某公司账务处理子系统设计.

摘要摘要 近几年来 会计电算化发展比较迅速 也是广大会计人员体会到它在信息处理方 面的精确性和效率 企业要想获得真正发展就要加强会计电算化的应用与管理 尤其 是在账务处理系统方面 我们更要加强管理与审核 会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的 简称 是一个应用电子计算机实现的会计信息系统 它实现了数据处理的自动化 使 传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统 会计电算化系统是一个组织处理会计业务 会计数据 并为企业内 外部信息使 用者提供财务信息和有关决策信息的人机系统 这个系统是由计算机硬件设备 计算 机软件 电算化管理制度和财务人员以及相关的计算机人员组成 关键字 会计电算化 账务处理系统 目录目录 摘要 1 引言 2 一 企业基本情况 3 二 建立账套 4 三 总账系统的初始化 4 一 用户管理及权限设置 4 三 凭证类别设置 6 四 增加科目 7 六 职工档案设置 8 七 期初余额输入以及试算平衡 8 八 完成建账 10 四 日常账务处理 11 一 凭证处理 11 二 凭证输入 11 三 凭证审核 12 四 凭证记账 汇总 13 五 期末账务处理 14 一 月末结转 14 二 结账 15 六 企业存在问题及相关建议 16 一 存在的主要问题 16 二 相关建议 16 结论 18 参考文献 19 致谢 20 引言引言 会计电算化可以提高会计数据的实效性和准确性 提高会计核算水平和质量 减 轻会计人员的劳动强度 同时提高经营管理水平 使财务会计管理由事后管理向事中 控制 事先预测转变 为管理信息化打下基础 也可推动会计技术 方法 理论创新 和观念更新 促进会计工作的进一步发展 本文就是通过运用高信软件对青岛凯信家 具有限公司账务处理处理进行电算化管理的过程 首先对青岛凯信公司的基本情况进 行了简单的介绍 然后论述了该企业运用高信财务软件进行财务处理的情况 主要包 括总账系统初始化设置 日常账务处理和期末账务处理 最后还对该企业提出了会计 电算化事业发展过程中存在的一些问题 并且进行了简单的分析 并提出相关意见 一 企业基本情况一 企业基本情况 公司名称 青岛凯信家具有限公司 一般纳税人 地址 青岛市湘江路 251 号 开户银行 中国建设银行青岛支行 银行账号 123456789 税号 987654321 行业 标准代码 记账本位币 RMB 人民币 会计科目级数 4 级 4 2 2 2 会计年度开始日期 2012 年 1 月 青岛凯信家具有限公司的账务处理是指从科目的设置 凭证的编制和审核 记 账 对账 结账 一直到会计报表和报告的编制的整个过程 账务处理系统是指利用 计算机完成会计账务处理工作的管理信息系统 二 建立账套二 建立账套 首先打开高信财务软件 单击新账套按钮 进入设置界面 根据系统提示进行下 一步操作 输入账套启用时间 会计主管以及账套名称 青岛凯信家具有限公司 并 且要选择该公司所属行业等企业相关的基本情况 三 总账系统的初始化三 总账系统的初始化 一 用户管理及权限设置 一 用户管理及权限设置 根据青岛凯信有限公司内部控制制度的要求和该公司的实际工作需要 我们对 企业的相关电算化会计岗位进行了划分调整并设立必要的工作岗位 以及操作权限 以防止未经授权的人员操作会计软件 影响企业的财务管理 进而影响企业的全面发 展 编号用户名职务权限 001 祝楠录入员 账务处理 中除 凭证审核 以外的所 有功能 固定资产 工资所有权限 002 张开审核员 账务处理 中的 凭证审核 凭证查 询 凭证记账 功能 003 王辉出纳员 出纳管理 中的全部功能 账务处理 中的凭证查询功能 004 刘元义主管会计全部操作权限 在账套完成之后 以会计主管 刘元义 身份再次登录账套进行以下相关操作 分别增加录入员祝楠 审核员张开 出纳王辉等的人员 并且授权他们应该有的权限 比如 录入员 祝楠 操作权限 账务处理 中除 凭证审核 以外的所有功能 如下图 二 币种设置二 币种设置 由于行业以及企业经营范围比较大的原因 该公司有很多产品出口 因此存在 外币收支 所以在有本位币的基础上还需要增加美元 英镑等外币 其操作过程如下 首先单击打开 币种设置 然后再分别输入相关的外币币符以及币名 汇率标志选择 固定汇率 折算方式选择 直接汇率 起初汇率为 8 0 注意 对于已经使用过的外币种类 币符 不能修改 币种不能被删除 只有被使用 外币的科目发生数都为零 外币代码才能被修改 或者才能删除此种外币 三 凭证类别设置 三 凭证类别设置 青岛凯信家具有限公司业务比较多 存在各种各样的业务 因此需要设置收款 凭证 付款凭证 转账凭证 凭证类别还有一定的限制条件 也就是凭证类别的使用范围 其中最主要的有三种 即 借方必有 贷方必有 凭证必有 例如 收款凭证就是借方必有编码为 1001 的 库存现金 科目 或者 编码为 1002 的 银行存款 科目 而贷方必有是指贷方必有编码为 1001 的 库存现金 科目 或 者编码为 1002 的 银行存款 科目 四 增加科目 四 增加科目 由于本公司在建立账套时预置了会计科目 所以只需对企业缺少的会计科目进 行增加处理即可 单击打开 账户管理 根据青岛凯信家具有限公司发生的实际业务 和 会计法 中规定增加会计科目 如 1001 库存现金 1002 银行存款 因为本公司 存在外币 因此在增加银行存款科目时需要在 期末汇兑损益 处打对号 否则期末 调汇的凭证便无法用 期末调汇 生成 五 设置核算项目五 设置核算项目 辅助核算项目账务软件中默认的包括 客户 部门 供应商 货品 职员五 种 根据公司实际业务发生情况 针对公司往来单位 客户 供应商 公司部门 公司销售货品以及公司的职员进行辅助信息的核算 比如说 青岛凯信家具有限公 司的部门 其包含 001 行政部 002 财务部 003 销售部 004 物供部 核算如下 首先单击 辅助核算项目 选择 部门 再单击 增加明细 按钮 添加相关信息 其它辅助核算项目同上 有以下 两点需要注意 1 只有最末级明细科目下才能设置辅助核算 若一个科目设置了辅助核算项目 后 想增加第一个下级明细科目 则这些下级科目所包含的项目 包括凭证 余额信 息等 要同上级科目的一致 并且在系统中也会给相应提示 2 设置辅助核算项目以后 必须在增加账户或修改账户时选择 辅助核算项目 中的辅助大类 六 职工档案设置 六 职工档案设置 职工档案的设置是用于登记公司工资发放人员的姓名 职工编码 所在部 门 人员类别等信息 工资日常核算中职工的增减变动也需要在此处理 这样有利于 加强公司职工工资管理 但需注意是 为了便于日后在部门之间调动工作 不同部门 的人员编码不能重复 七 期初余额输入以及试算平衡 七 期初余额输入以及试算平衡 由于该企业是预置会计科目的 只要再增加明细科目即可 会计科目增加完成 之后 就需要输入期初余额 按照公司业务实际发生情况对相关会计科目以及期初余 额进行输入 输入过程中 操作员一定要认真仔细 等期初余额输入完成以后要进行 试算平衡 如果试算平衡结果显示不平 则说明输入期初余额有误 即无法正确完成 建账 进而就会影响以后步骤的会计工作 在期初 余额录入过程中 固定资产的录入需要注意 当月增加的固定资产当月不计提 所以 还应提前增加固定资产卡片 八 完成建账 八 完成建账 上图是试算平衡表 从表中看出已经平衡 所以进行完成建账操作 四 日常账务处理四 日常账务处理 一 凭证处理 一 凭证处理 按照会计制度规定 制单人填制的记账凭证必须都要经过具有审核权限的操作 员进行合法性检查 就青岛凯信家具有限公司而言 该公司由录入员祝楠进行凭证填 制 产生记账凭证的途径有三种 主要包括 1 根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证 2 先由人工编制记账凭证 再输入计算机 3 计算机自动 生成机制凭证 记账凭证的内容一般包括两部分 一是正头部分 包括凭证类别 凭证编号 凭证日期和附件张数等 二是凭证正文部分 包括摘要 会计分录和金额等 二 凭证输入 二 凭证输入 录入凭证时 应先选择凭证类型 会计核算软件将按实践顺序以及凭证类型 对会计凭证自动连续编号 需要时 也可以对凭证号进行人工修改 然后输入业务日期 制单日期 默认为当前日期 附件数 摘要 会计科目 辅助核算信息以及金额等 所需信息 其中会计科目要求输入末级明细科目 一般只需输入科目代码或者助记码 软件将自动显示科目名称 录入完成后 要点击 保存 按钮 进行保存 由于修改 凭证时 凭证类型不能修改 所以凭证类型选择错误 并且该凭证已经保存 可以通 过凭证复制来改变凭证类型或者将此错误凭证删除重新录入 录入凭证借方或者贷方 发生额时 如果是录入 最后一条记录 可以使用自动配平功能 使用快捷键 CTRL A 则此记录自动将借贷金额配平 依次将公司发生的业务按照要求录入 例如 1 月 1 日 收到中国银行通知 将利息收入 5000 元入账 则需要填制如下凭证 三 凭证审核 三 凭证审核 审核人跟制单人不能为同一人 在青岛凯信家具有限公司 审核会计主管刘元 义 取消审核只能由审核员张开进行 即 谁制单谁修改 谁审核谁取消 需要注意 的是 凭证一经审核 不能被修改 删除 只有取消审核签字后才可被修改或者删除 审核的内容主要包括以下两点 1 凭证是否与原始凭证相符 2 会计分录是否正确 注 检查凭证是否平衡 如果有不平衡的凭证不能记账 而且记账范围应小于审核范 围 作废凭证不需审核可直接记账 四 凭证记账 汇总 四 凭证记账 汇总 凭证汇总是将收 付 转凭证按照一定的范围条件进行汇总 汇总其他科目的 贷方发生额 生成汇总表 进行汇总的凭证可以是已经记账的凭证 也可以是未记 账的凭证 汇总条件包括凭证日期 凭证类别 凭证范围等 由于计算机处理的速度 快 无差错等优点 在电算化环境下 记账处理完全不同于手工记账操作 一般来说 只有经过审核的凭证才能记账 五 期末账务处理五 期末账务处理 一 月末结转 一 月末结转 当一个月所有的业务处理完成以后 我们必须将账务处理所有内容结转到下个 月 才能进行下个月的账务处理工作 我们可以利用系统中的月末结转功能来完成 结账前的准备工作包括以下两点 1 查看本月凭证是否全部登记入账 2 有无结转权限 月末结转有多种形式 我们以自动转账为例进行说明 二 结账 二 结账 使用结账功能可以对指定的月份进行结账处理 如果该月上存在未记账的凭证 则月末就不允许结账 若上月未结账 下月的凭证仍可以录入 但不能进行记账处理 结账后 不能再录入已结账月份的记账凭证 而且账务处理的默认期间也将会自动转 为下一期 六 企业存在问题及相关建议六 企业存在问题及相关建议 一一 存在的主要问题存在的主要问题 1 会计电算化软件只进行简单的核算 没有扩展其功能的使用 2 企业对会计电算化的认识不够充分 对电算化的内部控制不够健全 3 会计电算化人员没有严格实行权限限制制度 操作员密码公开或者不设 可能出现越权情况 4 会计电算化人员业务不熟悉 一般都是由过去的会计 出纳经过短期培训就 上岗的 对于出现的问题不能及时解决 二 相关建议 二 相关建议 1 除了进行简单的账务处理核算以外 我们要加强企业会计电算化系统扩展功 能的使用与开发 2 企业要高度重视会计电算化工作 要全面正确理解和认识电算化账务处理系 统 加强企业电算化的内部控制制度 3 企业要严格实施权限限制制度 保证操作员都有自己的操作权限 而不会相 互拥有相同的权限 进而减少企业可能出现的越权问题 4 要加强企业人员的业务处理能力 提高对企业员工电算化应用的培训 以及 加强对企业突发状况的处理 结论结论 会计电算化账务处理系统 需要企业根据本单位 本部门的实际情况 建立适 合自己的账务处理系统管理制度 本文就是通过对青岛凯信家具有限公司电算化账务 处理系统研究与实践 了解了企业的账务处理过程 并且也了解到企业电算化方面存 在的一些问题 针对这些问题公司提出相关意见 比如 积极开展会计电算化账务处 理的培训 加强企业对自己账务处理系统的宏观管理 规范会计电算化管理工作 建 立一系列现代化企业管理制度 兵器付诸实施 以促进企业电算化账务处理程序的不 断完善和提高 参考文献参考文献 1 毛华扬 会计电算化教程 北京 电子工业出版社 2006 2 何日胜 会计电算化系统应用操作 北京 清华大学出版社 2009 3 李立志 会计电算化信息系统 北京 首都