某工程公司资金管理制度

1 编号 版号 资金管理制度资金管理制度 编制日期 批准日期 批准日期 2 目录目录 第一章 资金管理总纲 5 1 1 总则 5 1 2 资金管理范围 5 第二章 资金流量管理 5 2 1 应收账款管理 5 2 1 1 应收账款的范围 5 2 1 2 应收账款责任归属 5 2 1 3 日常回款管理 6 修订记录修订记录 日期日期修改内容修改内容修改人修改人审批人审批人 3 2 1 4 年终回款规定 6 2 1 5 陈欠款的回款规定 7 2 1 6 回款考核及奖罚 7 2 2 应付账款管理 7 2 2 1 应付账款的范围 7 2 2 2 应付账款的日常管理 7 2 2 3 考核及奖罚 8 第三章 资金计划管理 8 3 1 资金计划的范围 8 3 2 参与部门及人员 8 3 3 资金计划申报和审批 9 3 4 资金安排 10 3 5 考核与奖惩 10 第四章 付款管理 10 4 1 付款种类 10 4 2 审批时间及付款时间 11 4 2 1 审批时间 11 4 2 2 付款时间 13 4 3 付款审批程序 14 4 4 3 1 对外付款审批程序 14 4 3 2 对内付款审批程序 15 4 4 付款审批依据 16 4 4 1 合同款通用审批依据 16 4 4 2 分包工程款审批特别依据 16 4 4 3 材料 设备款审批特别依据 16 4 4 4 其他付款审批依据 16 4 4 5 财务支付审核要点 17 4 5 付款金额的确定 18 4 5 1 分包工程付款金额的确定 18 4 5 2 材料 设备款付款金额的确定 18 4 5 3 各种保证金和押金退款金额的确定 18 4 5 4 对内付款金额的确定 18 4 6 财务支付要求 19 4 6 1 对外单位付款的支付要求 19 4 6 2 对内付款的支付要求 19 4 7 发票要求 19 4 7 1 索取发票的注意事项 19 4 8 票据图例 20 4 8 1 发票图例 20 4 8 2 费用报销单填写图例 22 4 8 3 差旅费报销单填写图例 22 5 4 8 4 支出凭单填写图例 23 4 8 5 借款单填写图例 23 4 9 款项支付结算要求 23 4 10 付款纪律 24 第五章 暂借款及备用金管理 25 5 1 适用范围 25 5 1 1 暂借款适用范围 25 5 1 2 备用金适用范围 25 5 2 借款手续 25 5 3 暂借款或备用金冲销 26 5 4 暂借款及备用金清查 26 第六章 资金存量管理 27 6 1 现金管理 27 6 1 1 现金及现金结算范围 27 6 1 2 现金日常管理 27 6 2 银行存款管理 28 6 3 结算票据管理 29 6 3 1 结算票据的种类 29 6 3 2 结算票据的收取 29 6 6 3 3 结算票据的签发 29 6 3 4 遗失和作废票据处理 29 6 4 网络结算管理 30 第一章第一章 资金管理总纲资金管理总纲 1 1 总则总则 为加强资金使用的监督和管理 加快资金的循环和周转 提高资金利用率 合 7 理安排资金流向 保证资金安全 特制定本制度 1 2 资金管理范围资金管理范围 资金管理范围主要包括 资金流量管理 资金计划管理 付款管理 暂付款及 备用金管理 资金存量管理 第二章第二章 资金流量管理资金流量管理 2 1 应收账款管理应收账款管理 2 1 1 应收账款的范围应收账款的范围 本制度所称的应收账款指因销售商品 提供劳务 应向购买或接受服务的单位 收取的款项 如 工程款 设备款 维保款 运营服务款等 以及应收回的各 种保证金 如 投标保证金 安保押金等 2 1 2 应收账款责任归属应收账款责任归属 2 1 2 1 各项目的营销负责人为要款第一责任人 对应收款回笼的及时性和完整 性负责 有权对要款各阶段的配合部门或岗位提出工作要求并督办 各部门或 岗位的必须配合 2 1 2 2 项目经理 技术中心 售后服务部 财务部及有关领导在要款的各个阶 段提供必要支持 2 1 2 3 项目实施主管领导负责对各项目进度款 或阶段款 洽商款及结算款的 8 签认工作进行监督 对执行不力的部门或岗位有权进行通报批评和处罚 2 1 2 4 各业务主办部门负责本部门各类保证金及押金的收回 财务部负责监督 2 1 2 5 财务部每月定期与营销部核对应收账款情况 保持营销部与财务部信息 准确一致 各营销人员应认真配合 2 1 2 6 财务部每月按时出具应收账款账龄分析表 对资金回笼的异常情况进行 通报并及时向领导汇报 2 1 3 日常回款管理日常回款管理 2 1 3 1 项目经理应按合同约定的时间及时向甲方提交已完工程量报告 并对甲 方审核过程进行必要的催办 合同未约定的 按 加速回款 的原则进行申报 审核结果报营销负责人进行款项的申报和催收 同时报成本控制部和财务部备 案 2 1 3 2 售后服务部做好项目质保期的服务工作 为质保金的收回提供便利条件 并在质保到期的前一个月通知营销部和财务部进行质保金催收 2 1 3 3 各项目营销负责人应建立应收账款管理台账 合同签订完毕或合同开始 执行一周内摸清该项目的甲方付款审批程序和各节点要求 并书面报项目部 财务部及有关领导 以便各有关部门做好配合准备 2 1 3 4 各项目营销负责人每月按时制定回款计划 每周制定相应的回款保障措 施 报部门负责人审核后交财务部及相关领导 并及时向财务部通报催款情况 以便财务部掌握资金回笼情况 合理调度资金 9 2 1 4 年终回款规定年终回款规定 2 1 4 1 财务部在每年 10 月中旬组织营销部 项目管理部等部门 对各项目至年 底的完工情况 应收账款情况进行全面清查统计 各相关部门或责任人拟定回 款计划及配合工作计划 并明确各阶段工作的责任人 2 1 4 2 各相关责任人根据分工积极投入回款工作及回款配合工作 以确保应收 款的按时收回 2 1 4 3 财务部在年底需向各相关客户发出有效合同欠款对账单 项目营销负 责人负责将应收账款对账单送达客户 并及时收回有效回执交财务部存档 确 保各应收账款的法律诉讼的时效性 2 1 5 陈欠款的回款规定陈欠款的回款规定 2 1 5 1 两年以上未收回的款项为陈欠款 原则上 陈欠款应由原责任人负责催 收 原责任人离职的 由财务部组织安排催收工作 2 1 5 2 陈欠款的催收必须制定时间表 对正常程序无法回收的款项 必要时通 过法律诉讼途径或其他手段解决 2 1 6 回款考核及奖罚回款考核及奖罚 2 1 6 1 每季度对营销人员的回款工作进行考核 详见营销人员回款考核办法 2 1 6 2 在回款工作中 各配合部门或岗位未能及时 准确 有效完成工作者 视情节轻重每次给予 200 1000 元罚款 10 2 2 应付账款管理应付账款管理 2 2 1 应付账款的范围应付账款的范围 本制度所称的应付账款是指采购货物 接受劳务未及时支付的款项以及收取的 各种保证金和押金往来 2 2 2 应付账款的日常管理应付账款的日常管理 2 2 2 1 应付材料 设备款的管理 1 采购部应建立完善的物资供应管理台账 详细记录各供应商所供物资的数 量 金额 供应时间及付款情况等信息 2 采购部每月 30 日前将上月 26 日至本月 25 日所购物资的供货清单连同采购 审批表交会计审核备案 2 2 2 2 应付分包劳务款的管理 1 项目管理部应建立完善的分包劳务管理台账 详细记录各分包队伍的产值 完成情况及付款情况等信息 2 项目管理部每月 30 日前将已签批的当月施工队伍工程产值审计确认单交财 务部和成本控制部备案 3 财务部每月定期与各部门核对应付账款情况 保持信息准确一致 对应付 账款的异常情况及时向公司领导汇报 2 2 3 考核及奖罚考核及奖罚 2 2 3 1 在应付账款管理工作中 各部门或岗位应及时 主动 准确地提交相关 单据 并做好交接手续 每丢失一张票据 对相关责任人罚款 50 元 11 第三章第三章 资金计划管理资金计划管理 资金计划作为年度预算 项目总预算 的落地措施 各部门每月必须根据 工作进度对年度预算 项目总预算 进行分解 分解后的预算作为月度资金使 用计划执行 具体规定如下 3 1 资金计划的范围资金计划的范围 资金计划的范围包括 资金回款 生产成本支出 工程款 设备款 材料款 项目招待费 业务费 各种保证金 项目部其他费用 基础招待费及其他非项 目日常费用的使用计划 3 2 参与部门及人员参与部门及人员 所有业务经办部门及中心的负责人 3 3 资金计划申报和审批资金计划申报和审批 3 3 1 资金计划申报依据 计划范围计划申报依据 回款计划销售合同 工程进度 采购部 采购合同 送货情况 账期生产成本支出计划 项目管理部 分包合同 施工进度 项目业务费项目回款情况 约定的支付方式 各种保证金各部门工作计划 项目招待费 各部门工作计划 12 项目其他费用 其他非项目日常费 用 工作计划及日常管理活动 基础招待费各部门参照 招待费限额参照表 执行 不需每 月申报 3 3 2 资金计划申报时间及审批 3 3 2 1 各部门在每月 27 日下班前 项目管理部每月 29 日前 将下月资金计划 提交给成本控制部 遇节假日顺延 有上级主管领导的部门 资金计划需经主 管领导审核后提交成本控制部 3 3 2 2 成本控制部根据年度预算及已执行的资金计划情况进行审核 并提出审 核意见报总经理审批 3 3 2 3 成本控制部将审批的资金计划在次月 2 日前 遇节假日顺延 下达至各 有关部门执行 3 3 3 财务部每月应对资金计划的执行情况进行监控 资金支付时逐笔注销 并 在月初对上月资金计划的执行情况进行通报 3 3 4 各回款责任人对计划回款任务应当保证完成 未完成的回款一律纳入次月 的应回款计划 并累计至次月计划回款总额 3 3 5 各部门在月度资金使用计划范围内合理控制使用 未列入计划的资金不得 启动 对资金计划的调整实行额度和次数的双重控制 即每月给予各部门一次 调整机会 同时调整额度不得超过部门同类计划额度的 10 3 3 6 超计划的款项 主办部门必须写明超计划的原因并附相关的支持文件 经 主管领导 成本控制部审核后报总经理审批 否则财务部有权拒付 13 3 3 7 本月未执行的招待费不得累计至次月的申报计划中 需依据新的工作计划 重新申请 其他费用的支出计划 本月未执行的 根据工作计划可推至下月执 行 但需重新申报 3 3 8 各部门的资金计划按公司统一的格式进行申报 填报要完整 不得缺项漏 项 3 3 9 附件 资金计划申报表模板 3 4 资金安排资金安排 3 4 1 财务部每月根据回款计划 资金存量情况及各部门预计的资金使用时间进 行资金安排 经总经理审批后通知各部门执行 3 4 2 因项目回款未按计划到账或可预见不能按时到账 财务部有权暂停该项目 的资金支出 但应提前通知用款部门 3 5 考核与奖惩考核与奖惩 3 5 1 各部门应做好本部门工作的统筹安排 以确保资金计划的准确和及时 资 金计划的执行情况与部门负责人的绩效考核挂钩 第四章第四章 付款管理付款管理 4 1 付款种类付款种类 本制度所指的付款包括 对外付款 对内付款 4 1 1 对外付款 分包工程款 分包服务款 材料款 设备款及其他对外付款 14 4 1 2 对内付款 借款 备用金 工资 奖金 福利费 日常费用报销款及总 分机构之间的资金调拨 4 2 审批时间及付款时间审批时间及付款时间 4 2 1 审批时间审批时间 4 2 1 1 为便于工作安排和时间管理 各部门或岗位对需支付的款项 应提前准 备好请款手续 支付凭证及相关审批资料 并按规定时间送审 对超过规定时 限送审的 一律顺延至下次审批日方可办理付款审批业务 4 2 1 2 财务部应按时对各部门提交的付款申请进行审核 反馈并报送总经理 4 2 1 3 付款审批时间表 15 序 号 申请付款项目 送审日 送达财务部 财务审单日 完成审核 并反馈审核结果时间 总经理审批日备注 1 分包工程款 分包服务费 材料款 设备款及其他对外 付款 北京 周四前 天津 周二前 北京 周五 天津 周三 北京 周二 天津 周五 2 日常费用报销款 每月 31 日前 含 北京 周二 天津 周五 1 长驻京津以外地区的工作人员每月 1 日前将票据快递或捎带 回公司 送审日以快递发出日或捎带日为准 2 当月费用当月送审 杜绝票据超期报销业务 其中招待费报销 单及企业文化建设经费报销单的送审时间为发生次日 详见招 待费管理规定及企业文化建设经费管理规定 差旅费报销单的 送审日为返回上班的当天 详见差旅费管理规定 16 3 借款 备用金 付款同 1同 1 4 工资 驻外补助每月 4 日前每月 6 日前每月 7 日前 5 奖金 福利费同 1同 1 6 总分机构之间的资金调拔同 1 注 1 第 1 至 3 项超过规定时限送审的 一律顺延至下次送审日方可办理付款审批业务 2 审单遇节日自动顺延 17 4 2 2 付款时间付款时间 序号付款项目付款日备注 1 分包工程款 分包服务费 材料款 设备款及其他对外付款 每月根据资金安排表 财务部与各业务主办 部门约定付款日 2 日常费用报销每月 10 日 9 00 17 00 总经理 营销副总及其他垫资额超过 2000 元的业务 可每周三凭票报销 3借款 备用金 工作日 9 00 17 00 提前 1 2 天预约 4工资 驻外补助每月 8 10 日 9 00 17 00 5奖金 福利费 工作日 9 00 17 00 6总分机构之间的资金调拔工作日 9 00 16 00 注 1 财务部出纳收到完整 合规的付款手续且征得两位总经理同意后方可付款 2 付款遇节假日自动顺延 18 19 4 3 付款审批程序付款审批程序 各对口业务主管部门或岗位负责总经理签批前各环节的审批报送手续 财务部 负责统一呈报总经理进行签批 4 3 1 对外付款审批程序对外付款审批程序 4 3 1 1 分包工程款审批程序 1 项目经理对各分包队伍的付款申请内容和附送资料进行实质性审核 签字 后 填写支出凭单 2 项目管理部经理复核后交主管领导签署意见 3 经主管领导签署意见后提交财务部主办会计初审 财务经理复审签字 4 总经理签批后 出纳根据资金安排进行付款 4 3 1 2 材料 设备款审批程序 1 采购员对各供应商的付款申请内容和附送资料进行实质性审核 签字后 填写支出凭单 2 采购部经理复核后交财务部主办会计初审 财务经理复核签字 3 若申请的款项为到货款或调试款的 在提交财务部审核前还应交相关项目 经理确认签字 4 总经理签批后 出纳根据资金安排进行付款 4 3 1 3 各种保证金 押金付款的审批程序 1 各对口业务主管部门负责提交付款申请 并填写支出凭单 2 部门经理复核后交主管领导签署意见 20 3 财务部主办会计初审 财务经理复审签字 4 总经理签批后 出纳根据资金安排付款 4 3 1 4 其他对外付款 1 各对口业务主管部门负责提交付款申请单及支持说明文件 并填写支出凭 单 2 部门负责人复核后交相关的主管领导签署意见 3 经主管领导签署意见后提交财务部主办会计初审 财务经理复核签字 4 总经理签批后 出纳根据资金安排进行付款 4 3 1 5 各对口业务主管部门应于付款申请前与财务部核对合同付款情况 并确 保双方合同签订情况 已付款情况准确 一致 4 3 2 对内付款审批程序对内付款审批程序 4 3 2 1 费用报销审批程序 1 报销人按要求的格式填写报销单并粘贴原始凭证 对于需要事前审批方可 办理的业务则需同时附上经审批的相关业务审批单 如 招待费审批单 出差 派遣单 办公用品采购申请单等 2 证明 验收签字 属于某部门或岗位的专用设备 还需领用人证明 验收签字 本部门负责人审核签字 主管领导签署意见 3 财务部出纳初审 财务经理复审签字 4 总经理签批后 出纳根据资金安排计划付款 4 3 2 2 借款 备用金 审批程序 1 借款人根据业务需要填写借款单 21 2 部门经理审核签字后交主管领导签署意见 3 财务经理审核签字 4 总经理签批后 出纳按规定付款 4 3 2 3 工资 驻外补助发放审批程序 1 人事行政部经理编制工资表提交财务经理审核 需付经审批的考勤表 相 关扣款通知 员工调薪申请单等 2 财务经理审核后交总经理审批 3 出纳按规定付款 4 3 2 4 总分机构之间的资金调拨审批程序 1 出纳填支出凭单 经会计审核后交财务经理 2 财务经理签字确认 3 总经理审批签字后 出纳付款 4 4 付款审批依据付款审批依据 所有成本和费用的支出均需提供发票 不符合审批程序及要求的付款业务 一律退回经办人 并要求经办人补齐相关审批手续后方可办理 4 4 1 合同款通用审批依据合同款通用审批依据 4 4 1 1 我方与收款方签订的经济合同 如 工程分包合同 购销合同 租房合 同及补充协议等 4 4 1 2 确认该合同已生效并正在执行中 22 4 4 1 3 收款方已按合同履行了相应的义务 4 4 1 4 对口业务主管部门确认已达到合同约定的付款节点及质量要求 4 4 1 5 收款方提供的发票或相关票据真实 准确 合法 有效 4 4 2 分包工程款审批特别依据分包工程款审批特别依据 4 4 2 1 预付款 工人保险单 花名册 4 4 2 2 进度款 经审批的产值审批确认单 工人工资表 工人工资支付承诺书 4 4 2 3 调试验收款 甲方验收单 工程结算单 工人工资表 工人工资支付承 诺书 4 4 2 4 质保金 质保结算单 4 4 3 材料 设备款审批特别依据材料 设备款审批特别依据 4 4 3 1 到货款 经会计审核的供货清单 或经审批的采购审批表和经项目经理 验收签字的供货清单 4 4 3 2 调试验收款 设备调试验收单 4 4 3 3 质保金 质保结算单 4 4 4 其他付款审批依据其他付款审批依据 4 4 4 1 办公耗材 专用耗材 低值易耗品费用 附经审批的 办公设备及用品 采购申请单 4 4 4 2 固定资产费用 附经审批的 办公设备及用品采购申请单 4 4 4 3 差旅费借款或报销 附经审批的 出差派遣单 各项费用按差旅费管 23 理规定执行 4 4 4 4 交通费 汽油费需付外出清单 打车票需在车票后注明起始地址 事由 及打车原因 员工外出需乘坐公交 特殊情况需经部门负责人同意后方能打车 特殊情况是指 目的地无公交 接送客户 4 4 4 5 通讯费 统一购充值卡的需附经审批的 电话费申请单 4 4 4 6 公务车维修费或保养费 附经审批的 车辆维修申请单 方可报销 报 销单需人事行政部证明 验收 涉及多项维修项目的还需提供维修单位出具的 车辆维修清单 并加盖发票专用章 4 4 4 7 公务车油料费 已办理加油卡的 报销时需附加油卡预收款凭证或充值 小票 未办理加油卡的需付 用车申请单 车辆使用登记表 4 4 4 8 招待费 附经审批的 招待费审批单 4 4 4 9 其他临时性付款需附经审批的 相关依据 方可办理 其他临时性付款 指紧急的突发性事务付款 4 4 5 财务支付审核要点财务支付审核要点 4 5 1 提交的凭证及相关附件是否完整并经有关人员签字确认 4 5 2 提交的凭证及相关附件填写是否规范 完整 付款金额是否真实 准确 合理 4 5 3 是否符合合同约定的付款条件 4 5 4 原始凭证的粘贴是否规范 整齐 4 5 5 申请人 审批人权限是否符合公司规定 4 5 6 所需资金是否已报计划并经过审批 4 5 7 法律 法规规定的其他要求 24 4 5 付款金额的确定付款金额的确定 4 5 1 分包工程付款金额的确定分包工程付款金额的确定 分包工程付款金额由以下各项构成 经计算合并后确定实际付款金额 4 5 1 1 应付工程价款 根据节点内的实际完工量 分包工程产值审计确认单 约定的付款比例计算应付工程款 4 5 1 2 应扣款项 根据扣款通知单注明的应扣施工单位的各种款项 施工队伍 的借支款计算 4 5 2 材料 设备款付款金额的确定材料 设备款付款金额的确定 材料 设备款付款金额由以下各项构成 经计算合并后确定实际付款金额 4 5 2 1 应付设备 材料款 根据实际供货内容 供货清单 约定的付款比例 计算应付材料 设备款 4 5 2 2 应扣款项 根据实际退货情况 退货清单 成本控制制度中规定的各 种应扣款项 扣款通知单 计算 4 5 3 各种保证金和押金退款金额的确定各种保证金和押金退款金额的确定 各种保证金 押金退款金额由原已收金额扣除各种应扣款项后确定实际付款金 额 4 5 4 对内付款金额的确定对内付款金额的确定 对内付款由以下各项构成 经计算后确定实际付款金额 4 5 4 1 日常费用报销金额 按已审批的金额扣除借款 或到期备用金 后的余 额 25 4 5 4 2 借款 备用金 付款金额 按审批确定金额扣除前期借款 或到期备用 金 后的余额 4 5 4 3 工资 奖金 驻外补助及福利费付款金额 按审批确定的金额扣除未冲 账借款 或到期备用金 其他经审批的扣款余额 4 5 4 4 总分机构之间的拨款 按领导审批确定的金额 4 6 财务支付要求财务支付要求 4 6 1 对外单位付款的支付要求对外单位付款的支付要求 4 6 1 1 收款单位 与合同签订单位 发票开具单位一致 即三者一致 4 6 1 2 付款金额和事由 符合合同约定 4 6 1 3 收款账号 与合同签订时的约定一致 4 6 1 4 领款人 收款单位的法人代表或其委托代理人 4 6 1 5 付款方式 符合合同约定 无约定的一律采用电汇或支票等银行结算方 式 特殊情况需使用现金的 需经总经理同意 并提前1 2天预约 4 6 2 对内付款的支付要求对内付款的支付要求 所有支付凭证需经审核签批 且附件齐全 有效 4 7 发票要求发票要求 凡对外采购商品 接受服务均应取得发票 且发票填写准确 合法 合规 所 属期应为当月 各业务经办人索取发票时应认真审核 26 4 7 1 索取发票的注意事项索取发票的注意事项 4 7 1 1 发票抬头需填写公司全称 不得简写 4 7 1 2 开票日期与经济业务发生的实际日期相符 不能提前 也不能滞后 定 额发票上无日期显示的 经办人应根据实际发生日期在发票正面标注 4 7 1 3 商品名称或服务项目 应该按照商品名称或服务名称逐项如实填写 不 得虚开或改变内容 4 7 1 4 规格 计量单位 数量 单价 需按实际或标准填写 4 7 1 5 金额大小写书写应规范 且填写齐全 4 7 1 6 票面不得有涂改 如需修改应交开票单位在修改处加盖发票专用章 如金额有修改 必须退回重开 4 7 1 7 凡发票内容不能显示所购物资具体名称 数量或数量显示为 一批 的 需提供销售方出具的销售清单并加盖销售单位发票专用章或商家的机打购物小 票 4 7 1 8 发票票面需加盖发票专用章 如未盖发票专用章 所盖发票专用章不清 楚 盖发票专用章以外其他印章的发票均无效 4 8 票据图例票据图例 4 8 1 发票图例发票图例 说明 发票只能加盖发票专用章 其他章无效 发票正面有税务监制章 大写与小写金额相符 27 说明 发票无明细的 必须另附销货清单 并加盖和发票一致的发票专用章 说明 品名 规格型号 单位 数量 单价填写齐全的可无销货清单或销售小 票 4 8 2 费用报销单填写图例费用报销单填写图例 4 8 3 差旅费报销单填写图例差旅费报销单填写图例 4 8 4 支出凭单填写图例支出凭单填写图例 4 8 5 借款单填写图例借款单填写图例 4 9 款项支付结算要求款项支付结算要求 4 9 1 财务部出纳在收到完整合规的支付凭证 且征得两位总经理同时同意后才 能办理支付结算手续 支付完毕应及时登记现金日记账和银行存款日记账 28 4 9 2 办理支付结算手续若采用转账支票或银行柜台电汇方式 必须经主办会计 审核并加盖财务专用章后才能支付 若为网银支付方式 必须经主办会计审核 后才能支付 4 9 3 使用转账支票向外单位付款时 应由本公司对口业务管理部门人员在支票 本的 经手人 栏签字 收款单位的授权收款人在支票根签字 如 工程款的 支付应由相关项目经理或项目管理部经理陪同施工方来领取 设备材料款的支 付应由相关采购员或采购部经理陪同供应商来领取 4 9 4 财务部在办理对外款项支付后3个工作日内将付款情况通知各对口业务管 理部门 财务部及各对口业务管理部门均应及时更新 合同管理台账 已付款 情况 4 10 付款纪律付款纪律 4 10 1 各级审核人员及财务人员要加强业务学习 熟悉付款管理规定 对于新 聘人员 人事行政部要负责组织对其培训后方能上岗 4 10 2 各审核人员要切实履行岗位职责 按照公司有关规定要求进行审核 4 10 3 如发现资料不齐全 不准确或存在错误 首先要将申请退回 4 10 4 若发现有舞弊嫌疑 要提请相关部门进行调查 4 10 5 对于弄虚作假 违法的原始凭证 在不予受理的同时应予以扣留 并及 时向公司领导报告 4 10 6 若因玩忽职守 随意签署意见导致公司发生损失的 将按公司相关规定 严 肃处理 4 10 7 各对口业务管理部门负责对所有支付申请材料的组织和完善 本部门初 审合格后方可提交至其他部门或上级领导 29 4 10 8 各级审批人员要廉洁自律 严禁与外单位或个人串通合谋 骗取公司付 款 或在支付管理过程中 降低标准 放松要求 以图谋私利 损害公司利益 或利用职务之便 对外单位或个人进行索 拿 卡 要 如发现有以上行为者 公司将按相关规定对相关人员予以处罚 第五章第五章 暂借款及备用金管理暂借款及备用金管理 5 1 适用范围适用范围 5 1 1 暂借款适用范围暂借款适用范围 5 1 1 1 有合同约定 需预先全额付款才能发货并提供发票及相关资料的采购款 5 1 1 2 无合同约定 但为日常性事务借款 如 水电费 房租 通讯费 保证 金 押金等必须预先缴纳的款项 5 1 1 3 临时性差旅费借款 5 1 1 4 单次金额在2000元以上的招待费借款 5 1 1 5 统一组织的员工活动借款 5 1 1 6 其他需先行付款方能取得相应服务或商品的借款 5 1 2 备用金适用范围备用金适用范围 5 1 2 1 行政部经常性支付的事务性小额款项 5 1 2 2 长期外派出差需要支付的差旅费 5 1 2 3 项目驻地需经常性支付的小额款项 30 5 1 2 4 领导因开展业务需要的周转备用金 5 1 2 5 其他总经理批准的备用金 5 2 借款手续借款手续 5 2 1 各种借款均需根据业务情况照实填写借款单 经部门经理 主管领导 财 务经理及总经理审批后方可借支 借款时财务部应扣除前期未清借款或到期备 用金 5 2 2 暂借款需附文件或签呈如下 5 2 3 行政事务性借款 附收费通知 办公用品采购申请单等有效文件 5 2 4 差旅费借款 附差旅费派遣单 5 2 5 业务招待费借款 附经批准的招待费审批单 5 2 6 员工活动借款 附经批准的员工活动方案 5 2 7 保证金 押金借款 付款申请单 其他支持性文件 5 2 8 申请临时性借款时 应在借款单注明预计冲销日期 但最长不得超过一个 月 5 3 暂借款或备用金冲销暂借款或备用金冲销 5 3 1 暂借款经办人于取得合法报销票据后 应即办理冲销手续 招待费和差旅 费的冲销时限按招待费管理规定和差旅费管理规定执行 财务部在审核票据合 格后给予报销冲账 5 3 2 员工离职时 财务部应清查其借款情况 并督促还清 借款未清者 人事 31 部门不予办理离职手续 5 3 2 备用金使用人最少每月应报销一次 报销时根据票面金额支付 不冲销备 用金往来 待备用金事项结束时退还财务部 未按月提交报销手续的费用 按 超期费用处理 不予报销 5 4 暂借款及备用金清查暂借款及备用金清查 5 4 1 财务部每月应对暂借款及备用金进行清查 并出具清查报告 对逾期未办 理冲销手续的暂借款给予通报批评 并暂停该部门的其他借款 直至借款结清 为止 5 4 2 财务部每年12月31日前对备用金进行清收 出纳收到退还的备用金时应填 写收据 一联交会计记账 一联交借款人留存 第六章第六章 资金存量管理资金存量管理 6 1 现金管理现金管理 6 1 1 现金及现金结算范围现金及现金结算范围 本制度所指的现金包括 库存现金及各种有价证券 现金结算范围 6 1 1 1 员工工资 各种工资性补贴 福利费 6 1 1 2 支付给个人的奖金 备用金及临时性的差旅费 招待费借款 6 1 1 3 支付给个人的报销款及其他零星支出 32 6 1 1 4 经总经理批准的确需现金支付的其他支出 6 1 2 现金日常管理现金日常管理 6 1 2 1 出纳员负责现金的日常管理 要确保其安全和完整无缺 如有短缺 当 事人要负赔偿责任 6 1 2 2 出纳人员提取现金必须以现金的实际需求为依据 主办会计审核签字 并经财务经理同意后方可提取 6 1 2 3 出纳提取和运送现金时 原则上要求有人陪同 知情人员不可对外透露 6 1 2 4 严禁 白条 抵充库存现金 更不得挪用现金 禁止任何形式的账外资 金 小金库 6 1 2 5 保险柜内不允许存放私人现金及其他物品 已经发现 视同公司财务予 以没收 6 1 2 6 不得为任何单位 个人套取现金 6 1 2 7 每日库存现金余额不得超过5000元 超过部分必须送存银行 6 1 2 8 各部门或人员需使用超过5000元 含 的大额现金时 要提前一天预约 超过 10000元 含 的大额现金要提前二天预约 6 1 2 9 因现金使用需要开立个人银行存折 卡 的 取款密码和存折 卡 必 须分别保管 相关的网银盾和密码的保管参照公司网络结算管理 6 1 2 10 营销 售后等业务部门在业务活动中收取的现金必须及时交财务部 不得自行用于任何开支 6 1 2 11 出纳对收到的各项现金收入 现金往来款 均应开具发票或收据 并 加盖 现金收讫 章 33 6 1 2 12 出纳在办理现金付款时 必须检查付款凭证是否已经过正确的复核 审批 不得受理未按规定审批的支付业务 不得受理不完整 不真实 不合法 的各类凭证 支付完毕应加盖 现金付讫 章 6 1 2 13 出纳员应具备鉴别假钞真伪能力 一旦收取假钞后果自负 公司为出 纳员配备必要的验钞设备 6 1 2 14 出纳必须做到现金日清月结 每日下班前向财务经理报送现金日报 财务经理或其授权人员应在每月任意一天组织出纳进行库存现金盘点 形成盘 点表 相关人员签字后将盘点与核对记录报财务经理备案 6 2 银行存款管理银行存款管理 6 2 1 所有银行账户必须在总公司财务部备案 新开户必须说明开户理由 账户 用途 报财务总监 并征得总经理同意后方可办理 未经审批同意 严禁以任 何名义开立账户 6 2 2 严禁出租 出借账户 并不得以任何形式帮助任何单位或个人进行洗钱行 为 6 2 3 银