1加油站资金管理

加油站资金管理加油站资金管理 中油辽宁抚顺销售分公司财务部中油辽宁抚顺销售分公司财务部 目目 录录 一 加油站资金管理职责分工一 加油站资金管理职责分工 二 资金收入流程二 资金收入流程 三 资金安全设施管理三 资金安全设施管理 四 其他四 其他 一 加油站资金管理职责分工 一 加油站资金管理职责分工 加油站资金管理 人员主要包括 加油员及卡点 非油营销员 核算员 开 票员 加油站经理 具体如下 1 加油员及卡点 非油营销员职责 收取营业现金并 识别纸币真伪 及时将现金投入投币柜后登记 加油站营 业款交接记录 投币 在为特批固定客户加油时填写加 油站固定客户加油凭证 结帐时将所收营业款从投币柜中 取出 在结算室清点无误后移交给核算员 或开票员 将每 天接班至上门收款来之前收取的销售款项做二次预缴款 填写 加油员上门收款缴交营业款明细表 加油员和卡点 营销员分孔投币 可分设 加油站营业款交接记录 收款 设置在开票员岗位的加油站 开票员的岗位职责参照加油 员的岗位职责管理 2 加油站核算员 或开票员 职责 清点并复核加油员 上缴的营业款并即刻锁入保险柜中 登记 加油站营业款 交接记录 交接 编制 打印交接班相关表单 在资金 平台操作资金缴存业务 填写转帐支票存款单 及时缴存 营业现金及帐包 登记加油站固定客户明细账并负责对账 负责保管金柜的钥匙或密码 3 加油站经理职责 加油站经理为加油站资金第一责 任人 负责监督加油员及卡点 非油营销员交班时营业现 金的清点过程 督促加油员 卡点 非油营销员与核算员 或开票员 在 加油站营业款交接记录 交接 登记 并 监督核算员 或开票员 即刻将清点后的现金放入金柜中 审核销售日报表并签字确认 不定期检查当班加油员及卡 点营销员收款兜的现金是否超限额 是否及时投币以及登 记 加油站营业款交接记录 投币 的情况 并签字 同 核算员一起识别上门收款人员身份 并监督上门收款交接 过程 对预收帐款进行监督 审核 负责保管金柜的钥匙 或密码 随时检查加油站安全设施的设置和使用是否符合 管理规定 二 资金收入流程 包括收取营业款 营业款交二 资金收入流程 包括收取营业款 营业款交 接 上门收款 财务复核与监督 预收帐款等接 上门收款 财务复核与监督 预收帐款等 1 收取营业款 收取营业款 加油员及卡点 非油营销员要及时将所收到的现金投 入投币柜 以防止因为携带现金过多而发生的被抢 丢失 等意外事件 加油员及卡点 非油营销员在将营业现金投 入投币柜后 需在 加油站营业款交接记录 投币 摘要 栏上注明投币 在小写金额处填写所投金额 并在 加油 站 栏 交款人 处签字 加油员手中所持找零用现金的 限额见附表 填写 加油站营业款交接记录 时应注意 1 日期必须连续 不得用 日期必须连续 不得用 代替同一日期 代替同一日期 不得跨日登记 不得在每日结束后用空行间隔或结出每日不得跨日登记 不得在每日结束后用空行间隔或结出每日 累计金额 累计金额 2 小写金额只写钱数 不写券别 小写金额只写钱数 不写券别 3 投币人写全名 不得只写一个姓 不得用 投币人写全名 不得只写一个姓 不得用 代替 要字迹清晰 代替 要字迹清晰 4 加油站经理每天需对投币记录进行复核至少 加油站经理每天需对投币记录进行复核至少 10 次 并在次 并在 加油站加油站 栏栏 监督人监督人 处签字 经理不在时 处签字 经理不在时 可委托核算员或计量员复核 但必须在加油站日志中登记 可委托核算员或计量员复核 但必须在加油站日志中登记 5 填写 填写 加油站营业款交接记录加油站营业款交接记录 需用碳素笔填需用碳素笔填 写 不得使用油笔 铅笔 记录要求数字清晰 字迹工整 写 不得使用油笔 铅笔 记录要求数字清晰 字迹工整 不得随便涂改 如有涂改需用红笔划线后在原数字上方重不得随便涂改 如有涂改需用红笔划线后在原数字上方重 新填写 新填写 加油站营业款交接记录 样表 加油站营业款交接记录 样表 摘要 2008 年加油站银行 月日时分 投 币 交 接 存 款 收 取 支 票 支票 号 小写 金额 封 包 数 量 交款人 接 款 人 监 督 人 收 款 车 号 收 款 人 员 备注 31815 800 李明 31850 1100 王雨 31932 600 王雨 巍 刚 31950 450 王雨 311015 1500 李明 31 650 31 850 错错 误误 32510 700 王雨 32615 800 李明 32710 300 李明 32755 850 王雨 巍 刚 32810 750 张明宇 2 营业款交接 营业款交接 加油员交接班抄表后 将收款包所存现金清点投入投币 柜中并填写 加油站营业款交接记录 投币 加油站营 业款交接记录 所记录现金合计数同当班所上交的营业现 金相符 然后将其在当班期间投入投币柜的销售款取出 到核算室进行清点 清点完毕后填写 加油站营业款交接 记录 交接 将款项移交给核算员 或开票员 在打开投币柜时 需由包括负责保管投币柜外门钥匙和 密码的加油站长及核算员 或开票员 加油员在内的三人 同时在场 负责保管钥匙及密码的两人打开投币柜外门 加油员打开柜内门 取出加油款 到核算室进行清点 投 币柜的外门的钥匙及密码通常应由加油站经理或核算员负 责保管 经理或核算员如有事不在 可委托给他人 但必 须在加油站工作日志上记录 交班加油员到核算室清点现金时 加油站经理在场监督 核算员 或开票员 复核 清点完毕后 加油员与核算员 或开票员 办理现金移交 并在 加油站营业款交接记 录 签字 摘要栏上注明交接 在小写金额处填写所交接 金额 加油站 栏处 交款人 接款人 监督人 分 别由加油员 核算员 或开票员 站长签字 核算员 或 开票员 将复核无误的现金立即放入核算室大金柜中锁好 后 结算室防盗门方可打开 再进行加油员与核算员的各 项票据计算填写工作 如加油站经理或核算员有事不在可 委托其他人员 但必须保证有两人在场监督复核清点 交接班清点现金时应注意的事项 1 加油员在从营业室投币柜内取款前 需从内侧关 加油员在从营业室投币柜内取款前 需从内侧关 闭营业室防盗门 在摄像监控范围内进行 取款期间 不闭营业室防盗门 在摄像监控范围内进行 取款期间 不 得有闲杂人员在场 得有闲杂人员在场 2 在核算室内清点现金时 需从内侧关闭核算室防 在核算室内清点现金时 需从内侧关闭核算室防 盗门 在摄像监控范围内进行 期间人员不得随便出入 盗门 在摄像监控范围内进行 期间人员不得随便出入 外部人员不得进入核算室 清点完毕现金放入金柜后方可外部人员不得进入核算室 清点完毕现金放入金柜后方可 打开核算室防盗门 打开核算室防盗门 3 所清点现金应立即放入金柜中锁好 尽量缩短现 所清点现金应立即放入金柜中锁好 尽量缩短现 金在外滞留时间 减少资金风险 金在外滞留时间 减少资金风险 卡点营销员营业款交接按以上规定操作 核算员清点现金后根据加油员交接班记录及交款凭据 现金缴款单 POS 机小票 会员卡小票 转账支票等 进行结帐 结帐后 将报表及交款凭据按财会 零售要求 装入账包 等待金融护卫收款时上缴公司财务 加油站营业款交接记录 样表 加油站营业款交接记录 样表 摘要 2008 年 加油站 体育场 银行 月日时分 投 币 交 接 存 款 收 取 支 票 支票 号 小写金额 封 包 数 量 交款 人 接 款 人 监 督 人 收 款 车 号 收 款 人 员 备注 318 12008 20 王雨 于 春 英 鲁 绍 清 318 1 07283 4500 00 王雨 于 春 英 鲁 绍 清 318 1352681208 00 王雨 于 春 英 鲁 绍 清 3 上门收款 上门收款 银行委托抚顺市金融护卫公司为我公司 加油站上门收款 收款需在核算室内办理 在交款前 交 款人员 核算员或开票员或委托的其他人员 需先按照银 行下发的金融护卫人员卡片对照 无误后将其带入核算室 交款 交款时 必须从内关闭防盗门 加油站与银行必须 都有两人同时在场 相互监督 加油站长与核算员打开金 柜的密码 钥匙需分别保管 交款后 双方在资金平台打 印出来的 银行上门收款加油站存款交接记录单 上签字 同时将帐包交与金融护卫人员 收取财务部返还的帐包 银行上门收款加油站存款交接记录单 交款人为核算员 或开票员 监督人为站经理 上门收款人员应有两人签 字或盖章 备注处填写交出账包数量 登记收款车牌号 需要注意的问题需要注意的问题 1 在交款前 必须对金融护卫人员进行核对 尤 在交款前 必须对金融护卫人员进行核对 尤 其是金融护卫替班期间 其是金融护卫替班期间 2 交款时必须从内部关闭核算室防盗门 交款时必须从内部关闭核算室防盗门 3 在输入读卡器确认时 核对输入读卡器的数量 在输入读卡器确认时 核对输入读卡器的数量 与实际交款包数量是否一致 一致后进行确认 与实际交款包数量是否一致 一致后进行确认 4 结算室内大金柜的密码 钥匙需站长 核算员 结算室内大金柜的密码 钥匙需站长 核算员 分别保管 相互制约 分别保管 相互制约 5 交款时 交款人员须在摄像监控范围内将营业 交款时 交款人员须在摄像监控范围内将营业 现金放入规定的收款袋中 营业现金必须明示给银行收款现金放入规定的收款袋中 营业现金必须明示给银行收款 人员看 人员看 4 财务复核与监督 财务复核与监督 公司财务人员每天要对加油站所交的销售报表 交款 明细表和发票进行复核 加油站当日缴款净额 销售报表 当日销售折后金额与发票开具金额及结余量统计表的金额 合计必须一致 如有不符 应及时与加油站核算员联系 查找原因 特殊情况下报公司财务负责人 财务人员在对 销售报表审核无误后 将加油站的交款明细表签字 随帐 包一同返回加油站 由核算员装订在加油站凭证中 公司 财务人员及县经营部财务人员应每天对加油站上交的报表 及现金缴款单进行复核 检查是否及时交款 通过与银行 现金结算中心交来的现金缴款单进行抓对 并通过资金平 台勾兑 如发现未入帐的款项 应及时与加油站经理及核 算员联系 查找原因 以保证销售款及时入帐 5 预存款项预存款项 加油站因特殊原因发生的预收帐款 为 客户保管会员 IC 卡或银行 POS 卡业务必须先报经公司财务 负责人同意 方可运作 否则按违规处理 1 预存款需按内控要求建立加油站固定客户加油明细 帐 该帐为公司特批未办理 IC 卡 POS 机卡的客户设置 但公司要求尽量控制减少预存款 预存款用户预存款用户将货款汇入公司帐户 通过在加油站加油 冲减其预存货款 每月双方对帐 加油站核算员加油站核算员按客户单位名称建立加油站固定客户加 油明细帐 单位名称为加油站 客户名称为预存款用户单 位名称 日期为所发生业务时间 摘要栏写明业务内容 收入金额栏根据公司财务通知的金额登记 发出栏登记业 务发生品号 数量 单价 金额 结存栏记载当天结存金 额 加油员在为预存款特殊客户加油时 应填写加油站固 定客户加油凭证 核算员每天结账时 根据加油站固定客 户加油凭证汇总填写加油站固定客户结算凭证 经双方确 认无误后签字 加油站经理复核签字 核算员根据固定客 户加油凭证分品号登记明细帐 登记明细帐时 核算员先 根据财务通知的金额在明细帐收入金额栏注明金额 并在 摘要栏登记转帐 分品号栏不登记明细 每日结帐时 核 算员根据加油站固定客户加油凭证分品号汇总记明细帐并 结出每日余额 每月终了 加油站核算员要与公司财务主 管人员对账 以核对余额是否一致 做到日清月结 当所 剩余额不足时 核算员要及时与公司财务主管人员沟通以 便及时补充收入 明细帐在将记满一页时需留出一行 在 摘要栏登记过次页 结存金额栏登记结存金额 同时在下 一页的第一行的摘要栏登记承前页 结存金额栏登记上一 页最后一行过次页的余额 表单如下 加油站固定客户结算凭证加油站固定客户结算凭证 办理日期 2008 年 1 月 1 日 编号 000001 客户编号 0001 客户单位 抚顺石化公司石油 三厂 客户经办人 王刚联系电话 4607588 结算方式 预 收帐款 人民币 小写 5000 00 支票号码 人民币 大写 佰 拾 万 伍 仟零 佰 零 拾 零 元零 角 零 分 备注 第一联 存根 第二联 财务记帐 第三联 加油站记帐 第四联 客户留存 加油站名称 望花桥加油站 加油站经办人 谢妍 复核人 巍刚 加油站固定客户加油凭证加油站固定客户加油凭证 日期 2008 年 1 月 1 日 编号 000001 客户名称 抚顺石化公司石油三厂车牌号码 53658 品名 数量 升 单价 元 升 金额 元 结余金额 90 号汽油 20051000 结余金额 大写 佰 拾 万 伍 仟 零佰 零 拾 零 元 零 角零 分 发油员 签名 王凯客户 签名 李明 第一联 存根 第二联 财务记帐 第三联 加油站记帐 第四联 客户留存 加油站固定客户加油明细帐 表样 加油站固定客户加油明细帐 表样 单位名称 望花桥加油站单位名称 望花桥加油站 客户名称 抚顺石化公司石油三客户名称 抚顺石化公司石油三 厂厂 收入收入发出发出结存结存 20082008 年年90 号汽油号汽油93 汽油汽油 日期日期 摘要摘要 金额金额 数量数量单单 金额金额数量数量单价单价 金额金额 金额金额 价价 1 01 转帐100000 00 1 01 发出 100055000 95000 1 02 发出 120056000 89000 1 03 发出 2000510000 79000 1 04 发出 80054000 75000 1 30 月计 5000 25000 75000 1 31 过次页 75000 2 01 承前页 75000 2 01 20051000 74000 2 代保管会员 IC 卡 银行 POS 卡 代保管业务须严 格控制 尽量减少 如必须存在 需由公司财务负责人同 意 双方单位或个人签订代保管协议 一式三份 客户 加油站 公司财务各留存一份 方可进行 加油站为客户代保管会员 IC 卡 银行 POS 卡 必须实 行卡 密码分离 同一人不得保管密码及卡 而且只有在 结账时才可使用 IC 卡 POS 机卡 具体操作如下 1 用户加油时 加油员保留零管系统打印的加油凭证 没有零管系统的加油站要填写加油小票 日期 车号等相 关内容必须填写齐全 司机本人 加油员签字 签字须填 写全名 2 每日结账时 加油员将小票汇总交与核算员 经复 核无误后划卡结账 并依据划卡金额开具发票 然后将当 日加油小票 发票联同划卡机打小票交与客户 3 与客户交接票据时 客户须在票据交接单上签字以 表示对结账金额及卡余额的认可 三 资金安全设施管理 三 资金安全设施管理 资金安全设施包括监控器 110 报警器 投币柜 金柜 营业室 核算室 防盗门 防 护栏等 1 监控器 加油站应安装能监控到营业室投币柜和营 业柜台范围及结算室清点现金和与银行上门收款人员交接 范围的监控器 2 110 报警器 所有加油站必须安装 110 报警器 并 将按钮安置在隐蔽方便使用的地方 3 投币柜 投币柜须固定安装在营业室监控器可监视 范围内 放在明处 投币柜的密码与外门钥匙须由站长与 核算员两人分别保管 内门钥匙由当班加油员保管 取款 时 负责保管密码 外门钥匙的人员打开外门 加油员打 开内门 投币柜密码需三个月更换一次 并在 密码更换 记录 上登记 4 金柜 金柜应固定在核算室监控器监控范围内 放在暗处 金柜主要用于存放上一班结帐后等待银行上门 收款的现金和支票等有关收入款项 除此之外不得放其他 有关物品 金柜的密码和钥匙也必须有站长和核算员两人 分别保管 金柜密码需三个月更换一次 并在 密码更换 记录 上登记 5 营业室 加油站的营业室必需安装防盗门 防盗窗 护栏 6 核算室 加油站需安装防盗门 防盗窗 用于加油 员 核算员结帐 与银行交接清点现金的封闭房间 四 其它 四 其它 包括 POS 机 会员卡现金捆扎 封包及现 金缴款单的填写 转账支票 凭证装订等 1 POS 机 Pos 机是公司为减少加油站资金风险 扩 大市场占有率 并给予客户 1 的优惠政策 通过在加油站 设立 pos 机刷银行卡所实行的非现金的转账结算业务 刷卡前加油站员工首先应确认客户所使用的银行卡的 种类 因为如果客户使用的是牡丹中油联名卡 根据当日 挂牌的零售价格 会给予 1 的折扣 折扣在刷卡时自动完 成 在刷卡时 必须将实际加油品号及当日销售单价等按 要求输入到 POS 机里 在刷卡的过程中要认真核对 POS 机中显示的卡号与顾 客所持 IC 卡的卡号是否一致 如卡片为 止付卡 或 违冒卡 操作人员应立即停止操做 请顾客改用其他缴款方式 并有权扣卡 同时要立即通知相关银行卡部和加油站经理 在刷卡结束后 加油员需对打印的 pos 机小票上的打印 信息进行核对 如核对无误 请客户在 pos 机小票的银行存 根联 商户存根联签字 全名 并核对与客户银行卡上的 签名是否一致 相符后 持卡人存根联返给客户作为开具 发票的依据 如果打印小票上的信息有误 加油员需及时 反馈市公司及工行客服 查明原因 对于单笔刷卡金额超 过 500 元的业务 加油员需在 pos 机大额登记簿上登记卡号 金额后 请客户在登记簿上签字 不允许员工利用个人工资银联卡替客户刷卡 客户刷 卡加油后 在 POS 机受理小票留存联上确认签字 同时 加油员 收银 开票 员两人均在小票上签字 如上级公 司或加油站经理接到加油站员工利用银行卡套取价格折扣 的举报 要对频繁出现的卡号进一步详查核对 pos 机的维护 加油站员工在对 pos 机进行使用和简单维 护时 必