仓库管理规章制度及流程

仓库管理规章制度仓库管理规章制度 第 1 章 总则 第一条 为使本公司的仓库管理规范化 保证财产物资的完 好无损 根据企业管理和财务管理的一般要求 结合本公 司具体情况 特制订本规定 第二条 仓库管理工作的任务 1 做好物资出库和入库工作 2 做好物资的保管工作 3 做好各种防患工作 确保物资的安全保管 不出事故 第二章 仓库物资的入库 第三条 对于业务人员购入的货物 保管人员要认真验收物 资的数量 名称是否与货单相符 对于实物与货单内容不 符的 办理入库手续要如实反映 第四条 对于货物验收过程中所发现的有关数量 质量 规 格 品种等不相符现象 保管人员有权拒绝办理入库手续 并视具体情况报告主管人员处理 第三章 仓库货物的出库 第五条 对于一切手续不全的提货 保管人员有权拒绝发货 并视具体情况报告主管人员 第四章 仓库货物的保管 第六条 仓库保管员要及时登记各类货物明细帐 做到日清 月结 达到帐帐相符 帐物相符 帐卡相符 第七条 每月月底之前 保管人员要对当月各种货物予以汇 总 并编制报表上报部门主管人员 第八条 保管人员对库存货物要每月月末盘点对帐 发现盈 余 短少 残损 必须查明原因 分清责任 及时写出书 面报告 提出处理意 见 报部门主管人员 第九条 做好仓库与运输环节的衔接工作 在保证货物供应 合理储备的前提下 力求减少 第 2 章 库存量 并对货物的利用 积压产品的处理提出建 议 第十条 根据各种货物的不同种类及其特性 结合仓库条件 保证仓库货物定置摆放 合理有序 保证货物的进出和盘 存方便 第十一条 对于易燃 易爆 剧毒等货物 应指定专人管理 并设置明显标志 第十二条 建立健全出入库人员登记制度 第十三条 严格执行安全工作规定 切实做好防火 防盗工 作 保证仓库和货物财产的安全 第十四条 库管人员每天上下班前要做到三 检查 确保 财产货物的完整 如有异常情况 要立即上报主管部门 1 上班必须检查仓库门锁有无异常 物品有无丢失 2 下班检查是否锁门 拉闸 断电及不安全隐患 3 检查易燃 易爆物品是否单独存储 妥善保管 第十五条 严格遵守仓库保管纪律 规定 仓库保管纪律内 容规定 1 严禁在仓库内吸烟 2 严禁无关人员进入仓库 3 严禁涂改账目 4 严禁在仓库堆放杂物 废品 5 严禁在仓库内存放私人物品 6 严禁在仓库内闲谈 谈笑 打闹 7 严禁随意动用仓库消防器材 8 严禁在仓库内乱接电源 临时电线 临时照明 第五章 附则 第十六条 本规定由财务部制定 报总经理批准实施 第十七条 本制度自 年 月 日起执行 盘点工作管理制度及操作流程 为确保公司库存物料盘点的正确性 达到仓库物料有效管理和公司财产有 效管理的目的 特制订以下管理流程 一 盘点工作的范围 包含公司 会所 所有固定资产 装饰品 仓库库存物料 便利店商品 餐 厅及后厨原材料 餐具 消耗品在内的所有公司物品和器具 二 盘点工作的组织 盘点工作由总公司财务部负责 各公司 会所 配合执行 盘点以不影响会 所的日常工作为目的 由总公司财务部与各公司 会所 总经理协商确定盘点的 具体时间和参与人员 各公司的盘点工作应在总公司财务部人员的参与下方能 生效 否则会所自行盘点视同无效 三 盘点工作的实施 盘点采取实盘制 即按照货品的实际数量进行盘点 由总公司财务部人员 及各分公司 会所 指派人员参与盘点工作 现场整理出数据后与账面数量进行 比对 由库管做出盘亏盘盈表 各部门负责人对盘点表进行复核签字 对盘亏 盘盈情况予以书面说明后 经各公司 会所 总经理签字确认后上报总公司财务 予以后续的处理工作 四 盘点时间 一 月末盘点 仓库平均每月组织一次盘点 盘点时间一般在每月的月底 具 体盘点时间由总公司财务与运营总监根据实际工作情况安排 二 年终盘点 仓库每年进行一次大盘点 盘点时间一般在年终放假前的 销售淡季 五 盘点方法及注意事项 1 盘点采用实盘实点方式 禁止目测数量 估计数量 2 盘点时注意商品物料的摆放 盘点后需要对商品物料进行整理 保持原 来的或合理的摆放顺序 3 所负责区域内商品物料需要全部盘点完毕并按要求做相应记录 4 参照初盘 复盘 查核 稽核时需要注意的事项 5 盘点过程中注意保管好 盘点表 避免遗失 造成严重后果 六 盘点计划 1 月底盘点由财务部根据工作情况组织进行 年终盘点需要征得总经理的 同意 2 开始准备盘点一周前需要制作好 盘点计划书 计划中需要对盘点具 体时间 仓库停止作业时间 帐务冻结时间 初盘时间 复盘时间 人员安排 及分工 相关部门配合及注意事项做详细计划 七 时间安排 1 初盘时间 确定初步的盘点结果数据 初盘时间计划在一天内完成 2 复盘时间 验证初盘结果数据的准确性 复盘时间根据情况安排在第一天 完成或在第二天进行 3 查核时间 验证初盘 复盘数据的正确性 查核时间安排在初盘 复盘过 程中或复盘完成后由仓库内部指定人员操作 4 稽核时间 稽核初盘 复盘的盘点数据 发现问题 指正错误 稽核时间 根据稽核人员的安排而定 在初盘 复盘的过程中或结束后都可以进行 一般 在复盘结束后进行 5 盘点开始时间和盘点计划共用时间根据当月销售情况 工作任务情况来 确定 总体原则是保证盘点质量和不严重影响便利店 餐厅 仓库正常工作任 务 八 人员安排 人员分工 1 初盘人 负责盘点过程中物料的确认和点数 正确记录盘点表 将盘点 数据记录在 盘点数量 一栏 2 复查人 初盘完成后 由复盘人负责对初盘人负责区域内的物料进行复 盘 将正确结果记录在 复盘数量 一栏 3 数据录入员 负责盘点查核后的盘点数据录入电子档的 盘点表 中 4 根据以上人员分工设置 财务部需要对盘点区域进行分析进行人员责任 安排 九 盘点工作准备 1 盘点前需要准备 a4 夹板 笔 透明胶 盘点清单 2 盘点一周前开始追回借料 在盘点前一天将借料全部追回 未追回的要 求其补相关单据 因时间关系未追回也未补单据的 借料数量作为库存盘点 并 在盘点表上注明 借料单作为依据 3 盘点前需要将所有能入库归位的物料全部归位入库登帐 不能归位入库 或未登帐的进行特殊标示注明不参加本次盘点 4 将仓库所有物料进行整理标示 同一储位物料不能放超过 2 米远的距 离 且同一货架的物料不能放在另一货架上 5 盘点前仓库帐务需要全部处理完毕 6 帐务处理完毕后需要制作 仓库盘点表 表的格式请参照附件 并将 完成后的电子档发邮件给对应财务人员 有单项金额 7 在盘点计划时间只有一天的情况下 需要组织人员先对库存物料进行初 盘 8 仓库盘点前需要组织相关参加人员召开会议 以便落实盘点各项事宜 包括盘点人员及分工安排 异常事项如何处理 时间安排等 十 盘点工作的实施 1 在盘点过程中需要本着 细心 负责 诚实 的原则进行盘点 2 盘点过程中严禁弄虚作假 虚报数据 盘点粗心大意导致漏盘 少盘 多盘 书写数据潦草 错误 丢失盘点表 随意换岗 复盘人不按要求对初盘异 常数据进行复盘 偷工减料 不按盘点作业流程作业等 特殊情况需要领导批 准 3 根据 盘点计划 的安排对所负责区域内进行盘点 4 商品物料点数完成确定无误后 根据储位和 盘点表 中找出对应的物 料行 并在表中 商品物料盘点数量 一栏记录盘点数量 5 盘点人完成查核工作后在 盘点表 上签字并将 盘点表 交由 数 据录入员 进行数据录入工作 6 录入工作应仔细认真保证无丝毫错误 录入过程发现问题应及时找相应 人员解决 录入完成后将电子档 盘点表 发邮件给总经理审核 同时抄送运 营总监 成本部 7 由仓库保管员确认及查明盘点差异原因 在盘点表上标注 交财务部审 核 仓库保管员将物料金额纳入核算 最终将 盘点差异 含商品物料和金额差 异 表 呈交总经理审核签字 8 财务部根据盘点差异情况对责任人进行考核 对 盘点表 稽核盘点 表 盘点差异表 进行存档 产品出入库流程产品出入库流程 入库管理流程 1 一 采 一 采购购入入库库 1 商务根据到货商品的实际数量和含税成本办理入库单 含税成本价应与合同 金额保持一致 入库单据上应注明购货单位 合同编号 2 仓库保管在清点收到的货物数量 型号与入库单一致后 审核单据 3 入库手续办完后 仓库保管打印入库单 一式三联 商务 财务 仓库保管 各一联 二 退 二 退货货入入库库 1 收到客户退回已售出的货物 经所在公司总经理批准后 由当时负责销售的 商务查询销售单编号后 编制销售退货单 销售退货单应填写当时销售单编号 货物 型号 数量 2 仓库保管核对退货单据的货物数量 型号与实际收到的是否一致 3 仓库保管编制退货入库单 一式三联 商务 财务 仓库保管各一联 三 借 三 借货货入入库库 1 收到客户退回借出的货物 由当时负责借出货物的商务查询借货出库单编号 后 编制借出还入单 借出还入单应填写当时借货出库单编号 货物型号 数量 2 仓库保管在清点收到的货物数量 型号与借出还入单一致后 审核单据签字 一式三联 商务 财务 仓库保管各一联 2 采购部下定单时应该认真审核库存数量 做到以销定进 2 采购部审核订单时 应根据公司实际情况 核定进货数 杜绝出现库存 积压 滞销等情况 3 订单录入后 采购部通知供货商送货时间 并及时通知仓库 4 当商品从厂家运抵至仓库时 收货员必须严格认真检查商品外包装是否 完好 若出现破损 是原装短少 邻近效期等情况 收货人必须拒绝收货 并 及时上报采购部 若因收货员未及时对商品进行检查 出现的破损 原装短少 邻近效期 所造成的经济损失由该收货员承担 5 确定商品外包装完好后 收货员必须依照相关单据 订单 随货同行联 对进货商品品名 等级 数量 规格 金额 单价 效期进行核实 核实正 确 后方可入库保管 若单据与商品实物不相符 应及时上报采购部 若进货商品未经 核对入库 造成的货 单不相符 由该收货人承担因此造成的损失 6 入库商品在搬运过程中 应按照商品外包装上的标识进行搬运 在堆码 时 应按照仓库管理堆放距离要求 先进先出的原则进行 若未按规定进行操 作 因此造成的商品损坏由收货人承担 7 入库商品明细必须由收货员和仓库流程员核对签字认可 做到帐 货相 符 商品验收无误后 仓库管理流程员依据验收单及时记账 详细记录商品的 名称 数量 规格 入库时间 单证号码 验收情况 存货单位等 做到帐 货相符 若不按照该制度执行验收造成的经济损失由仓库管理流程员承担 出库管理流程 1 一 一 销销售出售出库库 1 商务根据具体情况开具销售单 有合同号的必须在相应的位置上填写合同号 销售单单价应为对应的合同卖价 含税价 如有特殊情况应在备注中注明 例如 发货地址与客户公司地址不一致时 与客户换货 向总公司或其他分公司出货等 特 别是付款方式要注明以便于财务审核 商务开好销售单后通知财务审核 2 财务财务根据根据经经批准的客批准的客户备户备档档资资料及相料及相应应的付款方式的付款方式审审核核 1 异地电汇收款的需见电汇底单传真件 2 送货收支票的需经公司总经理同意 3 客户带支票提货或现金购货的要确认收到支票或现金 4 客户款项汇入银行卡的 商务应及时通知财务查询以便于审核 5 月结 帐期等有信用额度的 按报备意见处理 3 仓库保管要及时查看经财务审核的销售单并审核 备货出库 仓库保管在流程结束后打印销售单一式三联 商务 客户 财务各一联 打印销 售出库单 指出库成本核算单 一式二联 财务 仓库保管各一联 仓库保管应将一 一对应的销售单和销售出库单及时交财务做账 二 借 二 借货货出出库库 1 如有客户要借货 需经总经理或授权人同意后 由负责相关业务的商务人员 开具借货单 总经理或授权人签字 或事后补签 备注中注明相关责任人 2 财务审核 是否有总经理或授权人签字 口头授权后事后是否补签 3 仓库保管审核备货出库 并于借货流程结束后打印借货单一式三联 商务 客户 财务各一联 借货单位或相关人员在财务联签字 并由经办商务跟踪此借货 的归还 打印借货出库单 指出库成本核算单 一式二联 财务和仓库保管各一联 仓库保管应将一一对应的单据及时交财务做账 三 公司用料 三 公司用料领领用出用出库库 1 此事项只适用于公司内部员工借用资料 工程试验领用公司货物 2 领用人在经总经理或授权人同意后到仓库办理领用手续 3 各领用人应在自己的工作完成或试验结束后及时归还公司的货物 2 业务部开具出库单或调拨单 或者采购部开具退货单 单据上应该注明 产地 规格 数量等 3 仓库收到以上单据后 在对出库商品进行实物明细点验时 必须认真清 点核对准确 无误 方可签字认可出库 否则造成的经济损失 由当事人 承担 4 出库要分清实物负责人和承运者的责任 在商品出库时双方应认真清点 核对出库商品的品名 数量 规格等以及外包装完好情