汽车4S店财务管理制度

珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 1 页 共 14 页 珠海吉博力 汽车销售服务有限公司 财务管理制度 发布日期 2017 年 3 月 2 日 珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 2 页 共 14 页 目 录 目 录 2 第一章 总则 3 第二章 现金管理制度 3 第三章 银行存款管理制度 6 第四章 财务审批制度 6 第五章 资金预算管理制度 7 第六章 员工借款管理制度 8 第七章 合同 收据 缴款管理制度 11 第八章 交车管理制度 11 第九章 费用报销制度 11 第十章 单车结算 公司月报管理制度 12 第十一章 附则 13 珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 3 页 共 14 页 第一章 总则 第一条 为加强公司资金的内部控制和管理 降低筹资用资成本 防范经营和财务风险 确保公司资金规范 安全 高效运作 实 现公司资产和股东资金收益最大化的目标 根据国家有关财务管 理法规制度和公司章程有关规定并结合公司实际情况 特制定本 办法 第二条 本制度适用于公司及公司所属部门 第二章 现金管理制度 第三条 为了加强公司现金管理 建立健全现金收付制度 严格执 行现金结算纪律 对现金管理作如下规定 第四条 现金使用范围 1 员工工资 奖金 津贴及劳保福利费用 2 出差人员差旅费 3 采购办公用品 零星备件或其他零星开支 4 新车介绍业务费及业务活动的零星支出备用金 5 确需现金支付并经总经理书面同意的其他开支 第五条 现金收付原则 1 收付现金必须根据规定的合法凭证办理 2 因公外出或购买物品 需借用现金时 出纳一律凭总经理 审批的借支单付款 珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 4 页 共 14 页 3 出纳不得擅自将公司现金借给他人或其他单位 不准谎报 用途 套取现金 不准利用银行账户代其他单位或个人存 入或支取现金 不准将公司收入的现金以及个人名义存入 银行 总经理书面许可除外 不准保留帐外公款 4 出纳不准白条顶款 不准垫支挪用公司资金 第六条 现金收入和支出 1 不论何种来源收入的现金 金额超过一万元以上的原则上 应于当日送存银行 2 支付现金 应该从库存现金中支付或从银行存款提取 公 司任何员工不得收入直接支付各项开支 严禁坐支现金 3 公司任何员工不得以任何借口或理由截留公司的现金收入 在取得现金收入后应及时上缴财务 4 支付现金在 1 5 仟元的 经办人必须提前一个工作日通知 财务部门 5 1 万元的 经办人必须提前 3 个工作日通知 财务部门 1 万元以上的 必须提前 5 个工作日通知财务 部门 事先未通知的 财务部门有权拒绝办理付款业务 公司紧急 重大的非日常事项例外 第七条 现金报销时间规定 1 购买物品借用现金应在购货验收入库后 2 个工作日内报销 出差人员所借现金必须在出差返回后 3 个工作日内报销 如不按时还清借款又不向财务部书面说明原因的 财务部 有权从借款人的工资中直接扣除 珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 5 页 共 14 页 2 借用备用金的部门和员工 必须在每月月末前据实报销相 关费用 逾期报销者 财务部有权拒绝办理 并在直接责 任人的工资中扣除借出的备用金 3 报销单填好后交综合管理部审核 由综合管理部审核后找 总经理签字 最后由财务报销 综合管理部每周五统一拿 一周报销单找总经理签字审核 后经财务部报销 第八条 库存现金的保管 1 库存现金限额原则上以满足公司 5 天日常零星开支为标准 超过限额要当日送存银行 2 会计人员应于每月末定期清理各类借款 及时催收 发现 重大问题 应及时向总经理汇报 采取措施 3 出纳办理现金出纳业务 必须做到按日清理 按月结账 及时登记现金日记账 结出库存现金账面余额 并与库存 现金实地盘点数核对相符 4 出纳人员必须每日核对库存现金 保持账款相符 如发生 长短款问题要及时向财务负责人汇报 查明原因后按照总 经理审批签章后的书面处理意见进行处理 不得擅自将长 短款项相互补抵 5 财务负责人每月末必须定期对库存现金情况进行清查盘点 每月不定期对库存现金进行盘点 每月不得少于壹次 重点放在账款是否相符 有无白条抵库 有无私借公款 有无挪用公款 有无帐外资金等违法违纪行为 珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 6 页 共 14 页 6 现金保管要有安全措施 存放现金要用保险柜 保险柜钥 匙要由出纳专人保管 第九条 处罚 1 对违反本制度造成公司损失的 视其情节严重 结予处罚 并保留以法律手段追究当事人责任的权利 2 凡超出规定范围 限额使用现金 用不符合制度的凭证冲 抵库存现金 未经批准坐支现金 私存小金库 编造用途 套取现金 公款私存 截留收入 逾期报销的 除给有关 人员处罚外 分别给予违纪金额 20 的罚款 第三章 银行存款管理制度 第十条 公司发生的一切收付款项 除第二章规定的可用现金支付 外 都必须通过总经理批准由网上银行和手机银行办理转账结算 第十一条 为随时掌握银行的收支和结存情况 合理组织货币资 金的收入 按各开户银行设置 银行存款日记账 进行序时核算 第十二条 出纳应定期到各开户银行收取银行结算凭证 对所有 的银行结算凭证 财务负责人必须进行严格审核 以防止和杜绝 挪用 贪污等违法犯罪行为发生 并每月末核对银行存款余额 珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 7 页 共 14 页 第四章 财务审批制度 第十三条 预算内资金支出 由财务部根据资金的周转情况和项 目进度情况拨付 资源部应在每周末做下一周提车资金安排 第十四条 财务预算外支出 1 根据公司经营业务的具体情况 发生下列情形时可办理预 算外支出 其他情况一律上报财务汇总后于下月计划安排 支付 1 各部门设备意外损坏必须购置设备或配件的 2 发生安全事故导致需支付款项的 3 员工临时性借款的 4 其他经总经理书面同意需预算外支出的 2 员工借款按照第六章规定办理 第五章 资金预算管理制度 第十五条 公司资金预算是公司财务预算的重要组成部分 为有 效地反映资金余缺及筹措使用情况 公司及各部门单位均要编制 资金预算 第十六条 资金预算主要包括 1 应收车款回收预算 应收车款应在车辆到店 3 日内回款 如客户未按合同约定的时间付款 我公司将收取千分之 3 的手续费 珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 8 页 共 14 页 2 其他应收款回收预算 财务部门每月末分析其他应收款项 形成的原因 逐项清理 发现问题及时上报总经理 3 职工薪酬预算 财务部根据各部门经营情况和员工出勤情 况按照规定的 绩效考核与工资计算制度 预算当月职工 薪酬总额和上缴的应由公司支付的职工社会统筹保险金 4 应付账款支付预算 财务部门根据应收款项回收预算金额 和预算的收现金额扣除上缴税费 发放职工薪酬 并提取 一定比例用于公司现金周转和项目资金储备后的余额计算 用于支付各供应商货款总额 每月 1 号 10 号支付上月应 付款 其中包括各类精品款 洗车费 光触媒等 每月 1 号和每月 15 号结算已产生的业务费 第六章 员工借款管理制度 第十七条 为了加强员工借款管理 减少资金占用 更好的服务 于公司经营活动 对员工借款作如下规定 第十八条 员工借款范围及审批 1 公司员工因公出差 零星采购 工程周转金及处理其他零 星支付业务 根据需要可借用现金 2 公司员工借支现金需要填写 借支单 经部门负责人批准 财务负责人审核后 报总经理签批 现金借支 5000 元以 上 需要提前 1 个工作日通知财务部 3 临时工 试用期员工不能借支现金 有出差任务时 由同 珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 9 页 共 14 页 行人员借支现金 4 现金借款人应亲自到财务部门支取现金并在现金支付凭证 上签字 除经总经理同意外不得委托他人代理借款事项 5 财务部工作人员不得接受他人委托以委托人名义向公司借 款 第十九条 员工借款额度 1 员工借支现金前必须预计合理的借支额度 部门负责人应 进行额度的审核 超出合理范围的员工借款 财务部门不 予借支 2 对不同级别的员工设置最高借款限额 未还借款超过限额 时 财务部门有权拒绝再次向其借款 3 员工借款额度表 员工级别借款额度 总经理 20000 00 部门经理 5000 00 其他职员 不含试用期 学徒工和临时 工 1000 00 第二十条 禁止白条抵现 对于符合规定的员工借款 财务部要 及时进行账务处理 第二十一条 员工报销的款项应首先用于偿还借款 有工作任务 需要支出现金时 需再次履行借款审批手续 财务部门不得直接 支付现金 珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 10 页 共 14 页 第二十二条 财务部要严格控制员工借款 准确掌握员工现金借 支 报销和还款的情况 及时清理借支 第二十三条 员工借款原则上次月发放工资时扣回 特殊情况的 需由借款人提出还款申请经总经理审批签字后交由财务计划扣款 第二十四条 出现无法收回借款情形时 由部门负责人 或担保 人 承担还款义务 由财务部工作造成无法收回借款的 由财务 经办人和财务负责人共同承担还款义务 总经理承担领导责任 第七章 合同 收据 缴款管理制度 第二十五条 销售部签订销售合同后 由财务部负责收取购车 订金 购车订金收取标准 1 车款总价 20 万以内收取不得少于 1 万元订金 2 车款总价在 20 40 万以内收取不得少于 5 万元 订金 3 车款总价在 40 万以上车辆收取 5 万 10 订金 和购 车款并开具购车缴款收据 汽车代购合同和销售业务代办委托书 的公司联交由财务部保管 如后期合同内容发生变化 必须从新 签订汽车代购合同或销售业务代办委托书 由销售部经理签字确 认后交财务保管 若交款者不是客户本人 必须让代办人签写车 款代付证明 第二十六条 财务人员休息当天应将刷卡机和购车缴款收据交由 销售部负责人管理 如遇客户支付现金车款时 应及时打电话通 知财务人员回公司收款 如遇特殊情况财务人员不能及时到店 销售人员应及时汇报总经理 听从总经理安排 珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 11 页 共 14 页 第二十七条 客户在交车款时 刷卡不得超过 3 张借记卡 超过 3 张卡每张卡收取 50 元刷卡手续费 若客户刷信用卡 必须收 取 0 6 的手续费 如遇特殊情况 经总经理签字批准后 可免 收手续费 如未经总经理批准 擅自免收手续费 由销售人员自 行承担相应的刷卡手续费 第八章 交车管理制度 第二十八条 交车时客户必须将汽车代购合同和销售业务代办委 托书以及购车缴款收据一并交给财务部 由财务部负责存档 第二十九条 交车时销售人员必须填制车辆放行条 经财务部审 核是否交清车款后签字予以出库 第九章 费用报销制度 第三十条 业务招待费 上牌费报销规定 1 各部门因工作需要接待客户时 应事先电话请示总经理批 准 并在业务招待费报销前补填申请并提交总经理审批 2 符合下列条件之一的 由部门负责人以上管理人员提出接 待申请 1 公司经营业务中的重要客人 2 公司上级主管部门的相关负责人 3 其他经总经理认可的外部合作单位关系人员 珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 12 页 共 14 页 3 业务招待费的报销 应严格按照实际招待对象如实填写费 用报销单 并附合法票据由综合管理部审核经总经理签字 后予以报销 4 上牌员每月月初拿上牌电子票据及明细表报销上牌所支出 的给类费用 交由综合管理部审核 后经总经理批准财务 报销 第三十一条 员工活动费报销规定 a 各部门组织元工集体活动 应事前书面申请经总经理审批签 字后方可执行 未事先审批的 一律不予报销 b 各部门按照规定组织员工集体活动后 以合法票据附签字后 的申请单据实报销 第三十二条 佣金支付规定 a 公司员工在经营业务活动中 不得私自向对方索取有损公司 利益的现金 礼品回扣 一经发现公司保留以法律手段追究 相关责任人责任的权利 b 公司需对外支付的货币佣金 必须先由经办人填写申请单 经总经理审批签字后由出纳支付 并及时入账 c 公司需对外支付的非货币佣金 由经办人填写申请 经总经 理审批签字交由财务存档后由财务出具统一的非货币佣金支 付证明 第三十三条 其他费用报销规定 公司根据业务情况另行书面规 定 备注 所有报销单附件发票必须是复印件 原因 原件交 珠海吉博力汽车销售服务有限公司财务管理制度 2017 版 第 13 页 共 14 页 由财务公司做账 第十章 单车结算 公司月报管理制度 第三十四条 第三十四条 每月 3 日之前销售人员必须把上一个月结算的商品 车价内部审批表递交给财务部 由财务部负责审核结算单车利润 及员工单车提成 上牌员应在月初和财务核对上月上牌客户名单