邮件系统使用手册(notes)1

龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 LotusLotus NotesNotes 8 58 5 用户手册用户手册 目录目录 一 邮件用户登录 2 二 接收 新建邮件 4 一 接收查看邮件 5 二 回复邮件 6 三 转发邮件 7 四 删除邮件 8 五 新建邮件 9 三 创建联系人 13 一 创建单个联系人 13 二 创建联系人组 15 四 更改用户密码 18 五 邮箱设置 21 一 邮箱的基本设置 21 二 设置签名 21 三 设置颜色以标识特定的发件人 23 四 使用规则过滤新邮件 24 五 管理多个用户邮件 26 六 授权其他用户访问本人的邮件信息 36 七 Notes 归档操作 38 科技条线科技条线 二二 一一年八月二十二日一一年八月二十二日 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 一 邮件用户登录一 邮件用户登录 Lotus notes 启动 在计算机桌面点击 图标 lotus notes 8 5 或从开始菜单 点击 Lotus Applications Lotus Notes8 5 启动邮件程序 如图 1 图 1 输入用户密码 初始密码 各邮件用户请及时修改密码 如图 2 图 2 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 登录成功后 将显示工作台界面 图 3 图 3 二 接收二 接收 新建邮件新建邮件 双击工作台中的邮件图标 即可以进入邮箱 图 4 图 4 邮箱界面介绍 图 5 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 5 一一 接收查看邮件接收查看邮件 系统将自动接收到的邮件保存在收件箱中 未读邮加粗显示 如图 6 图 6 双击邮件即可查看邮件具体内容 图 7 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 7 如邮件中有附件 可在附件上单击右键选择保存即可保存在本地 如图 8 图 8 二二 回复邮件回复邮件 邮件处理后如需要对此邮件回复给发件人相关处理结果 在操作拦中选择答复 系统会自动 对发件人建立答复邮件 可输入邮件内容后发送回发件人 如图 9 图 10 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 9 图 10 三三 转发邮件转发邮件 用户在处理邮件时如需要将此邮件发给其它人员 可通过转发功能实现 在操作拦中选择转 发 如图 11 邮件处理发送操作过程与新建邮件类似 如图 12 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 11 图 12 四四 删除邮件删除邮件 由于邮箱的容量有限 各用户需及时清理自己的邮箱 删除过期的邮件 在邮件列表中选择 要删除的邮件点操作拦中删除图标 如图 13 邮件删除后被移动到废纸篓中 可在废纸篓 中进行还原或清空废纸篓 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 13 五五 新建邮件新建邮件 1 进入邮箱后在操作拦中选择新建 消息 即可建立新邮件 图 14 图 14 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 新邮件中 填加收件人收件人 按需增加抄送抄送或密送 密送 方法 可直接输入收件人的姓名 如有此 联系人系统会自动从地址本中匹配出完整的联系人 或从公共地址本 个人联系人选取收件 人 比如 输入高 系统会自动列出所有姓为高的联系人 直接输入联系人 图 15 通过地址本选择收件人 点收件人后系统会调出选择地址提示 在查看依据中选择 Notes 名称层次结构 可按总分行 条线选择收件人 点收件人按钮选出 可按需选择抄送 密 送 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 15 也可以按照名称列表选择某个人进行添加 名称排列方式是按照拼音首字母顺序 图 16 2 在主题主题域中键入邮件的标题 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 17 3 在消息正文中输入邮件具体内容 邮件中如需添加附件可在操作拦中选择回型针填加 需要的附件 可选择一个或多个文件创建附件 如图 17 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 17 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 18 4 在操作拦单击发送发送即可将邮件发送到收件人 发送完成的邮件会保存在发件箱中 三 创建联系人三 创建联系人 一一 创建单个联系人创建单个联系人 创建个人联系人的目的是方便在新建邮件时选取与之经常通信的收件人 以及联系人具体的 个人信息 双击工作台中的联系人图标 即可以转到联系人界面 图 18 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 19 注意注意 请按照下列格式填写电子邮件地址 也可以通过公用地址本添加本地联系人 请按照下列格式填写电子邮件地址 也可以通过公用地址本添加本地联系人 人名 或部室名 人名 或部室名 条线名称条线名称 总行总行 LJBANK LJBANK 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 二二 创建联系人组创建联系人组 当您创建消息或安排会议时 可使用组作为基本邮件列表 而无需分别输入每个地址 当使用组名称发 送消息时 每个组成员的名称都显示在消息的收件人域中 从组视图 单击新建 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 为组提供一个名称 以标识组的用途或一般组成 如 我的同事 我的朋友 某某项目 然后在目录中选择你要在组中添加的人员名称 添加完成后保存并关闭 在新建消息 收件人 联系人中就可以添加组成员 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 四 更改用户四 更改用户密码密码 密码初始值 密码初始值 8 8 个零 个零 请妥善保管你的 ID 文件以及尽快的更改登录密码 1 选择 文件 安全 用户安全 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 20 2 用初始密码登录帐户 图 21 3 点击 更改密码 再次登录 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 22 4 输入新的密码口令 点击确定完成更改 图23 密码修改成功将弹出消息提示 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 提示 新口令必须不同于一定数量的以前曾使用过的口令 只有在达到此数量后才能重新使 用旧口令 此数量由管理员设置 并显示在 更改口令 对话框中 例如 如果曾将口令设 置为 Hello 并且此对话框显示新口令不能与最近使用的 4 个口令相同 则您必须使用 4 个新口令之后才能重新使用 Hello 非常重要 由于口令存储在用户标识符中 因此不要忘记用新口令更新由于口令存储在用户标识符中 因此不要忘记用新口令更新用户标识符的备份拷贝用户标识符的备份拷贝 该用户标识文件存储在 IBM Lotus Notes Data目录下 一般在所有文件列表的最后 五 五 邮箱设置邮箱设置 一一 邮箱的基本设置邮箱的基本设置 邮箱的基本设置包括了邮箱的所有人 拼写检查设置及清空垃箱时间等 图 24 二二 设置签名设置签名 Notes 允许您为自己的邮件创建个人或数字签名 可以从文本 HTML 或图象 图形 文件中创建个人签名 可以将文件存放于操作系统的任何位置 但是为了方便起见 建议把 文件存储在 Notes 数据文件夹中 可以让 Notes 自动为要发送的所有邮件添加签名 您也 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 可以在发送邮件时为单独的邮件添加签名 1 在邮件界面左键点击操作栏中的 更多 首选项 图 25 2 选择邮件 签名 勾选 在我的外发邮件末自动添加签名 在 签名 区 编辑您自己 的个性化签名 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 26 3 点击确定完成添加 当新建邮件时 签名会自动添加在正文末端 图 27 添加完毕后 个人签名将成为邮件 RTF 文本的一部分 您可以选择并将其删除 请确保您所使用的 HTML 文件能在浏览器中打开 图像文件 JPG BMP 或 GIF 具 有合适的尺寸 如果要为签名文本使用特定格式 请使用 HTML 而不是 纯 文本文件 如果邮件要发送给只能显示文本的电子邮件系统的用户 请使用文本文件 三三 设置颜色以标识特定的发件人设置颜色以标识特定的发件人 可指定相应信息来自特定个人在收件箱视图中选择所标记的颜色 可以同时指定前景颜色与 背景颜色 例如 可以使用一种颜色组合来标识某个重要项目组中的同事 使用第二种颜色 组合来标识您的经理 而使用第三种颜色组合来标识朋友发来的个人邮件 最多可以为三种 颜色组合指定前景与背景颜色 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 28 图 29 设置好的颜色组合将显示在收件箱 所有文档 视图以及以后基于收件箱设计所创建的任 何文夹中 四四 使用规则过滤新邮件使用规则过滤新邮件 可以通过邮件规则 让 Notes 自动处理您所收到的满足特定条件的新邮件消息 例如 您 可以创建一条规则 用于检查来自特定发件人或包含特定主题的邮件 让 Notes 自动将邮 件移至特定的文件夹 向某人发送邮件的副本 或在您从收件箱中看到垃圾邮件之前预先将 其删除 举例 条件发件人包含 科技 则 将邮件移入 科技条线邮件文件夹 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 30 完成后 在规则视图中将会显示您刚才所建立的规则 图 31 当收到发件人名称中达到邮件规则中条件时 该邮件将执行您所规定的操作 开发管理部 科技 总行 LJBANK 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 32 Notes 将创建的邮件规则存储在邮件数据库的 规则 文件夹中 可以向其中添加新规则 也可以处理已经创建的规则 例如 可以编辑规则 更改规则的顺序以区分优先级 也可以 在不需要时将规则关闭或完全删除 注意 Notes 按显示顺序由上至下地使用规则 因此可以将要优先使用的规则移至靠近顶部 的位置 这样 如果收到的新邮件消息同时满足两条不同规则的条件 则靠近顶部的规则首 先作用于邮件 如果存在用于移动或删除邮件的规则 此功能则尤为重要 五五 管理多个用户邮件管理多个用户邮件 通过切换不同的用户标识 可以在工作台中管理其他用户的邮件 比如您还管理着您所在条 线的部门邮箱 或者几个用户共享同一个工作站 比如 在工作台中 添加 电子银行部的邮箱 选择文件 安全 切换标识 切换到你想要添加用户的标识文件 这里切换到电子银行部的 ID 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 33 在任意空白工作台标签页面单击鼠标右键 选择打开应用程序 图 34 在搜索栏中选中 ljbankm01 ljbank 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 35 选中mail 打开邮件数据库 图 36 选择与你要管理的用户邮件相对应的用户名称 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 37 注 在这里只能打开与标识文件相对应的邮件文件 如果选错 将会被告知 如果是各分行请下拉动作条到最下端进入相应地市的文件夹中寻找相应的邮箱 图 38 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 点击打开 完成添加 双击标签页 添加页面名称 图 39 用同样的方法可以添加多个用户 但这样进行管理 必须要进行不同ID的切换 是否可以不切换ID 也可以进行其他邮箱 的管理呢 答案是可以的 即 将自己的ID 添加到要管理的邮箱的访问控制列表中 这里 我把自己添加到电子银行的访问控制列表中 1 使用鼠标右键点击邮箱图标 选择应用程序 访问控制 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 40 2 在打开电子银行的ACL后 可以发现这里的管理者只有电子银行 在把其他用户添加到其 中之后 其他用户就可以不切换ID而直接登录到这个邮箱中 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 41 3 点击添加 蓝色人形图标 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 42 4 在弹出的对话框中选择要添加的人 点击确定结束 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 43 5 添加完成的效果图 在右上的属性框中给添加的人选择权限 管理者为最大权限 用户类 型选择个人 点击确定完毕 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 44 到此就完成了其他管理用户的添加 在这其中可以用同样的方法添加多人 通过上面的设定 即可只登录牛磊 科技 总行 ljbank 这个ID 就可以打开电子银行的邮箱 因为我也是这个邮箱的管理者 注意 千万不要把其中的用户都删除 如果这样的话 所有人都无法登陆这个邮箱 注意 千万不要把其中的用户都删除 如果这样的话 所有人都无法登陆这个邮箱 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 六六 授权其他用户访问本人的邮件信息授权其他用户访问本人的邮件信息 1 当你切换的其他帐户 而要操作自己的邮箱时 通过授权其他用户对自己邮箱的访问权限 可以不用 切换帐户 即可对邮箱进行操作 首先打开首选项 图 45 选中访问与授权 访问您的邮件和日历 图 46 在添加个人 组 页面中 填写下列信息 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 47 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 七七 Notes 归档操作归档操作 1 登陆 notes 打开邮箱 2 点击操作栏中的 操作 归档 创建条件 如图 1 图 48 3 为归档条件创建一个名字 勾选 启用此条件 勾选 将文档复制到此处 清除应用程序 并在下面的框中输入归档文件的位置 可以使用默认的文件夹 只添加盘符比如 D E 勾选 从此应用程序中删除归档文档 最后点击 选择条件 龙江银行股份有限公司龙江银行股份有限公司 图 49 4 点击 选择条件 在所有文档下 选择 早于 后面的数字可以选择天数 如果需要把所有视图中的 比如收件箱 草稿箱 发件箱等 文档都进行归档 可以勾选 在所有视 图和文件夹中 否则可以选择单独的视图 下面的选择 将会把早于 5 天前的所有视图中的文档进