D3-02-01-16-法律、法规及其它要求和资料管理办法

质量及综合管理资料 B 1 2015 法律法规及其他要求和资料管理办法 2 1 16 1 法律法规及其他要求和资料等管理办法法律法规及其他要求和资料等管理办法 ZD D3 02 01 16ZD D3 02 01 16 为了加强公司的法律法规及其他要求等的管理 保证生产管理中所使用的 文件 资料 包括软件 的有效性和及时性 特制定本办法 一 获取 采购 收集 1 公司各部门可通过政府部门 行业信息 互联网 报刊杂志 会议等渠 道获取和识别适用的法律法规及其他要求 部门负责人审核 主管领导批准后 以 信息交流报告书 ZD J 05 03 的形式报公司综合管理部按文件管理 程序执行 属受控文件的同时上受控文件清单 电子版并报综合管理部进行汇 总和 OA 系统上发布 2 凡需要购买的法律法规及其他要求等 包括软件 施工标准图册 施 工工艺手册 工程资料以及技术图书等学习参考书籍 由相关部门提出申请 填写 资料 软件购买申请表 D3 J 02 12 报综合管理部审核 行政主管 领导审批 再由综合管理部资料员按要求 适时 适量进行统一采购 对施工 标准图册 施工工艺手册等至少应保存一套有效版本 分公司 项目部购买资料金额小于 1000 元时 可不经申请直接购买 但必 须做好资料的台帐登记工作 对 1000 元的则应按上述程序进行审批 3 各专业的杂志 刊物的订购 每年由综合管理部制定计划 填写 资料 软件购买申请表 经综合管理部经理审核 公司行政分管领导审批 由综合 管理部资料员订阅 资料室统一管理 分发 4 职工培训资料的采购 根据人力资源部提出的年度培训计划 分专业并 根据培训人员的数量 人力资源部编写 资料 软件购买申请表 经综合管理 部经理审核 行政主管领导审批 由综合管理部统一采购 5 对公司各部门人员参加上级部门组织的会议 学习 培训等所得到的文 件 资料 包括软件 应及时到综合管理部登记 资料员按资料购进程序登记 后 再办理发放 借阅等相应手续 对集体参加培训所发的资料 则由组织部 门派一人到综合管理部办理资料登记手续 附上资料发放签字名单 6 资料购进程序 资料员根据手续完备的 资料 软件购买申请表 采购 回资料后 在资料的封面 扉页和侧面盖上资料室印章 如是受控文件还应加 盖有效印章 然后在 购买资料记录表 D3 J 02 23 上作登记 7 对招投标文件 施工组织设计和施工质量计划以及技术创新等技术文件 由工程技术部收集 并交资料室存档 质量及综合管理资料 B 1 2015 法律法规及其他要求和资料管理办法 2 1 16 2 8 工程项目质量记录和其它技术资料 施工图 加工图 图纸会审记录 技术变更 新技术 新工艺 新材料的编制书 施工技术总结等 在工程竣工 后各项目部应及时整理 审查签字后 装订成册 在工程正式交付前交工程技 术部审核后 相关部门盖章 正式竣工验收合格后 将手续齐全的竣工资料上 交资料室存档 9 对管理体系运行文件中的音像制品 摄影图片 电脑软件 资料室应主 动收集 分类存放 归档 10 对所有获取 采购 收集的法律法规及其他要求等 包括软件 资料 员均应及时进行登记 做好记录 并按要求加盖印章 然后分类保存 二 发放 领用 借阅等 1 发放 对需要下发的文件及法律 法规 规范标准 资料 软件统一由 综合管理部资料员负责发给相关部门的资料员 并填写文件 资料发放记录 ZD J 01 03 2 领用 对施工验收规范 工程质量检验评定标准 工程预算定额 交工验收表 格 操作技术规程 职工培训资料等需下发的文件 资料 软件等 由职能部 门 分公司 项目部资料员统一办理领用手续 资料员对领用的文件 资料 软件均应作好登记 填写 文件发放登记 表 ZD J 01 03 对分公司 项目部领用的外购文件 资料 软件等 公司按成本价收取 费用 每月底资料员填写 资料领用汇总结算表 D3 J 02 24 并由分公司 项目部负责人签字确认后 交财务部统一扣款 3 借阅 对技术图书 施工标准图册 设备材料手册 软件等 可办理借阅手续 借阅文件 资料必须办理借阅登记手续 填写 借阅登记表 ZD J 01 08 资料借阅应在一个月内归还 对于分公司 项目部借阅的资料如到期不还的 将转为领用程序 按第 2 条之 款执行 文件 资料的查阅和复制 对公司的专项施工技术和工艺资料 文件 已交工的验收证明资料 施工组织设计 工程质量计划等技术文件以及外来的 施工指导书 各施工专业的杂志 刊物 有保密要求的文件和档案资料 一般 只能在资料室内进行查阅 对于必须外借的 经公司技术负责人批准 在借阅 记录的备注栏签字 后 由资料员办理借阅手续 对资料室存档的资料 文件 或软件 音像制品等 如需复制 拷贝的 办理相关的手续 同前 4 凡在资料室通过发放 领用和借阅的文件 资料等 员工在离开公司时 质量及综合管理资料 B 1 2015 法律法规及其他要求和资料管理办法 2 1 16 3 均应办理清退 归还手续 对不能如数清退 归还的则按资料原价办理赔付手 续 5 需要传阅的文件资料 资料员应及时进行传阅 并填写 文件批办传阅 单 ZD J 01 06 6 需要由综合管理部回收的过期 无效的法律法规及其他要求等 资料员 应督促及时收回 并审核回收的文件 资料是否相符 再按文件资料的保存和 销毁规定进行分类处理 7 资料员对资料室的记录台帐应进行经常性清理 三 存放 1 资料室所保存的文件资料都应标明状态 是否有效 对有密级要求的还 应标明保密程度 2 所有文件 资料都应分类按指定位置存放 所存放的文件的品种应与文 件资料记录表中的一致 3 文件资料存放的位置应便于查找 翻阅 存放 且要求资料室环境通风 干燥 配置灭火器 预防火灾事故的发生 保证文件资料保存的完整性 四 清理 销毁 1 资料员应每年对各类文件资料 包括软件 表格等进行清理 2 对旧版本和无效文件 列出清单 经部门经理审核后 报公司技术负责 人批准 统一销毁 对需留作参考的文件 资料应加盖 参考留用 印章 并 分开保存 五 本办法自文件批准下发之日起生效 公司原 B 0 2013 版同时作废 六 记录 文件发放登记表 ZD J 01 03 借用 借阅登记表 ZD J 01 08 借用 信息交流报告书 ZD J 05 03 借用 资料 软件购买申请表 D3 J 02 12 购买资料记录表 D3 J 02 23 资料领用汇总结算表 D3 J 02 24 七 流程图 7 1 法律 法规及其它要求和机关资料的获取流程图 本文件 编写 年 月 日 审核 年 月 日 质量及综合管理资料 B 1 2015 法律法规及其他要求和资料管理办法 2 1 16 4 批准 年 月 日 附 7 1 法律 法规及其它要求和机关资料的获取流程图 N N Y Y Y 法律 法规及其它要求 信息获取部门及时将信 息传递给综合管理部 综合管理部识 别并确认其有 效性 并报主 管领导审批 直接购买的提 出申请 填写 D3 J 02 12 会议 培训 中获得的资 料 专业杂志 刊物的订阅 由综合管理部制定计划 填写 D3 J 02 12 综合管理部经理 审核 主管领导 批准 资料员实施采购 综合管理部经理 验收并审核票据 资料员填写 D3 J 02 23 并完成标识 进入资料 档案 管理的程