合同管理实施细则.doc

合同管理实施细则第一章 总则第一条 为加强合同管理，规范管理程序，根据中华人民共和国合同法及有关法律、法规的规定，结合本公司的实际情况，制订合同管理实施细则（以下简称实施细则）。第二条 各有关部门必须互相配合，共同努力，切实执行本实施细则，做到遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。凡违反规定操作而造成公司损失的，必须追究当事人责任。第三条 本实施细则所包括的合同有设计、销售、采购、维修等方面的合同，但不包括劳动合同。第四条 除收到全款后发货的，对外签订合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。第五条 法务课根据总经理的授权，全面负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。第二章 合同评审第六条 审批通过的信息评审表（详见附件一）是公司签订合同的前提条件，是公司处理订单的唯一依据，体现购销合同中双方的主要权利义务。第七条 信息评审表的修改及变更，担当人必须书面进行确认，严禁打电话或口头随意变更，如遇特殊情况应当在第二日以书面形式确认，管理课负责督促。第八条 订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，取得对方的营业执照副本并加盖与营业执照副本公司名称一致的公章，无经营资格或资信的单位不得与之订立合同。对方为个体户或自然人的，应当取得由本人签字的身份证复印件。第九条 订立合同前，必须认真填写信息评审表，注明客户名称、姓名、合同总额、具体的付款日期及金额、标的物型号及数量。第十条 订立合同前，销售合同的担当人应当提供客户确认的平面图或管路布局图。第十一条 营业执照副本或身份证复印件及平面图或管路布局图作为信息评审表的附件，与信息评审表一并提交公司进行合同评审。第十二条 信息评审表的审批流程为：管理课对成本进行核算，法务课对合同形式要件进行审核，销售总监、营业本部长及总经理进行批准。第十三条 信息评审表营业本部长签字后由合同管理员录入管理软件建立客户基本信息。第三章合同的订立第十三条 除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面合同。第十四条 对外订立合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的销售人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。第十五条 授权委托事宜由公司总务部管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。第十六条 对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须营业本部长特批。第十七条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第十八条 合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。第十九条 合同文本原则上我方应至少二份，合同文本及复印件由财务课、法务课、具体业务部门等各部门分存，其中原件由财务课门和法务课留存建档。第二十条 非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。第四章 合同的履行第二十一条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。第二十二条 法务课将已经实际履行的合同录入合同管理软件，采用软件对合同履行情况进行管理、监督。第二十三条 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司法务课通报情况，法务课填写风险预警表（详见附件二）上报公司相关领导。第二十四条 付款单位与合同对方当事人名称不一致的，管理课应当督促业务担当人由付款单位出具代付款证明。第二十五条 在合同履行过程中，合同对方要求开具发票的按照北京二商福岛机电有限公司发票管理实施细则执行。第二十七条 业务担当人应在发货前一日将双方签字生效的合同寄至公司管理课，否则中止发货。对于客户原因无法在发货前寄回公司的应当在发货日前两日填写发货通知书（附件三）由销售总监签字，方可执行。第二十七条 在合同履行过程中，客户到期应付款出现超过三个月的情况，具体业务担当人员应当要求客户进行尾款确认，并加盖客户公章或财务专用章。第二十八条 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。第五章 合同的变更、解除第二十九条 在合同履行过程中关于到货地址、工程量的增减、安装期限的变更、付款方式及金额的变更等改变原合同内容的双方洽商必须与客户签订变更协议（附件四）并加盖公章或合同专用章，该变更协议作为合同的附件是合同档案管理的必要组成部分，与原合同具有同等的法律效力。第三十条 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经管理课、法务课等相关职能部门负责人和营业本部长审核通过方可。第三十一条 合同变更后，合同编号不予改变，合同管理员按照业务担当提供的经双方确认的变更协议，修改软件中已确认的内容，并上传附件，否则不予变更。第六章 合同纠纷的处理第三十二条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，由业务担当人负责处理。担当人对纠纷的处理必须具体负责到底。第三十三条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方公章和合同专用章。第三十四条 让利协议（附件五）及其他处理尾款的协议书应当按照合同审批权限处理（业务担当区域销售总监销售总监营业本部长）。法务课负责具体条款的合法、合规性审查。第三十五条 需要法律帮助的合同纠纷，可提请法务课协助解决。第三十六条 提请法务课处理合同纠纷的程序如下：1、担当人填写转交法务催收申请书。（详见附件六）2、转法务催收申请表按照程序转交领导审批后转交法务课。3、法务课催收尾款填写月度工作计划表（详见附件七）、法务课催款报告（详见附件八）。3、法务课担当人员进行催收，催收过程中认为需要诉讼的填写诉讼申请书（详见附件九）交领导审批。第三十七条 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书（让利协议、还款计划等），由各区域担当人员负责文书的跟踪或履行。对有关主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，法务课指派专人负责该文书执行的跟踪或履行。第三十八条 对逾期不履行双方已经签署的解决合同纠纷的协议书的客户，由业务担当人按照第三十五条处理；对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，法务课按照法律规定程序向人民法院申请执行。第三十九条 与对方签署的解决合同纠纷的协议书等有关资料，应当交法务课统一汇总、归档并上传合同管理软件。第七章 合同的管理第四十条 法务课负责公司业务及采购合同的管理与汇总工作，管理课指定合同专用章管理规定，并指定专门负责人。第四十一条 各单位负责人及其委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行、监督工作。第四十二条 法务课在合同管理方面的主要职责是：1、负责管理公司的各类合同；2、负责检查各类合同的合法性、严密性和可行性，实行法律监督；对公司审批或签订的合同负责审核，对公司各部门签订的合同负责监督，提供法律帮助；3、负责对委托人和有关人员进行法律培训、考试、提高其法律素质；4、总结交流经验教训，提高合同管理水平；5、配合办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项；6、配合办理合同纠纷；7、参与有关合同的谈判、签约、履行等工作；8、指定专门的部门和人员负责合同的基础管理工作。对于合同管理人员应定期培训，不定期检查其工作情况。9、建立合同档案，严格按照合同管理实施细则管理合同档案。10、建立合同管理台帐。公司合同管理台帐采用的是恒润基合同管理软件系统。合同管理员及营业本部相关人员按照合同管理软件流程的规定填写、录入，做到准确、及时、完整。第四十三条 公司各部门协助法务课合同管理的义务是：1、负责保管好本人所签合同的一切资料，按照本实施细则及时交法务课存档；2、向法务课提交变更协议、让利协议、还款计划（详见附件十）、尾款确认书等对合同履行或变更具有法律意义的文书；3、发货部门一个月转交一次到货单；4、外埠人员应当将上款中提到的法律文书正本于合同签订后五个工作日内提交法务课，本市业务人