会议操作流程明细

会议操作流程 操作步骤 具体步骤 客户需求沟通客户需求沟通 客户需求调研客户需求调研 1 会议需求 会议需求 1 会议内容 会议内容 会议的主题 目的 形式 时间 期限 参会对象等 2 会议服务 会议服务 会议场地布置和协调 制作物 灯光音响和视频设备 音像素材 同 声传译 现场速记 摄影摄像 主持人 演出 模特礼仪 鲜花礼品等 提示 必须提前确认会场地址 3 会务服务 会务服务 会务资料准备 来宾信息统计 会务组的建立 食宿 交通 票务 医疗和应急处理等会 议期间各项服务 2 费用预算 费用预算 1 会议服务费用 会议服务费用 会议场地布置和协调 制作物 灯光音响和视频设备 音像素材 同 声传译 现场速记 摄影摄像 主持人 演出 模特礼仪 鲜花礼品等费用 2 会务服务费用 会务服务费用 会务资料准备 来宾信息统计 会务组的建立 食宿 交通 票务 医疗和应急处理等会 议期间各项服务等费用 会议方案制定会议方案制定 1 根据客户需求制定会议方案 根据客户需求制定会议方案 1 服务诉求 服务诉求 方案的制定需要建立在充分了解客户所属行业并了解行业的相关专 业知识 根据此次会议的目的 围绕客户诉求制定完善的会议服务方案 2 方案选择 方案选择 根据客户的需求制定至少 2 份方案 在会务方面进行相关的调整 让客户有多套选择的 机会 步骤步骤细目细目 第一步第一步客户需求沟通 第二步第二步确立项目组 第三步第三步前期策划 第四步第四步会议执行 第五步第五步现场实施 第六步第六步后期收尾 2 会议方案确定 会议方案确定 1 方案细节探讨 方案细节探讨 根据以上方案细节方面进行讨论 听取客户建议 并为客户提供相关会议操作的参考 2 方案确定 方案确定 签订会议服务合同 按照合同安排落实会议计划 本阶段操作要求本阶段操作要求 确立项目确立项目 成立项目小组 确定项目经理进行整体项目的组织 实施 监督等工作 成立项目小组 确定项目经理进行整体项目的组织 实施 监督等工作 策划团队组策划团队组 1 根据会议方案 确定策划团队成员 根据会议方案 确定策划团队成员 2 制定策划团队组工作时间进度表及分工 制定策划团队组工作时间进度表及分工 执行团队组执行团队组 1 根据会议方案 确定执行团队成员 根据会议方案 确定执行团队成员 2 制定执行团队组工作时间进度表及分工 制定执行团队组工作时间进度表及分工 供应商整合组供应商整合组 1 根据会议方案 确定供应商整合成员 根据会议方案 确定供应商整合成员 2 制定供应商整合组工作时间进度表及分工 制定供应商整合组工作时间进度表及分工 各小组现场分工执行表各小组现场分工执行表 1 会议服务 会议服务 2 会务服务 会务服务 本阶段操作要求本阶段操作要求 前期策划前期策划 策划团队策划团队 1 诉求点整理 诉求点整理 1 了解客户需求及相关行业资料 有针对性地进行筛选信息 了解客户需求及相关行业资料 有针对性地进行筛选信息 1 与客户沟通前 制定客户会议需求调研表 与客户沟通前 制定客户会议需求调研表 2 根据客户需求提供会议场地推荐 根据客户需求提供会议场地推荐 3 落实会议流程及相关会议细节 落实会议流程及相关会议细节 4 制定会议方案与客户协调沟通 制定会议方案与客户协调沟通 5 确定会议实施方案及落实款项 确定会议实施方案及落实款项 1 分享客户需求 分享客户需求 2 确定会议项目小组 确定会议项目小组 3 制定各小组工作及分工 制定各小组工作及分工 4 制定详细的工作时间进度表 制定详细的工作时间进度表 5 每天汇总各项工作进展进度 每天汇总各项工作进展进度 2 细节方面多与客户进行沟通协商 细节方面多与客户进行沟通协商 2 信息收集 信息收集 1 针对会议各环节 收集所需的会议信息 针对会议各环节 收集所需的会议信息 2 与客户沟通协商后进行相关调整 与客户沟通协商后进行相关调整 3 主题推荐 主题推荐 4 风格把握 风格把握 执行团队执行团队 1 场地推荐 场地推荐 1 根据确定的会场 与会场沟通各项需求 根据确定的会场 与会场沟通各项需求 2 并进行会议实地考察 并进行会议实地考察 2 可行性分析 可行性分析 1 分析会议方案中策划创意是否可行 分析会议方案中策划创意是否可行 2 提出解决方案及时间表 提出解决方案及时间表 3 诉求点整理 诉求点整理 供应商整合供应商整合 1 供应商选择 供应商选择 1 挑选各项物料供应商 挑选各项物料供应商 2 进行多方比较择优 进行多方比较择优 2 供应商沟通 供应商沟通 1 物料要求沟通 物料要求沟通 2 物料完成时间监督 物料完成时间监督 3 可行性分析 可行性分析 本阶段操作要求本阶段操作要求 会议执行会议执行 策划团队策划团队 1 主持人串词 主持人串词 1 2 2 领导发言稿 领导发言稿 1 2 3 流程文字 流程文字 1 2 4 新闻稿撰写 新闻稿撰写 1 2 1 分享客户需求 分享客户需求 2 确定会议项目小组 确定会议项目小组 3 制定各小组工作及分工 制定各小组工作及分工 4 制定详细的工作时间进度表 制定详细的工作时间进度表 5 每天汇总各项工作进展进度 每天汇总各项工作进展进度 5 主视觉延展 主视觉延展 1 2 6 成品制作 成品制作 1 2 执行团队执行团队 1 客户沟通 客户沟通 1 2 2 内部协调 内部协调 1 2 3 推进计划 推进计划 1 2 4 来宾统计 来宾统计 1 2 5 场地协调 场地协调 1 2 6 脚本制定 脚本制定 1 2 7 视频制作 视频制作 1 2 8 音乐制作 音乐制作 1 2 9 控制手册制作 控制手册制作 1 2 供应商整合供应商整合 1 供应商管理 供应商管理 1 2 2 细节沟通 细节沟通 1 2 3 前提筹备 前提筹备 1 2 4 质量验收 质量验收 1 2 本阶段操作要求本阶段操作要求 现场实施现场实施 策划团队 执行团队 供应商整合策划团队 执行团队 供应商整合 1 效果监控 效果监控 1 2 2 客户协调 客户协调 1 2 3 来宾服务 来宾服务 1 2 4 场地布置 场地布置 1 2 5 执行分工 执行分工 1 2 6 会前会议 会前会议 1 2 7 现场彩排 现场彩排 1 2 8 流程控制 流程控制 1 2 9 设备管理 设备管理 1 2 10 人员控制 人员控制 1 2 11 物料管理 物料管理 1 2 12 效果监控 效果监控 1 2 13 应急处理 应急处理 本阶段操作要求本阶段操作要求 1 分享客户需求 分享客户需求 2 确定会议项目小组 确定会议项目小组 3 制定各小组工作及分工 制定各小组工作及分工 4 制定详细的工作时间进度表 制定详细的工作时间进度表 5 每天汇总各项工作进展进度 每天汇总各项工作进展进度 后期收尾后期收尾 策划团队 执行团队 供应商整合策划团队 执行团队 供应商整合 1 结案报告制作 结案报告制作 1 2 2 影像编辑 影像编辑 1 2 3 简报制作 简报制作 1 2 4 项目结算 项目结算 1 2 5 活动总结 活动总结 1 2 本阶段操作要求本阶段操作要求 1 分享客户需求 分享客户需求 2 确定会议项目小组 确定会议项目小组 3 制定各小组工作及分工 制定各小组工作及分工 4 制定详细的工作时间