会议记录写作指导

会议记录写作指导 目标导航 了解会议记录的基本要求 学会整理简单的会议记录 重点提炼 1 熟悉会议记录的文面构成 2 掌握会议记录的记录要领 知识点拔 一 会议记录的定义 作用 特点和类型一 会议记录的定义 作用 特点和类型 1 1 定义 定义 会议记录 是开会当场把会议的情况如发言人姓名 会上的报告内容 讨 论的问题 与会者的发言 通过的决议等如实地记录下来的书面材料 它是由 会议组织者指定专人 如实 准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种应 用性文书 要求真实 全面地反映会议的本来面貌 2 2 作用 作用 1 依据作用 会议记录忠实地记录了会议的全貌 会议精神 会议形成的决定和决议 会议对重大问题作出的安排 如果在会议后期需要形成文件 要以会议记录为 依据 如果不形成文件 与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确 也 要以会议记录为依据进行检验 2 材料作用 会议进行过程中连续编发的会议简报 以及会议后制作的会议纪要 都要 以会议记录为重要材料 会议简报和会议纪要可以对会议记录进行一定的综合 提要 但不得对会议记录所确认的内容歪曲和篡改 可以说 会议记录是形成 会议简报和会议纪要的基础 3 备忘作用 会议记录可以作为会议情况和会议内容的原始凭证 起到留存备查的作用 会议记录还可以成为一个部门和单位的历史资料 若干年后 通过大量会议记 录可以了解这个单位的历史进程和发展状况 3 3 特点 特点 1 真实性 会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别 那就是他只有 记录权没有改造权 会议是个什么样就记成什么样 与会者发言时说了些什么 就记下什么 记录者不能进行加工 提炼 不能增添 删减 不能移花接木 不能张冠李戴 2 原始性 会议记录是会议情况和内容的原始化的记录 所谓原始 就是未经整理 未经综合 在这一点上 它跟会议简报 会议纪要有着很大不同 会议简报和 会议纪要也是真实的 但不是原始的 虽然在内容上可能没有太大差别 但在 存在形态上 会议记录跟会议简报和会议纪要的差异甚大 3 完整性 会议记录对会议的时间 地点 出席人员 主持人 议程等基本情况 对 领导讲话 与会者的发言 讨论和争议 形成的决议和决定等内容 都要记录 下来 一般没有太多的选择性 4 4 类型 类型 1 简要记录 一般会议只要求有重点地 扼要地记录与会者的讲话和发言 以及决议 不必 有闻必录 所谓重点 要点 是指发言人的基本观点和主要事实 结论 对一般性的例行会议 只要概括地记录讨论内容和决议的要点 不必记录详细 过程 简要记录 一般是要在开会时认真记 过后不必整理 2 详细记录 对特别重要的会议或者特别重要的发言 要作详细记录 详细记录要求尽 可能记下每个人发言的原话 不管重要与否 最好还能记下发言时的语气 动 作表情及与会者的反应 如果发言者是照稿子念的 可以把稿子收作附件 并 记下稿子之外的插话 补充解释的部分 详细记录 不仅在开会时认真记 会 后还要加以整理 必要时还应经会议主持人审阅 3 录音记录 就是用录音机完整地录下原话 会后再根据录音整理 对于重要的会议 还可以运用录象等手段 完整地记录下会议的全貌 三种方法各有特点 哪一种会议采用哪种记录方法舒适 要根据会议的性 质 目的 要求及讨论的问题来决定 二 会议记录的文面构成二 会议记录的文面构成 会议记录的文面结构大致为两个部分组成 会议概况和会议内容 1 1 会议概况 会议概况 1 会议名称 会议名称包含在标题之中 标题由会议名称加文体名称组成 如 会议记录 如果使用的是专用的会议记录本 连 记录 二字也可 省略 只写会议名称即可 2 会议时间 要求写清具体时间 要写明年 月 日 上午 下午或晚上 时 分 3 会议地点 要求明确 如 会议室 礼堂 现场 等 4 出席人 根据会议的性质 规模和重要程度的不同 出席人一项的详细也会有所不 同 有时可以只显身份和人数 如 各院系党总支书记和直属党支部书记 31 人 各部门经理 全体与会代表 等 如果出席人身份复杂 如既有上级领导 又有本单位各部门的主要领导 还有各种有关人员最好将主要人员的职务 姓名一一列出 其他有关人员则分 类列出 5 缺席人 如有人缺席 应作出记录 并要注明缺席原因 6 列席人 包括列席人的身份 姓名 可参照出席人的记录方法 7 主持人 主持会议的负责人姓名 要注明职务 如 校党委书记 公司 总经理 8 记录人 包括记录人的姓名和部门身份 如 办公室秘书 2 2 会议内容 会议内容 这是会议记录的主要部分 主要有 主持人发言 会议的报告或传达的有 关事项 与会者的发言 讨论的问题 会议的决议 会议涉及的其他主要内容 等 主要有以下三点 1 议题 即会议分项议论的内容的摘要或标题 可列序号 这样显得内容分明 便 于查阅 如果是专题性会议的记录 就没有列议题的必要了 2 议论 即会议中围绕议题展开讨论的发言记录 这是会议记录的主要内容 记写 在发言人姓名之后 3 议决 也称 决议 即讨论结果 通常由会议主持人加以归纳 也可直接用 决 议 作栏目替代 其后写上具体决议结果 包括弃权 异议 重要保留意见等 另外 在会议记录的结尾 可将主持人宣布的散会一项记入 也可以将散 会一项略去不记 最后 由主持人和记录人对记录进行认真校核后 分别签上姓名 以示对 此负责 以上是会议记录的文面构成 这只是一种常用的格局 三 会议记录的记录要领三 会议记录的记录要领 会议记录的要求是快和准 快才能完整 全面地记录 准是为了忠实于原 意 1 1 真实准确 真实准确 纪实性是会议记录的重要特征 因此确保真实就成了对记录稿的必然要求 记录人要忠于职责 严肃认真地追踪会议发展的过程 力求把会议的情况全面 客观地记录下来 要求忠于事实 依实而记 记录必须真实准确 不能夹杂记 录者的任何个人情感 不得断章取义 尤其是会议决定之类的东西 更不能有 丝毫出入 要如实地记录别人的发言 决不能任意增减或改变 特别是关键词 语不能走样 2 2 突出重点 突出重点 记录人要积极动脑 密切观察 分析会议动向 作出灵敏反应 将与会议 主题最相关的议论 决议和情况记录下来 游离于会议主题之外的内容是不必 进入记录的 发言要点要记得完全 不能漏记 少记 要善于边听发言边分析 判断哪些该记 哪些不该记 该详则详 该简则简 记录的详细与简略 要根 据情况决定 一般地说 决议 建议 问题和发言人的观点 论据材料等要记 得具体 详细 一般情况的说明 可抓住要点 略记大概意思 就记录一次会议来说 要围绕会议议题 会议主持人和主要领导同志发言 的中心思想 与会者的不同意见或有争议的问题 结论性意见 决定或决议等 作记录 就记录一个人的发言来说 要记其发言要点 主要论据和结构 论证 过程可以不记 就记一句话来说 要记这句话的中心词 修饰语一般可以不记 要注意上下句子的连贯性 一篇好的记录应当独立成篇 3 快速成效 这是记录的基本功 要做好记录 必须眼 耳 脑 手一起动员 密切协 调 既要追求质量 也要讲究效率 而讲效率 还要字迹清楚 不能潦草到事 后自已也不知所云的地步 字要写得小一些 轻一点 多写连笔字 要顺着肘 手的自然去势 斜一点写 欲求把记录做得又好又快 可以适当运用简称 缩写 符号以及暂时空缺 事后补记等方法 但关键途径还在于平时锻炼 不断提高记录能力 下面简单介绍两种速记的方法 省略法和替代法 1 省略法 在记录中可使用省略法 如使用简称 简化词语和统称 省略词语和句子 中的附加成分 比如 但是 只记 但 省略较长的成语 俗语 熟悉的词语 句子的后半部分 画一曲线代替 省略引文 记下起止句或起止词即可 会后 查补 2 替代法 即用较为简便的写法代替复杂的写法 一可用姓代替全名 二可用笔画少 易写的同音字代替笔画多难写的字 三可用一些数字和国际上通用的符号代替 文字 四可用汉语拼音代替生词难字 五可用外语符号代替某些词汇 等等 但在整理和印发会议记录时 均应按规范要求办理 他山之石 XX 大学第 X 次办公会议记录 时间 2006 年 X 月 X 日上午 地点 第一会议室 出席人 张 XX 校 刘 XX 副校长 王 XX 校长办公室主任 陈 XX 教务长 李 XX 总务长 用各系院 各部门主要负责人 缺席人 方 XX 副校长 出公差 于 XX 副教务长 因病 主持人 郑 XX 副校长 记录人 何 XX 校办秘书 一 报告 1 李 XX 报告学校基本建设进展情况 本书略 2 刘 XX 传达市人民政府 关于压缩行政经费的通知 本书略 二 讨论 中心议题 我校如何按市政府 通知 精神 抓好行政费用的合理开支 切实做到既勤俭节约又不致影响正常的教学 科研等活动的开展 发言 本书略 三 决议 1 利用一天的时间组织有关人员集中传达学习 通知 精神 提高认识 统一思想 具体时间由各单位自行安排 2 利用下次政治学习时间 各单位负责人向群众传达宣讲 通知 精神 3 各单位责成有关人员根据 通知 的压缩指标 重新审定本年度行政经 费开支预算 并于两周内报校工办公室 4 利用学习和贯彻 通知 精神的机会 对全校师生员工普遍开展一次勤 俭节约 艰苦朴素的革命传统教育 散会 主持人 郑 XX 签名 记录人 何 XX 签名 评析 这份会议记录较为准确完整地记录了一次会议的主要情况 文面 构成合理 会义概况和会议内容安排得当 内容清楚 条理分明 记录了与会 议主题相关的议论 决议 简明扼要 实战战演习 三 四任选一题 实战战演习 三 四任选一题 一 填空 1 会议记录一般分为 和 三种 2 会议记录的格式一般由两部分组成 即 和 3 会议记录的要求是 和 4 常用的提高记录速度的技巧有 1 对熟悉的人 地 物名等 如发言人中两个姓王的人 王华友 王国民 可分别记为 友 和 民 2 比如 经济体制改革 可记为 经体改 语文教 学改革 可记为 语改 3 如 邓小平理论 可记为 邓 建设有中国特色的社会主义 可记为 建 4 如 第十五 页 可记为 P15 二 下面是会议记录的首页 将其中缺漏之处补上 会议记录纸 密级 会议名称 会议时间 出 席 人 列 席 人 主 持 人 会议内容 略 记录人 签名 三 根据下面的材料 拟写一份会议记录 育才职业高级中学 05 计算机 2 班于 2005 年 1