公司资料档案整理方案

XX 公司资料档案整理方案公司资料档案整理方案 为了公司资料方便查找 不遗失 特制定该方案 一 分类 1 1 档案设置六个大类 即 文件档案类 人事档案类 会计档案 类 经营档案类 工程档案类 综合档案类 1 2 根据职能活动和档案形成的特点 每个大类下设置若干个二级 类目 不设置三级类目 详见附表 1 3 录音 录像 照片 计算机软盘和其它非纸质载体形式的档案 其形成和反映的内容 作用与纸质载体档案有不可分割的联系 不单 独设置类目 视其内容特征同纸质档案对应分类编号 二 分类标识方法 2 1 档案标识符号采用英文字母顺序标识一级类目 大类 采用 阿拉伯数字 双位制 标识二级类目 属类 2 2 档案排架和编号要反映六个基本大类 从实际出发 做到科学 合理 经济实用 保证利用档案的系统性 有效性 2 2 1 文件档案类 A 分为外部文件类 内部文件类两类 一 年度一属类进行排列 不区分保管期限特征 但同一属类内按照永久 长期 短期顺序排列 案卷顺序号按大类流水编号 流水号编制到 999 时 重新从 1 另行编号 并用案卷目录加以区别 2 2 2 人事档案类 B 分为人事管理类 考试类 培训类三类 一年度一属类进行排列 不区分保管期限特征 但同一属类内按照永 久 长期 短期顺序排列 案卷顺序号按大类流水编号 流水号编制 到 999 时 重新从 1 另行编号 并用案卷目录加以区别 2 2 3 会计档案类 C 原则上由财务部保管 如需有资料放到 资料室的 按年度一属类进行排列 2 2 4 经营档案类 D 分为招标文件类 投标文件类 合同协 议书类 相关影像类四类 一年度一属类进行排列 不区分保管期限 特征 但同一属类内按照永久 长期 短期顺序排列 案卷顺序号按 大类流水编号 流水号编制到 999 时 重新从 1 另行编号 并 用案卷目录加以区别 2 2 5 工程档案类 E 工程竣工验收资料类 以工程类别分类 归档 一个工程项目的所有资料归为一类 不能拆分 其编制代号规 则为 取类别拼音首字进行编号 该档案类全部属永久保存 案卷顺 序号按大类流水编号 流水号编制到 999 时 重新从 1 另行编 号 并用案卷目录加以区别 2 2 6 综合档案类 F 统计报表类 审计报告类 资质相关资 料类 重合同守信用证件类 其它类五类 一年度一属类进行排列 不区分保管期限特征 但同一属类内按照永久 长期 短期顺序排列 案卷顺序号按大类流水编号 流水号编制到 999 时 重新从 1 另行编号 并用案卷目录加以区别 三 归档案卷的质量要求 总的质量要求 遵循文件材料的形成的规律和特点 保持文件之 间的有机联系 区别不同价值 便于保管和利用 具体应做到以下几 点 1 归档文件必须齐全完整 凡是在职能活动中形成的对今后有查 考利用价值的文件材料 均应收集归档 归档文件材料种类 份数及 每份文件的页数 均应齐全完整 2 遵循文件的形成规律和特点 层次分明 在归档的文件材料中 应当将每份文件的正件和附件 印件与定稿 请示与批复 转发文件 与原件 多种文字形成的同一文件分别组在一起 不得分开 一个项 目的材料 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起 准确地反映 公司各面活动的真实内容和历史过程 尽量做到一事一卷 3 卷内文件的排列 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系 区别不同情况进行排列 密不可分的文件材料应依序排列在一起 即 批复在前 请示在后 正件在前 附件在后 印件在前 定稿在后 会议记录依会议时间顺序排列 会议文件要按文件的重要程序顺序排 列 重要的在前 一般工作形成的材料 结论性的文件在前 依据性 的文件在后 招投标及合同书资料按照时间先后顺序排列 工程竣工 验收资料按照工程类别进行排列 4 区分不同价值 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价 值 组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷 文件数量很少或 一件事密不可分的文件 可不必因价值不同而拆开组卷 5 跨年度材料的处理 以落款日期为准 6 具有长期保存的案卷 卷内文件首页右上角盖上 永久保存 字样 复印一份连同原件一同归档 7 卷内文件的编号 每一本案卷的卷内文件序号自设流水号 每 份文件内有页号的按原页号 无页号的用铅笔编写页号 并在目录中 记上页数 8 装订与装盒 文件档案类 人事档案类 会计档案类 经营档 案类 综合档案类等卷内文件以 年度 装订成册 工程档案类以 每个工程项目 装订成册 经营档案类的中标工程的招标文件 投 标文件 中标通知书及合同协议书只是短暂的放在经营档案类 等该 工程开工后都要归到工程档案类 9 卷内目录的填写 凡是组成的案卷 都应填写卷内目录 卷内 目录表的各项要填写齐全 1 序号 每册流水号 2 文号 填写文件制发机关的发文字号 合同可填写合同号 3 责任者 应填写文件形成的部门或以印章为准 4 标题 填写文件标题 一般应照实抄录 不要随意更改和简 化 没有标题或不能说明文件内容的标题 应根据文件内容自拟标题 外加 会议记录应在卷内目录的文件标题下写明会议的主要内容 合同 协议在此栏内填写合同内容及对方单位 5 日期 填写文件形成的时间 填写时可省略 年月日 用 表示 没有责任者 年月日的文件要考证清楚责任者和年月日 6 备考表的填写 每个案卷必须附有备考表 卷内文件的情况 说明 都应填在备考表内 若无情况可说明 也应将立卷人姓名填上 7 案卷封面的拟写 每份案卷都应根据卷内文件内容拟写封面 主要包括案卷内文件主题 文件中心内容 年代等 8 归档照片 录像片 录音带要写清载体的摄制时间 地点 所反映事情的内容 摄制人 照片要连同底片一起归档 9 归档的电子文档要附有标签 标签内应填写编号 套别 名 称 密级 保管期限和软 硬平台等 10 文件盒的填写 需清楚填写类目编号 年代 内容等 并用铅 笔标上保存期限 附 档案分类编号表档案分类编号表 一级类 目名称 二级类目名称基本范围 除工程项目外 都按年度归档 保存期限 外部文件类 A01 水利局文件 住建局文件 市政府文件 工商 局文件 统计局文件 工程方面文件 招投标 方面文件 永久 文件档 案类 A 内部文件类 A02 机要文件 工作总结 会议纪要 报告 通知 函 影像 磁盘资料 永久 人事管理类 B01 局人事任免通知 内部人事任免通知 职工人 事档案 劳动合同 社保 医保 公积金 招 聘 聘用 聘任 职称评定 奖惩 离退休管 理 企业涉外活动等相关资料 永久 考试类 B02 各种类型考试文件及报名资料10 年 人事档 案类 B 培训类 B03 各种外出培训和内部培训相关资料和文件10 年 会计档 案类 C 帐本 帐簿 原始凭证等永久 招标文件类 D01 分年度各种招标文件5 年 投标文件类 D02 分年度各种投标文件5 年 经营档 案类 D 合同协议书类 D03 分年度各种合同协议书永久 相关影像资料 D04 分年度各种影像资料 磁盘永久 工程档 案类 E 竣工验收资料 E01 工程竣工验收资料类 相关影像资料 图纸永久 统计报表 F01 分年度各种报表永久 审计报告 F02 分年度审计报告永久 资质相关资料 F03 分事项资质相关资料永久 重合同守信用证件 F04 分年度重合同证件永久 综合档 案类 F 其它 F05 其它重要资料根据具体情况 整理档案资料人员安排整理档案资料人员安排 为了公司档案资料更快更好