国外项目管理手册(中国港湾建设总公司)

2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 1 国外项目管理手册国外项目管理手册 前言前言 在八十年代初期 随着中国的改革开放政策的发展 部分中 国建筑公司出现在世界工程承包市场上 在开始阶段 由于多 年的封闭和思想意识以及管理方式的落后 所以大多数中国工 程公司都是从提供劳务分包入手 主要表现在提供劳务人员包 轻工 对于一些带材料设备的分包工程基本不敢涉足 除了在 非洲一些国家从事经援项目以外 在国际市场上通过竞标开展 工程总承包基本上无人问荆 不可否认 劳务分包为中国工程公司打开了国门 拓开了眼 界 发现了自我的优势和差距 为一些勇于进取和开拓的公司 奠定了基础 同时具有良好职业技能和管理严格中方施工队伍 也在国际市场上建立了良好的信誉 经过初期的发展阶段 许多具有对外经营权的中国工程承包 公司凭借其当地经验和初步积累起来的资源在不同程度上逐步 介入到带部分材料和设备的劳务分包 分包 延期支付 主要 集中在伊拉克 和一些中小型规模的项目总包领域 这一发展 阶段是带有明显的试探性并且比较缓慢 这其中不乏各公司的 甜酸苦辣和艰辛 一些公司在接受磨练后成长和壮大起来 一 些公司在承受痛苦和损失后退缩回劳务承包的领域 另外一些 公司从原来进入的市场消失或转入其他领域 中国港湾建设 集团 总公司是比较早进入分包和总包领域 的中国工程承包公司之一 八十年代初期 凭借公司在疏浚行 业的专业优势 我公司在巴林国以分包的形式实施了填海造地 工程 随后在中东 东南亚 非洲和拉丁美洲不同程度的加入 到工程投标的行列 也获得了一些工程项目 由于受当时环境 和条件的制约 我公司对外经营的决策方向发生偏差 没有将 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 2 驾轻就熟的港口建设和疏浚主业做为主要发展方向 反而在并 非十分熟悉的房建市场上投入了大量的资源 特别是在急功近 利思想的影响下 在中东地区采用了买标的错误做法 使得公 司蒙受了巨大的损失 在经受了失利之后 中港总公司认真总结了经验教训 调整 了经营方向并坚定不移的继续在国际建筑总承包市场上不断开 拓 通过努力 我中港公司在原有的和新开发的市场上承揽了 标致集团综合能力的澳门机场特大型项目和一批相当规模的中 小型工程 企业的声誉和效益不断扩大和增长 通过多年的具体实践 中港总公司积累和总结了许多行之有 效的国外项目管理经验 中港总公司海外事业部在经过细致筛 选和组织后选择了一些比较具有普遍意义管理要素 编制成了 国外项目管理手册 供项目经理 特别是首次出国任职 参考 使用 国外施工经常遇到的问题就是初期的适应 我们有许多技术 上优秀并具有在国内管理类似项目经验的经理在项目的开始阶 段有些无所适从 疲于应付各种琐碎事务和业主 咨工 政府 其他部门和分包商的种种要求 工作处于被动局面 还不时的 受到业主或咨工的各种指责 这种现象的发生多是由于制度和 体制的不同而造成的 实际上用简单的一句话来概括国际承包 工程项目的性质就是在一种公认的 双方同意并以合同形式规 定下的条件履行各自义务 这句话比较简单 但是实际运做就 比较复杂 首先做为国际承包商必须理解什么是公认的原则 再就是各自的权利和义务 换句话来讲就是游戏规则问题 不 管你的经验和阅历还是实力如何 今天你走上国际舞台 你就 必须参照其规则来运做 否则只能是四处碰壁 结果还被称做 是没有经验的承包商 所以尽快的熟悉和掌握规则并在短时间 内进入角色非常重要 国际承包市场上公认的规则实际上就是惯例 这是通过长期 的实践 完善和补充而形成的 我们不可能在世界市场上要求 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 3 对方接受我们的习惯做法 这是一条基本原则 既然是我们走 了出来就必须参照 熟悉 掌握和提高对这些规则认识和使用 从而走向更高境界 做为承包工程的项目经理 应该在进入现场后立即按照规则 和惯例以及合同有关要求开始有条不紊的工作 组织和签发各 种前期文件和报批材料 国外工程不可能给你留有足够的时间 进行熟悉和适应 同时 业主 咨工和分包商 供货商也在审视 你是否具有全面驾御的能力 这一段时间非常重要 一旦项目 经理的 经验 组织和协调能力得到普遍的认可将会对今后的 工作产生极大的影响 反之亦然 万万不可掉以轻心 下面将中港总公司在国外承包方面的一些带有普遍性的问题 的防范和处理办法做个介绍 希望能够对我国的国际承包事业 和同行们的实际工作起到推动作用 考虑到使用便捷 手册基本上是按照施工顺序编写 在每个 科目之前加空白方格和使用重体字 供使用人员检查工作使用 同时在每个科目下进行扼要说明 手册编制的基础是建立在一 些带有普遍性的施工要点 属于通用型范本 在使用过程中应 该注意结合当地和项目的具体情况以及合同的规定进行补充和 修订 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 4 1 前期准备前期准备 详细阅读合同文本 一般条款和特殊条款详细阅读合同文本 一般条款和特殊条款 对于任何一个工程项目 合同的重要性都是第一位的 合同文件是约束双方合同义务的规定 也是行为规范 详细和全面的了解合同内容 特别是特殊条款的内容对 于项目经理和其他管理人员非常重要 在阅读合同文件 时必须系统的进行了解 要对标书和招标过程中包括业 主或咨工答疑和各种正式信函全面掌握 避免在实施过 程中由于缺乏对合同文件的了解而造成的误会和损失 考虑到翻译的水平和专业限制 有条件的要尽量阅读原 文 对译文的模糊段落 要求澄清 重新计算图纸实际工程量重新计算图纸实际工程量 目前国外比较流行的工程计价方法是采用计量方式 按 照实际完成工程量计价付款 因此 业主和咨工在工程 量表中所给的数字并不精确的反映实际情况 有时 咨 工在考虑到其他可能发生的变更因素后 往往加大一些 科目的工程量表数量 这给我们的人 材 物配合带来 一定的变数 同时也对成本控制产生影响 在项目经理进入角色后应该立即组织重新计算图纸工程 量 尽量精确 同时认真研究投标时的价格构成 以便 胸中有数 统筹调配和控制定货 熟悉合同技术规范 寻找规范中文译本熟悉合同技术规范 寻找规范中文译本 规范是工程项目施工 验收和检验的唯一标准 业主和 咨工对于技术规范的要求是非常严格的 有时可以说是 苛刻的 技术规范的包含内容非常广泛 对于永久性结 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 5 构的材料 施工方案方面是面面俱到的 同时对于一些 临时设施或结构也是有要求的 例如摸板和支撑系统 虽然属于临时设施 但是规范中的规定是严格的 材料 供应方面 从加工制造 检验 出厂 运输 到场保管 等都是在合同技术规范文件中明确规定的 任何疏漏都 会造成经济损失 有时影响到工期 详细的了解规范要 求是项目经理和主管人员在施工前必须做到的任务之一 在过去几年中 许多中国的行业部门都对世界上比较通 用的英国 美国对口技术规范进行了部分或全部翻译 项目经理部应积极努力的寻找中文译本或到合同技术规 范国家驻华的使领馆商务部门索取并将重要部分翻译 使得每个项目技术管理人员知晓并参照执行 认真阅读图纸 特别注意图纸上文字注解要求认真阅读图纸 特别注意图纸上文字注解要求 项目经理部必须组织专业人员研究业主图纸并注意图纸 上的文字说明 有些业主和咨工习惯在图纸上加上一些 在技术规范中没有明确的内容 诸如指定分包商或材料 等 任何对于图纸文字注解的疏忽都可能造成投标或实 施过程中的失误 分解合同工程量表中单价并制定成本控制计划分解合同工程量表中单价并制定成本控制计划 我们的一切业务活动都是以企业效益为中心的 项目的 成本控制就是确保这个目的的手段 项目经理应在项目 启动前完成成本控制计划并贯彻落实到每个管理部门 成本控制计划应该建立在合同工程量表基础之上 要对 量表中的工程量 包括辅助和临时工程 进行分解 将 工 料 机的成本进行仔细计算并根据科目的不同进行 成本分配 特别是设备成本必须根据项目科目的台班配 置分别计入单项成本 不能采用平均分担的办法 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 6 项目的综合取费也必须反映到单项成本中 成本控制的 目标就是要求工 料 机 分包管理和财务部门分别明 白自己的任务和目标 要把成本概念贯彻到每个单项 管理过程中必须有成本概念 同时也将成本控制分解到 项目经理部每个部门和人 使之成为一个群体任务 了解当地法律规定 特别是税法 劳工法了解当地法律规定 特别是税法 劳工法 项目开工前 项目经理必须收集与项目有关的当地税法 文件 一般项目所在国的税法都是公开发售的 除了对 有关进口关税 临时进口税 所得税 包括预扣所得税 增值税 销售税 资源费等的了解之外 特别要注意 劳工法的有关规定 这可能涉及到劳务的来源和成本 税收资料的收集也可以通过当地会计师事务所协助解决 了解合同有关保函条款 复印存档了解合同有关保函条款 复印存档 做为项目经理和财务管理人员必须将项目有关的保函条 款吃透并将保函文件或复印件存档 办理项目经理部主要人员学历 技术职称证书 无不良办理项目经理部主要人员学历 技术职称证书 无不良 行为 如果当地要求 公证行为 如果当地要求 公证 项目经理部的主要人员 指经理 总工 应办理学历公 证 其他人员可以根据要求决定 办理项目经理授权书及公证和使领馆认证办理项目经理授权书及公证和使领馆认证 项目经理的授权书必须进行翻译 最好在原件上使用英 文 和领事以及项目所在国使领馆认证 考虑到部分国 家使领馆的认证费用偏高 可以考虑由中国驻当地使领 馆盖章认证 但是必须事先了解其可行性 办理焊工 潜水员 如果有 的办理焊工 潜水员 如果有 的 ASME 或船级社等有或船级社等有 关证书关证书 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 7 对于在一些高压或关键的永久性结构从事焊接工作的人 员和潜水员必须办理资格证书 我国行业部门颁发的资 格证书必须进行翻译和认证 为了避免不必要的考核 应尽量在国内办理国际认可的证明文件 项目人员体检 由于部分国家和地区对外来劳务办理工项目人员体检 由于部分国家和地区对外来劳务办理工 作许可证时要求体检 所以对结核病和肝病患者必须替作许可证时要求体检 所以对结核病和肝病患者必须替 换 换 大多数国家对外来人员都有体检要求 除了血液检查外 许多国家对结核病和肝病患者有严格控制 为了减少入 境后的麻烦 必须严格和细致的对派出人员进行体检 办理项目人员出国政审和护照申请办理项目人员出国政审和护照申请 每个工作人员至少携带每个工作人员至少携带 1 寸和寸和 2 寸照片各寸照片各 20 张张 由于许多国家都对外来务工人员要求办理长期签证 劳 工证 医疗证的要求 所以项目派出人员应在国内准备 足够的照片 以免到现场后临时办理 照片的规格尺寸 应向当地有关部门咨询 如果需要 办理项目人员国内人身保险 如果需要 办理项目人员国内人身保险 2 入场准备入场准备 现场踏勘 对施工中可能破坏和移动的市政设施 设备现场踏勘 对施工中可能破坏和移动的市政设施 设备 和树木进行绘图或登记拍照存档 以备竣工后恢复 和树木进行绘图或登记拍照存档 以备竣工后恢复 由于有些施工场地内包括一些现有设施和市政建筑 所 以我们不能盲目一揽子接收现场 因为在项目竣工后 业主或其他政府部门可能要求承包商进行恢复 如果没 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 8 有原始资料 可能会发生纠纷 所以在正式接收现场前 必须对业主提交的现场范围进行实际踏勘 对现场的地 上和地下设施 临时建筑包括市政设施 现场树木 进 行绘图或拍照并正式报送业主和咨工 以文字方式注册 登记 选定营地位置 特别注意上下水和供电便利 选定营地位置 特别注意上下水和供电便利 向业主申请施工和营地用地许可或其他有关手续 向业主申请施工和营地用地许可或其他有关手续 施工和临建 包括营房 的用地必须得到业主或其他部 门的书面正式批准 现场和临建的边线应用图纸明确规 定 业主或政府部门的用地批准文件应保存在现场以备 检查 向业主申请施工许可证 有在通航水域上工作时应向当向业主申请施工许可证 有在通航水域上工作时应向当 地港航部门申请发布航行警告地港航部门申请发布航行警告 尽管合同已经签署 现场已经移交给承包商 但是承包 商在开工前必须得到业主的施工许可 所以在现场移交 前 项目经理部必须正式书面要求业主颁发许可证书并 保留在现场以备检查 对在通航水域或城区进行施工必须得到港航部门和市政 管理以及交通管理部门的实现批准 向业主申请我方劳务指标向业主申请我方劳务指标 合同签署后立即向业主申请我方工作人员的长期签证和 工作许可指标 有许多国家都对外籍务工人员有较为苛 刻的限制条款 项目经理部必须认真研究当地的劳工法 规 提前动手 以免误事 向当地有关部门申请水电供应及营地排污向当地有关部门申请水电供应及营地排污 项目经理部应在开工前向当地的水电部门申请接水 电 和排污 随着环境保护意识的不断提高 许多国家在施 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 9 工环保上也有具体要求 项目经理部必须向有关部门申 请排污 营地的生活排污也必须按照规定妥善安排 不 得明排 以免发生罚款 另外项目的施工排水 特别是 在城区必须得到书面许可 向当地水 电和电话通讯部门索要施工现场和营地区域向当地水 电和电话通讯部门索要施工现场和营地区域 的地上和地下设施图纸 并将现有设施情况报告业主和的地上和地下设施图纸 并将现有设施情况报告业主和 咨工要求迁移 如果合同没有规定承包商负责 咨工要求迁移 如果合同没有规定承包商负责 施工现场的地上和地下设施应该予以特别关注 特别是 地下电缆 通讯线路和管线 一旦发生事故 罚款金额 往往是惊人的 在接收现场后 项目经理部应该立即致 函水电和通讯部门要求提供在施工场地的地下设施布置 在了解地下设施布置后 应该按照标书规定予以保护 对于需要迁移的应该立即书面通知咨工和业主 由于许 多国家的水电和通讯设施都是由专门的施工队伍负责 所以我方不得擅自进行移动 由于这个问题涉及到工程 工期的索赔 所以项目经理部必须给予高度重视 考察联系当地医院考察联系当地医院 项目经理部在正式开工前应对营地和工地附近的医院位 置 功能和作息时间进行了解 同时将其电话号码标注 在电话机上 通常合同中都有现场救护器材要求 必须 严格执行 拜会当地警察或治安部门拜会当地警察或治安部门 项目经理部在施工前应到附近管辖的警察或治安进行拜 会和通报项目基本情况 这样在今后必要时可以直接联 系并提供服务 项目经理部也应将警察或治安以及救火 部门的电话号码标注在电话机上 以备急需 与项目开户银行进行会晤并建立联系 建立银行账号 与项目开户银行进行会晤并建立联系 建立银行账号 开设银行账号必须出具授权书 对于一些国家还要与税 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 10 务部门联系并提供税号 向业主和咨工提供工程款收取 的银行账号 没有特殊情况 这个账号不宜经常变动 按照合同规定 如果指定保险公司 办理项目有关保险按照合同规定 如果指定保险公司 办理项目有关保险 项目一般都规定办理工程全险 CAR 和第三方险 保险公司大都要求承包商提供现场人员 设备清单 所 以在提供清单时应考虑到是否包括分包商 多数国家对 本国保险公司实行保护措施 最好多做比较后确定 办理我方人员的当地工作许可证和医疗证办理我方人员的当地工作许可证和医疗证 一般国家都对外籍务工人员有办理工作许可证要求 项 目经理部必须参照执行 如果为了避免遗失而对工作许 可证实行集中管理的话 人员外出时必须携带原件或复 印件 集中保管的许可证必须在一个容易提取的地点 以便急需 按照当地规定决定是否部分或者全部办理我方人员医疗 保险 3 临建临建 绘制并向咨工报送营地 临建场地平面图绘制并向咨工报送营地 临建场地平面图 营地和场区临建平面布置图必须事先经咨工批准 否则 不能开工 按照合同要求制作工程标牌并安装在指定地点按照合同要求制作工程标牌并安装在指定地点 工程标牌的式样必须实现报请咨工批准方可加工 严格按照合同要求建设咨工和业主办公室并配备办公用严格按照合同要求建设咨工和业主办公室并配备办公用 具具 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 11 合同中对业主和咨工的办公室用具配备都有详细规定 定货前应将产品样本提供咨工并正式批准 尽量不要贪 图小利而引发今后维修麻烦 也不必为协调关系而超标 准配置 按照合同规定建立现场试验室并配备设施按照合同规定建立现场试验室并配备设施 必须按照合同规定予以提供 定货产品前应得到咨工书 面批准 将我方营地与办公区域分隔将我方营地与办公区域分隔 由于生活习惯不同 我方的营区必须与办公区隔离 生 活区尽量使用围墙或护拦 生活区道路必须考虑交通安 全 绘制营地和办公区域的上下水和供电电缆平面图绘制营地和办公区域的上下水和供电电缆平面图 为维护方便 将场区和营区的临时地下设施绘图或加以 标识 配备和建立现场紧急抢救设施和急救箱 我方医护人员配备和建立现场紧急抢救设施和急救箱 我方医护人员 如果配置 只准进行现场救护 严格禁止对外方人员 如果配置 只准进行现场救护 严格禁止对外方人员 进行诊治或处方以及药物注射 进行诊治或处方以及药物注射 许多国家对医疗许可有严格的规定 除紧急处置外 不 能出于任何原因对现场的外籍人员提供医疗 处方 开 药和诊治服务 否则会引起极大麻烦 为全部营房和办公室配备灭火器和集中消防设施并定期为全部营房和办公室配备灭火器和集中消防设施并定期 检查检查 营房和办公区的灭火器和消防器材必须配置并摆放在明 显区域 联系清洁公司或按照当地规定处理生活垃圾联系清洁公司或按照当地规定处理生活垃圾 严格按照当地的卫生和环保规定控制生产性和生活性排严格按照当地的卫生和环保规定控制生产性和生活性排 污和食堂 卫生设施的卫生污和食堂 卫生设施的卫生 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 12 由于生活习惯和工人素质问题 中国公司的厨房 食 堂和卫生间的卫生保持是个难点 这反映一个企业的素 质并且容易引发矛盾 必须予以持久的检查和督促 4 EPC 项目的设计和采购项目的设计和采购 设计单位资质报批 使用规范设计单位资质报批 使用规范 在设计 采购 施工合同中 设计属于第一环节 我们 中国公司有许多类似合同都是在设计工作上产生延误 导致项目后期被动 虽然在投标过程中 已经有设计单 位的介入 但是由于各种因素 设计人员的动迁的准备 往往是不足的 应该引起特别关注 项目经理部必须首 先准备各种详尽的业绩材料并在最短的时间内通过设计 单位和人员的资格审查 设计单位必须了解 无论你在这个行业中的有国什么样 的业绩 合同中规定的规范是唯一可以使用的标准 必 须对合同规范有全面了解 设计图纸批准后必须提交符合规范要求的计算书 根据我公司的经验 与设立在项目所在地或在当地从事 过类似工程的外国设计公司合营是目前解决设计拖延的 行之有效的办法 这些公司的数据库档案材料非常齐全 特别是一些在当地实施过类似工程的设计公司 可以根 据我方资源和设备能力进行设计优化并在很短时间提出 初步设计 与咨工和业主进行初步交流后就可以确定设 计方案 设计批准后计算书的提交也非常及时 而且承 担设计责任 与此同时在专业设计公司进行设计的过程 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 13 中还可以提供供货单位的信息 我认为在现在阶段 通过与国外的设计公司联合进行设 计承担 EPC 工程可以在很大程度上与国外惯例快速接 轨 学习和锻炼队伍 降低成本和规避设计延误的风险 设备采购设备采购 对于一些特殊专业的项目 设备采购的工作难度非常大 特别是一些初次到国外施工的企业 经常发生不知道到 哪里定货的事情 设备采购必须下手早 除了使用网络寻找以外 目前 在一些英美国家还有一些专业的采购公司可以使用 在 一些地区里的西方国家和美国的商务处也能够提供类似 信息 另外利用外国专业设计单位提供的信息也是解决 办法 应该严格注意专业供货商所使用的行业规范中与合同 要求的不同点 尽量促使咨工和供货商之间的直接技术 规范沟通 加快批准速度 避免多次和重复向同一供货 商询价 在签定合同时必须注意现场服务 备品备件 质量保证和操作手册条款 5 现场开工现场开工 会晤当地法律顾问或专业索赔公司 了解注意事项并决会晤当地法律顾问或专业索赔公司 了解注意事项并决 定是否聘请项目索赔顾问定是否聘请项目索赔顾问 对一些大型和综合复杂的工程 项目经理部应该考虑是 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 14 否雇佣当地法律顾问和专业索赔公司 在施工过程中 不论发生工伤还是意外 法律顾问都是不可缺少的 法 律顾问的聘请费用一般都是一笔固定的年费 发生诉讼 费用另议 由于对于合同条款的理解 语言能力以及处理技巧等诸 多原因 我们的整体索赔水平较低 索赔事项的提出 佐证文件的收集 整个文件的编制都处于一种低级水平 而国外的专业合同管理 索赔 公司大都是由一些有过 承包商和咨工经验的人员或公司组成 能力和水平较高 但是收费也比较昂贵 中港总公司在过去的一些项目上聘请了合同管理公司 收效很好 我们认为晚请不如早请 最好合同管理公司 在项目开始时就介入 这样在索赔文件的初级准备和资 料积累方面可以给项目经理部提供强有力的协助 会晤并选定会计师事务所 制订较详细的税务安排 按会晤并选定会计师事务所 制订较详细的税务安排 按 照当地纳税法律规定做外帐照当地纳税法律规定做外帐 税收是国外工程项目的一个关键环节 必须依靠当地的 会计师事务所协助做账 税收问题比较敏感 必须小心 处理 对待税收问题必须全面考虑 不要计较小利 更 不要寄希望于亏损退税 在有能力的时候应该适当纳税 避免税务部门的纠缠 税务问题是个复杂问题 由于其时间上滞后的特点 所 以税务部门对一些问题有追索权 一个项目引起的麻烦 可能会波及其他项目或业务 要特别注意妥善处理 不 留后遗症 按照当地的实际工 料 机和分包情况修改完善成本控按照当地的实际工 料 机和分包情况修改完善成本控 制计划制计划 按照当地的实际情况对成本控制计划进行调整 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 15 将合同签字文本和施工许可证书的复印件保存在办公室将合同签字文本和施工许可证书的复印件保存在办公室 备查备查 如果需要 通过业主向当地无线通讯管理部门申请步 如果需要 通过业主向当地无线通讯管理部门申请步 话机或其他通讯设施使用许可话机或其他通讯设施使用许可 许多国家的无线电管制规定非常严格 项目经理部必须 实现进行了解 对于有规定的国家要严格办理许可证 向咨工报送项目经理部组织机构图及相应管理人员简历 向咨工报送项目经理部组织机构图及相应管理人员简历 要特别注意设置安全和质量控制负责人 要特别注意设置安全和质量控制负责人 项目开工前应向咨工和业主报送项目经理部的管理机构 图 管理机构的框架应该简单 直接和有效 这种机构 设置不能是应付差事 必须具有实用性并参照执行 对项目经理和主管人员要报送简历 简历的内容不要过 于烦琐 主要内容应包括学历 过去承担的主要项目和 职务 项目质量控制和安全人员的简历也要报送 建立档案制度 将双方来往函电 设计 材料 施工方建立档案制度 将双方来往函电 设计 材料 施工方 案报批和工程款申请等不同文件分别编号存档并将我方案报批和工程款申请等不同文件分别编号存档并将我方 文号正式通知咨工 以便双方协调文号正式通知咨工 以便双方协调 应该承认 工程承包公司的文件管理水平是比较低的 项目经理部习惯于采用流水登记 时间一长或当事人不 在 其他人无法处理 另外我们的文件编号比较混乱或 者没有 特别不利于查找 项目经理部应该在开工后立即与咨工沟通 双方指定文 件编号 将施工方案 材料报批 图纸 工程款等分类 编号 以便工作 项目经理部要保留全部原件 经办部 门只留复印件 文件的保管和交流显示公司的管理水平 应给予高度注 意 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 16 与咨工建立现场备忘录制度 对一些不便以正式书信方与咨工建立现场备忘录制度 对一些不便以正式书信方 式处理的文件或现场指令使用备忘录方式式处理的文件或现场指令使用备忘录方式 施工现场经常发生突发事件 项目经理最头痛的事情是 一些咨工和业主代表的口头指令 按照合同规定可以不 接受口头指令 但是具体运做有困难 如果没有书面确 认又难以划分责任 全部用正式函件进行事后确认又可 能引起咨工的反感 所以在开工前最好与咨工达成默契 对一些不便于使用正式函件的事情采用现场备忘录的形 式确认 备忘录单独编号 建立双方文件签收制度并严格遵守建立双方文件签收制度并严格遵守 必须严格要求文件签收制度 签收文件时不要加备注 更不要拒绝签收 这种做法没有实际意义 反而引发不 良后果 与咨工建立现场例会制度 原则上为每周或两周一次 与咨工建立现场例会制度 原则上为每周或两周一次 参加会议人员不宜经常变动参加会议人员不宜经常变动 一些国际工程对项目经理的外语水平是有严格规定的 考虑到我们的项目经理可能外语表达能力有限 所以必 须要让对方对项目经理的能力信服并接受 由于业主和 咨工召开的周会要讨论项目的全部协调问题 与会人员 必须对项目有全局观念和控制 所以千万不要由于语言 问题而派遣一些无法决策的人员到会 与会人员必须对会议可能讨论的问题详细研究 避免无 法回答或不负责任的允诺 人员要精简 严格周会记录 充分表明我方意见并认真组织落实严格周会记录 充分表明我方意见并认真组织落实 由于周会记录是在会后整理的 所以可能发生出入 一 旦发现与会议讨论内容不符内容应在下次会议上要求更 正 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 17 现场主要管理人员变动和离场必须事先通知咨工并明确现场主要管理人员变动和离场必须事先通知咨工并明确 代理人 项目经理长时间离场必须事先得到咨工批准代理人 项目经理长时间离场必须事先得到咨工批准 项目经理和主管人员长时间离开现场前必须书面通知咨 工并要求批准 申请上要说明事由 时间和临时负责人 避免发生不必要的麻烦 与咨工建立工程报验制度和程序 规定报验单格式 报与咨工建立工程报验制度和程序 规定报验单格式 报 送时间和地点 特别注意不要提前提交报验单 以免发送时间和地点 特别注意不要提前提交报验单 以免发 生咨工验收时尚未完工的现象 生咨工验收时尚未完工的现象 项目开工前必须与咨工通过会议的形式讨论和明确现场 报验单的形式和报送以及检验时间 报验单的格式应该 包括报验内容 时间 地点和咨工意见 规定报验单的 报送时间主要是便于咨工安排检验人员 报验单提交时 间应在项目检验的前一天 报验单的检验时间主要是约 束咨工检验人员不得无故拖延 特别要注意的是要严格避免提前报验的事情发生 如果 咨工的检验人员到达现场而工程尚未具备报验条件 可 能造成咨工拒绝检验 这类事情一旦多次发生 会引起 咨工的强烈反应 影响工作 建立现场试验室检验报告单格式及检验流程建立现场试验室检验报告单格式及检验流程 项目开工前应与咨工讨论并制定实验室检验报告形式和 流程 便于参照执行 与咨工建立现场作息时间表与咨工建立现场作息时间表 现场作息时间应与咨工和业主的时间尽量靠拢 一般来 讲加班做准备工作属于内部安排 但是隐蔽工程的施工 必须在工作时间内进行 如果要求咨工加班则必须事先 通知并得到批准 咨工人员的加班费可以协商解决 向咨工报批现场原有设施保护方案向咨工报批现场原有设施保护方案 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 18 对全部原有的现场地上和地下设施的保护方案必须事先 得到咨工批准 准备项目施工总进度计划并与咨工进行讨论后修改定稿准备项目施工总进度计划并与咨工进行讨论后修改定稿 报批报批 项目总进度计划是项目管理的关键 一般说来项目上只 会有一个被批准的计划 之后的修改计划一般是得不到 咨工的正式批准的 目前国外对项目进度计划的计算机 软件使用有许多限定条款 应该严格参照执行 进度计划必须有其可行性和严肃性 不能马虎对待或采 用不切合实际的倒排法 计划与资源 条件包括气候关 系的协调必须谨慎 向咨工和业主索取现场标高和基准点向咨工和业主索取现场标高和基准点 基准点必须予以有力的保护并经常性的复测 以免失误 测量并绘制施工现场标高及地形图测量并绘制施工现场标高及地形图 这项工作对于道路和带有土方开挖和回填的工程尤为重 要 制定施工图图标并报咨工批准制定施工图图标并报咨工批准 承包商负责的任何施工图 包括竣工图 的图标必须事 先报请咨工和业主批准方可使用 向咨工报批材料供货商及每一项用于永久工程使用的材向咨工报批材料供货商及每一项用于永久工程使用的材 料 包括供货商名称 基本业绩 材料名称 产品介绍 料 包括供货商名称 基本业绩 材料名称 产品介绍 原产地 质量保证 出厂标号 现场保管方法以及样品 原产地 质量保证 出厂标号 现场保管方法以及样品 任何工程上使用的永久性材料 包括部分临时材料 都 必须实现得到咨工的批准 否则现场不得使用 项目经 理部必须注意材料报批的时间掌握 特别是进口材料的 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 19 批准 避免发生问题延误工期 将咨工批准的供货商文件原件及供货商的报批文件妥善将咨工批准的供货商文件原件及供货商的报批文件妥善 存档存档 向咨工报送拟在项目上使用的分包商名称 业绩 咨工向咨工报送拟在项目上使用的分包商名称 业绩 咨工 批准后方可入场批准后方可入场 除承包商自己的队伍以外 其使用的任何分包商都必须 事先得到咨工批准 否则不能签约和进场 要求被批准的分包商提供施工方案 施工图 材料和进要求被批准的分包商提供施工方案 施工图 材料和进 度计划度计划 考虑到分包商的工作习惯和减少项目的协调工作 项目 经理部应要求分包商向其报送施工方案 施工图 使用 材料和进度计划 经我方审查和批准后再报送咨工 要求分包商对其设备进行保险要求分包商对其设备进行保险 对一些专业分包商 可以要求对其专有设备进行保险 或者和保险公司协商将其设备一同包括在施工全险中 但是必须与保险公司有书面约定 接触联系当地船运代理 了解海关清关手续和费用并签接触联系当地船运代理 了解海关清关手续和费用并签 定协议定协议 进口物品清关是一项限制较多的烦琐工作 手续多 耗 时间 最好使用清关代理并由我方专人负责 按照当地劳工法要求 与经理部全部外籍雇员签定雇佣按照当地劳工法要求 与经理部全部外籍雇员签定雇佣 合同 特别注意个人所得税 政府规定福利 食宿 交合同 特别注意个人所得税 政府规定福利 食宿 交 通 试工期 年假 医疗和解聘事宜通 试工期 年假 医疗和解聘事宜 一定要与当地法律顾问探讨雇佣协议的内容并与每个项 目经理部自行雇佣的当地或其他国的雇员签定协议 避 免麻烦 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 20 6 施工阶段施工阶段 严格开工通知制度 在现场任何一项工程开工前必须事严格开工通知制度 在现场任何一项工程开工前必须事 先通知咨工并得到批准先通知咨工并得到批准 这一点非常重要 项目经理必须明确的了解在施工现场 任何一项工程的开工必须实现得到咨工批准 按照合同要求向咨工报送施工图 批准后方可施工按照合同要求向咨工报送施工图 批准后方可施工 一般国际工程项目的施工图都是由承包商负责绘制 承 包商必须根据合同规范和图纸要求制作施工图 报批施 工图必须加盖 报批 FOR APPROVAL 字样 批准 后的施工图必须加盖 用于施工 FOR CONSTTUCTION 字样 现场使用的一切图纸都以加 盖 用于施工 的图纸为准 避免出错 开工前分单项向咨工报送施工方案开工前分单项向咨工报送施工方案 单项施工方案不同于施工组织设计 而是对具体一个单 项所做的施工说明 施工方案必须以规范为衡量标准 在任何一阶段或新工作面开始之前的首要任务就是施工 方案的报批 施工方案的编制应该尽量简单和提前报批 因为咨工将按照批准的施工方案进行检验 所以不要为 了被批准而增加内容限制自己 按照合同要求 与咨工制定工程款申请单格式按照合同要求 与咨工制定工程款申请单格式 工程款申请格式应该与业主的格式一致 避免混乱 与咨工建立不定期技术讨论制度与咨工建立不定期技术讨论制度 为减少拒绝批准 项目经理部的主要技术人员应该尽量 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 21 在现场与咨工建立不定期的技术讨论 要让对方对非正 式报批的图纸和施工方案事先了解并提出意见或做出解 释 达成共识再报送 项目经理部各主管人员按照其工作范围分别对外 联络项目经理部各主管人员按照其工作范围分别对外 联络 培养与业主 咨工各级人员之间的感情培养与业主 咨工各级人员之间的感情 不要任何事情都由项目经理出面 长期这样做会贬低项 目经理的形象和权威 各个部门对口人员应尽力协调与 咨工对口人员的关系 将问题和矛盾消化在基层 按照合同要求或与咨工协商拍摄工程照片按照合同要求或与咨工协商拍摄工程照片 在图纸或重要材料报批前可以要求与咨工进行非正式协在图纸或重要材料报批前可以要求与咨工进行非正式协 商 缩短批准时间商 缩短批准时间 尽量采用对口人员技术讨论的方式 充分发表意见 达 成共识 但是要特别注意技术讨论并不是将具体工作推 给咨工 我方的文件资料应该尽可能的完整 征得咨工同意后 邀请重要材料供货商代表到现场进行征得咨工同意后 邀请重要材料供货商代表到现场进行 材料介绍或现场示范材料介绍或现场示范 由于对国际建筑材料的了解程度 所以对一些比较关键 材料的选定前最好在现场组织咨工和供货商进行技术交 流 缩短报批时间 处理好这件事对项目的顺利实施起 良好的推动作用 设备供货商必须提供足够份数的使用合同规定文字的维设备供货商必须提供足够份数的使用合同规定文字的维 修手册 以供项目竣工后提交业主修手册 以供项目竣工后提交业主 对特殊设备供货商的合同条款中应加入现场安装调试服对特殊设备供货商的合同条款中应加入现场安装调试服 务指导条款务指导条款 在签署定货合同中必须包括现场调试和服务 否则今后 一旦需要 对方的回答往往是缓慢的 而且费用较高 按照合同规定向咨工提交大宗材料到货和保管计划安排 按照合同规定向咨工提交大宗材料到货和保管计划安排 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 22 材料进场前 特别是进口材料 事先通报咨工材料进场前 特别是进口材料 事先通报咨工 根据合同规定 永久性工程的材料到达现场后业主要支 付一定比例的付款 从这时起材料的所有权属于业主 因此在大宗材料 特别是进口材料到场前必须书面通知 咨工并要求到场检验 这对付款或保险索赔是有帮助的 注意提取钢筋材料的出厂铭牌和材料检验报告注意提取钢筋材料的出厂铭牌和材料检验报告 材料部门必须向供货商索取近期的产品检验报告和每批 供货的出厂质量检验报告并妥善保管 在大体积或连续浇注混凝土作业前必须与当地气象部门在大体积或连续浇注混凝土作业前必须与当地气象部门 联系取得天气预报资料联系取得天气预报资料 在多雨地区进行大体积混凝土浇注和关键施工前必须与 气象部门联系 避免发生事故造成拒收 通常当地机场 的气象资料比较准确 如果无法事先获取有关资料则必 须考虑临时防护措施 未经咨工验收签字 不得进行任何下道工序施工未经咨工验收签字 不得进行任何下道工序施工 这应该是项目经理部全体人员非常明了的事情 必须做 到 现场不接受任何口头指令 特别是有关工程变动或影响现场不接受任何口头指令 特别是有关工程变动或影响 公共设施的工作 公共设施的工作 咨工必须给予书面指令或事后立即 咨工必须给予书面指令或事后立即 确认确认 对于一些非关键问题可以采用现场备忘录形式予以事后 确认 对于停工命令应立即执行 除了抢险以外 对于 涉及到公共设施的指令必须要求咨工书面确认 不得含 糊 注意保存全部试验报告和现场施工验收单注意保存全部试验报告和现场施工验收单 现场实验报告和签署后的报验单必须专档保存 2001 年中国国际经济合作学术年会论文 中国港建设 集团 总公司 23 制定现场安全操作 防火和交通管理规程并严格遵守制定现场安全操作 防火和交通管理规程并严格遵守 指定切实可行的现场安全操作规则并适用于包括咨工在 内的全部人员 对于用于咨工检验的通道要尽可能的提 供方便 对于脚手架通道必须按照合同要求处理 不能 简单对待 按照合同规定的最低付款额规定 尽快申报首批工程款 按照合同规定的最低付款额规定 尽快申报首批工程款 以便了解支付程序和打通业主付款渠道以便了解支付程序和打通业主付款渠道 任何一个政府项目的首批付款都是耗费时间的 因为新 项目的付款要通过各个部门 还没有成为惯例 所以要 一个一个部门和一个一个人的签署 因此 通过首批付 款而打通付款渠道变得非常重要 对有物价调整条款的合同 按时向当地有关部门索取 对有物价调整条款的合同 按时向当地有关部门索取 物价指数 按合同规定的价格调整计算公式计算合同价物价指数 按合同规定的价格调整计算公式计算合同价 格并及时调整合同价格 随月进度报表报咨工格并及时调整合同价格 随月进度报表报咨工 业主 业主 按照当地税法规定和会计师的要求编制外帐按照当地税法规定和会计师的要求编制外帐 外账的编制是个日积月累的工作 还要准备应付税务部 门的突然检查 所以项目的外账处理必须及时 稳妥 要保持与会计师事务所的定期