社会科学 学好专业知识应是起码的要求 而懂得一点 文史哲 具备一定的文化素养 也很有必要 可陶冶人生情趣 亦可 对工作有所裨益 相传 在清朝某年间 皇帝派朝廷官员到南方招 考官吏 但先后派了几人均未能完成此任 何故 只为南方的秀 才们嫌这些官员文化素养低 写诗做对皆不行 后皇帝派了一个 叫王尔烈的人又去江南办理此事 那些江南才子们以出对联来 试王的文化 上联曰 江南千山千水千秀才 王尔烈即刻以此下联 对之 塞北一天一地一圣人 语出惊人 顿受青睐 江南秀才们 进而问到 先生的学问究竟有多大 王随口吟到 天下 属三江 三 江 属吾乡 吾乡 属吾弟 吾为吾弟改 由此 一句对联 一首诗 完成了招考工作 2 自然科学 仲裁 调解案件五花八门 常常要涉及自然科 学的有关知识 如机械设备 建筑工程 医药化学等 一方面 我们 平时要注意积累 另一方面 在办理这方面的案子过程中 也要从 中学一学这方面的知识 3 外语 我们办理的案件中 涉外案件占有很大的比例 经 常涉及外国当事人 对外交往中 无论是书面的 还是口头的 都要 经常运用外语 我们要使自己成为既懂业务又懂外语的 两条腿 走路 的人才 四 此外 学会一些有益的技能 如电脑 开车 琴棋书画等 也是很有 好处的 俗话说 艺不压身 如果你具备了一定的素养 掌握了某种技 能 总会有你显山露水那一天 同样 假如你在那一方面尚存缺陷 则一定会有你无地自容的那一刻 但有一点要明确 我们必须始终围绕本职工作这个 重心 在 做好本职工作的前提下 才能再去充实自己的其它知识与技能 而 绝不能冲淡 主题 更不能 不务正业 四 秘书人员要掌握一定的工作原则 方法和艺术 工作原则 在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准 则 工作方法 为了达到工作目标而采取的手段和途径 比如过 河 你可以选择游泳 划船 架桥等 关键是要选择切实 可行的方 法 工作艺术 通过运用高超的 巧妙的 具有创造性的工作 方法 顺利地完成工作任务 同时给人以美的感觉和享受 作为现代社会的秘书人员或管理人员 我们应该学会 坚持工 作原则 运用工作方法 讲究工作艺术 为此 我们要做到以下几 点 1 要协调好各种关系 包括与本部门的领导之间 同事之间 与仲裁员 调解员之间的关系 与当事人的关系 与律师的关系 与 有关部门的关系等 在协调与本部门领导的关系时 要作到尊重领导 维护领导的 威信 适应领导的工作习惯 工作方法 工作风格以及工作特点 比如 有的领导逻辑性较强 凡是爱有个前因后果 对这样的领导 就要在谈工作时要讲事实 摆观点 有分析有推理 而有的领导喜 欢单刀直入 开门见山 对此就要言简意赅 直中问题的要害 而 有的领导幽默风趣 你也不妨与他 她 开开玩笑 了解领导的工 作风格和特点 目的是为了更好地做好工作 当然 在尊重领导的 前提下 要敢于提出自己的观点 要有维护真理的精神 那种对领 导一味迎合 无原则地服从 则是不足取的 那样 会使别人怀疑 你的人格 人品 领导也不一定会欣赏这种人 对待当事人要热情周到 庄重大方 言行得体 不卑不亢 树立 良好的部门形象 不要摆出官僚衙门的作风 也不要沾染市侩奸 猾的习气 一 秘书工作的任务 秘书工作的任务主要有以下 7 个方面 1 调查研究与信息收集 调查研究是领导者了解情况 进行决策的基础 而领导的调 查研究工作大部分 甚至全部要靠秘书人员进行 秘书应该通过访 问 开会 问卷 查阅资料等形式获得真实的最新的全面的信 息 及时提供给领导 2 文书工作 文书工作包括收文和发文两个方面 收到的文件要分轻重缓 急交给领导批阅处理 发文要在领导的指示下按程序认真进行 很 多时候秘书还要进行文件 报告的起草 所以秘书对文书的写作 规范 要求等要熟悉 处理完的文档要及时分类归档 3 会议筹办 秘书应该按照领导的要求和会议的主题 风格等进行会议 的准备 组织 后勤保障 安全保卫等工作 注意不同的会议 类型 大 中 小型 和会议形式 电视电话会议 圆桌会议等 都 有不同的筹办要求 4 来宾接待 秘书应负责来宾的接待工作 包括制订接待方案 组织迎送 安排宴会等 在接待中要注意礼仪 力求树立单位的良好形象 5 档案管理 如果一个单位没有专门的档案部门 秘书就要承担起档案管 理工作 要注意按照档案管理的科学方法和原则进行档案的采 集 整理 保管和提取 6 信访工作